基于文档一体化的高校档案信息化管理研究

来源 :中国管理信息化 | 被引量 : 0次 | 上传用户:sherry_yang
下载到本地 , 更方便阅读
声明 : 本文档内容版权归属内容提供方 , 如果您对本文有版权争议 , 可与客服联系进行内容授权或下架
论文部分内容阅读
  [摘 要] “文档一体化”是高校档案管理的基础工作,是在网络信息环境下提高文档工作效率、满足一对多用户信息需求、实现全方位统一管理的重要举措。计算机网络技术的广泛应用为高校实行“文档一体化”管理提供了技术支持,本文从档案信息化管理的视角对高校档案“文档一体化”管理进行分析研究。
  [关键词] 档案管理;文档一体化;信息化建设
  doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 17. 107
  [中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2016)17- 0189- 01
  1 高校档案信息化建设的科学内涵
  随着网络信息化技术的不断发展,实施高校档案管理的“文档一体化”是建设高校档案信息化的必然要求,是体现现代化档案管理理念的必要手段。对于高校档案管理而言,高校档案信息化建设是指运用信息技术开发档案信息资源,并充分发挥信息化网络的特点和优势,借助信息技术做好档案管理,保护档案资料,进而提高档案利用率。随着高校档案信息化建设的不断发展,高校档案管理机构的职能与工作体制也随之发生变化,高校档案也呈现更多样化的形式,比如电子档案、数字文件、虚拟网络资料等,这给高校档案信息化管理提出了越来越高的要求。
  2 “文档一体化”的理论基础及实践现状
  2.1 理论基础
  “文档一体化”在高校档案信息化建设中实施需要具备一定的理论基础作为支撑,使其在实践运用中具有切实的可行性。从文件生命周期理论来看,高校档案数量的繁杂突出了文件生命周期的阶段性特征,而阶段性又是建立在文件整体性的基础上的,整体性与阶段性共同构成了文件的运动生命周期,且文件运动的整体性对电子文件的影响巨大,而阶段性则对纸质文件的影响巨大,这使得“文档一体化”具有了实施的理论基础。从文件连续性理论来看,连贯一致的管理方式、价值的连续都需要实现“文档一体化”。此外,档案与文件管理的继承性,也是高校档案管理实现“文档一体化”的理论基础。
  2.2 实践现状分析
  传统的高校档案管理模式经过长期的研究与发展已经形成了固有的模式与丰富的经验,但随着网络信息技术的出现和普及,传统档案管理体系受到了较大的影响和冲击,尤其是国家提出的无纸化、节能减排等理念,更是将“文档一体化”推向了研究与实践的前沿。“文档一体化”的实践来看,我国高校档案信息化管理中“吉林模式”“攀枝花模式”等都代表了正确的方向。文档一体化在我国高校档案管理的实践中获得了广泛的认识,并逐渐发展成为当前档案管理的主要形式,但是在实现多种发展与功能的同时,还存在一定的缺陷,尤其在“文档一体化”管理软件的开发和功能上,需要改进和完善的地方还很多。
  2.3 实施障碍分析
  对我国高校档案管理中“文档一体化”实施的实践调查结果可知,仍然存在诸多实施障碍因素。一是高校档案管理中普遍缺乏“文档一体化”意识,比如学术界意见不统一,领导部门凉至不管,基层工作人员抱无所谓态度;二是“文档一体化”的体制存在弊端,比如档案部门的附属性,文档质量监督、指导与管理的不统一性,文书工作与档案工作的分开管理等;三是组织建设不健全,没有清晰的划分组织业务;四是技术运用不充分,无论是硬件还是软件开发,均存在较大的问题。
  3 加强高校档案“文档一体化”管理的有效措施
  3.1 加强文件管理的标准化与规范化
  在传统档案管理的基础上,强化文件管理与档案管理之间的关联性,基于网络信息技术寻找二者的切合点,对文件管理与档案管理进行标准化与规范化,将二者放在一个综合的管理系统中,并使其作为前后衔接、相互影响的子系统,统一的组织和控制整个文件的生命过程。因此为了实现“文档一体化”管理,必须强化文件管理的标准化与规范化,为推行文档一体化管理服务。
  3.2 建立统一的文档一体化管理业务规范
  从档案管理与文件管理的实际情况来看,由于二者之间实现信息化管理的过程中存在技术与标准上的差异,这就需要在建立“文档一体化”系统时严格确保文件与档案的统一执行标准,强化操作的标准化与规范化,确保文档数据交换与共享的统一标准。此外,文件与档案的产生过程、各种装具等必须严格按照国家统一规格进行统一编号,增强文档管理中各部门与人员的“文档一体化”意识。
  3.3 实施合理的技术运用
  “文档一体化”需要必需的技术作为支撑,比如电子文件归档技术、档案数据库技术、档案管理系统等。根据所需技术性质的不同,大体可分为理念技术和信息技术两大类,其中理念技术包括全程管理原则、前端控制原则等。文件全程管理设计文件的流程、管理规则、管理方法以及管理要求、结果控制,文件的前端控制则包含整体规划与业务环境提前。“文档一体化”主要用到的信息技术涵盖了信息存取技术、数据库技术与网络技术。在高校档案“文档一体化”管理中,数据库是基础,网络互联网则是实现“文档一体化”的核心技术手段。
其他文献
[摘 要]低碳经济可以算是绿色经济的组成部分,也是实现我国经济绿色发展的重要措施,可以在发展经济的同时,对自然和环境进行改善。本文结合低碳经济的相关概念,对其在绿色经济视野下的发展策略进行了探讨,以期实现经济与环境的共同发展。  [关键词]绿色经济;低碳经济;宣传力度  doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.097  [中图分类号]F124.5 [文献标识码
[摘 要]随着教育改革的不断推进以及学校教育的迅猛发展,在近些年来各类高校都开始积极地去推行二级院校的教务管理,加强学校的教学管理,推动学校教育教学质量的不断提高,创新教育教学的方式和方法。在本文中笔者将会针对二级院校如何去加强自己的管理意识以及如何进一步开展分级管理发表自己的一些看法和观点,推动本科院校教学工作的不断改进和发展,建立合理高效的二级院校教务管理体系。在高校档案管理体制改革不断深化的
在知识经济时代,人力资源是影响经济发展的重要因素,人力资源管理效率高低在市场经济激烈的竞争中成为一个重要的竞争因素。而事业单位是我国的重要行政机构,能够为政府提供
本试验对被有机磷农药不同污染程度的土壤进行了微生物的分离、纯化,运用菌落、形态和生理生化特点进行鉴定,并从菌落总数、物种多样性指数及相对多度等方面分析了有机磷农药对
[摘 要] 所谓三百六十行,行行有会计。会计作为一门应用广泛的学科,每一个单位都需要,随着经济的转型与互联网经济的发展,社会对会计人才又提出了新要求,作为培养会计人才的民办高校也必须适应社会对人才的需求,对会计实验室建设进行调整。  [关键词] 会计就业方向;民办教育;实验教学  [中图分类号] G 648.7;G642 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2016)15-
通过梳理2012年到2013年的行业热点,从中选取关键技术,并对每个关键技术的主要研究概况、发展现状和发展趋势进行分析,关注其最新的进展情况和对于市场和产业带来的影响,并总结未
[摘 要]经济学科课程是一个较为庞大的系统,包括资本论、西方经济学、统计学、国际经济学、货币银行学、财政学、经济学说史、发展经济学、企业管理、市场营销、国际金融以及国际贸易等。基于大数据时代的经济学科课程建设十分重要,对不断促进学科建设和专业教学效果质量提升有着无比重要的意义。应该善于借用互联网资源,充分挖掘大数据内容信息,助力高校经济学课程建设,为人才培育提供广阔的平台。  [关键词]大数据;经
对三七种植区抽取的10个群体的33个表型性状进行观测。结果表明,同一地区的不同性状间存在差异,而且同一性状在不同地区的差别也很大。地区间,马关种植区平均变异系数较小(c.v.=0.2