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译者按
在会议等活动中，AV设备的应用非常广泛。网络技术的发展与硬件设备的不断升级，对会议策划者的AV运用能力提出了新的要求。运用得当，可使会议活动锦上添花，运用不当，却会导致现场出现令人尴尬的“事故”。但是，正如资深会议专家Kassia Dellabough分享的一样，会议策划者并不需要精通AV操作才能做到万无一失。在会前做好筹划演练，并与专业的AV供应商合作，可以大大降低活动现场因AV操作失误带来的异常状况。
您觉得会议策划者最缺少哪些AV筹备方面的意识？
Kassia Dellabough：通常，会议或活动策划者需要对活动筹备的各个方面的技能都有大致的了解，并对其中某些领域非常精通，例如沟通能力、时间把控、整体管理等等，但却缺乏AV设备实际操作技能。实际上，会议策划者自己不一定精通AV设备的操作，但在必要时一定要懂得去雇佣专业AV人士。如果能做到以下几点，就能减少很多麻烦。
1 做好AV操作突发情况的一个甚至是多个预案。
2 要有足够的预算来雇佣专业的AV人员，举办大型活动尤其如此。
3 确保所有演讲者在活动前提交需要播放的媒体资料以供调试，避免到时无法播放的情况。
4 经常与其他人员保持沟通，并准确传达信息。
5 充分了解AV合同的条款后再签字。
6 提前考察会场可以有效降低活动当天各类意外的发生。
如果没有上述意识，会发生哪些可怕的情况？
Kassia Dellabough：大大小小的意外都发生过。例如，演讲者没有关掉身上佩戴的麦克风就上厕所去了；音乐会上大风把门口的显示屏刮掉了，等等。如果不精心准备，一些需要多次使用AV设备的重要会议可能会非常糟糕地收场。
因此，会议策划者必须在各个方面都有充分的筹备，包括了解会议场地以及危机发生时可以调用哪些资源，等等。这也是成功的会议活动对会议策划者创造力与应变能力的要求。在会议现场，策划者要勇敢无畏，随机应变。那么，有哪些预防策略可以避免上述不良后果呢？
Kassia Dellabough：会议策划会可以问自己以下问题并采取相应预案：
1 如果停电了怎么办？
2 备用电池在哪里？
3 有哪些设备使用单独回路？
4 AV设备里有一些莫名其妙的噪声是怎么回事？
5 只有讲台上的一支麦克风足够吗？
6 如果到时网络不通畅，需要播放的视频已经下载了吗？
7 有没有提前检视会场，以防场地已经被他方租赁？
8 有没有查看所雇佣的AV人员的资历？
如何做AV预算？
Kassia Dellabough：在过去，AV设备只包含讲台上的麦克风、一套扩音设备、一台投影仪和几盏灯。现在，会议活动上用到的AV设备包括很多媒体工具，不仅价格很高，对操作的要求也变得很高，无论是灯光、声音、电脑还是其他领域，都需要专门的技术。
由于会议的参会代表和演讲者对媒体工具应用的期望变得越来越高，会议策划者必须谨慎协调媒体工具应用、预算以及会议目标之间的关系。一名优秀的会议策划者必须能够在满足媒体工具应用需求的前提下，努力控制成本。不要追求花俏的东西，而要把钱花在刀刃上，同时保证媒体工具的应用满足会议的需求。
如何面对技术层面的挑战？
Kassia Dellabough：新的技术总在层出不穷，演讲者们有时也会想要采用新的媒体工具。因此，会议策划者既要跟上技术发展的步伐，同时也要明确演讲者、AV设备供应商与其他参会者的真正需求。
当演讲者提出要使用某些媒体工具时，会议策划者一定要弄清楚他们为什么需要使用这些工具。此外，与资信良好的设备供应商合作将有助于会议策划者掌控活动的流程，避免一些重大事故的发生。
简言之，良好的AV筹备工作需要注意：保持沟通、不断学习、与同行交流、雇佣专业人士。
在会议等活动中，AV设备的应用非常广泛。网络技术的发展与硬件设备的不断升级，对会议策划者的AV运用能力提出了新的要求。运用得当，可使会议活动锦上添花，运用不当，却会导致现场出现令人尴尬的“事故”。但是，正如资深会议专家Kassia Dellabough分享的一样，会议策划者并不需要精通AV操作才能做到万无一失。在会前做好筹划演练，并与专业的AV供应商合作，可以大大降低活动现场因AV操作失误带来的异常状况。
您觉得会议策划者最缺少哪些AV筹备方面的意识？
Kassia Dellabough：通常，会议或活动策划者需要对活动筹备的各个方面的技能都有大致的了解，并对其中某些领域非常精通，例如沟通能力、时间把控、整体管理等等，但却缺乏AV设备实际操作技能。实际上，会议策划者自己不一定精通AV设备的操作，但在必要时一定要懂得去雇佣专业AV人士。如果能做到以下几点，就能减少很多麻烦。
1 做好AV操作突发情况的一个甚至是多个预案。
2 要有足够的预算来雇佣专业的AV人员，举办大型活动尤其如此。
3 确保所有演讲者在活动前提交需要播放的媒体资料以供调试，避免到时无法播放的情况。
4 经常与其他人员保持沟通，并准确传达信息。
5 充分了解AV合同的条款后再签字。
6 提前考察会场可以有效降低活动当天各类意外的发生。
如果没有上述意识，会发生哪些可怕的情况？
Kassia Dellabough：大大小小的意外都发生过。例如，演讲者没有关掉身上佩戴的麦克风就上厕所去了；音乐会上大风把门口的显示屏刮掉了，等等。如果不精心准备，一些需要多次使用AV设备的重要会议可能会非常糟糕地收场。
因此，会议策划者必须在各个方面都有充分的筹备，包括了解会议场地以及危机发生时可以调用哪些资源，等等。这也是成功的会议活动对会议策划者创造力与应变能力的要求。在会议现场，策划者要勇敢无畏，随机应变。那么，有哪些预防策略可以避免上述不良后果呢？
Kassia Dellabough：会议策划会可以问自己以下问题并采取相应预案：
1 如果停电了怎么办？
2 备用电池在哪里？
3 有哪些设备使用单独回路？
4 AV设备里有一些莫名其妙的噪声是怎么回事？
5 只有讲台上的一支麦克风足够吗？
6 如果到时网络不通畅，需要播放的视频已经下载了吗？
7 有没有提前检视会场，以防场地已经被他方租赁？
8 有没有查看所雇佣的AV人员的资历？
如何做AV预算？
Kassia Dellabough：在过去，AV设备只包含讲台上的麦克风、一套扩音设备、一台投影仪和几盏灯。现在，会议活动上用到的AV设备包括很多媒体工具，不仅价格很高，对操作的要求也变得很高，无论是灯光、声音、电脑还是其他领域，都需要专门的技术。
由于会议的参会代表和演讲者对媒体工具应用的期望变得越来越高，会议策划者必须谨慎协调媒体工具应用、预算以及会议目标之间的关系。一名优秀的会议策划者必须能够在满足媒体工具应用需求的前提下，努力控制成本。不要追求花俏的东西，而要把钱花在刀刃上，同时保证媒体工具的应用满足会议的需求。
如何面对技术层面的挑战？
Kassia Dellabough：新的技术总在层出不穷，演讲者们有时也会想要采用新的媒体工具。因此，会议策划者既要跟上技术发展的步伐，同时也要明确演讲者、AV设备供应商与其他参会者的真正需求。
当演讲者提出要使用某些媒体工具时，会议策划者一定要弄清楚他们为什么需要使用这些工具。此外，与资信良好的设备供应商合作将有助于会议策划者掌控活动的流程，避免一些重大事故的发生。
简言之，良好的AV筹备工作需要注意：保持沟通、不断学习、与同行交流、雇佣专业人士。