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摘 要：文章是针对企业档案整体优化，从环境因素和内部机制既互相联系、互相依存，又互相影响、互相相制约。从企业档案工作只要优化外部环境和完善内部机制管理，大力加强档案的自身建设，开展优质服务，就一定会呈现新的生机和活力。
关键词：企业档案；工作；整体优化
所谓档案是指国家机关、企事业单位和个人，在社会活动中形成并作为历史记录保存起来以备查参考的文件材料。就企业而言，是企业从事政治、经济、科研、文化等社会实践活动的宝贵财富，它既是机关工作、生产活动的依据和参考.又是发展科技以及对群众宣传教育的生动素材。随着企业市场经济体制的不断完善和发展实现档案工作整体优化，已成为摆在企业面前一项既艰巨又重大的任务。要完成这项任务，各级领导必须予以高度重视，方能实现。
一、企业档案工作的困惑和迷惘
目前企业档案管理工作，发展极不平衡，造成这一格局的原因是多方面的，既有历史的原因，又有环境和内部机制的因素。以我公司为例，兵改工以来，虽然抓了档案管理机构建设，历史资料的收集、整理、归档、保管和应用，但由于多种因素制约，档资管理工作整体优化还远远达不到要求，仍然存在着许多不尽人意的地方。从历史上看，我公司是1984年1月1日由兵改工的企业，1985年5月初才成立档案室，兵改工的前期，由于各种资料均由上级统收统管，造成了查找利用者的不便，为此，改工后虽然经过多方收集很难实现齐全完整，这样使企业档案工作无法实现完整。
从环境的因素看，企业职工对档案管理工作认识不高、重视不够，致使对现有资料的收集带来了相当大的困难。各业务部门未能形成自觉积累资料、自觉归档，特别是工程项目的档案资料也是不齐全，为了收集齐全一个项目资料，需要相关部门人员和档案管理人员多方面的查找，这样既造成了时间上的拖延，又使档案资料减少了真实性的程度。
从内部机制上看，由于管理机构、管理人员素质、管理技术、管理标准、管理制度以及管理方式方法的不同，从而出造成了整体优化的差异。
企业档案工作的环境因素和内部机制既互相联系、互相依存，又互相影响、互相相制约。环境因素集中体现了档案工作对机构、人力、物力、财力及信息的客观要求，档案工作发展必不可少的客观物质条件，内部机制集中体现了档案工作对管理的客观要求，对档案工作发展起着决定作用。
二、企业档案工作整体优化的途径和步骤
企业档案工作作为一项系统工程，属予企业管理这个大系统。企业档案工作的根本目的在于为施工生产经营活动提供全面、准确、系统的档案信息。一方面，它需要企业给予人力、财力、物力等方面的投入，为档案工作提供、创造良好的物质条件；另一方面，企业档案工作有了适宜的外部环境，完善的内部管理，反过来又可以给企业管理以积极的推动和影响，可以为经营决策、生产销售等项工作输送大量适用信息，为推进企业管理进步、技术进步，提高企业经济效益，提供优质眼服务。我们研究企业档案工作整体优化的途径，也正是以改善企业经营管理，提高经济效益为宗旨，以优化环境，完善管理为手段，以开展优质的档案信息服务为目的，并借此进行企业档案工作系统设计的。
优化企业档案外部环境，必须做好五个方面的工作；—是要在企业深入细致贯彻执行《档案法》和《档案法实施办法》，提高全员档案意识和档案法制观念，做到依法管理，形成—种人人关心、重视、支持档案工作的局面。
二是健全档案工作组织保证体系。要加强档案工作的领导，健全领导体制和档案工作机构，配备称职的档案管理人员，为档案事业发展奠定组织保证。三是健全企业档案信息管理网络体系。企业档案信息具有涉及面广、高度分散、管理层次多等特点。要搞好档案信息的收集、传递、加工、利用，必须把档案工作列入施工生产、经营等项管理程序，列入生产、科研、基建等项工作计划，列入有关部门职责范围和有关人员岗位、 经济责任制，做到
“定点、定人、定项目”，建立一个纵横达、渠道畅通的由专兼职档案人员组成的档案信息管理网络体系，使档案信息源源不断流向档案部门。四是要建立档案工作物质体系。要着眼于档案事业长远发展，统筹解决档案工作的库房、装具和现代化管理设备，从人力，物力和财力上给予保障，满足档案工作的需要。五是档案工作要纳入企业施工生产经营目标管理体系。管理是企业生产管理的有机组成部分，应纳入企业管理议事日程，纳入企业发展规划，使档案工作由单—粗放的管理转向综合的集约的管理。
完善内部管理，这主要是通过深化档案工作改革，挖掘内部潜力，健全内部机制，充分发挥管理效能，不断提高档案管理水平。其方法和途径主要应着眼于实现“八化”：—是管理思想现代化，要树立改革创新意识和开拓进取精神，不断改革和完善企业档案管理，认真学习先进单位的管理方法和经验，对企业档案实现科学管理手段；二是管理组织的高效化，要建立科学的管理体制，设置精干的管理机构，提高工作效率；三是管理人员知识化、专业化，采取各种方法和途径，提高档案人员的政治素质、文化素质、业务素质和工作能力，培养一大批思想红、业务精的档案管理人才；四是管理方法的科学化；五是档案使用技术管理现代化，档案信息软件网络化，档案存贮缩微化，档案库房管理自动化等，提高服务质量；六是档案管理管理标准化，要结合本企业管理标准化，建立健全档案工作管理标准和工作标准，并纳入企业管理标准之中；七是企业档案管理制度化，要根据《档案法》要求和《机关档案业务建设规范》规定，建立健全以《档案法》为核心的档案工作法规制度体系；八是管理方式集中统一化。企业档案工作应遵循“统—领导、统一管理”的原则，对企业各门类、各种载体的档案实行集中统—管理，不断提高档案信息资源，更好的使档案在企业经营生产中开发和利用。
三、企业档案工作还应强调自身建设
档案工作是由三个基本因素所构成的，即：档案、必要的物质条件和档案管理人员。这三个方面互为条件缺一不可，要搞好档案工作的整体优化，必须加强档案工作的基础工作建设，特别是强化档案工作的自身建设。
首先要提高档案管理人员的素质，因为任何—项工作的成效如何，都取决于业务人员的素质，高素质必须带来高质量、高效率。要提高档案管理人员的素质，必须从三个方面着手：首先，在政治素质上要求档案管理人员要坚持党的基本路线、方针、政策，具有实事求事的思想作风，在职业道德上热心服务，尊重档案、尊重历史，遵纪守法、严守机密，在专业素质上，档案管理人员要热爱本职工作，拟定本企业档案工作计划、实施细则及各项规章制度，并且总结交流和推广档案工作经验，具有决策能力，口头、文字表达能力，开拓、实施组织能力，特别是要具有档案专业知识，基础知识，实践经验，这些是一个档案工作者必须具备的素质。
其次要加强档案室的物质基础建设。一是要有与企业档案管理所需相适应的场所，既能容纳企业的档案资料，又能为借阅人员提供必要的阅览场所。二是配备必要的设施。随着科学技术的发展，对档案管理工作的要求越来越高，企业档案工作要跟上时代的步伐，需要拥有相应的先进设备，如：档案管理软件、空调、去湿机、复印机等，只有这样才能确保档案工作的整体优化，促进档案工作为企业服务的进程。
再次要发挥档案工作的服务作用。为企业生产经营提供及时、有效、优质的服务是档案工作的最终目的，也是检验档案工作管理情况的尺度，为此，档案管理人员要树立服务思想，立足本职，搞好全方位服务工作，建立健全和完善档案信息工作服务体系。一是积极开展主动服务。要面向机关、面向基层、面向施工现场，及时主动地了解企业对档案工作的需求，有针对性地开展档案信息服务；二是加强编研服务。为适应企业对档案信息多层次、多侧面、多元化的需求，档案部门应积极开拓建档领域，扩充档案门类，丰富档案馆藏，扩大信息储量，对档案信息进行深加工、精加工，编辑出—些专题资料和参考资料，为企业生产经营活动提供优质服务。三是面向群众，开展跟踪服务。企业档案部门应建立利用效果反馈制度，定期分析研究档案利用情况，及时征求用户的意见和建议，不断改进利用工作。要围绕企业不同时期的重点工作，积极开展利用档案信息资源，开展定向服务，跟踪服务。
企业档案工作只要优化外部环境，完善内部机制管理，大力加强档案的自身建设，开展优质服务，就一定会呈现新的生机和活力。
关键词：企业档案；工作；整体优化
所谓档案是指国家机关、企事业单位和个人，在社会活动中形成并作为历史记录保存起来以备查参考的文件材料。就企业而言，是企业从事政治、经济、科研、文化等社会实践活动的宝贵财富，它既是机关工作、生产活动的依据和参考.又是发展科技以及对群众宣传教育的生动素材。随着企业市场经济体制的不断完善和发展实现档案工作整体优化，已成为摆在企业面前一项既艰巨又重大的任务。要完成这项任务，各级领导必须予以高度重视，方能实现。
一、企业档案工作的困惑和迷惘
目前企业档案管理工作，发展极不平衡，造成这一格局的原因是多方面的，既有历史的原因，又有环境和内部机制的因素。以我公司为例，兵改工以来，虽然抓了档案管理机构建设，历史资料的收集、整理、归档、保管和应用，但由于多种因素制约，档资管理工作整体优化还远远达不到要求，仍然存在着许多不尽人意的地方。从历史上看，我公司是1984年1月1日由兵改工的企业，1985年5月初才成立档案室，兵改工的前期，由于各种资料均由上级统收统管，造成了查找利用者的不便，为此，改工后虽然经过多方收集很难实现齐全完整，这样使企业档案工作无法实现完整。
从环境的因素看，企业职工对档案管理工作认识不高、重视不够，致使对现有资料的收集带来了相当大的困难。各业务部门未能形成自觉积累资料、自觉归档，特别是工程项目的档案资料也是不齐全，为了收集齐全一个项目资料，需要相关部门人员和档案管理人员多方面的查找，这样既造成了时间上的拖延，又使档案资料减少了真实性的程度。
从内部机制上看，由于管理机构、管理人员素质、管理技术、管理标准、管理制度以及管理方式方法的不同，从而出造成了整体优化的差异。
企业档案工作的环境因素和内部机制既互相联系、互相依存，又互相影响、互相相制约。环境因素集中体现了档案工作对机构、人力、物力、财力及信息的客观要求，档案工作发展必不可少的客观物质条件，内部机制集中体现了档案工作对管理的客观要求，对档案工作发展起着决定作用。
二、企业档案工作整体优化的途径和步骤
企业档案工作作为一项系统工程，属予企业管理这个大系统。企业档案工作的根本目的在于为施工生产经营活动提供全面、准确、系统的档案信息。一方面，它需要企业给予人力、财力、物力等方面的投入，为档案工作提供、创造良好的物质条件；另一方面，企业档案工作有了适宜的外部环境，完善的内部管理，反过来又可以给企业管理以积极的推动和影响，可以为经营决策、生产销售等项工作输送大量适用信息，为推进企业管理进步、技术进步，提高企业经济效益，提供优质眼服务。我们研究企业档案工作整体优化的途径，也正是以改善企业经营管理，提高经济效益为宗旨，以优化环境，完善管理为手段，以开展优质的档案信息服务为目的，并借此进行企业档案工作系统设计的。
优化企业档案外部环境，必须做好五个方面的工作；—是要在企业深入细致贯彻执行《档案法》和《档案法实施办法》，提高全员档案意识和档案法制观念，做到依法管理，形成—种人人关心、重视、支持档案工作的局面。
二是健全档案工作组织保证体系。要加强档案工作的领导，健全领导体制和档案工作机构，配备称职的档案管理人员，为档案事业发展奠定组织保证。三是健全企业档案信息管理网络体系。企业档案信息具有涉及面广、高度分散、管理层次多等特点。要搞好档案信息的收集、传递、加工、利用，必须把档案工作列入施工生产、经营等项管理程序，列入生产、科研、基建等项工作计划，列入有关部门职责范围和有关人员岗位、 经济责任制，做到
“定点、定人、定项目”，建立一个纵横达、渠道畅通的由专兼职档案人员组成的档案信息管理网络体系，使档案信息源源不断流向档案部门。四是要建立档案工作物质体系。要着眼于档案事业长远发展，统筹解决档案工作的库房、装具和现代化管理设备，从人力，物力和财力上给予保障，满足档案工作的需要。五是档案工作要纳入企业施工生产经营目标管理体系。管理是企业生产管理的有机组成部分，应纳入企业管理议事日程，纳入企业发展规划，使档案工作由单—粗放的管理转向综合的集约的管理。
完善内部管理，这主要是通过深化档案工作改革，挖掘内部潜力，健全内部机制，充分发挥管理效能，不断提高档案管理水平。其方法和途径主要应着眼于实现“八化”：—是管理思想现代化，要树立改革创新意识和开拓进取精神，不断改革和完善企业档案管理，认真学习先进单位的管理方法和经验，对企业档案实现科学管理手段；二是管理组织的高效化，要建立科学的管理体制，设置精干的管理机构，提高工作效率；三是管理人员知识化、专业化，采取各种方法和途径，提高档案人员的政治素质、文化素质、业务素质和工作能力，培养一大批思想红、业务精的档案管理人才；四是管理方法的科学化；五是档案使用技术管理现代化，档案信息软件网络化，档案存贮缩微化，档案库房管理自动化等，提高服务质量；六是档案管理管理标准化，要结合本企业管理标准化，建立健全档案工作管理标准和工作标准，并纳入企业管理标准之中；七是企业档案管理制度化，要根据《档案法》要求和《机关档案业务建设规范》规定，建立健全以《档案法》为核心的档案工作法规制度体系；八是管理方式集中统一化。企业档案工作应遵循“统—领导、统一管理”的原则，对企业各门类、各种载体的档案实行集中统—管理，不断提高档案信息资源，更好的使档案在企业经营生产中开发和利用。
三、企业档案工作还应强调自身建设
档案工作是由三个基本因素所构成的，即：档案、必要的物质条件和档案管理人员。这三个方面互为条件缺一不可，要搞好档案工作的整体优化，必须加强档案工作的基础工作建设，特别是强化档案工作的自身建设。
首先要提高档案管理人员的素质，因为任何—项工作的成效如何，都取决于业务人员的素质，高素质必须带来高质量、高效率。要提高档案管理人员的素质，必须从三个方面着手：首先，在政治素质上要求档案管理人员要坚持党的基本路线、方针、政策，具有实事求事的思想作风，在职业道德上热心服务，尊重档案、尊重历史，遵纪守法、严守机密，在专业素质上，档案管理人员要热爱本职工作，拟定本企业档案工作计划、实施细则及各项规章制度，并且总结交流和推广档案工作经验，具有决策能力，口头、文字表达能力，开拓、实施组织能力，特别是要具有档案专业知识，基础知识，实践经验，这些是一个档案工作者必须具备的素质。
其次要加强档案室的物质基础建设。一是要有与企业档案管理所需相适应的场所，既能容纳企业的档案资料，又能为借阅人员提供必要的阅览场所。二是配备必要的设施。随着科学技术的发展，对档案管理工作的要求越来越高，企业档案工作要跟上时代的步伐，需要拥有相应的先进设备，如：档案管理软件、空调、去湿机、复印机等，只有这样才能确保档案工作的整体优化，促进档案工作为企业服务的进程。
再次要发挥档案工作的服务作用。为企业生产经营提供及时、有效、优质的服务是档案工作的最终目的，也是检验档案工作管理情况的尺度，为此，档案管理人员要树立服务思想，立足本职，搞好全方位服务工作，建立健全和完善档案信息工作服务体系。一是积极开展主动服务。要面向机关、面向基层、面向施工现场，及时主动地了解企业对档案工作的需求，有针对性地开展档案信息服务；二是加强编研服务。为适应企业对档案信息多层次、多侧面、多元化的需求，档案部门应积极开拓建档领域，扩充档案门类，丰富档案馆藏，扩大信息储量，对档案信息进行深加工、精加工，编辑出—些专题资料和参考资料，为企业生产经营活动提供优质服务。三是面向群众，开展跟踪服务。企业档案部门应建立利用效果反馈制度，定期分析研究档案利用情况，及时征求用户的意见和建议，不断改进利用工作。要围绕企业不同时期的重点工作，积极开展利用档案信息资源，开展定向服务，跟踪服务。
企业档案工作只要优化外部环境，完善内部机制管理，大力加强档案的自身建设，开展优质服务，就一定会呈现新的生机和活力。