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摘 要 本文即在阐述信息组织和成本与效益有关概念的基础上，探讨了信息组织成本（包括知识成本）如何测度，如何降低信息组织的经济成本和知识成本，如何最大限度地提高信息组织的成本效益比等。希望读者在进行信息组织时能够取得成本与效益之间的平衡，取得最大的社会效益与经济效益。
关键词 信息组织 成本效益分析 效益评估
以信息的搜集、存贮、加工、流通和服务为主要任务的信息组织，从其开始阶段就与社会、经济、政治紧密相联。信息组织不同于一般的物质生产部门，其最终目的是为企业和组织提供技术开发和决策经营信息，从而获取更大的经济效益，因此，在进行信息组织时，必然要对其成本和其所产生的效益进行分析，尽量降低成本，提高效益。
一、相关概念
（一）信息组织概述
信息组织，即信息序化或信息整序，也就是利用一定的科学规则和方法，通过对信息的外在特征和内容特征的描述和序化，实现无序信息流向有序信息流的转换，从而保证用户对信息的有效获取和利用及信息的有效流通和组合。
（二）信息成本效益概述
通过信息组织的成本——效益分析比较信息组织的投入与产出，从而评价信息组织的经济效益。因此，信息经济效益的评价首先必须确定成本项目、收益来源，然后在加以比较。
二、信息组织成本与效益构成
（一） 信息组织成本构成
信息组织的成本主要根据信息组织的收集、描述、揭示、存储等方面的资金耗费以及人力、能源的消耗和使用来确定。为了对其进行更好分析，可以从功能属性角度将其划分为：基础成本、附加成本、额外成本和储备成本。具体而言，包含以下要素：
1.开发成本。指在信息组织的分析、设计过程中的耗费，包括市场调研费、人力耗费等。
2.基础设施购买费。在信息组织建立之初对各种硬件设备的购买费用，可以说是一次性投入的物质耗费，作为固定资产而存在。
3.信息材料成本费。对信息活动中所需利用的信息资料的购买费用。
4.各种耗损费。在信息组织的运行过程中涉及的软、硬件耗损费用，主要包括：信息材料耗损费、物质材料耗损费、固定资产耗损、折旧费、通信费用等。
5.调研费用和咨询费用。包括上级部门委托或自身需要或接受外来委托所进行的调研、咨询过程中产生的耗费，也称业务费。
6.劳务费。包括职工工资、离退休人员工资及出差的差旅费等。
7.各种管理费。对人员的管理如职工医药费等福利措施以及对系统内部资源的维护与管理费用。
8.税金。向税务部门所缴纳的税额。
9.设备更新与购买费。指在提供信息时除基础设施之外的设备的购买与更新费。
（二）信息组织效益构成
信息组织的效益主要从创收和服务活动中获得，按其属性可分为固有收益，指能长期进行的产品服务或科研基金的申请。直接收益，从各种服务或信息产品销售中直接获得。间接收益，信息产品或服务的成果被再次利用产生的收益。具体有以下要素：
1.科研基金费即科学事业费。指进行科研后所获得的收入或上级部门直接拨款用于信息组织的自身建设费用。
2.信息组织人员进行技术开发的收入。包括人员开发出的成果带来的收入以及参加各种比赛所带来的收入等。
3.服务收入。接受用户委托所进行的信息服务收取的服务费，包括作为网络结点收取费用、接受咨询、检索等服务带来的收入。
4.生产经营收入。有的信息组织还兼作别的服务项目，如复印、打字、代译等带来的收入。有的还开展出版印刷、自行创刊等服务收入。
（三）信息获取的成本控制
1.“零成本”获取
信息资源的公共性和独占性是一对矛盾。该矛盾一方面体现为信息资源共享的社会诉求，另一方面又体现为投资人利益最大化的理性要求。信息资源“零成本”获取理论将是解决这一困境的理想工具，它是一种理想化的信息获取模式。对用户来说，希望尽量少花成本甚至不花成本就能获取所需信息。“零成本”信息获取模式的典型表现是信息“搭便车”现象，如不花成本的复制、窃听等，有时只是点击鼠标的成本。“零成本”信息获取模式存在侵权风险，主要表现在侵犯知识产权和隐私权风险。当今网络上有许多信息资源是无偿获取的，但也有许多信息资源要获得使用权后才能获取和使用，还有一些信息资源的使用权限很模糊，如“灰色”网络信息资源等。如果用户处理不当或越权使用，如没有及时付费、没有获得许可而获取等，就很有可能引发知识产权纠纷的风险。另外，互联网上有许多可以公开的信息，但也有一些个人和单位的隐私信息。用户通过网络获取信息资源时很有可能获取这些隐私信息，甚至造成不良影响，侵犯隐私权。如果信息服务机构对获取的隐私信息没有及时屏蔽或作相应的处理，并进行了传播，就有可能给信息服务机构带来侵犯隐私权的风险问题。因此，“零成本”信息获取固然理想，但存在侵权风险。
2.采取面向用户网络信息服务模式， 降低获取信息的时间成本
通过网络来传输信息，一方面单位数量信息的传输成本降低；另一方面，信息的传输成本直接与信息的数量相关，而不再与信息载体的数量相关；且信息的传输不受时空的限制，信息传输成本大大降低。网络信息服务更具有便捷性和时效性。用户可以在任何时间、地点享受到信息服务，实现全天候跨地域的信息服务。网络信息以高速度传输，更新淘汰周期短、变化快，因而其时效性是过去的传统信息资源不可比拟的。这极大地降低了用户的时间成本，并且使用户所获得的信息更加新颖和及时，更加具有价值。数字环境下整个信息服务业的服务体系在愈加细化，服务活动将日益围绕着以用户为中心、注重个性化服务的原则展开。以用户为中心指的是信息服务提供者将自身的一切工作围绕着用户这个中心展开，帮助客户实现价值，使客户的满意度最大化将是其全部努力的目标。
网络信息服务应具有针对性，信息服务机构应首先掌握用户的基本情况，建立与用户的有效联系与互动，以便及时正确地掌握用户的信息需求和对其服务效果的反馈。开展以用户为中心的网络信息服务，采取个性化信息服务模式能改善工作氛围，提高信息服务的效率，挖掘服务潜力，较好地满足用户需求。 3.建立自由获取系统，降低获取信息注意力成本
从某种程度而言，用户获取信息的自由度与信息机构为用户获取信息所提供的劳动存在一种反比关系。也就是说，用户获取信息的成本越低，意味着信息机构为此所付出的努力越大。从简单的手工操作到自动化操作再到数字化，其目的都是为了更好地为用户提供服务， 这个过程就是对用户获取信息自由的尊重和保障。信息服务机构对信息资源进行科学组织的能力，直接关系到用户获取信息的注意力成本，也直接关系到能否维护好信息获取自由权利的根本问题。信息机构对信息资源进行科学组织的目标是建立信息资源自由存取系统，这也是用户实现信息获取自由权的需要对信息机构提出的基本要求。信息服务机构建立信息资源自由存取系统，应该具备三方面的保障能力，即资源保障能力、用户保障能力和技术保障能力。这三方面的保障能力越强，用户鉴别和利用信息的时间成本就越少；也说明该自由存取系统的“自由度”越大，即信息机构在物质能力上维护用户信息获取自由权的能力越大。
4.提高信息素养， 降低获取信息成本和风险
信息素养是人们在信息认知、获取、利用、交流等方面所具备的比较稳定的、长期起作用的一种基本素质和能力，一般包括“信息意识、信息能力、信息道德”三方面内容。提高用户的信息素质，是防范信息资源获取侵权风险最根本的措施。用户评价、获取信息的能力不强或根本没有获取能力，那么其对信息的自由也得不到真正的保障，妨碍用户信息获取自由。因此，为了防范网络信息资源获取的风险，必须加强用户行为管理，通过对用户进行有效的培训，规范其利用信息的行为；通过宣传、教育等多种形式，帮助信息获取人员理解网络信息资源的价值和知识产权内容，提高其信息获取技术和技巧，减少获取信息的成本。另外，为了降低用户获取信息的成本和风险，信息服务机构应该挑选高素质的信息工作人员来承担信息资源组织和获取工作，防止因人员素质问题而造成不必要的损失。
5.打破信息垄断， 降低获取信息成本
信息垄断表现为多种形式，如行政垄断、行业垄断、超级企业垄断。信息垄断必然带来信息产品价格的垄断，提高公众获取信息的成本。政府应建立有效的防止信息垄断的机制和价格调节机制，通过建立有关的法律法规，促进政府信息的公开、公平和共享；降低用户获取信息的各种成本，以促进信息资源市场的高效运行。
4. 提高信息组织效益的对策
要想提高信息组织的效益，在开发利用信息资源的同时，还要努力提高信息组织的效益，笔者认为，可以采取以措施：
（1） 选择合理的信息收集方式
随着社会主义市场经济体制的形成和发展， 图书业也经历着重大变革。信息的存储方式也越来越多样化。不同类型不同内容的信息传递的渠道不同，获取的途径和方法也不一样，笔者认为主要的采集方式有①采购。即根据国内外公开发行的各种书目购买。②交换。利用本单位的出版物与其他单位的出版物进行交换，互相补充，以扩大信息的来源。③现场搜集。现场搜集不仅可以获得印刷型信息源，也可获得非印刷型信息源。④索取。对于尚未发表的信息资料，少数不公开发表的信息资料，以及已经发表但不够详细和全面的信息资料，根据需要与可能，不通过购买，而直接通信联系或直接去人联系取得。⑤检索。通过各种数据库、网络、联机和脱机检索系统获取所需要的信息。⑥复制。各信息机构经费有限，不可能将各种信息资料购全，有些原版资料也不可能购到，这就需要收集单位复制。上述改法不仅适用于信息机构，也适用于信息用户个人。
（2） 提高信息组织的人文服务质量
提高信息组织工作的人文服务质量， 就是信息组织人员在工作中为信息使用人员提供一种无微不至的人性化关怀，平时要进行调查，了解需要，为信息需求者提供及时准确的文献。服务人员在搜集信息的时候要考虑需求者的具体需要，这些，往往需要通过服务人员对的分析和判断，才能作出决定。这也要求服务人员具备各领域的知识，能够敏锐的辨别出有价值的信息，同时，也能对各领域的发展方向有大致了解，才能把握前沿信息。
（3） 利用热心的专家进行文献开发
离退休专家教授毕生从事教学科研工作，专业知识系统、扎实、丰富，相关专业知识广博，拥有丰硕的科研成果，对科研过程熟悉，对学科发展有一定预测能力。而且，离退休专家大多已没有子女拖累和会议约束，时间充裕，大都愿意从事一些力所能及的工作，以求得精神的寄托和人生价值的完善。因此，他们对于报酬不会太计较，甚至有一些专家还愿意义务劳动，为师生服务，并且，他们还能起到传帮带的作用，提高信息组织的中青年同志业务素质、专业知识和外语水平。
（4） 利用网络实现有序信息的共享，减少重复劳动
随着计算机网络的飞速发展，信息呈现爆炸式增长，同时，大量网络信息资源也实现了共享。对大量的无序信息经过收集、分析、整理后，实现信息的有序化后，利用网络实现信息资源共享，在方便自己利用信息的同时，也有利于他人获取信息。对于整个社会来说，节约了信息组织成本，在整体上提高信息的经济效益和社会效益。
（作者单位：中共济宁市委党校 ）
关键词 信息组织 成本效益分析 效益评估
以信息的搜集、存贮、加工、流通和服务为主要任务的信息组织，从其开始阶段就与社会、经济、政治紧密相联。信息组织不同于一般的物质生产部门，其最终目的是为企业和组织提供技术开发和决策经营信息，从而获取更大的经济效益，因此，在进行信息组织时，必然要对其成本和其所产生的效益进行分析，尽量降低成本，提高效益。
一、相关概念
（一）信息组织概述
信息组织，即信息序化或信息整序，也就是利用一定的科学规则和方法，通过对信息的外在特征和内容特征的描述和序化，实现无序信息流向有序信息流的转换，从而保证用户对信息的有效获取和利用及信息的有效流通和组合。
（二）信息成本效益概述
通过信息组织的成本——效益分析比较信息组织的投入与产出，从而评价信息组织的经济效益。因此，信息经济效益的评价首先必须确定成本项目、收益来源，然后在加以比较。
二、信息组织成本与效益构成
（一） 信息组织成本构成
信息组织的成本主要根据信息组织的收集、描述、揭示、存储等方面的资金耗费以及人力、能源的消耗和使用来确定。为了对其进行更好分析，可以从功能属性角度将其划分为：基础成本、附加成本、额外成本和储备成本。具体而言，包含以下要素：
1.开发成本。指在信息组织的分析、设计过程中的耗费，包括市场调研费、人力耗费等。
2.基础设施购买费。在信息组织建立之初对各种硬件设备的购买费用，可以说是一次性投入的物质耗费，作为固定资产而存在。
3.信息材料成本费。对信息活动中所需利用的信息资料的购买费用。
4.各种耗损费。在信息组织的运行过程中涉及的软、硬件耗损费用，主要包括：信息材料耗损费、物质材料耗损费、固定资产耗损、折旧费、通信费用等。
5.调研费用和咨询费用。包括上级部门委托或自身需要或接受外来委托所进行的调研、咨询过程中产生的耗费，也称业务费。
6.劳务费。包括职工工资、离退休人员工资及出差的差旅费等。
7.各种管理费。对人员的管理如职工医药费等福利措施以及对系统内部资源的维护与管理费用。
8.税金。向税务部门所缴纳的税额。
9.设备更新与购买费。指在提供信息时除基础设施之外的设备的购买与更新费。
（二）信息组织效益构成
信息组织的效益主要从创收和服务活动中获得，按其属性可分为固有收益，指能长期进行的产品服务或科研基金的申请。直接收益，从各种服务或信息产品销售中直接获得。间接收益，信息产品或服务的成果被再次利用产生的收益。具体有以下要素：
1.科研基金费即科学事业费。指进行科研后所获得的收入或上级部门直接拨款用于信息组织的自身建设费用。
2.信息组织人员进行技术开发的收入。包括人员开发出的成果带来的收入以及参加各种比赛所带来的收入等。
3.服务收入。接受用户委托所进行的信息服务收取的服务费，包括作为网络结点收取费用、接受咨询、检索等服务带来的收入。
4.生产经营收入。有的信息组织还兼作别的服务项目，如复印、打字、代译等带来的收入。有的还开展出版印刷、自行创刊等服务收入。
（三）信息获取的成本控制
1.“零成本”获取
信息资源的公共性和独占性是一对矛盾。该矛盾一方面体现为信息资源共享的社会诉求，另一方面又体现为投资人利益最大化的理性要求。信息资源“零成本”获取理论将是解决这一困境的理想工具，它是一种理想化的信息获取模式。对用户来说，希望尽量少花成本甚至不花成本就能获取所需信息。“零成本”信息获取模式的典型表现是信息“搭便车”现象，如不花成本的复制、窃听等，有时只是点击鼠标的成本。“零成本”信息获取模式存在侵权风险，主要表现在侵犯知识产权和隐私权风险。当今网络上有许多信息资源是无偿获取的，但也有许多信息资源要获得使用权后才能获取和使用，还有一些信息资源的使用权限很模糊，如“灰色”网络信息资源等。如果用户处理不当或越权使用，如没有及时付费、没有获得许可而获取等，就很有可能引发知识产权纠纷的风险。另外，互联网上有许多可以公开的信息，但也有一些个人和单位的隐私信息。用户通过网络获取信息资源时很有可能获取这些隐私信息，甚至造成不良影响，侵犯隐私权。如果信息服务机构对获取的隐私信息没有及时屏蔽或作相应的处理，并进行了传播，就有可能给信息服务机构带来侵犯隐私权的风险问题。因此，“零成本”信息获取固然理想，但存在侵权风险。
2.采取面向用户网络信息服务模式， 降低获取信息的时间成本
通过网络来传输信息，一方面单位数量信息的传输成本降低；另一方面，信息的传输成本直接与信息的数量相关，而不再与信息载体的数量相关；且信息的传输不受时空的限制，信息传输成本大大降低。网络信息服务更具有便捷性和时效性。用户可以在任何时间、地点享受到信息服务，实现全天候跨地域的信息服务。网络信息以高速度传输，更新淘汰周期短、变化快，因而其时效性是过去的传统信息资源不可比拟的。这极大地降低了用户的时间成本，并且使用户所获得的信息更加新颖和及时，更加具有价值。数字环境下整个信息服务业的服务体系在愈加细化，服务活动将日益围绕着以用户为中心、注重个性化服务的原则展开。以用户为中心指的是信息服务提供者将自身的一切工作围绕着用户这个中心展开，帮助客户实现价值，使客户的满意度最大化将是其全部努力的目标。
网络信息服务应具有针对性，信息服务机构应首先掌握用户的基本情况，建立与用户的有效联系与互动，以便及时正确地掌握用户的信息需求和对其服务效果的反馈。开展以用户为中心的网络信息服务，采取个性化信息服务模式能改善工作氛围，提高信息服务的效率，挖掘服务潜力，较好地满足用户需求。 3.建立自由获取系统，降低获取信息注意力成本
从某种程度而言，用户获取信息的自由度与信息机构为用户获取信息所提供的劳动存在一种反比关系。也就是说，用户获取信息的成本越低，意味着信息机构为此所付出的努力越大。从简单的手工操作到自动化操作再到数字化，其目的都是为了更好地为用户提供服务， 这个过程就是对用户获取信息自由的尊重和保障。信息服务机构对信息资源进行科学组织的能力，直接关系到用户获取信息的注意力成本，也直接关系到能否维护好信息获取自由权利的根本问题。信息机构对信息资源进行科学组织的目标是建立信息资源自由存取系统，这也是用户实现信息获取自由权的需要对信息机构提出的基本要求。信息服务机构建立信息资源自由存取系统，应该具备三方面的保障能力，即资源保障能力、用户保障能力和技术保障能力。这三方面的保障能力越强，用户鉴别和利用信息的时间成本就越少；也说明该自由存取系统的“自由度”越大，即信息机构在物质能力上维护用户信息获取自由权的能力越大。
4.提高信息素养， 降低获取信息成本和风险
信息素养是人们在信息认知、获取、利用、交流等方面所具备的比较稳定的、长期起作用的一种基本素质和能力，一般包括“信息意识、信息能力、信息道德”三方面内容。提高用户的信息素质，是防范信息资源获取侵权风险最根本的措施。用户评价、获取信息的能力不强或根本没有获取能力，那么其对信息的自由也得不到真正的保障，妨碍用户信息获取自由。因此，为了防范网络信息资源获取的风险，必须加强用户行为管理，通过对用户进行有效的培训，规范其利用信息的行为；通过宣传、教育等多种形式，帮助信息获取人员理解网络信息资源的价值和知识产权内容，提高其信息获取技术和技巧，减少获取信息的成本。另外，为了降低用户获取信息的成本和风险，信息服务机构应该挑选高素质的信息工作人员来承担信息资源组织和获取工作，防止因人员素质问题而造成不必要的损失。
5.打破信息垄断， 降低获取信息成本
信息垄断表现为多种形式，如行政垄断、行业垄断、超级企业垄断。信息垄断必然带来信息产品价格的垄断，提高公众获取信息的成本。政府应建立有效的防止信息垄断的机制和价格调节机制，通过建立有关的法律法规，促进政府信息的公开、公平和共享；降低用户获取信息的各种成本，以促进信息资源市场的高效运行。
4. 提高信息组织效益的对策
要想提高信息组织的效益，在开发利用信息资源的同时，还要努力提高信息组织的效益，笔者认为，可以采取以措施：
（1） 选择合理的信息收集方式
随着社会主义市场经济体制的形成和发展， 图书业也经历着重大变革。信息的存储方式也越来越多样化。不同类型不同内容的信息传递的渠道不同，获取的途径和方法也不一样，笔者认为主要的采集方式有①采购。即根据国内外公开发行的各种书目购买。②交换。利用本单位的出版物与其他单位的出版物进行交换，互相补充，以扩大信息的来源。③现场搜集。现场搜集不仅可以获得印刷型信息源，也可获得非印刷型信息源。④索取。对于尚未发表的信息资料，少数不公开发表的信息资料，以及已经发表但不够详细和全面的信息资料，根据需要与可能，不通过购买，而直接通信联系或直接去人联系取得。⑤检索。通过各种数据库、网络、联机和脱机检索系统获取所需要的信息。⑥复制。各信息机构经费有限，不可能将各种信息资料购全，有些原版资料也不可能购到，这就需要收集单位复制。上述改法不仅适用于信息机构，也适用于信息用户个人。
（2） 提高信息组织的人文服务质量
提高信息组织工作的人文服务质量， 就是信息组织人员在工作中为信息使用人员提供一种无微不至的人性化关怀，平时要进行调查，了解需要，为信息需求者提供及时准确的文献。服务人员在搜集信息的时候要考虑需求者的具体需要，这些，往往需要通过服务人员对的分析和判断，才能作出决定。这也要求服务人员具备各领域的知识，能够敏锐的辨别出有价值的信息，同时，也能对各领域的发展方向有大致了解，才能把握前沿信息。
（3） 利用热心的专家进行文献开发
离退休专家教授毕生从事教学科研工作，专业知识系统、扎实、丰富，相关专业知识广博，拥有丰硕的科研成果，对科研过程熟悉，对学科发展有一定预测能力。而且，离退休专家大多已没有子女拖累和会议约束，时间充裕，大都愿意从事一些力所能及的工作，以求得精神的寄托和人生价值的完善。因此，他们对于报酬不会太计较，甚至有一些专家还愿意义务劳动，为师生服务，并且，他们还能起到传帮带的作用，提高信息组织的中青年同志业务素质、专业知识和外语水平。
（4） 利用网络实现有序信息的共享，减少重复劳动
随着计算机网络的飞速发展，信息呈现爆炸式增长，同时，大量网络信息资源也实现了共享。对大量的无序信息经过收集、分析、整理后，实现信息的有序化后，利用网络实现信息资源共享，在方便自己利用信息的同时，也有利于他人获取信息。对于整个社会来说，节约了信息组织成本，在整体上提高信息的经济效益和社会效益。
（作者单位：中共济宁市委党校 ）