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摘要：为全面加强对巡察业务档案的规范化、标准化、数字化管理，确保巡察工作中形成的各种资料及文件材料真实、完整并得以长久保存，旗委巡察办出台了档案管理各种制度，规范巡察业务档案管理工作。巡察工作业务档案遵循“134”工作法，即达到1个标准、从3个方面入手、做到4个坚持。
关键词：档案的收集;立卷;规范管理;数字化;利用
档案是历史的真实记录，它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。档案可以作为行政管理的查考凭据、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的生动素材，又是维护国家、集体和个人权益的法律依据，
为全面加强对巡察业务档案的规范化、标准化、数字化管理，确保巡察工作中形成的各種资料及文件材料真实、完整并得以长久保存，旗委巡察办出台了档案管理各种制度，规范巡察业务档案管理工作。
每轮巡察开展之前巡察工作数据中心结合本次巡察要求立卷和不立卷档案收集目录发给各个巡察组，巡察结束后10天内巡察组按目录分类、整理纸质版档案经档案员核查通过后进行扫描形成电子档案，同纸质版档案一并移交给数据中心，数据中心再一次核对检查无误后录入档案系统规并装订成册存档。从档案收集到装订成册整个过程必须遵循扎赉特旗委巡察办“134”工作法。即：
一个标准，明确归档范围和保管期限。巡察业务档案在范围上，做到对巡察过程中产生的第一手资料和原始记录、对巡察过程中发现问题印证资料全部留存，不属于归档范围的参考文件材料及时销毁;在保管期限上，根据上级文件要求立卷档案保管期限定为永久，不立卷档案保管期限定为10年。
从环节入手收集档案。所有巡察业务档案遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。从巡察工作五个环节来收集档案，巡察准备环节主要收集筹备巡察工作的文件、沟通函、汇报、宣传等资料;巡察了解环节主要收集巡察工作动员会、走访调研、问卷调查、个别谈话、座谈会、查阅档案资料、财会账目等相关印证材料;巡察报告环节主要收集阶段性情况报告、专项报告、巡察情况报告、个别谈话报告、问题线索报告等资料;巡察反馈环节主要收集反馈新闻稿、被巡察单位表态发言、反馈签收单、反馈意见等;巡察整改环节主要收集被巡察单位反馈问题整改方案、整改报告、整改问题台账等材料。
从分类入手规范档案。做好档案分类工作，就可以使档案档案管理工作效率提高。结合巡察业务的特征，为了体现更专业，更科学，巡察工作数据中心统制定统一样式和整理目录清单、按年度、分轮次、分组别、分单位、按时间顺序立卷和不立卷分类归档。
从制度入手管理档案。以实现档案规范化管理为目标，制定健全完善的制度措施，确保各项制度有效落实。旗委巡察办建立巡察工作档案管理制度，明确档案收集、分类、整理、坚定、移交归档、立卷成册、档案保密、档案借阅、库房管理等各个环节的工作职责，实行专人负责、专室保管，为巡察工作档案完整保存和安全保密筑牢了制度保障。同时还要严格遵守和执行各项规定，让相关制度有效落实，更好约束和规范各项工作流程，提高档案管理水平。
坚持完整原则，做好立卷归档。根据国家规定的文件立卷原则，将已经办理完毕的、具有保存价值的文件，按巡察办档案管理条例，特定的立卷方法，组成案卷形式保管。旗委巡察办数据中心负责巡察工作业务档案的统一管理。明确巡察办综合股、秘书股、督察股、巡察组分别收集归档资料，确保资料齐全，分类归档。
坚持高质量为先，规范整理保管。旗委巡察办明确专人负责巡察工作业务档案的立卷归档工作。在思想上要高度提高认识，明确档案管理规范化的的流程，根据单位实际情况，对档案管理工作进行科学合理规划。巡察归档材料整理成册，卷内材料根据工作内容按时间先后排列，案卷应有案卷封皮、卷内目录、卷内目录所填内容应于卷内材料相符，案卷应依次编写页号。左侧装订的案卷，每页材料正面编在右上角，背面编在左上角。图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号，除空白页外，无论是简子页、大小页等都应该逐页编号，信封等也不例外。卷内目录要放在卷内文件之首。卷内文件编页后，按照排就的顺序，对每份文件逐页著录。将其打印在规定格式的表格上。备考表，用以登记卷内文件的基本状况。由立卷人填写签名，以明确责任和便于咨询，备考表置于一卷之末。
坚持安全保密，加强借阅管理。巡察业务档案原则上只能查阅不予外借。本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位领导签字，本单位负责人批准，方可查阅，不得抄录、照相录像或借出。机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。查阅档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、翻印、复印、调换、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人 批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。珍贵的实物档案、重要的照片、录像、光盘等档案一律不借出。
坚持档案数字化，提高档案信息运用。为解决传统的管理手段查询效率低和档案管理难度大的问题，同时为更好地保存档案和实现档案信息共享，纸质档案数字化、电子化。档案进行整理、分类，建立科学合理的档案目录。根据目录逐次逐类电子化、数字化。形成的各类电子档案进行汇总、检查审核，纸质档案归档。对电子档案建立科学的检索方法。
关键词：档案的收集;立卷;规范管理;数字化;利用
档案是历史的真实记录，它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。档案可以作为行政管理的查考凭据、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的生动素材，又是维护国家、集体和个人权益的法律依据，
为全面加强对巡察业务档案的规范化、标准化、数字化管理，确保巡察工作中形成的各種资料及文件材料真实、完整并得以长久保存，旗委巡察办出台了档案管理各种制度，规范巡察业务档案管理工作。
每轮巡察开展之前巡察工作数据中心结合本次巡察要求立卷和不立卷档案收集目录发给各个巡察组，巡察结束后10天内巡察组按目录分类、整理纸质版档案经档案员核查通过后进行扫描形成电子档案，同纸质版档案一并移交给数据中心，数据中心再一次核对检查无误后录入档案系统规并装订成册存档。从档案收集到装订成册整个过程必须遵循扎赉特旗委巡察办“134”工作法。即：
一个标准，明确归档范围和保管期限。巡察业务档案在范围上，做到对巡察过程中产生的第一手资料和原始记录、对巡察过程中发现问题印证资料全部留存，不属于归档范围的参考文件材料及时销毁;在保管期限上，根据上级文件要求立卷档案保管期限定为永久，不立卷档案保管期限定为10年。
从环节入手收集档案。所有巡察业务档案遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。从巡察工作五个环节来收集档案，巡察准备环节主要收集筹备巡察工作的文件、沟通函、汇报、宣传等资料;巡察了解环节主要收集巡察工作动员会、走访调研、问卷调查、个别谈话、座谈会、查阅档案资料、财会账目等相关印证材料;巡察报告环节主要收集阶段性情况报告、专项报告、巡察情况报告、个别谈话报告、问题线索报告等资料;巡察反馈环节主要收集反馈新闻稿、被巡察单位表态发言、反馈签收单、反馈意见等;巡察整改环节主要收集被巡察单位反馈问题整改方案、整改报告、整改问题台账等材料。
从分类入手规范档案。做好档案分类工作，就可以使档案档案管理工作效率提高。结合巡察业务的特征，为了体现更专业，更科学，巡察工作数据中心统制定统一样式和整理目录清单、按年度、分轮次、分组别、分单位、按时间顺序立卷和不立卷分类归档。
从制度入手管理档案。以实现档案规范化管理为目标，制定健全完善的制度措施，确保各项制度有效落实。旗委巡察办建立巡察工作档案管理制度，明确档案收集、分类、整理、坚定、移交归档、立卷成册、档案保密、档案借阅、库房管理等各个环节的工作职责，实行专人负责、专室保管，为巡察工作档案完整保存和安全保密筑牢了制度保障。同时还要严格遵守和执行各项规定，让相关制度有效落实，更好约束和规范各项工作流程，提高档案管理水平。
坚持完整原则，做好立卷归档。根据国家规定的文件立卷原则，将已经办理完毕的、具有保存价值的文件，按巡察办档案管理条例，特定的立卷方法，组成案卷形式保管。旗委巡察办数据中心负责巡察工作业务档案的统一管理。明确巡察办综合股、秘书股、督察股、巡察组分别收集归档资料，确保资料齐全，分类归档。
坚持高质量为先，规范整理保管。旗委巡察办明确专人负责巡察工作业务档案的立卷归档工作。在思想上要高度提高认识，明确档案管理规范化的的流程，根据单位实际情况，对档案管理工作进行科学合理规划。巡察归档材料整理成册，卷内材料根据工作内容按时间先后排列，案卷应有案卷封皮、卷内目录、卷内目录所填内容应于卷内材料相符，案卷应依次编写页号。左侧装订的案卷，每页材料正面编在右上角，背面编在左上角。图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号，除空白页外，无论是简子页、大小页等都应该逐页编号，信封等也不例外。卷内目录要放在卷内文件之首。卷内文件编页后，按照排就的顺序，对每份文件逐页著录。将其打印在规定格式的表格上。备考表，用以登记卷内文件的基本状况。由立卷人填写签名，以明确责任和便于咨询，备考表置于一卷之末。
坚持安全保密，加强借阅管理。巡察业务档案原则上只能查阅不予外借。本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位领导签字，本单位负责人批准，方可查阅，不得抄录、照相录像或借出。机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。查阅档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、翻印、复印、调换、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人 批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。珍贵的实物档案、重要的照片、录像、光盘等档案一律不借出。
坚持档案数字化，提高档案信息运用。为解决传统的管理手段查询效率低和档案管理难度大的问题，同时为更好地保存档案和实现档案信息共享，纸质档案数字化、电子化。档案进行整理、分类，建立科学合理的档案目录。根据目录逐次逐类电子化、数字化。形成的各类电子档案进行汇总、检查审核，纸质档案归档。对电子档案建立科学的检索方法。