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摘要：伴随着我国当前高职院校的快速发展以及目前我国人事制度改革的持续推进，新形势下高职院校人事档案管理工作需要应对的新问题不断增多并日趋复杂。如何才能够积极推动我国高职院校人事档案管理的科学持续发展，已成为当前业界亟待解决的重要课题。基于这一现状，笔者就我国高职院校人事档案管理工作进行分析与讨论，以期能够对我国当前高职院校人事档案管理工作的加强提供一点可借鉴之处。
关键词：高职院校；人事档案管理；存在问题；对策措施
【中图分类号】G717.2
一、加强高职院校人事档案管理工作的必要性分析
伴随着我国当前高职院校的快速发展以及目前我国人事制度改革的持续推进，新形势下高职院校人事档案管理工作需要应对的新问题不断增多并日趋复杂。人事档案管理对于加强高职院校人才培养、聘用以及选拔等工作发挥着基础性的重要作用，是高职院校开展全面高效的人才考核机制的重要组成部分。基于上述分析我们可以看到，加强高职院校人事档案管理工作是非常必要的。
二、我国当前高职院校人事档案管理存在的问题
最近一段时期以来，伴随着我国当前高职院校人事档案管理改革的不断推进，我国高职院校人事档案管理工作取得了长足的进步。但是，我们还应当看到，在取得较大进步的同时还存在一些不足之处亟待完善。笔者结合自身多年来的实践经验，认为我国当前高职院校人事档案管理存在的问题主要表现在以下几个方面：
（一）档案材料缺乏规范性，记录内容准确性不高
真实性与准确性是开展人事档案管理的基本要求。但是，在我国高职院校人事档案管理工作中，随意填写档案材料、档案内容前后矛盾的现象非常普遍，集中表现在以下几个方面：出生日期填写不准确，往往存在一个人的档案资料存在多个不同出生日期的现象；档案内容填写不全面，存在应填不填，缺少相应盖章与签字问题等等。这些档案材料缺乏规范性，记录内容准确性不高的问题给高职院校人事档案管理工作的有效开展带来了较大的困难。
（二）人员类别多样性使人事档案管理工作的开展更加困难
就我国当前高职院校人事档案管理机制的发展现状来看。大多数都采用的是双轨制的管理模式。这一管理模式具有如下特征：第一，传统体制下的教职工档案由学院组织人事部门进行管理；第二，引进人才重新建档人员，其进院前的档案仍由原单位进行保管；第三，人事代理人员的档案由当地人才交流中心进行管理。这些特征无疑给我国高职院校人事档案管理工作的开展带来了一系列复杂的问题：首先，新建档案是否具备准确性以及合法性。我国目前实施的人事档案管理制度对于档案的唯一性与合法性有着严格的要求。正常情况下，一个人通常只可以拥有一份人事档案的正本，如果想要重新建立档案必须要满足档案丢失或者毁损这一条件。通过上述分析可以看到，人事档案的重新建立是有悖于国家关于人事档案制度的规定的。其次，由档案代理中介对高职院校人事关系代理人员的档案进行管理，这种做法并没有真正实现提高高职院校人事档案管理工作效率的目的，反而还给高职院校档案管理部门增加了工作负担。
（三）仍然沿用传统的管理方式，尚未构建全面的信息化管理机制
伴随着当前现代信息技术的飞速发展，信息技术给我们日常工作带来了极大的便利，对于高职院校人事档案管理工作也具有非常积极的意义。但是，就我国当前高职院校人事档案管理工作的开展现状来看，基本上仍然在沿用传统的管理方式，尚未构建全面的信息化管理机制。由于高职院校人事档案管理部门配置人员数量少、信息化建设程度不高，使得工作人员常年都在进行相关档案材料的收集、整理以及归档工作，工作任务繁重，也就难以有过多精力去进行本单位信息化管理系统的研究与开发。
三、提升高职院校人事档案管理工作水平的对策措施
针对上述部分关于我国当前高职院校人事档案管理存在的问题，笔者提出以下几个方面的对策措施，以期能够对我国当前高职院校人事档案管理工作的加强提供一点可借鉴之处：
（一）建立健全人事档案管理规范并严格执行
对于高职院校人事档案管理工作而言，建立健全人事档案管理规范并严格执行是其科学发展的重要基础。对此，高职院校人事档案管理规范应当将人事档案的归档要求以及归档范围予以明确，将档案管理工作中的移交、核对、补充以及检索等环节都予以明确。除了应当在院校人事档案管理部门增加专业人员配置以外，还应当在各院系以及各处室都配备一名人员进行本单位档案的兼职管理工作，从而有效减轻高职院校人事档案管理部门的工作量。在建立健全人事档案管理规范之后，还应当加强各部门之间关系的协调与配合，并严格执行，形成合力。只有这样才能够使人事档案管理规范真正发挥其应有的作用。
（二）树立科学的人事档案管理理念，积极开展管理模式的创新
对重建人事档案问题，要做到大胆用人与谨慎建档相统一。重建人事档案的做法在某种程度上是对现行人事档案制度的突破，也是吸引人才的一项重要措施，在高职院校师资队伍建设中确实起到了很大作用。高职院校要更新观念，既要大胆用人，又要谨慎建档。对需要重建人事档案的人员，必须要求其提供相关专门机构的证明材料及原单位提供的本人工资情况、党团关系、品行鉴定等证明。同时应尽量向其原单位求证其学历、身份专业技术职称等信息。待基本核实后，能确认干部身份的须填写干部履历表，连同所有经过核实的证明材料由组织人事部门按照有关规定进行整理，为其建立档案。在管理方法上要勇于创新，采取“老人老办法，新人新办法”。即传统体制下的教职工的人事档案仍按原来的程序，由学院人事档案部门管理，而对于人事代理人员的档案采用新办法，其进校前的档案保存在人才服务交流中心，进校后形成的人事档案材料由学院人事档案部门按照归档要求收集归档，建立临时档案，进行暂时分散管理。
（三）积极开展档案管理工作的信息化建设
档案管理部门应进一步提高工作效率，及时、准确地传输大量的人事信息，提高人事信息管理的时效性。为适应需要，高职院校人事档案管理的重心应逐步由档案实体管理转向档案信息管理；由手工管理转向计算机管理；由人工检索转向网上查询，实现电脑查询与实体档案管理相结合的方式。逐步利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，运用干部人事档案原件管理系统将档案原件全部输入计算机，建立电子档案，档案的查阅、借阅全部实行微机化操作，实现人事档案管理数字化、信息化、网络化。充分挖掘人事档案的功能，实现人事档案的价值，使人事档案真正成为高职院校人力资源开发的信息基地。
四、结束语
通过上述几个部分的分析与论述，我们可以看到，加强高职院校人事档案管理是非常必要的。我们应当充分意识到当前高职院校人事档案管理工作中存在的不足之处，并积极采取各项对策措施，力求做到高职院校人事档案管理工作的准确、高效开展。只有这样，才能够为我国高职院校开展人才管理以及干部选拔提供坚实的基础。
参考文献：
[1]饶建平.对新升格高职院校的人事档案管理工作的探讨[J].广东档案，2006，（06）
[2]刘艳阳.现阶段高职院校人事档案管理问题探讨[J].中国电力教育，2008，（23）
[3]韩波.高职院校人事档案管理规范化建设初探[J].职大学报，2007，（01）
[4]李曉萍.对高职院校人事档案管理工作的几点思考[J].辽宁师专学报（社会科学版），2011，（02）
[5]李华天，邱美凤.高校人事档案管理存在的问题及对策[J].湖北水利水电职业技术学院学报，2007，（02）.
关键词：高职院校；人事档案管理；存在问题；对策措施
【中图分类号】G717.2
一、加强高职院校人事档案管理工作的必要性分析
伴随着我国当前高职院校的快速发展以及目前我国人事制度改革的持续推进，新形势下高职院校人事档案管理工作需要应对的新问题不断增多并日趋复杂。人事档案管理对于加强高职院校人才培养、聘用以及选拔等工作发挥着基础性的重要作用，是高职院校开展全面高效的人才考核机制的重要组成部分。基于上述分析我们可以看到，加强高职院校人事档案管理工作是非常必要的。
二、我国当前高职院校人事档案管理存在的问题
最近一段时期以来，伴随着我国当前高职院校人事档案管理改革的不断推进，我国高职院校人事档案管理工作取得了长足的进步。但是，我们还应当看到，在取得较大进步的同时还存在一些不足之处亟待完善。笔者结合自身多年来的实践经验，认为我国当前高职院校人事档案管理存在的问题主要表现在以下几个方面：
（一）档案材料缺乏规范性，记录内容准确性不高
真实性与准确性是开展人事档案管理的基本要求。但是，在我国高职院校人事档案管理工作中，随意填写档案材料、档案内容前后矛盾的现象非常普遍，集中表现在以下几个方面：出生日期填写不准确，往往存在一个人的档案资料存在多个不同出生日期的现象；档案内容填写不全面，存在应填不填，缺少相应盖章与签字问题等等。这些档案材料缺乏规范性，记录内容准确性不高的问题给高职院校人事档案管理工作的有效开展带来了较大的困难。
（二）人员类别多样性使人事档案管理工作的开展更加困难
就我国当前高职院校人事档案管理机制的发展现状来看。大多数都采用的是双轨制的管理模式。这一管理模式具有如下特征：第一，传统体制下的教职工档案由学院组织人事部门进行管理；第二，引进人才重新建档人员，其进院前的档案仍由原单位进行保管；第三，人事代理人员的档案由当地人才交流中心进行管理。这些特征无疑给我国高职院校人事档案管理工作的开展带来了一系列复杂的问题：首先，新建档案是否具备准确性以及合法性。我国目前实施的人事档案管理制度对于档案的唯一性与合法性有着严格的要求。正常情况下，一个人通常只可以拥有一份人事档案的正本，如果想要重新建立档案必须要满足档案丢失或者毁损这一条件。通过上述分析可以看到，人事档案的重新建立是有悖于国家关于人事档案制度的规定的。其次，由档案代理中介对高职院校人事关系代理人员的档案进行管理，这种做法并没有真正实现提高高职院校人事档案管理工作效率的目的，反而还给高职院校档案管理部门增加了工作负担。
（三）仍然沿用传统的管理方式，尚未构建全面的信息化管理机制
伴随着当前现代信息技术的飞速发展，信息技术给我们日常工作带来了极大的便利，对于高职院校人事档案管理工作也具有非常积极的意义。但是，就我国当前高职院校人事档案管理工作的开展现状来看，基本上仍然在沿用传统的管理方式，尚未构建全面的信息化管理机制。由于高职院校人事档案管理部门配置人员数量少、信息化建设程度不高，使得工作人员常年都在进行相关档案材料的收集、整理以及归档工作，工作任务繁重，也就难以有过多精力去进行本单位信息化管理系统的研究与开发。
三、提升高职院校人事档案管理工作水平的对策措施
针对上述部分关于我国当前高职院校人事档案管理存在的问题，笔者提出以下几个方面的对策措施，以期能够对我国当前高职院校人事档案管理工作的加强提供一点可借鉴之处：
（一）建立健全人事档案管理规范并严格执行
对于高职院校人事档案管理工作而言，建立健全人事档案管理规范并严格执行是其科学发展的重要基础。对此，高职院校人事档案管理规范应当将人事档案的归档要求以及归档范围予以明确，将档案管理工作中的移交、核对、补充以及检索等环节都予以明确。除了应当在院校人事档案管理部门增加专业人员配置以外，还应当在各院系以及各处室都配备一名人员进行本单位档案的兼职管理工作，从而有效减轻高职院校人事档案管理部门的工作量。在建立健全人事档案管理规范之后，还应当加强各部门之间关系的协调与配合，并严格执行，形成合力。只有这样才能够使人事档案管理规范真正发挥其应有的作用。
（二）树立科学的人事档案管理理念，积极开展管理模式的创新
对重建人事档案问题，要做到大胆用人与谨慎建档相统一。重建人事档案的做法在某种程度上是对现行人事档案制度的突破，也是吸引人才的一项重要措施，在高职院校师资队伍建设中确实起到了很大作用。高职院校要更新观念，既要大胆用人，又要谨慎建档。对需要重建人事档案的人员，必须要求其提供相关专门机构的证明材料及原单位提供的本人工资情况、党团关系、品行鉴定等证明。同时应尽量向其原单位求证其学历、身份专业技术职称等信息。待基本核实后，能确认干部身份的须填写干部履历表，连同所有经过核实的证明材料由组织人事部门按照有关规定进行整理，为其建立档案。在管理方法上要勇于创新，采取“老人老办法，新人新办法”。即传统体制下的教职工的人事档案仍按原来的程序，由学院人事档案部门管理，而对于人事代理人员的档案采用新办法，其进校前的档案保存在人才服务交流中心，进校后形成的人事档案材料由学院人事档案部门按照归档要求收集归档，建立临时档案，进行暂时分散管理。
（三）积极开展档案管理工作的信息化建设
档案管理部门应进一步提高工作效率，及时、准确地传输大量的人事信息，提高人事信息管理的时效性。为适应需要，高职院校人事档案管理的重心应逐步由档案实体管理转向档案信息管理；由手工管理转向计算机管理；由人工检索转向网上查询，实现电脑查询与实体档案管理相结合的方式。逐步利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，运用干部人事档案原件管理系统将档案原件全部输入计算机，建立电子档案，档案的查阅、借阅全部实行微机化操作，实现人事档案管理数字化、信息化、网络化。充分挖掘人事档案的功能，实现人事档案的价值，使人事档案真正成为高职院校人力资源开发的信息基地。
四、结束语
通过上述几个部分的分析与论述，我们可以看到，加强高职院校人事档案管理是非常必要的。我们应当充分意识到当前高职院校人事档案管理工作中存在的不足之处，并积极采取各项对策措施，力求做到高职院校人事档案管理工作的准确、高效开展。只有这样，才能够为我国高职院校开展人才管理以及干部选拔提供坚实的基础。
参考文献：
[1]饶建平.对新升格高职院校的人事档案管理工作的探讨[J].广东档案，2006，（06）
[2]刘艳阳.现阶段高职院校人事档案管理问题探讨[J].中国电力教育，2008，（23）
[3]韩波.高职院校人事档案管理规范化建设初探[J].职大学报，2007，（01）
[4]李曉萍.对高职院校人事档案管理工作的几点思考[J].辽宁师专学报（社会科学版），2011，（02）
[5]李华天，邱美凤.高校人事档案管理存在的问题及对策[J].湖北水利水电职业技术学院学报，2007，（02）.