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随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好这些生动、形象的特殊载体档案，对声像档案管理情况调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理已经严重滞后于档案工作的整体发展水平。
一、声像档案管理存在的问题
（一）认识上的误区
调查中发现摄录人员存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案，误以为只有上级来文、红头文件才是档案；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。
（二）档案管理问题
１、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理。调查中只有少数单位制定了相应的声像档案管理制度，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着３种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交；二是各科室一年一次移交档案室；三是由科室分散保管或个人保存。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
２、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片、底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近２０％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。
３、保管条件差，声像档案难以长久保存。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求，不利于声像档案的长久保存和利用。
4、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏。区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整歸档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅。
5、声像档案流失严重。一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、做好声像档案管理工作应着重解决的几个问题
（一）加强宣传，提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。
（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
各立档单位要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交，在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，以确保声像档案归档质量。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放。其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等，录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合实际，各立档单位要全面出击，采取多种形式收集。主要有：通过正常移交接收；重点单位、重点科室重点收集；重点人物（摄录人员）直接征集；广泛的社会征集。
（作者单位：大兴安岭塔河县文体局）
一、声像档案管理存在的问题
（一）认识上的误区
调查中发现摄录人员存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案，误以为只有上级来文、红头文件才是档案；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。
（二）档案管理问题
１、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理。调查中只有少数单位制定了相应的声像档案管理制度，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着３种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交；二是各科室一年一次移交档案室；三是由科室分散保管或个人保存。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
２、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片、底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近２０％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。
３、保管条件差，声像档案难以长久保存。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求，不利于声像档案的长久保存和利用。
4、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏。区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整歸档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅。
5、声像档案流失严重。一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、做好声像档案管理工作应着重解决的几个问题
（一）加强宣传，提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。
（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
各立档单位要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交，在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，以确保声像档案归档质量。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放。其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等，录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合实际，各立档单位要全面出击，采取多种形式收集。主要有：通过正常移交接收；重点单位、重点科室重点收集；重点人物（摄录人员）直接征集；广泛的社会征集。
（作者单位：大兴安岭塔河县文体局）