论文部分内容阅读
摘要：行政事业档案管理是行政事业单位的一项极其重要的工作，档案工作做的好坏，对于行政事业单位的健康发展和正常运转起着至关重要的作用。认识行政事业单位档案管理工作的重要性，并针对当前行政事业单位档案管理存在的问题分析相应的解决对策，是做好行政事业单位档案管理工作的重要举措。
关键词：行政事业;档案管理;存在问题;改进措施
1.行政事业单位档案工作中存在的问题
1.1档案管理制度不够完善
随着我国社会经济的不断发展，我国行政事业单位在不断发展完善之时，却忽视了对行政事业单位档案信息管理制度的建设和完善，从而使得我国行政事业单位档案管理在制度方面存在着诸多问题：人员编制不足、专业结构不合理、工作繁复，行政事业单位档案工作处于应付地位，行政事业单位管理的软硬件设施无法得到改善，导致行政事业单位档案信息损坏，不完整，甚至丢失。
1.2档案室保管条件比较差
多数单位还达不到档案管理要求，与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室，设施设备老化;有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜五花八门，比较零乱。个别单位档案室设防意识不强，设施设备不完善，管理体制不到位，使得部分档案受到损害。
1.3档案管理人员的素质参差不齐
由于一些行政事业单位的领导对档案管理工作不够重视，从而忽视了管理人员的素质。档案工作，对这些领导来说，只要求进行基本的日常维护，忽视了档案管理人员的专业素养，甚至会把一些无关紧要的闲置人员调到档案管理岗位，也会无缘无故把刚刚适应工作的人员调离档案工作岗位。由于对档案工作人员只有使用，没有培养加上缺乏系统的培训，因而这些单位的档案管理人员素质难以得到提升。档案管理人员业务水平参差不齐，档案管理工作处于应付地位，应该引起相关部门及领导的重视。
1.4行政事业单位档案管理的方法单一缺乏创新
随着计算机技术的不断发展，办公自动化已遍及各行各业。档案数字化管理以其方便、快捷、文档一体化的优越性也已被很多档案管理部门所采纳。但在部分行政事业单位，由于领导的重视不够和资金的缺乏，一些行政事业单位档案的管理还停留在过去的管理水平上，不能够充分利用现代化技术来提高档案管理的技术含金量。这使得行政事业单位的档案室虽然形成了大量的电子文件，但是电子文件的归档和其他各类档案的数字化工作并未得到很好地开展。
2.行政事业单位档案管理问题的改进措施
2.1健全档案管理制度
现代化的档案管理还需要做好依法治档工作。目前我国社会基层群众对档案和档案法制观念的认识还很欠缺。因此，档案管理工作要增强社会档案意识和档案法治观念，使单位内部人员和人民群众更广泛地了解档案，并自觉遵守法制管理。还可通过对反面案例的分析，立案说法，以更直接的警世效用为档案管理工作依法治理提供保障。建立档案工作制度必须遵循以下要求：
2.1.1规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应行政事业单位档案管理的需要。
2.1.2简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。
2.1.3坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。
2.1.4坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。完善的行政事业单位档案信息管理制度，应该做到奖罚分明，对那些严格管理档案信息的人员及时给予相应的奖励，从而激励他们能够更好地工作。与此同时，对那些为了自身利益，而恶意篡改档案信息，对档案信息进行非法操作的人员给予相应的处罚。这样奖罚分明的行政事业单位档案管理制度，才能保证档案管理健康有序地发展。
2.2提高单位档案管理水平
档案管理工作的最终目的是对档案的利用。它具有非常高的权威性，因此最重要的是保证档案的真实性。这是建立档案最重要的原则，同时也是档案管理人员的神圣职责。在对档案的管理工作中，有关职能部门应遵照管理标准，遵守管理章程，坚定执行准则，增强对档案管理工作的责任意识，确保按正规程序进行，保证档案文件质量。
2.3开展现代化和信息化建设，提高人事档案利用效率
实现档案管理现代化是档案服务于事业单位制度改革与发展的需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。要使档案最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。
2.3.1各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息。
2.3.2要对档案实行计算机辅助管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存。
2.3.3要充分利用计算机网络技术来进行档案管理创新。通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的档案信息服务，以实现档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。
2.4加强档案管理人员自身建设
现代档案管理依法治档的工作是通过档案管理人员的执行来落实的，因此要保证依法治档工作更有效的被执行，就需要保证工作人员严格执行档案法的相关管理规定。通过对档案管理人员进行相关法律法规的教育培训，可有效提高在依法治档工作中的执行效率和执行标准。
除了对档案管理人员进行法律法规的相关教育之外，还应培养档案工作人员拥有高度责任感和荣誉感的敬业精神。通过对职业素质的教育，培养工作人员对待工作能有正确的行为准则和不辞辛苦的工作态度，全心服务于单位的档案管理工作，并以热情的态度做好对来访人员的接待工作。
2.5加强档案室的安全管理
2.5.1档案管理工作最后一项重要的工作内容就是档案的安全保管。要保证档案在收集、整理、鉴别、保存、归类、利用等基本步骤进行时不出任何意外，就应当提高档案管理人员的安全防范意识，通过对安全监控设备的使用，严格的档案管理制度的建立，保障档案保管安全性。
2.5.2通过对电路系统和电器设备使用情况的定期检查，及时排除火灾隐患，保证消防设施设置齐全，将火灾发生的可能性杜绝，保证档案存放安全。
2.5.3对档案的保管采用科学手段和防护措施，通过利用高科技的先进设备、专业的安全防护和先进技术，保证档案存放环境的无霉、无蛀、无尘和空气洁净，使档案在保存过程中不受损坏。
3.结语
总之，行政事业单位档案工作存在的一些问题，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。在新的社会形势下，行政事业单位档案工作必须要紧紧联系时代发展的新任务、新特点、新要求，健全管理制度，完善硬件设施，提高管理水平，实现档案管理工作的跨越式发展。
参考文献：
[1]张莉.行政事业单位档案管理方略[J].赤峰学院学报：自然科学版，2012（24）：28
[2]李隽.探讨行政事业单位档案管理的创新思路[J].企业技术开发：中旬刊，2011（3）：69
关键词：行政事业;档案管理;存在问题;改进措施
1.行政事业单位档案工作中存在的问题
1.1档案管理制度不够完善
随着我国社会经济的不断发展，我国行政事业单位在不断发展完善之时，却忽视了对行政事业单位档案信息管理制度的建设和完善，从而使得我国行政事业单位档案管理在制度方面存在着诸多问题：人员编制不足、专业结构不合理、工作繁复，行政事业单位档案工作处于应付地位，行政事业单位管理的软硬件设施无法得到改善，导致行政事业单位档案信息损坏，不完整，甚至丢失。
1.2档案室保管条件比较差
多数单位还达不到档案管理要求，与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室，设施设备老化;有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜五花八门，比较零乱。个别单位档案室设防意识不强，设施设备不完善，管理体制不到位，使得部分档案受到损害。
1.3档案管理人员的素质参差不齐
由于一些行政事业单位的领导对档案管理工作不够重视，从而忽视了管理人员的素质。档案工作，对这些领导来说，只要求进行基本的日常维护，忽视了档案管理人员的专业素养，甚至会把一些无关紧要的闲置人员调到档案管理岗位，也会无缘无故把刚刚适应工作的人员调离档案工作岗位。由于对档案工作人员只有使用，没有培养加上缺乏系统的培训，因而这些单位的档案管理人员素质难以得到提升。档案管理人员业务水平参差不齐，档案管理工作处于应付地位，应该引起相关部门及领导的重视。
1.4行政事业单位档案管理的方法单一缺乏创新
随着计算机技术的不断发展，办公自动化已遍及各行各业。档案数字化管理以其方便、快捷、文档一体化的优越性也已被很多档案管理部门所采纳。但在部分行政事业单位，由于领导的重视不够和资金的缺乏，一些行政事业单位档案的管理还停留在过去的管理水平上，不能够充分利用现代化技术来提高档案管理的技术含金量。这使得行政事业单位的档案室虽然形成了大量的电子文件，但是电子文件的归档和其他各类档案的数字化工作并未得到很好地开展。
2.行政事业单位档案管理问题的改进措施
2.1健全档案管理制度
现代化的档案管理还需要做好依法治档工作。目前我国社会基层群众对档案和档案法制观念的认识还很欠缺。因此，档案管理工作要增强社会档案意识和档案法治观念，使单位内部人员和人民群众更广泛地了解档案，并自觉遵守法制管理。还可通过对反面案例的分析，立案说法，以更直接的警世效用为档案管理工作依法治理提供保障。建立档案工作制度必须遵循以下要求：
2.1.1规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应行政事业单位档案管理的需要。
2.1.2简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。
2.1.3坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。
2.1.4坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。完善的行政事业单位档案信息管理制度，应该做到奖罚分明，对那些严格管理档案信息的人员及时给予相应的奖励，从而激励他们能够更好地工作。与此同时，对那些为了自身利益，而恶意篡改档案信息，对档案信息进行非法操作的人员给予相应的处罚。这样奖罚分明的行政事业单位档案管理制度，才能保证档案管理健康有序地发展。
2.2提高单位档案管理水平
档案管理工作的最终目的是对档案的利用。它具有非常高的权威性，因此最重要的是保证档案的真实性。这是建立档案最重要的原则，同时也是档案管理人员的神圣职责。在对档案的管理工作中，有关职能部门应遵照管理标准，遵守管理章程，坚定执行准则，增强对档案管理工作的责任意识，确保按正规程序进行，保证档案文件质量。
2.3开展现代化和信息化建设，提高人事档案利用效率
实现档案管理现代化是档案服务于事业单位制度改革与发展的需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。要使档案最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。
2.3.1各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息。
2.3.2要对档案实行计算机辅助管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存。
2.3.3要充分利用计算机网络技术来进行档案管理创新。通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的档案信息服务，以实现档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。
2.4加强档案管理人员自身建设
现代档案管理依法治档的工作是通过档案管理人员的执行来落实的，因此要保证依法治档工作更有效的被执行，就需要保证工作人员严格执行档案法的相关管理规定。通过对档案管理人员进行相关法律法规的教育培训，可有效提高在依法治档工作中的执行效率和执行标准。
除了对档案管理人员进行法律法规的相关教育之外，还应培养档案工作人员拥有高度责任感和荣誉感的敬业精神。通过对职业素质的教育，培养工作人员对待工作能有正确的行为准则和不辞辛苦的工作态度，全心服务于单位的档案管理工作，并以热情的态度做好对来访人员的接待工作。
2.5加强档案室的安全管理
2.5.1档案管理工作最后一项重要的工作内容就是档案的安全保管。要保证档案在收集、整理、鉴别、保存、归类、利用等基本步骤进行时不出任何意外，就应当提高档案管理人员的安全防范意识，通过对安全监控设备的使用，严格的档案管理制度的建立，保障档案保管安全性。
2.5.2通过对电路系统和电器设备使用情况的定期检查，及时排除火灾隐患，保证消防设施设置齐全，将火灾发生的可能性杜绝，保证档案存放安全。
2.5.3对档案的保管采用科学手段和防护措施，通过利用高科技的先进设备、专业的安全防护和先进技术，保证档案存放环境的无霉、无蛀、无尘和空气洁净，使档案在保存过程中不受损坏。
3.结语
总之，行政事业单位档案工作存在的一些问题，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。在新的社会形势下，行政事业单位档案工作必须要紧紧联系时代发展的新任务、新特点、新要求，健全管理制度，完善硬件设施，提高管理水平，实现档案管理工作的跨越式发展。
参考文献：
[1]张莉.行政事业单位档案管理方略[J].赤峰学院学报：自然科学版，2012（24）：28
[2]李隽.探讨行政事业单位档案管理的创新思路[J].企业技术开发：中旬刊，2011（3）：69