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[摘 要]社会在发展，时代在进步，二十一世纪伊始世界已经进入了互联网时代而随之的近些年我们有进入了云数据时代。云数据时代最大的特性就是各类信息的数据化。其中自然也包括且必然包括档案资料。档案资料的数据化在近几年一直在进行当中，不过由于我国进入数据化电子档案的时间较晚所以如今很多的档案还处于电子档案与纸质档案融合的状态，在这一状态下如何做好档案管理工作是一个严峻的问题。
[关键词]纸质档案；电子档案；档案管理；思考
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）27-0345-01
导言
传统档案管理一直采用纸质作为档案资料的载体进行记录，这种传统如果追寻起来甚至有了上千年的历史，然后自从人类社会进入全自动办公时代，档案的承载方式也有了改变从原来的纸质档案向电子档案转变，但是由于我国的人口繁密其档案的种类和类型也数不胜数这一转化过程变得非常缓慢而在此期间还存在着过渡问题，即纸质档案与电子档案共存时期的档案管理工作问题。
1 电子档案管理的产生和电子档案管理的优缺点
1.1 电子档案管理的产生
电子档案的产生是在信息技术及计算机技术高速发展的前提下应运而生的，符合时代社会发展的需要，电子档案可以改变原有傳统档案的记录方式，并通过简便的方式加以保存，在利用的过程中不需要再过费时，就能够在短时间内搜索到自己想要查找的信息资料，并通过计算机处理技术来完成信息的合成与使用，这是传统档案技术所不能比拟的。
1.2 电子档案管理的优缺点
电子档案作为信息技术也计算机技术结合的产物主要由以下优点：电子档案可以把文件的多媒体性体现出来，可以更加形象地展现文件所要表达的内容，方便读者可以更好的理解文件内容，而且电子档案的储存空间小，信息量大，还能够长期保存，便于复制、传送；电子档案可以使读者阅读更加方面，便于查找读者所需内容。电子档案也有其缺点：电子档案的载体主要是光盘、磁盘、磁带，这些载体具有不稳定性，寿命较短，容易被氧化，或者背化学试剂破坏；电子档案是在信息技术与计算机技术结合的基础上产生的所以电子档案很依赖计算机，没有计算机就不能够建立电子阅读档案；电子档案容易遭到更改，或者遭到电脑病毒入侵，所以电子档案的安全性不高；电子档案的保存比较困难，容易受到灰尘、磁场、温度等破坏。
2 纸质档案管理的独特价值及弊端
2.1 纸质档案管理的独特价值
纸质档案存储的真实性是电子档案存储所不具备的一个优点，读者在进行查阅过程中可以真实感受到纸质档案记录的真实性，但是纸质档案存储的时间要受到自身条件的影响，相比较电子档案存储，纸质的寿命要短一些，而容易被人更改信息资料，使得数据的准确性就会大为的降低。在提供参考数据的同时会引起人们的质疑。但电子档案存储也存在诸多的弊端，容易受到电磁干扰，存储过程中一旦出现此问题就容易发生数据丢失的现象，难以保存但整个电子档案的存储时间却很长。
2.2 纸质档案管理的弊端
虽然纸质档案有如此多的优点但是不乏也有一些缺点：第一，纸质档案的保存条件要求比较严格，纸质档案的载体是纸张，纸张的主要成分是纤维素。在酸碱的化学试剂作用下容易遭到破坏。第二，纸质档案在储存上占用空间大，存储的设备需要购买，费用较大，进而加大了存储成本。
3 电子档案和纸质档案并存时期的档案管理措施
信息化进程的不断加快，在档案管理的过程中也开始利用电子技术来完成，通过信息化网络平台的建立，可以实现对档案信息的有效管理。在对电子档案和纸质档案进行管理的过程中，会采用不同的管理模式，把握好二者之间的联系和区别，使其完美的结合，更好地为档案管理事业服务，具体有以下几点要求。
3.1 同步归档工作
在对纸质的档案资料进行收集时，要先把纸质的档案进行归档，在利用网络技术收集信息时，要先进行有效的审核，但是也要及时归档。不管是电子档案还是纸质档案，在进行归档时都要根据相关的要求进行，对符合要求的档案进行归档处理，在对电子档案进行归档时，要先把其存入到指定的硬盘当中，然后做好相应的标记。
3.2 同步整理工作
要保证档案管理工作有效的进行，在整理的过程中就要选择折中的方法，把电子档案和纸质档案进行同步整理，因为二者之间都具有档案的共同特点，档案号也是一致的，所以在信息的录入上也是剧本相同的，所以完全可以使用合二为一的方法，同时对电子档案和纸质档案进行整理，这样就可以实现整理纸质档案的同时也完成了对电子档案的归档工作。
3.3 同步鉴定工作
对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。
3.4 同步利用
在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。
4 加快档案管理工作人员的知识结构变革
加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才是共存期档案工作最根本的对策。由于电子档案的来源广泛，档案人员要对电子档案生成的全程监控，就必须具备良好的计算机知识。现在不少单位的计算机技术人员不了解档案，档案管理人员不懂计算机技术，这就要求档案工作者加强学习，更新知识，提高电子档案的管理能力，做好开放教育电子档案的管理工作。
结束语
纸质档案与电子档案并存时期的档案管理工作还是十分艰巨的，但是同样也是一个相对缓慢的缓冲期，能让档案管理慢慢适应电子档案的普及与使用，也能让纸质档案转化为电子档案的时间更加充裕，避免人为错误的增多。
参考文献
[1] 陈子丹.近年来我国电子文件定义评述[J].档案，2015（5）.
[2] 冯惠玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案，2015（12）.
[3] 李红梅.电子档案与纸质档案保管上的差异及电子档案安全性管理[J].青海电力，2016（4）.
[4] 陈永生，苏焕宁，杨茜茜，等.电子政务系统中的档案管理：安全保障[J].档案学研究，2015（4）.
[关键词]纸质档案；电子档案；档案管理；思考
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）27-0345-01
导言
传统档案管理一直采用纸质作为档案资料的载体进行记录，这种传统如果追寻起来甚至有了上千年的历史，然后自从人类社会进入全自动办公时代，档案的承载方式也有了改变从原来的纸质档案向电子档案转变，但是由于我国的人口繁密其档案的种类和类型也数不胜数这一转化过程变得非常缓慢而在此期间还存在着过渡问题，即纸质档案与电子档案共存时期的档案管理工作问题。
1 电子档案管理的产生和电子档案管理的优缺点
1.1 电子档案管理的产生
电子档案的产生是在信息技术及计算机技术高速发展的前提下应运而生的，符合时代社会发展的需要，电子档案可以改变原有傳统档案的记录方式，并通过简便的方式加以保存，在利用的过程中不需要再过费时，就能够在短时间内搜索到自己想要查找的信息资料，并通过计算机处理技术来完成信息的合成与使用，这是传统档案技术所不能比拟的。
1.2 电子档案管理的优缺点
电子档案作为信息技术也计算机技术结合的产物主要由以下优点：电子档案可以把文件的多媒体性体现出来，可以更加形象地展现文件所要表达的内容，方便读者可以更好的理解文件内容，而且电子档案的储存空间小，信息量大，还能够长期保存，便于复制、传送；电子档案可以使读者阅读更加方面，便于查找读者所需内容。电子档案也有其缺点：电子档案的载体主要是光盘、磁盘、磁带，这些载体具有不稳定性，寿命较短，容易被氧化，或者背化学试剂破坏；电子档案是在信息技术与计算机技术结合的基础上产生的所以电子档案很依赖计算机，没有计算机就不能够建立电子阅读档案；电子档案容易遭到更改，或者遭到电脑病毒入侵，所以电子档案的安全性不高；电子档案的保存比较困难，容易受到灰尘、磁场、温度等破坏。
2 纸质档案管理的独特价值及弊端
2.1 纸质档案管理的独特价值
纸质档案存储的真实性是电子档案存储所不具备的一个优点，读者在进行查阅过程中可以真实感受到纸质档案记录的真实性，但是纸质档案存储的时间要受到自身条件的影响，相比较电子档案存储，纸质的寿命要短一些，而容易被人更改信息资料，使得数据的准确性就会大为的降低。在提供参考数据的同时会引起人们的质疑。但电子档案存储也存在诸多的弊端，容易受到电磁干扰，存储过程中一旦出现此问题就容易发生数据丢失的现象，难以保存但整个电子档案的存储时间却很长。
2.2 纸质档案管理的弊端
虽然纸质档案有如此多的优点但是不乏也有一些缺点：第一，纸质档案的保存条件要求比较严格，纸质档案的载体是纸张，纸张的主要成分是纤维素。在酸碱的化学试剂作用下容易遭到破坏。第二，纸质档案在储存上占用空间大，存储的设备需要购买，费用较大，进而加大了存储成本。
3 电子档案和纸质档案并存时期的档案管理措施
信息化进程的不断加快，在档案管理的过程中也开始利用电子技术来完成，通过信息化网络平台的建立，可以实现对档案信息的有效管理。在对电子档案和纸质档案进行管理的过程中，会采用不同的管理模式，把握好二者之间的联系和区别，使其完美的结合，更好地为档案管理事业服务，具体有以下几点要求。
3.1 同步归档工作
在对纸质的档案资料进行收集时，要先把纸质的档案进行归档，在利用网络技术收集信息时，要先进行有效的审核，但是也要及时归档。不管是电子档案还是纸质档案，在进行归档时都要根据相关的要求进行，对符合要求的档案进行归档处理，在对电子档案进行归档时，要先把其存入到指定的硬盘当中，然后做好相应的标记。
3.2 同步整理工作
要保证档案管理工作有效的进行，在整理的过程中就要选择折中的方法，把电子档案和纸质档案进行同步整理，因为二者之间都具有档案的共同特点，档案号也是一致的，所以在信息的录入上也是剧本相同的，所以完全可以使用合二为一的方法，同时对电子档案和纸质档案进行整理，这样就可以实现整理纸质档案的同时也完成了对电子档案的归档工作。
3.3 同步鉴定工作
对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。
3.4 同步利用
在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。
4 加快档案管理工作人员的知识结构变革
加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才是共存期档案工作最根本的对策。由于电子档案的来源广泛，档案人员要对电子档案生成的全程监控，就必须具备良好的计算机知识。现在不少单位的计算机技术人员不了解档案，档案管理人员不懂计算机技术，这就要求档案工作者加强学习，更新知识，提高电子档案的管理能力，做好开放教育电子档案的管理工作。
结束语
纸质档案与电子档案并存时期的档案管理工作还是十分艰巨的，但是同样也是一个相对缓慢的缓冲期，能让档案管理慢慢适应电子档案的普及与使用，也能让纸质档案转化为电子档案的时间更加充裕，避免人为错误的增多。
参考文献
[1] 陈子丹.近年来我国电子文件定义评述[J].档案，2015（5）.
[2] 冯惠玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案，2015（12）.
[3] 李红梅.电子档案与纸质档案保管上的差异及电子档案安全性管理[J].青海电力，2016（4）.
[4] 陈永生，苏焕宁，杨茜茜，等.电子政务系统中的档案管理：安全保障[J].档案学研究，2015（4）.