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企业电子邮件归档的四大理由
无论是公司间的业务往来，还是个人间的情感传递，电子邮件已经成了很多人生活中的一部分，不是吗？
可是一天几十甚至上百封的电子邮件，哪些要删除，哪些要长期保留，都要花费不少时间和精力。如果再遇上病毒、黑客或者让人不厌其烦的垃圾邮件，又该如何是好？只有整合式保护才能让电子邮件的使用更方便、快捷和安全。
过去几年中，Email逐渐成为商务通信的主要手段。市场研究公司Gartner调研表明，企业中97%的通信都通过Email完成。而另一家研究公司Osterman Research的报告称，目前79%的企业把Email作为行政批复或商业采购的书面确认形式。
由于Email已成为具有法律效力的商务文件的电子版本，通过Email形式传达的信息就成为一个商业记录，就必须依据相关的法规或公司政策被长期保留。实际上，西方国家为保护个人隐私、加强企业治理和商业道德的法律法规已经建立，如Sarbanes-Oxley Act(萨班斯法案)、Gramm-Leach Bliley Act和Freedom of Information Act(信息自由法案)等，它们都对企业邮件记录的保留提出了严谨而苛刻的要求。
什么是Email归档
Email归档是指为满足法规遵从和公司运作的需要，把Email安全保存在一个非主业务的存储系统中。真正意义上的Email归档系统能把所有收到或发出的电子邮件中的内容和附件自动提取并建立索引后，把邮件信息以只读的形式保存，确保归档记录的绝对完整性和真实性。
较好的Email动态归档解决方案能让企业对所有电子邮件进行集中存储、访问和保护，这样能防止邮件被终端用户或管理员有意或无意地删除。同时，当有法律诉讼请求时，Email归档也能消除在每台用户终端电脑中查找相关记录的麻烦。
目前46%的企业用备份磁带库归档电子邮件。必须指出，备份与归档的目的是有区别的。备份用于系统故障或灾难发生时的数据恢复，而归档在保护数据安全的基础上能随时随地获取它。因此，Email归档系统都应配备高级搜索和调用功能。要在许多磁带中人工查找几条电子记录如同大海捞针，其代价也是巨大的。例如，在Murphy Oil USA和Flour Daniel的一起法律纠纷中，法庭要求被告方把备份在93盘磁带中的Email恢复并打印出来，仅这一项工作就花费了630万美元。
Email归档的理由
有四个主要原因使企业必须建立完整的Email归档系统，即法规遵从、法律支持、存储管理、知识管理。
1.法规遵从
法规遵从是Email归档需求最主要的驱动因素。估计在世界范围内已制定了超过1万个相关公司法案，对未遵从的企业的处罚也越来越严厉。例如，2004年3月，美洲银行(Bank of America)由于未按照既定法规保存Email记录，且未能及时提交所要求的信息，而被美国证监会(SEC)处以1000万美元的罚款。
虽然不同的行业，如银行、证券、医疗、药物、政府部门等制定的法规不尽相同，但相关企业运作的所有记录，如员工和客户资料、内部和外部通信、财务信息等，都在法规监管范围内。
所有法规有以下三个主要的共同点。
● 数据真实性：数据必须以其刚产生时的状态和形式保存，不得被更改或删除。
● 数据安全性：必须建立安全机制以防范一切非授权访问或破坏数据的可能性。
● 可审计性：当授权机构需要获取数据时，能够以最快地速度获得。
2.法律支持
许多公司在运作中都会遇到一些法律诉讼，如果不能及时提供法庭要求的有效证据，则会承担败诉或巨额罚款的风险。但是，公司的文档(包括Email)通常散落在各员工的桌面电脑、笔记本电脑、PDA以及多个服务器和备份磁带中，要及时找到相关的资料证据极其困难。而且，任何设备的故障都可能导致重要数据的丢失或损坏。无论有意或无意地销毁证据都会被法庭认为是一种犯罪行为。烟草巨头Philip Morris由于销毁了须提交法庭的重要的邮件而被处以275万美元的罚款。可见，为能轻松应对法律诉讼，提交相关证据，建立一套完整而有效的Email归档系统是必不可少的。
3.存储管理
据Osterman Research的统计，Email及其附件的存储空间以每年37%的速度增长，这给企业在存储设备和管理上的投入带来较大的负担。但是，给员工邮箱设置空间限制并不是一个有效的方法。除了影响员工的效率外，还错误地驱使员工为新邮件获得空间而删除重要邮件。
有效的Email归档系统能够在很大程度上减轻存储管理的开支和负担。除了把Email记录集中存储外，通过压缩和重复数据消除的方式还可极大地节省存储空间。而且，邮件一经产生便被自动归档，能够让用户随时清理邮箱而不必担心意外删除重要的邮件。如果用户能够通过中心Email归档系统直接访问邮件，那就不必在本地保存巨大的PST文件。通常PST文件所占的存储空间是一般Email归档系统的2~5倍。
4.知识管理
企业的Email系统实际上是个巨大的知识库。Email归档提供适当的知识管理工具，如信息归类、高级检索和调用功能，能让用户快速查找并获取大量有价值的商业信息，能显著提高生产率和决策效率。
Email归档系统必须具备六大功能
● 最少的用户干预/自动化：公司邮件必须被自动归档，几乎没有人为干预，以保证其完整性和真实性。
● 记录索引和查找：归档的邮件内容和附件能够被索引和贴标签，并包含一个强大的搜索引擎，这样在审计和公司诉讼过程中能够最快地找到相关记录，对知识库管理也颇有益处。
● 数据保留政策控制：归档系统须能够让公司灵活设定归档的政策，以满足不同法规对数据保留的不同要求。比如，对特定用户组的邮箱和邮件进行归档，对特定邮件设置保存期限，自动把垃圾邮件排除在归档系统之外等。
● 万无一失的安全机制：Email归档系统能够在任何情况下防止记录的丢失、损坏或非法使用，确保记录的真实性。同时，归档系统有灵活且严格设定访问权限的功能。
● 用户和管理访问：能让授权的用户轻松地从中心知识库里提取信息，提高生产效率。同时，能让相关管理人员不依赖IT人员的帮助，也能取得法规遵从所需要的资料。
● 支持多邮件平台：Email归档系统应能支持所有的主流邮件平台，符合标准化要求。
存储市场中的Email归档系统
近年来，内容寻址存储(Content Addressed Storage，CAS)已成为Email归档系统的主流。国外具代表性的产品有EMC公司的Centera和HP公司的RISS，但这些产品高昂的价格和服务成本让大多数公司望而却步。
国内市场中，谷数科技公司(www.ceresdata.com)推出了D-Mesh固定内容存储集群，成为第一家提供CAS存储的本土企业。相比其他厂商的CAS产品，D-Mesh在技术先进性、性能和可靠性方面都有显著的提升，成为Email归档非常理想的解决方案。
D-Mesh高效率的重复数据删除功能极大地提高了资源利用率。它的WORM(一次写入，多次读取)功能能够灵活实现各种法规的遵从，杜绝数据被修改、删除和非法使用的可能，严格保护数据的完整性和真实性。D-Mesh系统具有极高的可靠性，能在多个组件(硬盘或节点)同时损坏的情况下保护数据，且不影响系统的正常运行。而且，D-Mesh全球首创地将基于文本和内容的多媒体搜索引擎内嵌于分布式集群存储体系，帮助用户更方便、高效地查询和管理迅速增长的Email信息，充分挖掘其商业、法律和行政价值。
无论是公司间的业务往来，还是个人间的情感传递，电子邮件已经成了很多人生活中的一部分，不是吗？
可是一天几十甚至上百封的电子邮件，哪些要删除，哪些要长期保留，都要花费不少时间和精力。如果再遇上病毒、黑客或者让人不厌其烦的垃圾邮件，又该如何是好？只有整合式保护才能让电子邮件的使用更方便、快捷和安全。
过去几年中，Email逐渐成为商务通信的主要手段。市场研究公司Gartner调研表明，企业中97%的通信都通过Email完成。而另一家研究公司Osterman Research的报告称，目前79%的企业把Email作为行政批复或商业采购的书面确认形式。
由于Email已成为具有法律效力的商务文件的电子版本，通过Email形式传达的信息就成为一个商业记录，就必须依据相关的法规或公司政策被长期保留。实际上，西方国家为保护个人隐私、加强企业治理和商业道德的法律法规已经建立，如Sarbanes-Oxley Act(萨班斯法案)、Gramm-Leach Bliley Act和Freedom of Information Act(信息自由法案)等，它们都对企业邮件记录的保留提出了严谨而苛刻的要求。
什么是Email归档
Email归档是指为满足法规遵从和公司运作的需要，把Email安全保存在一个非主业务的存储系统中。真正意义上的Email归档系统能把所有收到或发出的电子邮件中的内容和附件自动提取并建立索引后，把邮件信息以只读的形式保存，确保归档记录的绝对完整性和真实性。
较好的Email动态归档解决方案能让企业对所有电子邮件进行集中存储、访问和保护，这样能防止邮件被终端用户或管理员有意或无意地删除。同时，当有法律诉讼请求时，Email归档也能消除在每台用户终端电脑中查找相关记录的麻烦。
目前46%的企业用备份磁带库归档电子邮件。必须指出，备份与归档的目的是有区别的。备份用于系统故障或灾难发生时的数据恢复，而归档在保护数据安全的基础上能随时随地获取它。因此，Email归档系统都应配备高级搜索和调用功能。要在许多磁带中人工查找几条电子记录如同大海捞针，其代价也是巨大的。例如，在Murphy Oil USA和Flour Daniel的一起法律纠纷中，法庭要求被告方把备份在93盘磁带中的Email恢复并打印出来，仅这一项工作就花费了630万美元。
Email归档的理由
有四个主要原因使企业必须建立完整的Email归档系统，即法规遵从、法律支持、存储管理、知识管理。
1.法规遵从
法规遵从是Email归档需求最主要的驱动因素。估计在世界范围内已制定了超过1万个相关公司法案，对未遵从的企业的处罚也越来越严厉。例如，2004年3月，美洲银行(Bank of America)由于未按照既定法规保存Email记录，且未能及时提交所要求的信息，而被美国证监会(SEC)处以1000万美元的罚款。
虽然不同的行业，如银行、证券、医疗、药物、政府部门等制定的法规不尽相同，但相关企业运作的所有记录，如员工和客户资料、内部和外部通信、财务信息等，都在法规监管范围内。
所有法规有以下三个主要的共同点。
● 数据真实性：数据必须以其刚产生时的状态和形式保存，不得被更改或删除。
● 数据安全性：必须建立安全机制以防范一切非授权访问或破坏数据的可能性。
● 可审计性：当授权机构需要获取数据时，能够以最快地速度获得。
2.法律支持
许多公司在运作中都会遇到一些法律诉讼，如果不能及时提供法庭要求的有效证据，则会承担败诉或巨额罚款的风险。但是，公司的文档(包括Email)通常散落在各员工的桌面电脑、笔记本电脑、PDA以及多个服务器和备份磁带中，要及时找到相关的资料证据极其困难。而且，任何设备的故障都可能导致重要数据的丢失或损坏。无论有意或无意地销毁证据都会被法庭认为是一种犯罪行为。烟草巨头Philip Morris由于销毁了须提交法庭的重要的邮件而被处以275万美元的罚款。可见，为能轻松应对法律诉讼，提交相关证据，建立一套完整而有效的Email归档系统是必不可少的。
3.存储管理
据Osterman Research的统计，Email及其附件的存储空间以每年37%的速度增长，这给企业在存储设备和管理上的投入带来较大的负担。但是，给员工邮箱设置空间限制并不是一个有效的方法。除了影响员工的效率外，还错误地驱使员工为新邮件获得空间而删除重要邮件。
有效的Email归档系统能够在很大程度上减轻存储管理的开支和负担。除了把Email记录集中存储外，通过压缩和重复数据消除的方式还可极大地节省存储空间。而且，邮件一经产生便被自动归档，能够让用户随时清理邮箱而不必担心意外删除重要的邮件。如果用户能够通过中心Email归档系统直接访问邮件，那就不必在本地保存巨大的PST文件。通常PST文件所占的存储空间是一般Email归档系统的2~5倍。
4.知识管理
企业的Email系统实际上是个巨大的知识库。Email归档提供适当的知识管理工具，如信息归类、高级检索和调用功能，能让用户快速查找并获取大量有价值的商业信息，能显著提高生产率和决策效率。
Email归档系统必须具备六大功能
● 最少的用户干预/自动化：公司邮件必须被自动归档，几乎没有人为干预，以保证其完整性和真实性。
● 记录索引和查找：归档的邮件内容和附件能够被索引和贴标签，并包含一个强大的搜索引擎，这样在审计和公司诉讼过程中能够最快地找到相关记录，对知识库管理也颇有益处。
● 数据保留政策控制：归档系统须能够让公司灵活设定归档的政策，以满足不同法规对数据保留的不同要求。比如，对特定用户组的邮箱和邮件进行归档，对特定邮件设置保存期限，自动把垃圾邮件排除在归档系统之外等。
● 万无一失的安全机制：Email归档系统能够在任何情况下防止记录的丢失、损坏或非法使用，确保记录的真实性。同时，归档系统有灵活且严格设定访问权限的功能。
● 用户和管理访问：能让授权的用户轻松地从中心知识库里提取信息，提高生产效率。同时，能让相关管理人员不依赖IT人员的帮助，也能取得法规遵从所需要的资料。
● 支持多邮件平台：Email归档系统应能支持所有的主流邮件平台，符合标准化要求。
存储市场中的Email归档系统
近年来，内容寻址存储(Content Addressed Storage，CAS)已成为Email归档系统的主流。国外具代表性的产品有EMC公司的Centera和HP公司的RISS，但这些产品高昂的价格和服务成本让大多数公司望而却步。
国内市场中，谷数科技公司(www.ceresdata.com)推出了D-Mesh固定内容存储集群，成为第一家提供CAS存储的本土企业。相比其他厂商的CAS产品，D-Mesh在技术先进性、性能和可靠性方面都有显著的提升，成为Email归档非常理想的解决方案。
D-Mesh高效率的重复数据删除功能极大地提高了资源利用率。它的WORM(一次写入，多次读取)功能能够灵活实现各种法规的遵从，杜绝数据被修改、删除和非法使用的可能，严格保护数据的完整性和真实性。D-Mesh系统具有极高的可靠性，能在多个组件(硬盘或节点)同时损坏的情况下保护数据，且不影响系统的正常运行。而且，D-Mesh全球首创地将基于文本和内容的多媒体搜索引擎内嵌于分布式集群存储体系，帮助用户更方便、高效地查询和管理迅速增长的Email信息，充分挖掘其商业、法律和行政价值。