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摘要：档案管理工作是日常工作的重要部分，在当前，计算机等新型信息技术不断更新，给档案管理工作向着高标准和规范化方向发展提供了动力，也使得档案管理工作的内容发生了一些变化，但档案管理的基础工作仍然是对档案进行整理和分类与保存等。这些基础工作看似简单、机械，但其对于现代档案管理工作却具有重要作用。
关键词：档案管理；基础工作；现代档案管理；作用
1、当前阶段档案管理基础性工作的重要作用
1.1对档案工作进行标准化管理
档案工作的基础性管理可以有效提升管理体系的标准化，加强各环节的工作效率。现代化档案管理的标准化程度是对档案管理水平进行评价的重要参考，其中，基础性的管理工作主要包括对文字、照片等数据进行分类、归档、记录。通过基础工作对无用档案进行管理，核实模糊的数据，剔除无用数据，并将档案资料在全面分析的基础上系统进行整合、分类，提升档案管理流程的规范化程度，从而加强管理体系的运行效率，是当前阶段档案管理单位实现现代化管理的重要前提。明确的数据归档能够在保证档案处理、记录完整性的同时，加快档案数据的查找效率，完善档案体系的建设。基础性的档案管理工作是决定档案管理标准化的根本要素。
1.2保证数据记录、检索的准确性
对复杂、庞大的数据进行系统性处理、记录，将其输入到档案管理的系统中，并进行有效的归类是档案管理基础性工作的重要内容，也是提升数据信息检索效率的基础。对数据进行检索主要是通过网络信息系统对關键词进行搜索，检索到相关信息。现代化信息技术的广泛应用使得档案管理系统中逐步将过去的纸质数据信息录入模式转化为电子化数据输入模式，将信息以电子数据的模式存储在信息库中，方便对信息的调用。而对数据进行有效检索的基础是准确信息录入、合理的归类管理，一旦这些基础环节的某一部分出现问题，极有可能降低档案检索的准确性，影响档案系统的运行。
1.3可以有效加强重点环节的管理效率
档案管理按照不同的录入、处理、归档、检索等工作的类型不同，划分为不同的管理体系，信息管理的轻重缓急程度也有所不同。通过基础性管理工作将信息的重要程度进行划分，对较为重要、期限紧张的档案优先进行处理，对不重要的数据信息在后期进行加工，能够有效提升信息的利用率。与此同时，在档案管理系统中对数据库中的检索功能进行优化升级，提高重要信息的显示位置，将其置于检索结果的前端，能够有效提升数据使用的效率，使得档案信息的查找更加精确。
2、对我国档案管理基础工作进行优化的策略
2.1夯实档案管理基础工作的相关管理制度
要从制度建设入手对档案管理基础工作进行强化，首先我们要对本单位当前的档案管理组织结构进行审视，找到薄弱环节，通过组织调整明确档案工作的管理领导体系，自上而下对档案管理工作的责任进行分化和加强，同时还要对档案管理部门进行扩员，培养一批真正能够严谨地对待档案管理工作的人员。并且，相关领导还要从强化管理流程和标准的角度出发，建立完善的档案管理基础工作制度，只有有了完善、标准化的制度作为参照，才能对档案管理人员的基础工作进行优化。
2.2通过多种手段强化档案管理的专业性
由于在档案管理中可能会出现档案信息不标准与宗卷缺损等情况，因此在进行档案管理中就要及时进行宗卷普查来对档案现有情况进行了解和调研，以纠正档案管理中的现有错误，对档案宗卷等进行合理维护，在进行档案整理的过程中，我们必须首先了解档案的情况，根据重要性对档案进行排序整理，对其进行档案信息普查和宗卷情况调研，针对其管理情况，我们必须制定一套规范性的管理系统，通过档案整理我们还要对无用的档案文件进行剔除处理，这样就能使档案管理工作更具专业性，同时我们还要根据实际情况对管理设计进行完善，以此来确保档案管理工作中用房和用具的管理规范性、标准性。我们要从设备角度对档案管理的顺利展开提供保障。我们还要根据档案管理工作人员的工作情况来制定相应的培训组织计划，以此来优化档案管理队伍，保证档案管理工作的技术性、规范性。
2.3对档案进行全面普查，去除杂劣
日常的档案管理工作由于长期的档案积累，档案的迁出与录入随着时间的推移，工作量逐渐增加。在日常的工作过程中，极易出现档案分类错误，放置不当，装订错误等工作失误，档案材料破损或丢失的现象。为了有效避免这样的现象发生，通过对现有档案进行系统化的检查，对装订有误的档案进行重新装订，对档案时间、内容登记不当处进行细致修改。而有些档案由于人员变动或时间过长等原因已失去保存价值，应进行及时的调出并进行清理，以确保档案的时效性。
2.4规范档案的著录和提名，保证检索准确性
现代的档案查找方式已经不再是传统的通过对一一对应的翻找，计算机网络技术应用到档案管理工作中之后，档案就能通过网络检索快速的被找到。在档案的管理管理中不仅要保证档案能够通过检索被找到，还要保证档案能够被准确的找到。这就要求在档案管理基础工作中，做到档案的著录要与档案的提名的统一信息记录，保证计算机网络系统能够准确的记录档案的著录和提名信息。
2.5对在线声像档案进行选择性设置
在新时期的声像档案管理工作中，由于声像档案资源会占据大量的空间，为保证其正常存储，需保证有足够的存储空间。所以，建立在线声像档案库不失为一个节省存储空间的有效方法，具体的操作方法主要是将磁盘数据根据类型不同进行分类，可分为近线数据流磁带库和离线数据流磁带库。与此同时，要对数据库的利用率进行细致分析，结合其利用率的不同选择合理的存储方式，这种管理模式在实际应用中会凸显出强大的优势，主要表现为：在声像档案的管理过程中，有效地增强了存储空间的利用效率，缓解了存储空间与数据库空间的压力。事实表明，构建在线声像档案数据库存在的安全风险非常小，并且效果比较明显，是新时期声像档案管理工作的有效模式。
结论
档案管理的基础工作是档案管理和使用的基础，基础工作的高效完成为档案的后续管理和档案的使用提供了很大的方便。在现代社会我们如果想要提高档案管理工作效率和提高档案管理水平，就要做好档案管理的基础工作。
参考文献：
[1]廖雪泓.数字化背景下声像档案管理问题的探讨[J].新经济，2016（17）：99.
[2]丽丽.做好声像档案管理工作的几点看法[J].赤峰学院学报（自然科学版），2009（09）：196-197.
[3]王玲.新时期声像档案管理存在的几点问题[J].民营科技，2009（03）：75.
关键词：档案管理；基础工作；现代档案管理；作用
1、当前阶段档案管理基础性工作的重要作用
1.1对档案工作进行标准化管理
档案工作的基础性管理可以有效提升管理体系的标准化，加强各环节的工作效率。现代化档案管理的标准化程度是对档案管理水平进行评价的重要参考，其中，基础性的管理工作主要包括对文字、照片等数据进行分类、归档、记录。通过基础工作对无用档案进行管理，核实模糊的数据，剔除无用数据，并将档案资料在全面分析的基础上系统进行整合、分类，提升档案管理流程的规范化程度，从而加强管理体系的运行效率，是当前阶段档案管理单位实现现代化管理的重要前提。明确的数据归档能够在保证档案处理、记录完整性的同时，加快档案数据的查找效率，完善档案体系的建设。基础性的档案管理工作是决定档案管理标准化的根本要素。
1.2保证数据记录、检索的准确性
对复杂、庞大的数据进行系统性处理、记录，将其输入到档案管理的系统中，并进行有效的归类是档案管理基础性工作的重要内容，也是提升数据信息检索效率的基础。对数据进行检索主要是通过网络信息系统对關键词进行搜索，检索到相关信息。现代化信息技术的广泛应用使得档案管理系统中逐步将过去的纸质数据信息录入模式转化为电子化数据输入模式，将信息以电子数据的模式存储在信息库中，方便对信息的调用。而对数据进行有效检索的基础是准确信息录入、合理的归类管理，一旦这些基础环节的某一部分出现问题，极有可能降低档案检索的准确性，影响档案系统的运行。
1.3可以有效加强重点环节的管理效率
档案管理按照不同的录入、处理、归档、检索等工作的类型不同，划分为不同的管理体系，信息管理的轻重缓急程度也有所不同。通过基础性管理工作将信息的重要程度进行划分，对较为重要、期限紧张的档案优先进行处理，对不重要的数据信息在后期进行加工，能够有效提升信息的利用率。与此同时，在档案管理系统中对数据库中的检索功能进行优化升级，提高重要信息的显示位置，将其置于检索结果的前端，能够有效提升数据使用的效率，使得档案信息的查找更加精确。
2、对我国档案管理基础工作进行优化的策略
2.1夯实档案管理基础工作的相关管理制度
要从制度建设入手对档案管理基础工作进行强化，首先我们要对本单位当前的档案管理组织结构进行审视，找到薄弱环节，通过组织调整明确档案工作的管理领导体系，自上而下对档案管理工作的责任进行分化和加强，同时还要对档案管理部门进行扩员，培养一批真正能够严谨地对待档案管理工作的人员。并且，相关领导还要从强化管理流程和标准的角度出发，建立完善的档案管理基础工作制度，只有有了完善、标准化的制度作为参照，才能对档案管理人员的基础工作进行优化。
2.2通过多种手段强化档案管理的专业性
由于在档案管理中可能会出现档案信息不标准与宗卷缺损等情况，因此在进行档案管理中就要及时进行宗卷普查来对档案现有情况进行了解和调研，以纠正档案管理中的现有错误，对档案宗卷等进行合理维护，在进行档案整理的过程中，我们必须首先了解档案的情况，根据重要性对档案进行排序整理，对其进行档案信息普查和宗卷情况调研，针对其管理情况，我们必须制定一套规范性的管理系统，通过档案整理我们还要对无用的档案文件进行剔除处理，这样就能使档案管理工作更具专业性，同时我们还要根据实际情况对管理设计进行完善，以此来确保档案管理工作中用房和用具的管理规范性、标准性。我们要从设备角度对档案管理的顺利展开提供保障。我们还要根据档案管理工作人员的工作情况来制定相应的培训组织计划，以此来优化档案管理队伍，保证档案管理工作的技术性、规范性。
2.3对档案进行全面普查，去除杂劣
日常的档案管理工作由于长期的档案积累，档案的迁出与录入随着时间的推移，工作量逐渐增加。在日常的工作过程中，极易出现档案分类错误，放置不当，装订错误等工作失误，档案材料破损或丢失的现象。为了有效避免这样的现象发生，通过对现有档案进行系统化的检查，对装订有误的档案进行重新装订，对档案时间、内容登记不当处进行细致修改。而有些档案由于人员变动或时间过长等原因已失去保存价值，应进行及时的调出并进行清理，以确保档案的时效性。
2.4规范档案的著录和提名，保证检索准确性
现代的档案查找方式已经不再是传统的通过对一一对应的翻找，计算机网络技术应用到档案管理工作中之后，档案就能通过网络检索快速的被找到。在档案的管理管理中不仅要保证档案能够通过检索被找到，还要保证档案能够被准确的找到。这就要求在档案管理基础工作中，做到档案的著录要与档案的提名的统一信息记录，保证计算机网络系统能够准确的记录档案的著录和提名信息。
2.5对在线声像档案进行选择性设置
在新时期的声像档案管理工作中，由于声像档案资源会占据大量的空间，为保证其正常存储，需保证有足够的存储空间。所以，建立在线声像档案库不失为一个节省存储空间的有效方法，具体的操作方法主要是将磁盘数据根据类型不同进行分类，可分为近线数据流磁带库和离线数据流磁带库。与此同时，要对数据库的利用率进行细致分析，结合其利用率的不同选择合理的存储方式，这种管理模式在实际应用中会凸显出强大的优势，主要表现为：在声像档案的管理过程中，有效地增强了存储空间的利用效率，缓解了存储空间与数据库空间的压力。事实表明，构建在线声像档案数据库存在的安全风险非常小，并且效果比较明显，是新时期声像档案管理工作的有效模式。
结论
档案管理的基础工作是档案管理和使用的基础，基础工作的高效完成为档案的后续管理和档案的使用提供了很大的方便。在现代社会我们如果想要提高档案管理工作效率和提高档案管理水平，就要做好档案管理的基础工作。
参考文献：
[1]廖雪泓.数字化背景下声像档案管理问题的探讨[J].新经济，2016（17）：99.
[2]丽丽.做好声像档案管理工作的几点看法[J].赤峰学院学报（自然科学版），2009（09）：196-197.
[3]王玲.新时期声像档案管理存在的几点问题[J].民营科技，2009（03）：75.