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【摘要】文章从底图归档、底图的分类与编号、底图的更改、底图的保管等方面入手对底图档案管理的步骤进行简要梳理，提出底图档案管理的保障措施。包括：加大归档过程管理、建立档案网络管理、强化档案法制管理、加强底图的科学管理、促进底图档案的数字化。
【关键词】底图 档案管理 数字化
中图分类号：P231.5
底图档案是企业在基本建设、生产技术、产品设计研制、技术改造、设备更新等环节中形成的原始图样，具有很强的原始性，是企业的有形资产和宝贵财富。随着科学技术的飞速发展，先进的缩微和光盘技术使底图管理变得更加科学、规范，它具有延长底图寿命、节省库存面积等诸多优点，因此在大型档案馆中得到广泛应用。但由于种种原因，纸质底图仍然占据着半壁江山。因此，如何加强纸质底图档案的管理仍然显得十分重要。以下笔者结合自身的工作体会对底图档案的管理问题进行一些探讨。
一、底图档案管理的步骤
（一）底图归档
在归档过程中档案员要认真检查如下内容：
1.查签字手续是否齐全。归档底图应有设计、复核、审核批准的签署和日期； .
2.查图号、图形尺寸、文字说明、幅面大小、格式等是否准确；
3.查底图是否平整，字迹是否清晰，图面有无污损。
（二）底图的分类与编号
对底图进行准确分类、科学编号是快速提供底图检索查询的重要前提。以我院为例，底图种类繁多，有科研、铁路勘察设计、城市轨道勘察设计、基建、机械制造、路桥施工等六大类型的底图，要按类型、项目、阶段、专业对每卷底图进行档案编号，并给出流水号，登记在档案管理系统中，每卷图纸外标注清楚所属类型、项目、阶段、专业、图号、张数等信息，按顺序排列在底图柜中，以便于查找利用。
（三）底图的更改
修改底图应注意以下几方面内容：一是修改已归档的底图，应填写设计修改通知单，说明修改理由，由主管领导批准后方可修改；二是修改内容较少时，可以在原图上进行杠改，并在修改处做修改标记，同时其蓝图也进行相应修改，并作标记；三是对于作废底图要加盖作废章，另外单独存放，作废底图需封存l0年后方可实施销毁；四是修改和作废底图应进行专门登记，以方便查阅。设计更改必须考虑其合理性、可行性、经济性，要求正确、完整、统一、协调，保证设计生产的顺利进行。
（四）底图的保管
底图档案保管工作的基本任务有两条：一是维护底图档案的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；二是保护底图档案，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，尽量延长它的“自然寿命”。
纸质底图具有材料特殊、数量多、存放方式特别、更改频繁等特点。目前纸质底图主要是蜡纸底图，由于制成材料的缘故，加上频繁的抽晒，经过晒图机的高温烘烤，极易发脆、变黄、破裂，因此，底图保管的要求是严禁折叠放置。其原因主要有两点：一是折叠的印迹容易断裂，影响底图的保管寿命；二是折叠造成底图不平整，影响图面复印的清晰度。
底图一般都在特制的底图柜中存放，分平放和卷放两种方式。平放即按整体顺序将底图平放在多层抽屉的底图柜中，这种方法能较好地保持底图的平整，存放比较方便，有利于底图的保护，也便于查找利用，但面积大，占用柜架多；对于图幅较大的底图一般采用卷放，卷放是将底图卷成筒狀排放在底图柜中，优点是节约库房面积和空间，但同平放相比取放不够方便，经常卷绕会增加底图磨损。总之，底图应保证在不撕、不折、不受挤压，尽量减少磨损的条件下保管。
二、底图档案管理的保障措施
（一）加大归档过程管理
铁路勘察设计项目周期比较长，一条两三百公里的铁路线，从预可研、可研、初步设计、施工图设计到配合施工，直至铁路竣工通车，一般会有四五年的周期。每一个设计阶段又会出很多版图纸，如报审稿、审查后修改稿，鉴修稿、最终稿等，给底图档案的完整、准确、系统性归档管理增加了难度。
图纸产生于设计阶段，为此抓住设计阶段的管理，是底图档案形成的关键。要求铁路项目每一个设计阶段完成，即对阶段性设计文件进行归档；底图晒制蓝图即为归档，任何个人无权擅自撤回或更改；归档底图必须按照审核程序，设计、复核、审核、批准签署完备才准予晒制蓝图，同时归档保存；档案人员在接收时底图时，要对图纸进行审核校对，在归档底图完全符合要求时，才能办理移交手续。
（二）建立档案网络管理
底图档案的管理涉及到全院各专业设计院、全体设计人员，仅仅依靠档案人员的努力是远远不能适应要求的。我们的做法是，在全院范围内建立档案管理员网络，每个单位设兼职档案员，负责督促指导本单位技术人员完成院管项目铁路科技档案的整理组卷、移交归档工作，负责本单位自揽项目铁路科技档案的接收和管理工作。院档案馆定期对各单位的兼职档案员进行培训指导，并监督检查各单位的档案管理工作。
（三）强化档案法制管理
加强档案法制建设，是依法治档的前提。为了管好用好底图，档案管理部门应建立从底图归档到底图作废全过程的底图管理制度，做到有法可依、有章可循。如建立底图档案管理制度、底图利用和保管制度、底图库房保密、安全、防火制度，签订保密责任书，健全底图档案人员工作职责等，做到底图管理工作的程序化、规范化、标准化，使底图档案的管理进入良性循环。改变了过去图纸到处“飞”，去有踪、回无影的现象，对丢失图纸的行为，按照有关制度处理。不但理顺了底图管理与蓝图的控制，更重要的是强化了全体员工的档案意识，保护了企业的经济利益。
（四）加强底图的科学管理
底图管理是一项科学而严谨的工作，它比管理一般的纸质档案要复杂的多。从底图的收集归档来看，图幅大小、质量不同；从底图的保管条件来看，档案库房的建设、设备的配置，受单位经济实力和重视程度的限制，大多数的基层档案馆的保管条件仍与国家档案局的要求和现代化管理不相适应，差距较大；从底图的利用来看，底图的抽取、复晒增多。这需要我们档案工作者根据本单位的实际情况和库房管理条件分析研究，采取相应的保护措施进行科学的管理。一是要使库房、办公、阅览三分开，避免交叉污染，禁止非管理人员进入库房，禁止可燃性、腐蚀性物品的进入；二是库房柜架要保持干净无尘、避光直射，并留有通风、消防通道，备有消防设施；三是进柜底图要平放，不能折叠，柜内要放置防虫剂；四是拿取底图要轻拿轻放，小心谨慎，晒图人员要认真负责，不能随意堆放，发生撕裂口应及时修补，减轻底图档案的损坏程度；五是加强库内温、湿度监控，及时进行调整，达到适宜的温、湿度；六是定期检查有无霉变，发现异常情况要及时采取措施。
（五）促进底图档案的数字化
目前，有效保存和利用底图档案的新方法是将底图档案数字化。大幅面扫描仪（或称工程图纸扫描仪）、大容量存储设备的出现，已具备了底图档案数字化的条件，已有众多单位进行了底图档案的数字化处理。
底图档案数字化就是通过扫描仪将底图档案转化成计算机文件的过程。一是将底图扫描后以图像文件（也称光栅文件）保存，二是将底图扫描后形成的图像文件进一步转化成CAD能识别的矢量体或称矢量文件。
底图档案数字化的软硬件配置：底图档案数字化系统由相应的计算机系统构成，包括性能好的微机，扫描软件、矢量化软件、图纸档案管理系统等软件，核心部件——扫描仪，目前一般使用A0大幅面工程图纸扫描仪。
底图档案数字化的制作程序为：原稿处理——扫描制作——内容核对——建立图纸档案数据库——矢量化。
提供底图档案数字化信息网络利用。底图档案在信息网络利用中，必须考虑其安全与保密问题。由于底图档案比一般的档案更具有保密性和安全性要求，应对图纸的下载、打印设置相应的权限。
总之，底图档案的科学管理程度直接关系到底图能否得到充分合理的利用，作为底图档案的管理部门，应当规范底图档案的管理步骤，切实贯彻底图档案管理的保障措施，有效地配合企业各生产部门，充分体现档案及其管理者的价值。
【参考文献】：
1、潘媛、夏润虎、庞芳菊，底图档案管理问题探讨，图书与档案，2012年第二期。
2、孙春兰，浅谈纸质底图档案的管理，机电兵船档案，2012年第一期。
【关键词】底图 档案管理 数字化
中图分类号：P231.5
底图档案是企业在基本建设、生产技术、产品设计研制、技术改造、设备更新等环节中形成的原始图样，具有很强的原始性，是企业的有形资产和宝贵财富。随着科学技术的飞速发展，先进的缩微和光盘技术使底图管理变得更加科学、规范，它具有延长底图寿命、节省库存面积等诸多优点，因此在大型档案馆中得到广泛应用。但由于种种原因，纸质底图仍然占据着半壁江山。因此，如何加强纸质底图档案的管理仍然显得十分重要。以下笔者结合自身的工作体会对底图档案的管理问题进行一些探讨。
一、底图档案管理的步骤
（一）底图归档
在归档过程中档案员要认真检查如下内容：
1.查签字手续是否齐全。归档底图应有设计、复核、审核批准的签署和日期； .
2.查图号、图形尺寸、文字说明、幅面大小、格式等是否准确；
3.查底图是否平整，字迹是否清晰，图面有无污损。
（二）底图的分类与编号
对底图进行准确分类、科学编号是快速提供底图检索查询的重要前提。以我院为例，底图种类繁多，有科研、铁路勘察设计、城市轨道勘察设计、基建、机械制造、路桥施工等六大类型的底图，要按类型、项目、阶段、专业对每卷底图进行档案编号，并给出流水号，登记在档案管理系统中，每卷图纸外标注清楚所属类型、项目、阶段、专业、图号、张数等信息，按顺序排列在底图柜中，以便于查找利用。
（三）底图的更改
修改底图应注意以下几方面内容：一是修改已归档的底图，应填写设计修改通知单，说明修改理由，由主管领导批准后方可修改；二是修改内容较少时，可以在原图上进行杠改，并在修改处做修改标记，同时其蓝图也进行相应修改，并作标记；三是对于作废底图要加盖作废章，另外单独存放，作废底图需封存l0年后方可实施销毁；四是修改和作废底图应进行专门登记，以方便查阅。设计更改必须考虑其合理性、可行性、经济性，要求正确、完整、统一、协调，保证设计生产的顺利进行。
（四）底图的保管
底图档案保管工作的基本任务有两条：一是维护底图档案的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；二是保护底图档案，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，尽量延长它的“自然寿命”。
纸质底图具有材料特殊、数量多、存放方式特别、更改频繁等特点。目前纸质底图主要是蜡纸底图，由于制成材料的缘故，加上频繁的抽晒，经过晒图机的高温烘烤，极易发脆、变黄、破裂，因此，底图保管的要求是严禁折叠放置。其原因主要有两点：一是折叠的印迹容易断裂，影响底图的保管寿命；二是折叠造成底图不平整，影响图面复印的清晰度。
底图一般都在特制的底图柜中存放，分平放和卷放两种方式。平放即按整体顺序将底图平放在多层抽屉的底图柜中，这种方法能较好地保持底图的平整，存放比较方便，有利于底图的保护，也便于查找利用，但面积大，占用柜架多；对于图幅较大的底图一般采用卷放，卷放是将底图卷成筒狀排放在底图柜中，优点是节约库房面积和空间，但同平放相比取放不够方便，经常卷绕会增加底图磨损。总之，底图应保证在不撕、不折、不受挤压，尽量减少磨损的条件下保管。
二、底图档案管理的保障措施
（一）加大归档过程管理
铁路勘察设计项目周期比较长，一条两三百公里的铁路线，从预可研、可研、初步设计、施工图设计到配合施工，直至铁路竣工通车，一般会有四五年的周期。每一个设计阶段又会出很多版图纸，如报审稿、审查后修改稿，鉴修稿、最终稿等，给底图档案的完整、准确、系统性归档管理增加了难度。
图纸产生于设计阶段，为此抓住设计阶段的管理，是底图档案形成的关键。要求铁路项目每一个设计阶段完成，即对阶段性设计文件进行归档；底图晒制蓝图即为归档，任何个人无权擅自撤回或更改；归档底图必须按照审核程序，设计、复核、审核、批准签署完备才准予晒制蓝图，同时归档保存；档案人员在接收时底图时，要对图纸进行审核校对，在归档底图完全符合要求时，才能办理移交手续。
（二）建立档案网络管理
底图档案的管理涉及到全院各专业设计院、全体设计人员，仅仅依靠档案人员的努力是远远不能适应要求的。我们的做法是，在全院范围内建立档案管理员网络，每个单位设兼职档案员，负责督促指导本单位技术人员完成院管项目铁路科技档案的整理组卷、移交归档工作，负责本单位自揽项目铁路科技档案的接收和管理工作。院档案馆定期对各单位的兼职档案员进行培训指导，并监督检查各单位的档案管理工作。
（三）强化档案法制管理
加强档案法制建设，是依法治档的前提。为了管好用好底图，档案管理部门应建立从底图归档到底图作废全过程的底图管理制度，做到有法可依、有章可循。如建立底图档案管理制度、底图利用和保管制度、底图库房保密、安全、防火制度，签订保密责任书，健全底图档案人员工作职责等，做到底图管理工作的程序化、规范化、标准化，使底图档案的管理进入良性循环。改变了过去图纸到处“飞”，去有踪、回无影的现象，对丢失图纸的行为，按照有关制度处理。不但理顺了底图管理与蓝图的控制，更重要的是强化了全体员工的档案意识，保护了企业的经济利益。
（四）加强底图的科学管理
底图管理是一项科学而严谨的工作，它比管理一般的纸质档案要复杂的多。从底图的收集归档来看，图幅大小、质量不同；从底图的保管条件来看，档案库房的建设、设备的配置，受单位经济实力和重视程度的限制，大多数的基层档案馆的保管条件仍与国家档案局的要求和现代化管理不相适应，差距较大；从底图的利用来看，底图的抽取、复晒增多。这需要我们档案工作者根据本单位的实际情况和库房管理条件分析研究，采取相应的保护措施进行科学的管理。一是要使库房、办公、阅览三分开，避免交叉污染，禁止非管理人员进入库房，禁止可燃性、腐蚀性物品的进入；二是库房柜架要保持干净无尘、避光直射，并留有通风、消防通道，备有消防设施；三是进柜底图要平放，不能折叠，柜内要放置防虫剂；四是拿取底图要轻拿轻放，小心谨慎，晒图人员要认真负责，不能随意堆放，发生撕裂口应及时修补，减轻底图档案的损坏程度；五是加强库内温、湿度监控，及时进行调整，达到适宜的温、湿度；六是定期检查有无霉变，发现异常情况要及时采取措施。
（五）促进底图档案的数字化
目前，有效保存和利用底图档案的新方法是将底图档案数字化。大幅面扫描仪（或称工程图纸扫描仪）、大容量存储设备的出现，已具备了底图档案数字化的条件，已有众多单位进行了底图档案的数字化处理。
底图档案数字化就是通过扫描仪将底图档案转化成计算机文件的过程。一是将底图扫描后以图像文件（也称光栅文件）保存，二是将底图扫描后形成的图像文件进一步转化成CAD能识别的矢量体或称矢量文件。
底图档案数字化的软硬件配置：底图档案数字化系统由相应的计算机系统构成，包括性能好的微机，扫描软件、矢量化软件、图纸档案管理系统等软件，核心部件——扫描仪，目前一般使用A0大幅面工程图纸扫描仪。
底图档案数字化的制作程序为：原稿处理——扫描制作——内容核对——建立图纸档案数据库——矢量化。
提供底图档案数字化信息网络利用。底图档案在信息网络利用中，必须考虑其安全与保密问题。由于底图档案比一般的档案更具有保密性和安全性要求，应对图纸的下载、打印设置相应的权限。
总之，底图档案的科学管理程度直接关系到底图能否得到充分合理的利用，作为底图档案的管理部门，应当规范底图档案的管理步骤，切实贯彻底图档案管理的保障措施，有效地配合企业各生产部门，充分体现档案及其管理者的价值。
【参考文献】：
1、潘媛、夏润虎、庞芳菊，底图档案管理问题探讨，图书与档案，2012年第二期。
2、孙春兰，浅谈纸质底图档案的管理，机电兵船档案，2012年第一期。