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教学管理工作是高校教学的重心，我院采取的是由教务处牵头、系部对教学质量进行监督与管理。因此，各系的教学秘书就直接参与了教学的组织和安排。教学秘书作为高职教学的基层管理人员，是教学管理活动的实践者、服务者和信息反馈者，在教务处与系部、系部与系部、系部与各职能部门之间起着衔接作用。
笔者担任系部教学秘书一职已有4年，在实践中发现教学秘书的工作存在着一些问题，仍有较大的改善空间。因此笔者根据自己的切身体会，对二级管理体制下教学秘书的工作进行简单地分析。
一、教学秘书的工作职责
教学秘书不仅要负责系部的教学管理工作、处理好学院与系部相关的日常事务及协调部门关系，还要做好系主任的助手，在教务处、系主任、教师与学生之间传递和沟通信息，保证系部教学正常运行的基础。
1.服务管理工作
高职教学秘书在管理工作中负责组织、协调和落实各项工作，贯穿于学院和系部教学活动的全过程。例如，课表安排、教师调停课的处理、教师课时量的计算、考试安排、學生选课、等级考试的报考、毕业生毕业资格审查、各教学资料的统计与汇总等常规性工作都需要及时准确地通知到教师、辅导员和学生，使教学秩序正常运转。
教学秘书需要经常向任课教师和学生了解教学情况，通过双方的反馈信息，及时掌握到教师在教学中和学生在学习中存在的问题，便于协助系部领导做好教学质量分析，以达到提高教学质量和教学水平。
教学秘书的工作服务教学、服务教师、服务学生，既要协同管理常规教学工作，又要处理教学、行政方面的有关事务，还要处理好有关领导、各职能部门临时交办的任务。
2.档案管理工作
教学档案的归档，尤其是教学资料，如课程的教学手册（教学任务书、学生点名册、教学授课计划、教案、期中教学自查表、课程总结）、课程教学大纲、班级课表、教师课表，学院领导、教务处人员可以根据上述信息，去旁听任一位教师的上课情况，或检查相应教学资料的完成情况，通过这些提出意见或是建议，都有助于提高教学质量、改进教学工作的，这也是迎接学院评估的重要材料。
期末检查时，教务处或系部可以依据课程试卷、课程考核方案、课程考核作品、成绩登记表、试卷分析报告等一系列材料，来了解课程的教学情况与学生的成绩情况。
二、教学秘书工作的现状分析
1.培训少且队伍不稳定
高职教学秘书终日忙忙碌碌、事务琐碎繁杂，很少有机会出去参加学习、各种教学培训或是相应业务培训。长期以后，很多高职院校对教学秘书人员都是重使用、轻培养，培训学习、交流进修的机会很少，从而导致其知识更新严重不足，现代信息意识薄弱。
另外，教学秘书工作队伍的组建与建设比较落后，一是教学秘书的待遇低，导致稳定性差；二是教学秘书在工作中往往身兼多职，有时影响到了教学管理和服务工作；三是教学秘书的个人职业发展路径不清晰，职业发展空间过窄，在行政职务晋升和专业技术职务晋升方面困难较大。上述情况会使教学秘书们的心理出现失衡等现象，影响工作质量。
2.科研基础薄弱，职称评定困难
与专业负责人、任课教师相比，高职教学秘书们参与科研的机会较少、上课的机会也较小，就算拥有了上课的机会，但用于评定职称的学时数少，同时职称评定也必须要有科研项目。另外，就算是评职称，也不一定按照教师的职称来进行评定，这也严重制约了职业发展，影响了积极性。
3.责任重大，易造成职业倦怠
高职教学秘书的工作任务重、责任大，处理不好都有可能发生教学事故，甚至影响到教学工作的正常开展，有时付出的劳动却得不到理解与尊重。又加上工作的重复性，很容易出现职业倦怠感，从而导致工作积极性不高，思想压力大，精神负担重，缺乏职业发展的进取心和责任感。
三、教学秘书工作现状的解决策略
高职教学管理在二级管理体制的建立和运作中，教学秘书的岗位日渐重要，它要求教学秘书们要有较强的责任心和严谨、细致、认真的工作态度，有效地组织教学工作。分别从以下三个方面的策略来对教学秘书的工作现状进行解决。
1.激发工作积极性和主动性
学院领导应充分肯定与认可教学秘书的工作和业绩，对于突出者给予相应的精神鼓励或物质奖励，这样不仅仅可以充分调动教学秘书们的工作积极性，激发工作热情，还能让每一位教学秘书都能感觉到有良好的发展前途与方向，增加做好本职工作的信心。
2.加强队伍的建设， 充分发挥管理职能
学院应该把教学秘书队伍建设纳入到的师资培养计划中去，明确教学秘书的职务序列，不管是纳入专职教师、还是纳入科研人员，都应从制度安排上建立适合教学秘书的职业发展规划。同时，学院可以改善教学秘书队伍的专业知识结构，鼓励业务能力强、敢于开拓创新、爱岗敬业的优秀青年人才投身到教学秘书队伍中来。
另外，增加教学秘书的学习机会也应该作为高职教育管理水平提升的重要举措。高职教育中不仅要提升教师水平、硬件水平，还应该积极的提升教学秘书的管理水平。高职教学秘书作为教学管理队伍中的中坚力量，应该多通过培训、进修、实践研讨等，来更新现代管理理念，以教学管理研究带动教学管理工作。
3.制定工作职责，明确工作范围
学院应该制定高职教学秘书的相关工作职责，明确的工作职责范围及工作细则可以帮助教学秘书们做好每一阶段的工作，既有利于学院教学管理工作的规范化，有能够弥补教学秘书更换岗位给系部教学工作带来的不便。
参考文献：
[1]李鸳.对于高职教学秘书工作的思考[J].法制与经济，2011（06）
[2]姜思佳.高职院校教学秘书工作分析[J].科教导刊，2011（08）.
（作者单位：四川长江职业学院）
笔者担任系部教学秘书一职已有4年，在实践中发现教学秘书的工作存在着一些问题，仍有较大的改善空间。因此笔者根据自己的切身体会，对二级管理体制下教学秘书的工作进行简单地分析。
一、教学秘书的工作职责
教学秘书不仅要负责系部的教学管理工作、处理好学院与系部相关的日常事务及协调部门关系，还要做好系主任的助手，在教务处、系主任、教师与学生之间传递和沟通信息，保证系部教学正常运行的基础。
1.服务管理工作
高职教学秘书在管理工作中负责组织、协调和落实各项工作，贯穿于学院和系部教学活动的全过程。例如，课表安排、教师调停课的处理、教师课时量的计算、考试安排、學生选课、等级考试的报考、毕业生毕业资格审查、各教学资料的统计与汇总等常规性工作都需要及时准确地通知到教师、辅导员和学生，使教学秩序正常运转。
教学秘书需要经常向任课教师和学生了解教学情况，通过双方的反馈信息，及时掌握到教师在教学中和学生在学习中存在的问题，便于协助系部领导做好教学质量分析，以达到提高教学质量和教学水平。
教学秘书的工作服务教学、服务教师、服务学生，既要协同管理常规教学工作，又要处理教学、行政方面的有关事务，还要处理好有关领导、各职能部门临时交办的任务。
2.档案管理工作
教学档案的归档，尤其是教学资料，如课程的教学手册（教学任务书、学生点名册、教学授课计划、教案、期中教学自查表、课程总结）、课程教学大纲、班级课表、教师课表，学院领导、教务处人员可以根据上述信息，去旁听任一位教师的上课情况，或检查相应教学资料的完成情况，通过这些提出意见或是建议，都有助于提高教学质量、改进教学工作的，这也是迎接学院评估的重要材料。
期末检查时，教务处或系部可以依据课程试卷、课程考核方案、课程考核作品、成绩登记表、试卷分析报告等一系列材料，来了解课程的教学情况与学生的成绩情况。
二、教学秘书工作的现状分析
1.培训少且队伍不稳定
高职教学秘书终日忙忙碌碌、事务琐碎繁杂，很少有机会出去参加学习、各种教学培训或是相应业务培训。长期以后，很多高职院校对教学秘书人员都是重使用、轻培养，培训学习、交流进修的机会很少，从而导致其知识更新严重不足，现代信息意识薄弱。
另外，教学秘书工作队伍的组建与建设比较落后，一是教学秘书的待遇低，导致稳定性差；二是教学秘书在工作中往往身兼多职，有时影响到了教学管理和服务工作；三是教学秘书的个人职业发展路径不清晰，职业发展空间过窄，在行政职务晋升和专业技术职务晋升方面困难较大。上述情况会使教学秘书们的心理出现失衡等现象，影响工作质量。
2.科研基础薄弱，职称评定困难
与专业负责人、任课教师相比，高职教学秘书们参与科研的机会较少、上课的机会也较小，就算拥有了上课的机会，但用于评定职称的学时数少，同时职称评定也必须要有科研项目。另外，就算是评职称，也不一定按照教师的职称来进行评定，这也严重制约了职业发展，影响了积极性。
3.责任重大，易造成职业倦怠
高职教学秘书的工作任务重、责任大，处理不好都有可能发生教学事故，甚至影响到教学工作的正常开展，有时付出的劳动却得不到理解与尊重。又加上工作的重复性，很容易出现职业倦怠感，从而导致工作积极性不高，思想压力大，精神负担重，缺乏职业发展的进取心和责任感。
三、教学秘书工作现状的解决策略
高职教学管理在二级管理体制的建立和运作中，教学秘书的岗位日渐重要，它要求教学秘书们要有较强的责任心和严谨、细致、认真的工作态度，有效地组织教学工作。分别从以下三个方面的策略来对教学秘书的工作现状进行解决。
1.激发工作积极性和主动性
学院领导应充分肯定与认可教学秘书的工作和业绩，对于突出者给予相应的精神鼓励或物质奖励，这样不仅仅可以充分调动教学秘书们的工作积极性，激发工作热情，还能让每一位教学秘书都能感觉到有良好的发展前途与方向，增加做好本职工作的信心。
2.加强队伍的建设， 充分发挥管理职能
学院应该把教学秘书队伍建设纳入到的师资培养计划中去，明确教学秘书的职务序列，不管是纳入专职教师、还是纳入科研人员，都应从制度安排上建立适合教学秘书的职业发展规划。同时，学院可以改善教学秘书队伍的专业知识结构，鼓励业务能力强、敢于开拓创新、爱岗敬业的优秀青年人才投身到教学秘书队伍中来。
另外，增加教学秘书的学习机会也应该作为高职教育管理水平提升的重要举措。高职教育中不仅要提升教师水平、硬件水平，还应该积极的提升教学秘书的管理水平。高职教学秘书作为教学管理队伍中的中坚力量，应该多通过培训、进修、实践研讨等，来更新现代管理理念，以教学管理研究带动教学管理工作。
3.制定工作职责，明确工作范围
学院应该制定高职教学秘书的相关工作职责，明确的工作职责范围及工作细则可以帮助教学秘书们做好每一阶段的工作，既有利于学院教学管理工作的规范化，有能够弥补教学秘书更换岗位给系部教学工作带来的不便。
参考文献：
[1]李鸳.对于高职教学秘书工作的思考[J].法制与经济，2011（06）
[2]姜思佳.高职院校教学秘书工作分析[J].科教导刊，2011（08）.
（作者单位：四川长江职业学院）