在档案管理工作中应用现代科学技术，是新时期对档案工作的重要要求，也是当今乃至今后档案事业发展的必然趋势。随着人口计生工作的不断发展，也对人口计生工作档案管理工作提出了新的要求，必需从以前纸质档案管理应用为重点，转向提高电子文档的管理应用水平，从而使人口计生档案管理工作进一步走向规范化、网络化和应用化。
　　 人口计生管理服务工作办公环境电子化，使电子档案信息资源成为其必须依托的载体，对电子档案信息资源进行数字化管理和利用，是档案管理模式的转变，也是为了更好地服务于人口计生工作，提高人口计生工作管理服务水平的重要手段。
　　 ⒈对电子文档的收集
　　 在繁重的人口计生管理服务工作中，产生了大量的电子文档，面对多种多样的各类电子文档，要首先对其进行科学地分类。电子文档可实时收集，其归档范围应当参照纸质文件的归档范围，包括应用文书和技术服务工作的电子文档，同时注意将电子文档存贮的载体及电子文档产生的外部环境和原始数据保存起来，形成有机的结合体，保证电子文档完整性。
　　 ⒉对电子文档鉴定
　　 对平时收集的电子文件档，在归档前必须认真鉴定其真实性、完整性、有效性，确保归档电子文档符合归档要求。
　　 ①鉴定电子文档的真实性。真实性是对电子文档的内容、结构和背景信息进行鉴定，确认其是否与形成时原始状况的一致。电子文档的真实性不易判断和确认，传统纸质档案可通过内容、载体、形式表现出来，人们可根据字体、印迹甚至字迹、纸张对其原始性加以分析，而电子文档的生产由实态变为虚态，已没有了这种原始状态。电子文档含有相当高的科技含量，我们只能通过技术措施，如加密技术、签署技术、消息认证、身份验证、防火墙及防写措施等，来有效地提高其可靠性。也可建立健全管理制度，加强对电子文档制作和管理人员的管理，提高人员职业道德和素质，建立管理记录系统等举措，确保真实性。
　　 ②鉴定电子文档的完整性。完整性是要求电子文档数量齐全；每一份电子文档的内容、结构和背景信息和原始数据没有缺损，电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损，建立收集积累制度；设立一个电子文件暂存空间，及时把没有归档的文件集中保存起来，同时做好硬盘备份，以以防意外丢失；在处理过程中对必要的背景信息项目作出规范化的要求，随时登记；在电子文档归档和移交时，及时按要求对原数据进行登陆核对，来更好地维护电子文档的完整性。
　　 ③鉴定电子文档的有效性。有效性是电子文档应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。如果文档不能在微机上顺利读出，再有价值的东西也失去了意义。因此平时应对产生这些文档的计算机系统的相关资料和软件编码进行收集，并采取措施妥善保管，做好备份，以防意外。
　　 3、对电子文档的归档
　　 ①逻辑归档。在电脑E盘建立一个总文件夹，为其取名“××计生局归档电子文档”。在这个总文件夹下建立若干个子文件夹，分别用于存放不同年度的归档电子文档。采用保管期限分类法，设立3个文件夹，分别将文件夹改名为“永久”、“长期”、“短期”。参见纸质档案的分类方法将其对应的文本型电子文档保存到相应的文件夹内。还需存放“说明文件”、“类目表文件”、“著录文件”信息等。同时生成的文本型电子文件归档文件目录注有文书登记号、文件标题、档号、类别代码等，是档案检索的重要工具，有利于迅速方便地检索电子档案具体内容，使查阅更加方便。
　　 ②物理归档。电子文档按规定的要求进行鉴定、分类、编号后，将已归档的电子文件集中、拷贝至耐久性好载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存，安全方便。
　　 4、对电子文档审核
　　 及时按照归档的项目对所归档的电子文档进行相应的鉴定与检查，发现问题及时采取补救措施，全部鉴定合格后由分管归档管理工作的领导签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》，全部完成归档工作。
　　 5、对电子文档的应用
　　 对所管理电子文档要增强保密观念，培养良好的保密习惯，更应当注意保护国家机密安全及集体及育龄妇女个人隐私，不得销毁相关的档案信息。在实际工作中，不利用其职务之便，为自己或他人谋求私利，不应当在工作中捞取好处，或者从事有害于档案机构，档案用户及专业同行的个人活动。不得擅自提供抄录，公布属于国家所有的档案；不许涂改，伪造档案，不准擅自出卖或者转让对国家和社会具有保存价值的或应保密的档案，也不准将这种档案倒卖牟利或赠送给外人；更不准携运禁止出境的档案及其复制出境。同时，应当加强自身的马列主义理论素养，提高自身的政治素质，牢固树立服务意识，不摆架子，随时查阅，树立良好形象。