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摘要：高校外事档案是反映高校外事工作全貌的重要内容，随着高校国际交流的扩大而呈现新的特点。传统的外事档案管理已经难以适应新的工作需求。本文提出解决问题的策略，即建章立制，规范管理；加强培训，提高质量；充分利用，信息管理。
关键词：高校外事；外事档案；档案管理；人才交流
高校外事档案是指高校在与国外团体或个人在学术交往、科研合作、人才交流等合作中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。由于高校间交往不断加深，外事档案管理必须纳入外事工作计划和管理中。
传统的外事档案管理仅限于档案收集、整理、保管的管理模式，处于一种被动的、消极的状态，不能充分发挥档案的作用也不能充分体现档案的利用价值，时效性不强、信息滞后，没有与高校的外事工作同步，与外部大环境脱节。管理手段相对落后，没有完全走上信息化管理的轨道，已经不能适应当前高校外事工作领域的需要。高校外事档案管理工作的成功与否，对外事工作水平的提升、学校国内外的知名度、学校科研及教学、教职工和广大学生的全球意识均有一定影响，有时还会影响学校国际化发展战略。因此，应该把高校外事档案工作当做重要工作抓好，让外事档案成为记录、查阅、提供战略参考的重要材料。
一、 高校外事档案工作呈现的新特点
1. 高校外事档案内容多样化。随着高校对外合作与交流范围的扩大、层次的提高和形式的多样，外事档案内容呈现多样化。内容涉及：国外著名社会活动家、企业家、高校负责人的来访，学校各级领导的出访，外籍专家的聘用与管理，教师出国长、短期进修，举办或承办国际学术会议，开展国际科研合作，合作发表论文或著作，联合申请课题、联合建立研究机构，本科、硕士与博士等不同层次的中外合作办学、境外办学与建立孔子学院等。
2. 外事档案载体多元化。除了传统的纸质档案外，高校外事档案载体呈现多元化，如照片、光盘、胶片、录音带、录像带、缩微品、电子文件等不同载体的档案材料，还有荣誉证书、礼品、纪念品等实物。如何将各种载体的外事档案及时、完整、齐全地收集进馆，保持本校外事活动的历史真实原貌，已成为学校档案管理部门必须面对的紧迫问题。
3. 外事档案来源复杂化。以前，高校外事档案主要来源于学校外事部门，来源比较单一。随着我国对外开放和高校管理体制改革的深入，教师自费出国（境）人数大增，学校管理重心下移，院系级等二级单位外事活动的范围与数量也大增，各级各类学生的交流增加。因此，外事档案来源复杂化，除学校外事管理部门外，各学院、教务处、研究生院及出国（境）的师生个人都是外事档案的来源者。值得指出的是，当前多数高校的学院一级、师生个人的外事档案收集工作几乎是一个盲点。
二、 目前高校外事档案普遍存在的问题
管理外事档案管理不规范。由于高校教职员工的外事档案意识淡薄，业务不熟练、信息化管理滞后等导致外事档案形成、收集和管理过程中存在着许多不规范。主要体现在：
1. 管理混乱。国家教育部在高校外事工作的基本原则中规定：外事档案必须实行集中统一管理，确保完整系统、准确和安全、便于开发利用。而作为学校外事管理职能部门的外事办公室无疑将是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的各种外事文件材料收集、汇总、整理组卷，按规定向学校档案室移交。但在实际工作中往往是谁经手谁保管、无专人负责、无制度约束，损毁、丢失现象严重。许多文件材料分散在个人手中，形成了外事档案工作“一空二白”的局面，查阅极不方便，利用率不高。
2. 归档意识差。由于对外事档案的重视不够，高校各部门在对外交流过程中不从利用需求出发，而是从本部门或个人工作便利出发，有些甚至以保密为理由，不愿把自己手中的应归档的外事材料交给外事部门或档案室。尤其是在对外交流活动所产生的大量有保存价值的以磁性载体材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式的相片、录音、图表、光盘及相应的说明文字等材料，常常得不到及时归档。
3. 外事档案管理人员业务不熟。高校外事部门是外事档案的归口管理部门，可有的外事工作人员既不熟悉档案知识又没有经过档案专业培训，也就谈不上对外事档案进行规范整理、科学管理。如文件材料纸张不合格，书写不规范，没有文件目录，没有归档号，没有保管期限，没有案卷目录，并且数量不齐全，上交不及时，给使用带来许多不便。同时由于这些外事人员都是兼职档案管理人员，他们满足于传统的经验型的粗放式管理，重藏轻用，缺乏开拓进取的意识和动力，外事档案管理工作往往在低水平运行。
4. 外事档案管理手段落后。外事档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此关键在于如何更为有效地利用这种资源，这应该成为外事档案工作发展的目标之一。过去的外事档案管理时效性不强、信息滞后，与高校的外事工作难以同步，与外部大环境脱节。外事档案管理工作主要体现为简单的资料保管，而档案管理者更像是仓库保管员，仅进行基本的归档材料收集、整理与保管，工作上只是“你查我调”，处于一种被动的、消极的状态，不能充分发挥档案的作用及利用价值；档案管理手段落后，不能进行信息化管理，更不能开发利用。
三、 外事档案工作新策略
1. 建章立制，规范管理。严格执行国家教育部在高校外事工作方面的基本原则，实行集中统一管理，确保完整系统、准确和安全、便于开发和利用。外事管理者除意识到外事档案管理的重要性与艰巨性以外，还需要结合工作实际，建立相关管理制度，规范外事档案的整理、收集、分类、编研、使用，并加强档案工作者的制度化业务学习。
2. 加强培训，提高质量。外事工作的领导需要重视档案管理人才的培养和工作人员素质的提高。在新的形势下，外事档案管理人员应努力学习相关的档案学、文献学、统计学知识，具有现代化的管理思想、自动化的管理手段、专业化的知识水平和职业化的个人素养。在掌握情报收集、档案管理专业知识的基础上，学习和掌握现代办公技术和外语技能。
3. 充分利用，信息管理。为高校管理层分析和研究国际交流出现的新问题提供材料。高校外事档案管理部门应利用现有档案，结合从网络上获取的其他高校的经验，向高校管理层提出积极设想、开展调查研究、建立科学的评估监督体系、提高管理队伍能力和水平等一系列有助于解决问题的、具有参考性的建议。高校的外事档案应利用信息化的管理手段管理，充分利用现有的档案综合管理系统，将不同载体的档案存储于数据库中，经过加密处理，充分利用网络优势，实现内部资源共享，通过数据库进行查询访问。从而实现快捷、时效、准确、可靠、便利、多方位的信息服务，以满足新形势下高校外事工作的需要，进一步满足国内高校与国际高校间在教学、科研、人才交流等方面合作沟通的需要。
参考文献：
[1]郑平.新形势下的高校外事档案管理探讨.兰台世界[J],2006(10).
[2]蓝蕾.新形势下高校外事档案收集工作刍议.浙江档案[J],2006(11).
[3]邓羽.高校外事档案信息化管理.兰台世界[J],2006(1).
（桂林电子科技大学国际合作处）
关键词：高校外事；外事档案；档案管理；人才交流
高校外事档案是指高校在与国外团体或个人在学术交往、科研合作、人才交流等合作中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。由于高校间交往不断加深，外事档案管理必须纳入外事工作计划和管理中。
传统的外事档案管理仅限于档案收集、整理、保管的管理模式，处于一种被动的、消极的状态，不能充分发挥档案的作用也不能充分体现档案的利用价值，时效性不强、信息滞后，没有与高校的外事工作同步，与外部大环境脱节。管理手段相对落后，没有完全走上信息化管理的轨道，已经不能适应当前高校外事工作领域的需要。高校外事档案管理工作的成功与否，对外事工作水平的提升、学校国内外的知名度、学校科研及教学、教职工和广大学生的全球意识均有一定影响，有时还会影响学校国际化发展战略。因此，应该把高校外事档案工作当做重要工作抓好，让外事档案成为记录、查阅、提供战略参考的重要材料。
一、 高校外事档案工作呈现的新特点
1. 高校外事档案内容多样化。随着高校对外合作与交流范围的扩大、层次的提高和形式的多样，外事档案内容呈现多样化。内容涉及：国外著名社会活动家、企业家、高校负责人的来访，学校各级领导的出访，外籍专家的聘用与管理，教师出国长、短期进修，举办或承办国际学术会议，开展国际科研合作，合作发表论文或著作，联合申请课题、联合建立研究机构，本科、硕士与博士等不同层次的中外合作办学、境外办学与建立孔子学院等。
2. 外事档案载体多元化。除了传统的纸质档案外，高校外事档案载体呈现多元化，如照片、光盘、胶片、录音带、录像带、缩微品、电子文件等不同载体的档案材料，还有荣誉证书、礼品、纪念品等实物。如何将各种载体的外事档案及时、完整、齐全地收集进馆，保持本校外事活动的历史真实原貌，已成为学校档案管理部门必须面对的紧迫问题。
3. 外事档案来源复杂化。以前，高校外事档案主要来源于学校外事部门，来源比较单一。随着我国对外开放和高校管理体制改革的深入，教师自费出国（境）人数大增，学校管理重心下移，院系级等二级单位外事活动的范围与数量也大增，各级各类学生的交流增加。因此，外事档案来源复杂化，除学校外事管理部门外，各学院、教务处、研究生院及出国（境）的师生个人都是外事档案的来源者。值得指出的是，当前多数高校的学院一级、师生个人的外事档案收集工作几乎是一个盲点。
二、 目前高校外事档案普遍存在的问题
管理外事档案管理不规范。由于高校教职员工的外事档案意识淡薄，业务不熟练、信息化管理滞后等导致外事档案形成、收集和管理过程中存在着许多不规范。主要体现在：
1. 管理混乱。国家教育部在高校外事工作的基本原则中规定：外事档案必须实行集中统一管理，确保完整系统、准确和安全、便于开发利用。而作为学校外事管理职能部门的外事办公室无疑将是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的各种外事文件材料收集、汇总、整理组卷，按规定向学校档案室移交。但在实际工作中往往是谁经手谁保管、无专人负责、无制度约束，损毁、丢失现象严重。许多文件材料分散在个人手中，形成了外事档案工作“一空二白”的局面，查阅极不方便，利用率不高。
2. 归档意识差。由于对外事档案的重视不够，高校各部门在对外交流过程中不从利用需求出发，而是从本部门或个人工作便利出发，有些甚至以保密为理由，不愿把自己手中的应归档的外事材料交给外事部门或档案室。尤其是在对外交流活动所产生的大量有保存价值的以磁性载体材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式的相片、录音、图表、光盘及相应的说明文字等材料，常常得不到及时归档。
3. 外事档案管理人员业务不熟。高校外事部门是外事档案的归口管理部门，可有的外事工作人员既不熟悉档案知识又没有经过档案专业培训，也就谈不上对外事档案进行规范整理、科学管理。如文件材料纸张不合格，书写不规范，没有文件目录，没有归档号，没有保管期限，没有案卷目录，并且数量不齐全，上交不及时，给使用带来许多不便。同时由于这些外事人员都是兼职档案管理人员，他们满足于传统的经验型的粗放式管理，重藏轻用，缺乏开拓进取的意识和动力，外事档案管理工作往往在低水平运行。
4. 外事档案管理手段落后。外事档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此关键在于如何更为有效地利用这种资源，这应该成为外事档案工作发展的目标之一。过去的外事档案管理时效性不强、信息滞后，与高校的外事工作难以同步，与外部大环境脱节。外事档案管理工作主要体现为简单的资料保管，而档案管理者更像是仓库保管员，仅进行基本的归档材料收集、整理与保管，工作上只是“你查我调”，处于一种被动的、消极的状态，不能充分发挥档案的作用及利用价值；档案管理手段落后，不能进行信息化管理，更不能开发利用。
三、 外事档案工作新策略
1. 建章立制，规范管理。严格执行国家教育部在高校外事工作方面的基本原则，实行集中统一管理，确保完整系统、准确和安全、便于开发和利用。外事管理者除意识到外事档案管理的重要性与艰巨性以外，还需要结合工作实际，建立相关管理制度，规范外事档案的整理、收集、分类、编研、使用，并加强档案工作者的制度化业务学习。
2. 加强培训，提高质量。外事工作的领导需要重视档案管理人才的培养和工作人员素质的提高。在新的形势下，外事档案管理人员应努力学习相关的档案学、文献学、统计学知识，具有现代化的管理思想、自动化的管理手段、专业化的知识水平和职业化的个人素养。在掌握情报收集、档案管理专业知识的基础上，学习和掌握现代办公技术和外语技能。
3. 充分利用，信息管理。为高校管理层分析和研究国际交流出现的新问题提供材料。高校外事档案管理部门应利用现有档案，结合从网络上获取的其他高校的经验，向高校管理层提出积极设想、开展调查研究、建立科学的评估监督体系、提高管理队伍能力和水平等一系列有助于解决问题的、具有参考性的建议。高校的外事档案应利用信息化的管理手段管理，充分利用现有的档案综合管理系统，将不同载体的档案存储于数据库中，经过加密处理，充分利用网络优势，实现内部资源共享，通过数据库进行查询访问。从而实现快捷、时效、准确、可靠、便利、多方位的信息服务，以满足新形势下高校外事工作的需要，进一步满足国内高校与国际高校间在教学、科研、人才交流等方面合作沟通的需要。
参考文献：
[1]郑平.新形势下的高校外事档案管理探讨.兰台世界[J],2006(10).
[2]蓝蕾.新形势下高校外事档案收集工作刍议.浙江档案[J],2006(11).
[3]邓羽.高校外事档案信息化管理.兰台世界[J],2006(1).
（桂林电子科技大学国际合作处）