用“PDECC”成就反馈的艺术

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  文/为什么有些沟通反馈能使我们感觉“醍醐灌顶”,使自己信心高涨敢于承担各项挑战;有些沟通反馈能使我们感到“如沐春风”,使自己不断积累沉淀获得长足进展;而有些沟通反馈则会使我们感到“挫败沮丧”,使自己心态失衡,各种工作错误接踵而来?
  反馈不同于指责、批评,反馈应该是“就事论事”,要协助被反馈人找出成长及发展的办法,帮助他人改进问题。
  有局限的“三明治式反馈”
  “三明治式反馈”方法,是过去比较推崇的一种反馈方式,因为这种方法能够在表扬、鼓励的氛围中促进员工成长。这种反馈是,即使员工犯了错误,反馈时都分成三段:第一段是如沐春风的赞美,第二段是温柔一刀式的批评,第三段是和风细雨的鼓励。
  例如:员工A在某项工作上很拖沓,“你提交的项目计划在各个环节安排做得很精准,但如果你能在落实方面再加把劲,应该会有更高的工作效率。你看原本上周五给我的报告到今天还没有交上来。可能是其它项目耽搁了你的进程,但我相信你的执行能力,一定能在明天上午发到我邮箱。”员工A不断点头会意,并强调明天上午发给我。
  原来认为“三明治式反馈”看似批评人而实际没有得罪人,能够很好地拉近人与人之间的关系,使他人在鼓励的氛围中促进成长。但最近几次的沟通反馈没有达到想要的效果,究其原因,一方面可能是“两层厚厚的表扬”可能让被反馈人忽略掉了“那一层薄薄的批评”,另一方面是整个过程中没有听到员工表达在工作中遇到的问题。
  然而,怎么样才能做到让他人觉得你确实为他的成长提供了有效的建议?
  反馈别过期
  通过大量的实践和摸索,笔者发现了实现有效反馈的模型PDECC:即 Promptly(及时而非延迟),Description(描述而非批评),Exploration(探讨而非说教),Concentrate(聚焦而非泛指),Continual(持续而非放手):
  Promptly(择机而非延迟),你是否想过应该第一时间给予反馈但又怕破坏关系而欲言又止?
  反馈要择机,就是要在恰当的时机给出反馈。为什么不在第一时间反馈呢?是要考虑到被反馈人的接受程度和时机,若他心情糟糕或者忙得不可开交,这时反馈可能容易激发矛盾,但可以表扬一些他做的好的地方,以示鼓励。
  此外,还要避免让他在同事面前颜面扫地,否则,你的反馈不仅毫无效果,还可能使他感到在同事面前下不了台,好似奇耻大辱。如果延迟很长时间再提供反馈,他可能会认为没有做错什么,或这件事情并不重要,因为你过了很久之后才给出评判。所以要在恰当时机及时反馈。就比如上述的例子,本来周五没有提交结果,就需要当天择机反馈,而不是等到周二时才反馈。
  只摆事实
  Description(陈述而非批评),你是否认为他的工作离你预期还有很大的差距,不骂他就已经不错了,还怎么跟他心平气和的陈述这个事实?
  对事不对人,要反馈别人所做工作的具体内容,而不要批评他人,千万不要说:“怎么这么笨,这么简单的事情都做不来?”“怎么这么粗心,犯这种低级错误?”之类的话,因为批评的词语会让人产生抵触情绪,即使他表面上不与你争辩,背后肯定会忿忿不平,这就完全达不到你希望对方改进的目的。怎么样才能做到对事情的客观陈述?重点要对事不对人,解决了问题才是关键。比如对于他的拖延,可以这样说:“之前你制定的项目计划书中提到了详细的时间安排,但现在看来没有按照计划落实,你自己设定的提交时间节点是本周四,但到周三我问你时,你还没有完成,周五又问你时,还没有做,你觉得可以这样拖下去吗?你打算怎么样解决?”
  只探讨不说教
  Exploration(探讨而非说教),你是否认为我直接告知他做事的方法,让他去实践就可以了?
  看看下面这段对话:
   “现在看你在并行处理两个项目时有些兼顾不过来,想过怎么提高吗?”
   “我也想去承担两个项目,但目前看我确实没办法兼顾,可能能力上还需要加强。”
   “比如,哪方面能力呢?”
   “时间规划上吧,总感觉两个项目并行时,自己就抓不到事情的关键要点。”
   “你与这两个项目经理了解过整体时间进度和规划吗?”
  “没有,我都是被领导的,都是项目经理告诉我做什么事,什么时间提交。”
  “为什么不试着去主动了解整体进度,知道自己在哪个环节上需要参与,并在什么时间节点来完成相应任务,进而主动规划自己的时间呢?”
  “自己的事情本来就多得不行,都是被动做事,哪有时间去了解这些规划的事情?”
  “其实也就匀出10分钟的时间去了解一下,尝试一下。”
  “恩,确实,不耽误多长时间,我这就尝试一下。”
  反馈是一个双向沟通的过程,若我们的反馈内容没有真正打动他,他也许会保持沉默,这样可能会演变成你说得自如畅快,而他却无动于衷。反馈的最终目的是使个人获得成长,这需要循循善诱地引导他从自身找到解决问题的办法,而不你是直接告诉他,这个探讨出来的办法可能能够解决问题——也可能解决不了,需要他去实践中去验证、归纳、总结。
  聚焦反馈诉求
  Concentrate(聚焦而非泛指),你是否觉得他自身“问题一箩筐”,我有很多的改进良方给他反馈,能帮助他加快成长?
  过去,笔者也是想一股脑儿地把要反馈的都反馈,但实际的结果是,有些反馈对象脸都绿了。反馈应聚焦于具体某项需要改进的方面,而非全部倒出建议。一次只解决一个问题。一次提出超过一个问题,会使对方不堪重负,带来负面影响。同时,“冰冻三尺非一日之寒”,问题或者某项不良行为的形成,也是长期积累的结果,那么在短时间内,一次最好针对某个关键问题进行改进,以此增强改进效果。
  只为持续改善
  Continual(持续而非放手)你是否觉得一旦自己与他明确了问题所在,并确认了下一步的行动计划,工作就算完成了?
  事实并非如此,从某种程度上说,工作才刚刚开始。你需要确保他的行为或表现不断得以改进。了解和改变之间还有很大的距离,他要实现飞跃,需要管理者的不断支持。因此,后续跟进至关重要,要使反馈常态化,经常问问他:“你目前有什么困惑,怎么去尝试解决的?”
  沟通反馈是门艺术,它在生活、工作和管理中几乎无处不在,要想精通反馈之道,就需要利用PDECC的沟通反馈模式在实践中不断的提升。
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