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在企业办公室的工作中，公文处理是一项非常重要的内容，是上传下达、联系各方的重要工具。公文处理水平不仅直接体现办公室文字处理能力、工作质量和服务水平，公文质量更是代表了企业的公务文书水平。同时，公文具有法定的权威性和行政约束力，那么在公文处理工作中就要确保公文的规范性和严肃性。然而，目前一些企事业单位办公室在公文处理的过程中却存在各种的问题。一部分企事业单位对公文处理工作的重要性认识不够，未建立完善的制度体系，处理过程不规范，且公文处理的整个过程缺乏严格的监管，再加上公文制发审核把关不严导致的格式要素等不规范，影响了办文办事效率和工作质量。基于这一现状，企事业单位都应该重视并加强公文处理工作的规范性，完善办公室公文处理的制度体系并且严格把控整个流程，确保领导和员工都能严格执行制度，自觉维护公文的规范性和严肃性，实现提高企事业单位办事效率的最终目的。
一、企事业单位公文处理中的问题
（一）公文处理程序不够严谨和规范
有些单位往往没有严格按照正确规范的流程进行收文处理，对于有些重要的环节有所忽视或者不能准确办理，从而容易造成相关工作出现滞后、错办或者漏办，文件精神未传达落实到位等问题，甚至给企业的运营和管理带来不利影响。各单位对收到公文的办理，应该有一套非常严谨的程序，具体包括了签收、登记及初审、拟办、分办、承办、传阅、催办督办、答复、归档几个环节。清晰的流程是办公室的公文处理过程迅速高效的保证，对于企业单位上下级顺利沟通，上级策略能够顺利传达到基层岗位起着重要的作用。
其中比较容易出错的拟办和分办环节需要办公室根据公文内容及领导和部门职责划分提出处置意见，确保公文处理的准确性;容易被忽视的催办和督办环节一定不能省掉，在公文传送和办理过程中，要及时跟踪做好催督办，确保公文处理的及时性;归档这一步是最容易被大家忽略，但是却作用重大的一个环节，文书人员应及时整理已处理完毕的公文，按照时间或事件等一定的方式将文件分类归档，交档案部门保存，以便查阅。
另外，由于缺乏对公文处理工作的过程监管，没有建立基本的考核体系和处罚标准，导致有些领导和相关部门对公文处理工作不够重视和配合，文书人员没有做好沟通协调和过程把控，以致出现公文不能及时处理导致上级督办、下级催办的现象，影响了工作质量和办事效率。同时，办公室催办督办也没有做到尽力尽责，导致拖延的状况迟迟无法解决，上下级的策略实施出现脱节。有的单位办公室在文件归档的过程中没有按照规定将公文及时完整移交档案室，导致公文存储混乱，查阅不便等情况时有发生，给企业档案管理工作造成阻碍。
（二）公文处理效率较低
除了公文处理过程不够规范之外，企业办公室中公文处理速度慢，效率低的现象也屡见不鲜。而这一问题大部分情况下是由于办公室人员的专业素质不够导致的。一方面，企业办公室的文书自身对于相关的规章制度学习掌握不透彻，同时对自己也缺乏严格的要求，不能做到不斷学习提升自己。导致在面对国家颁布的公文处理的新要求，新制度时，企业虽然迅速制定修改了相关的规定，但是办公室没有及时组织全员进行宣贯学习，员工却做不到及时跟进改变，只能仍然按照老路子处理。这就造成了各个部门之间的脱节，影响了整体办公的效率。另一方面，员工虽然自身的专业素质不差，但是由于企业对于公文处理这一部分缺乏应有的重视，导致办公室员工在面对工作时态度轻慢，拖慢公文处理的整个流程，导致了企业的具体指令策略传达速度慢，内容传达不到位，影响企业的运行。
（三）公文格式要素不规范
各企事业单位制发的公文有都各自标准的格式，但是也存在格式不规范、要素不完整、文种错误、标题不准确等问题。而正式的公文在格式上有着严格的要求，标题和正文要内容准确、要语言精练，其他各要素要规范完整。2012年中共中央办公厅、国务院办公厅颁发了《党政机关公文处理工作条例》（简称《新条例》），并于2012年7月1日起实施，《新条例》将1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》进行了合并和修订，在公文种类和格式上有了较大修订。《新条例》中，从公文种类来看，可以分为15个文种，包括决议、决定、命令（令）、 公报、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要。在公文部分要素的规范形式上，也提出了新的要求，如版头部分，上行文、平行文、下行文发文机关标志统一调整为上边缘至版心上边缘35mm;公文成文日期由大写修改为阿拉伯数字，成文日期上有发文单位署名。而从公文的具体书写上来看，格式上的新要求主要是标题，标点，附件这三个方面。公文的标题必须表明企事业单位的具体名称，公文的标点要求则主要体现在标题上，在标题中除了必要的书名号之外，一般不用标点符号。同时标题的用语应该尽可能做到简练，一般不要出现“关于贯彻关于……”或“通知的通知”这类赘述。在公文的附件中要说明位置标注。公文如有附件，在正文下空一行左空两格，用3号仿宋字体标示“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，且附件名称后不加标点符号。如果附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。但是很多企事业单位没有及时对各自企业公文处理办法进行相应修订，或修订不完善，仍沿用原来的处理流程和格式，或新旧格式混用，以致出现公文格式混乱、文种错误等问题，影响了企业公文质量。
还有的单位对公文起草和内容审核把关不严，出现“请示”和“报告”不分、文种混淆使用、多个问题放在一个请示文件中、向上级领导个人报送请示文件的现象。一方面无法准确地上报所需请示的工作，另一方面不利于上级单位准确快速地作出批复。各企事业单位在报送请示文件时，一定要遵循一文一事原则。向上级单位请求指示、批准的工作用 “请示”文种，向上级机关或有关主管部门汇报工作、反映情况、提出建议、请求备案，答复上级机关的询问用“报告”文种，“报告”不得夹带请示事项。一般不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 二、规范处理办公室公文的措施
（一）严格把控办公室公文处理的规范流程
企业公文处理的过程影响着整个企业指令的下达以及企业运行的效率，因此，要保证企业办公室公文处理的过程规范高效。当然，我国目前的企业对于公文处理的规范缺乏一个统一的要求，因此大多数企业沿用了党政机关中对于公文规范的要求和处理的具体流程。但是，为了让企业的公文处理工作更高效，对管理运营起到更好的辅助作用，就需要根据《国家党政机关公文处理工作条例》，结合工作實际，制定适应企业发展需要，且行之有效的公文处理办法。具体来说，企业办公室应制定科学合理的处理公文制度，积极探索本企业在公文处理过程中的相关规律。在公文下发传阅的过程中要做到从上至下，辐射方向进行，建立上下层的对应式的负责制度，而不能简单地横向传阅，做到严格把控公文处理的整体流程。另外，严格过程监管，责任落实到人，做到对每一个环节的跟踪监督。监察部门和办公室可以联合对公文办理过程的及时性和准确性进行监督，明确各个环节的办理人员和办理时限，对办理不及时、逾期未办结、积压公文、错办漏办的查明原因并追究相关人员责任。公文处理不只是办公室一个部门的事情，更要领导和其他部门的协同配合，各个环节办理人员做好对接配合，同时互相督促，保证整个流转过程的顺利高效。企业办公室做好这两个方面的把控，对于提高办公室公文处理的效率和质量具有十分重要的意义和推动作用。
（二）提升办公室公文处理人员的素质
在企业办公室的公文规范化处理过程中，无论是制度的建立还是各个环节的具体要求，最后都要落实到办公室员工身上。也就是说，员工个人的专业素质对于整个办公流程起着决定性的作用。如果员工的专业素质达不到要求，那么即便企业制定出尽善尽美的制度体系，也不能在具体操作过程中实现，自然也就不能发挥其应有的效果。因此要加强办公室员工的素质拓展和业务培训。而这一培训的过程可以分为两个方面，一方面是对员工的专业能力的培训和提高。企业办公室的员工不仅要有较高的政策理论水平，还要丰富的相关知识和熟练的业务技能。不仅要提高公文处理员工的文字表述能力，还要提高员工的调研和参谋能力，协调综合能力 组织管理能力，从而提高员工的工作质量和服务水平。而另一方面则是要提高员工的政治素养和职业道德素质，发扬员工敬业爱岗，无私奉献精神，做到待人接物满腔热情，谦虚谨慎，工作求实创新，开拓进取。只有这样才能避免办公室公文处理过程中因为员工自身思想素质不高而出现懈怠、拖延的情况。也只有这样才能将企业的相关制度规定真正地落到实处，在企业的公文规范化处理过程中起到应有的作用。
（三）实现企业领导阶层对于公文规范权威的维护
无论是什么样的企业中，公文都具有规范的文体格式和特定的处理程序，而在企业的管理工作中要实现这一点，就要求企业领导员工在公文处理过程中必须维护公文的严肃性、权威性。而维护公文的权威性不仅要求企业办公室人员提高规范公文处理的认识，自觉维护公文的权威性、 严肃性，更应该要求企业的领导层自觉维护公文的规范性。只有领导层在办公的过程中防止公文处理流程和公文格式的随意性， 维护其规范的流程和体式，才能在企业中上行下效，形成规范的公文处理体系，进一步提高公文的处理效率，推动企业正常工作的开展。因此，企业管理者带头学习公文处理知识并模范遵守，为广大办公室人员做出表率是办公室公文处理流程实现规范严肃的基础。
三、结语
在当代社会中，企业办公室的公文规范化处理对于企业的整体运行起着重要的作用，不仅能确保企业内部指令畅通，同时也能够进一步提高企业的整体办事效率，推动各项工作的全面落实，高质量的公文展现的是高水平管理。因此，在面对目前企业中频频出现的公文处理问题，各企业单位都应该引起重视，并积极地寻求解决的方案和办法。不仅要从体系出发，建立科学合理规范的办公室公文处理制度，同时也要确保监督体系的并行，保证公文处理的各个环节能够严格按照规定进行，使企业办公室公文处理的相关制度能够得到真正的落实，发挥其应有的作用。
（作者单位：中交第二航务工程局有限公司第六工程分公司）
一、企事业单位公文处理中的问题
（一）公文处理程序不够严谨和规范
有些单位往往没有严格按照正确规范的流程进行收文处理，对于有些重要的环节有所忽视或者不能准确办理，从而容易造成相关工作出现滞后、错办或者漏办，文件精神未传达落实到位等问题，甚至给企业的运营和管理带来不利影响。各单位对收到公文的办理，应该有一套非常严谨的程序，具体包括了签收、登记及初审、拟办、分办、承办、传阅、催办督办、答复、归档几个环节。清晰的流程是办公室的公文处理过程迅速高效的保证，对于企业单位上下级顺利沟通，上级策略能够顺利传达到基层岗位起着重要的作用。
其中比较容易出错的拟办和分办环节需要办公室根据公文内容及领导和部门职责划分提出处置意见，确保公文处理的准确性;容易被忽视的催办和督办环节一定不能省掉，在公文传送和办理过程中，要及时跟踪做好催督办，确保公文处理的及时性;归档这一步是最容易被大家忽略，但是却作用重大的一个环节，文书人员应及时整理已处理完毕的公文，按照时间或事件等一定的方式将文件分类归档，交档案部门保存，以便查阅。
另外，由于缺乏对公文处理工作的过程监管，没有建立基本的考核体系和处罚标准，导致有些领导和相关部门对公文处理工作不够重视和配合，文书人员没有做好沟通协调和过程把控，以致出现公文不能及时处理导致上级督办、下级催办的现象，影响了工作质量和办事效率。同时，办公室催办督办也没有做到尽力尽责，导致拖延的状况迟迟无法解决，上下级的策略实施出现脱节。有的单位办公室在文件归档的过程中没有按照规定将公文及时完整移交档案室，导致公文存储混乱，查阅不便等情况时有发生，给企业档案管理工作造成阻碍。
（二）公文处理效率较低
除了公文处理过程不够规范之外，企业办公室中公文处理速度慢，效率低的现象也屡见不鲜。而这一问题大部分情况下是由于办公室人员的专业素质不够导致的。一方面，企业办公室的文书自身对于相关的规章制度学习掌握不透彻，同时对自己也缺乏严格的要求，不能做到不斷学习提升自己。导致在面对国家颁布的公文处理的新要求，新制度时，企业虽然迅速制定修改了相关的规定，但是办公室没有及时组织全员进行宣贯学习，员工却做不到及时跟进改变，只能仍然按照老路子处理。这就造成了各个部门之间的脱节，影响了整体办公的效率。另一方面，员工虽然自身的专业素质不差，但是由于企业对于公文处理这一部分缺乏应有的重视，导致办公室员工在面对工作时态度轻慢，拖慢公文处理的整个流程，导致了企业的具体指令策略传达速度慢，内容传达不到位，影响企业的运行。
（三）公文格式要素不规范
各企事业单位制发的公文有都各自标准的格式，但是也存在格式不规范、要素不完整、文种错误、标题不准确等问题。而正式的公文在格式上有着严格的要求，标题和正文要内容准确、要语言精练，其他各要素要规范完整。2012年中共中央办公厅、国务院办公厅颁发了《党政机关公文处理工作条例》（简称《新条例》），并于2012年7月1日起实施，《新条例》将1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》进行了合并和修订，在公文种类和格式上有了较大修订。《新条例》中，从公文种类来看，可以分为15个文种，包括决议、决定、命令（令）、 公报、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要。在公文部分要素的规范形式上，也提出了新的要求，如版头部分，上行文、平行文、下行文发文机关标志统一调整为上边缘至版心上边缘35mm;公文成文日期由大写修改为阿拉伯数字，成文日期上有发文单位署名。而从公文的具体书写上来看，格式上的新要求主要是标题，标点，附件这三个方面。公文的标题必须表明企事业单位的具体名称，公文的标点要求则主要体现在标题上，在标题中除了必要的书名号之外，一般不用标点符号。同时标题的用语应该尽可能做到简练，一般不要出现“关于贯彻关于……”或“通知的通知”这类赘述。在公文的附件中要说明位置标注。公文如有附件，在正文下空一行左空两格，用3号仿宋字体标示“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，且附件名称后不加标点符号。如果附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。但是很多企事业单位没有及时对各自企业公文处理办法进行相应修订，或修订不完善，仍沿用原来的处理流程和格式，或新旧格式混用，以致出现公文格式混乱、文种错误等问题，影响了企业公文质量。
还有的单位对公文起草和内容审核把关不严，出现“请示”和“报告”不分、文种混淆使用、多个问题放在一个请示文件中、向上级领导个人报送请示文件的现象。一方面无法准确地上报所需请示的工作，另一方面不利于上级单位准确快速地作出批复。各企事业单位在报送请示文件时，一定要遵循一文一事原则。向上级单位请求指示、批准的工作用 “请示”文种，向上级机关或有关主管部门汇报工作、反映情况、提出建议、请求备案，答复上级机关的询问用“报告”文种，“报告”不得夹带请示事项。一般不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 二、规范处理办公室公文的措施
（一）严格把控办公室公文处理的规范流程
企业公文处理的过程影响着整个企业指令的下达以及企业运行的效率，因此，要保证企业办公室公文处理的过程规范高效。当然，我国目前的企业对于公文处理的规范缺乏一个统一的要求，因此大多数企业沿用了党政机关中对于公文规范的要求和处理的具体流程。但是，为了让企业的公文处理工作更高效，对管理运营起到更好的辅助作用，就需要根据《国家党政机关公文处理工作条例》，结合工作實际，制定适应企业发展需要，且行之有效的公文处理办法。具体来说，企业办公室应制定科学合理的处理公文制度，积极探索本企业在公文处理过程中的相关规律。在公文下发传阅的过程中要做到从上至下，辐射方向进行，建立上下层的对应式的负责制度，而不能简单地横向传阅，做到严格把控公文处理的整体流程。另外，严格过程监管，责任落实到人，做到对每一个环节的跟踪监督。监察部门和办公室可以联合对公文办理过程的及时性和准确性进行监督，明确各个环节的办理人员和办理时限，对办理不及时、逾期未办结、积压公文、错办漏办的查明原因并追究相关人员责任。公文处理不只是办公室一个部门的事情，更要领导和其他部门的协同配合，各个环节办理人员做好对接配合，同时互相督促，保证整个流转过程的顺利高效。企业办公室做好这两个方面的把控，对于提高办公室公文处理的效率和质量具有十分重要的意义和推动作用。
（二）提升办公室公文处理人员的素质
在企业办公室的公文规范化处理过程中，无论是制度的建立还是各个环节的具体要求，最后都要落实到办公室员工身上。也就是说，员工个人的专业素质对于整个办公流程起着决定性的作用。如果员工的专业素质达不到要求，那么即便企业制定出尽善尽美的制度体系，也不能在具体操作过程中实现，自然也就不能发挥其应有的效果。因此要加强办公室员工的素质拓展和业务培训。而这一培训的过程可以分为两个方面，一方面是对员工的专业能力的培训和提高。企业办公室的员工不仅要有较高的政策理论水平，还要丰富的相关知识和熟练的业务技能。不仅要提高公文处理员工的文字表述能力，还要提高员工的调研和参谋能力，协调综合能力 组织管理能力，从而提高员工的工作质量和服务水平。而另一方面则是要提高员工的政治素养和职业道德素质，发扬员工敬业爱岗，无私奉献精神，做到待人接物满腔热情，谦虚谨慎，工作求实创新，开拓进取。只有这样才能避免办公室公文处理过程中因为员工自身思想素质不高而出现懈怠、拖延的情况。也只有这样才能将企业的相关制度规定真正地落到实处，在企业的公文规范化处理过程中起到应有的作用。
（三）实现企业领导阶层对于公文规范权威的维护
无论是什么样的企业中，公文都具有规范的文体格式和特定的处理程序，而在企业的管理工作中要实现这一点，就要求企业领导员工在公文处理过程中必须维护公文的严肃性、权威性。而维护公文的权威性不仅要求企业办公室人员提高规范公文处理的认识，自觉维护公文的权威性、 严肃性，更应该要求企业的领导层自觉维护公文的规范性。只有领导层在办公的过程中防止公文处理流程和公文格式的随意性， 维护其规范的流程和体式，才能在企业中上行下效，形成规范的公文处理体系，进一步提高公文的处理效率，推动企业正常工作的开展。因此，企业管理者带头学习公文处理知识并模范遵守，为广大办公室人员做出表率是办公室公文处理流程实现规范严肃的基础。
三、结语
在当代社会中，企业办公室的公文规范化处理对于企业的整体运行起着重要的作用，不仅能确保企业内部指令畅通，同时也能够进一步提高企业的整体办事效率，推动各项工作的全面落实，高质量的公文展现的是高水平管理。因此，在面对目前企业中频频出现的公文处理问题，各企业单位都应该引起重视，并积极地寻求解决的方案和办法。不仅要从体系出发，建立科学合理规范的办公室公文处理制度，同时也要确保监督体系的并行，保证公文处理的各个环节能够严格按照规定进行，使企业办公室公文处理的相关制度能够得到真正的落实，发挥其应有的作用。
（作者单位：中交第二航务工程局有限公司第六工程分公司）