论文部分内容阅读
摘 要：企业在生产经营过程中，采购和付款行为作为支撑企业正常运转的重要环节，但同时也是相对薄弱、容易出现问题和风险的环节，这就要求企业进行科学合理的內部控制。目前，很多企业以ERP信息系统为依托，大大增强了企业的采购与付款的内部控制能力。笔者结合本企业ERP系统建设情况，阐述了传统采购与付款内部控制的弊端和局限性，分析了ERP环境下采购与付款的内部控制优势，并提出了提升企业采购与付款内部控制水平的相关策略。
关键词：ERP系统 采购 付款 内部控制
一、引言
随着经济的快速发展与社会的不断进步，传统的人工操作已无法满足企业的内控需求，因此，ERP系统成为各大型企业的必备系统，该系统在企业管理中发挥着越来越重要的作用。ERP系统的实施不仅能够促进企业信息化进程，防范采购与付款业务风险，同时还能够提高采购效率，缩减生产经营成本，为企业创造更大的经济效益，从而达到企业价值最大化。
二、传统采购与付款环节的内部控制弊端
传统采购与付款的内部控制存在诸如控制效率不高、业务流程不规范和控制制度执行力不足等弊端。
1.业务流程不规范。在传统环境下，采购和付款均是依靠手工方式完成，这无疑给查询和核对单据增添了难度和冗杂度，采购信息透明度不足，没有达到标准化、规范化的采购过程和数据，企业管理层也就无法充分利用历史数据完善企业运营。此外，在选择供应商时，也缺乏一个标准流程进行筛选和核查，导致一系列程序不够规范，给采购人员提供了徇私舞弊的机会。
2.控制效率不高。在社会突飞猛进的发展下，社会的经济环境越来越复杂多样，现代企业的经营范围也越来越广泛，采购和付款环节需要处理的信息量变得越来越大。在传统环境下，这一环节的信息提取、传输和录入，均是依靠手工操作来完成，不但耗费了大量的人力、物力、财力，还存在着工作效率低、速度慢、准确度不高等问题。
3.控制制度执行力度不足。传统环境下的控制制度制定和落实，受人为主观因素影响较大，达不到一个标准规范。首先，企业员工的职业素养存在较大差异，在采购和付款环节，容易产生疏漏。其次，我国社会普遍存在的“人情文化”也极大地阻碍了采购与付款的内部控制的有效执行。
三、ERP环境下采购与付款环节的内部控制优势
针对传统环境下采购与付款环节存在控制效率低、流程不规范、难以控制等弊端，ERP系统有针对性的对此进行了有效完善。主要表现为：
（1）规范业务流程。ERP系统对于采购和付款业务流程的规范主要体现在两个方面，首先是供应商的筛选。传统采购管理一般是一种物料对应多个供应商的关系，不利于建立长期的合作关系，这种方式已经不适用于现代企业的管理。减少供应商的数量，建立长期、诚信、利益共享的合作关系，才是现代企业的目标。而ERP系统可以加快这一目标的实现，企业可以利用招投标的形式，选择信誉良好、价格合理，各项条件满足本企业要求的优良供应商进行长期合作，并将合作供应商的信息录入ERP系统，并经过系统认证，且不得随意添加或删除供应商信息，对于向没有录入信息的供应商采购物料，系统会拒绝执行。这样可以有效实现采购环节的公开透明，杜绝徇私舞弊现象的发生。其次是优化付款流程，完成采购后，在付款前，ERP系统会对物料规格、货物单价数量、交货日期等一系列的数据进行复核，查看相关信息与采购单、报价单是否相符，各方面均保持一致才能进入付款环节，否则会被系统拒绝。
（2）提高控制效率。在传统采购和支付环境下，企业信息不够准确及时，企业内各部门之间也难以实现信息畅通，导致大量的信息没有实现信息的价值，不利于信息需求者充分利用信息价值。ERP系统可以有效规避这一问题，它通过建立一个数据仓库存储企业的所有信息，并且可以科学的将所有信息进行分类，这不仅有利于信息的快速提取，还可以避免重复冗杂的信息出现。在以后的数据录入中，不必像传统手工操作那样进行重复输入，只需一次输入就可以将数据进行有效流转，保证了数据信息的一致性和准确性。
（3）减少人为因素的影响。ERP系统使得采购和付款的各项业务流程实现标准化和规范化，减少了人为主观因素对内部控制的影响和干扰，对数据信息的建立更具有科学性。ERP系统的主要作用是进行企业资源的整合，将一系列的业务信息和数据统一管理，企业所有员工所能拥有的权限都十分明确，根据岗位职责类型科学的给予权限。在这一系列优化的基础之上，企业在进行采购和付款流程时更加规范、顺畅和便捷，极大地提高了工作效率，优化了内部控制。
四、ERP环境下企业采购与付款业务存在的风险及对策
1.建立严格的审查制度规范供应商的选择。企业采购环节是企业生产经营十分重要的环节，也是最容易出现徇私舞弊风险的环节，采购人员与供应商之间的“人情”交易、采购人员偷拿回扣的现象屡见不鲜。虽然在ERP环境下，电子采购平台可以大大降低这种风险的产生，但对于供应商的评估审查、招标筛选、谈判等环节，依然需要建立严格的制度加以规范。供应商的资料直接影响到企业对于供应商的选择，因此企业必须安排专人维护资料数据，尤其是银行账号、到货率等重要数据，要确保准确。
2.财务人员参与合同的签订。采购部门的付款计划与企业财务预算存在偏差，是企业生产经营过程中常常遇到的风险，这一风险不但会阻碍经营活动正常进行，甚至可能给企业带来极大的经济损失。合同的签订关系着企业的资金流动以及财务编制的资金计划，因此采购合同的签订需安排财务人员参与，如果财务人员与合同签订脱节，一旦付款计划与财务预算不符，很有可能使企业产生资金风险。
3.验收入库严格检查。ERP系统会对采购单进行自动检查，但这种检查的范围只限于系统内事先录入的信息，因此一旦出现没有录入系统的信息，就无法正常完成采购计划。物料采购完毕验收入库后，ERP系统也会对相关采购单再一次进行自动检查，当交货日期和数量等因素存在较大差异，超过了预先设置的可允许范围，系统将拒收物料。对于相关信息没有录入ERP系统的企业，企业应及时进行信息反馈，否则采购部门将无法利用系统完成采购计划。 4.付款之前严格审查请款单。ERP系统下，账户信息不一致和审批手续不齐全，是影响付款乃至企业正常生產经营的另一大风险。财务人员审批采购人员填制的请款单后，银行出纳会通过银行网银系统向供应商转账付款，在付款之前，必须严格审核，保证银行网银系统和ERP系统的账号数据完全一致。一旦发生审批手续不齐全或账户信息不一致的情况，付款将无法进行。
五、企业采购与付款业务内部控制设计
1.采购申请。企业可以通过ERP系统进行预算控制，对于不在预算范围内的采购项目，需要先进行预算调整，才能按照流程进行下一步的采购申请。在ERP系统中，需要依据不同采购申请的实际需要，配置与之相适应的审批程序。遇到重大投资项目的采购申请，要进行科学的分析，查看其是否经济、合规，项目负责人要对此严格把关。对于日常生产经营中常用的物料、物资等采购，设立归口管理部门集中统一采购，有利于提升采购效率，规范采购程序。
2.供应商的选择。企业选择供应商的过程最容易受主观因素控制，是最容易出现徇私舞弊行为的环节，为了避免这种现象的出现，企业应对供应商进行定期评审，并建立严格的评审制度加以约束，这种评审制度不仅仅限于初次筛选合同供应商，对于已经建立合作关系的供应商也同样评定与之合作是否良好。企业可以在ERP系统，通过数据分析，及时准确的获取供应商的交货情况以及质量优劣，并依据统计结果，自动提升或降低供应商的资质评价，以此避免企业遭受业务风险，造成经济损失。与此同时，ERP系统可以实现对供应商的智能选择，避免人为因素带来的舞弊现象。
3.采购订单下达。企业应在运营过程中，不断健全和完善内控标准、采购流程，严格管理合同签订，加强对供应商的评估，制定相应的制度以规范采购行为，采购人员必须严格执行相应制度和流程。将控制标准和审批流程纳入ERP系统，由系统对其进行自动控制，并全方位的管理整个采购活动，避免人工操作不准确、失真等风险的出现。与此同时，所有的审批只能在授权范围内执行，采购订单必须通过最终审批，才能进入订单验收等后续流程。
4.验收入库。企业仓库在接收到供货后，由采购员与库管员对到货物品的数量、质量等相关内容进行验收，与采购订单进行核对，对于重要物资，则需要采购员组织相关部门技术人员，如设备部、检修部等共同展开质量验收工作，系统支持验收人员在库管员进行入库记账前做电子验证来记录验收参与人员，验收完毕后，由装卸及搬运人员入库，库管员在系统中进行入库记账。还可以通过企业协同平台验证物流记录完整性，现场记录物资交付、验收信息，通知供应商开具发票。
5.发票预制校验。企业在接收到供应商开具的供货发票后，由采购员核对发票与采购订单、入库情况是否一致，如有问题联系供货方重开发票，没有问题则在系统中做预制发票或在金税系统接收验证供应商发票并自动预制发票，递交财务人员进行发票的审核和记账。
6.付款控制。明确参与采购人员的权限，严格管理付款流程。请款部门准确填写付款申请单后，经由授权人审批，并且通过财务人员的审核后，才能将付款申请单交给企业出纳，办理相应手续再行付款。这一系列的流程必须严格按照规范执行，尤其是财务人员在审核付款申请时，一定要确认业务流程与公司规定是否相符，尽最大可能规避风险，有任何一点不符之处，付款都不能继续进行。付款结束后，企业要做好后续预付款清理、退换货、质量索赔等工作。
六、结语
综上所述，企业若要在ERP系统环境下建立有效的采购与付款内部控制，一方面需要建立严格的业务管理制度管控业务流程，一方面需要通过ERP系统全面控制采购和付款的整个过程。只有企业管理人员意识到ERP系统的重要性，并加以灵活运用，才能提高采购与付款的内部控制水平，促进企业的快速、持续、稳定发展。
参考文献：
[1]赵静.ERP环境下采购与付款环节的内部控制[J].财经界：学术版， 2013（27）：80-80.
[2]王勇.论ERP环境下采购与付款的内部控制[J].中国总会计师， 2016（2）：100-101.
关键词：ERP系统 采购 付款 内部控制
一、引言
随着经济的快速发展与社会的不断进步，传统的人工操作已无法满足企业的内控需求，因此，ERP系统成为各大型企业的必备系统，该系统在企业管理中发挥着越来越重要的作用。ERP系统的实施不仅能够促进企业信息化进程，防范采购与付款业务风险，同时还能够提高采购效率，缩减生产经营成本，为企业创造更大的经济效益，从而达到企业价值最大化。
二、传统采购与付款环节的内部控制弊端
传统采购与付款的内部控制存在诸如控制效率不高、业务流程不规范和控制制度执行力不足等弊端。
1.业务流程不规范。在传统环境下，采购和付款均是依靠手工方式完成，这无疑给查询和核对单据增添了难度和冗杂度，采购信息透明度不足，没有达到标准化、规范化的采购过程和数据，企业管理层也就无法充分利用历史数据完善企业运营。此外，在选择供应商时，也缺乏一个标准流程进行筛选和核查，导致一系列程序不够规范，给采购人员提供了徇私舞弊的机会。
2.控制效率不高。在社会突飞猛进的发展下，社会的经济环境越来越复杂多样，现代企业的经营范围也越来越广泛，采购和付款环节需要处理的信息量变得越来越大。在传统环境下，这一环节的信息提取、传输和录入，均是依靠手工操作来完成，不但耗费了大量的人力、物力、财力，还存在着工作效率低、速度慢、准确度不高等问题。
3.控制制度执行力度不足。传统环境下的控制制度制定和落实，受人为主观因素影响较大，达不到一个标准规范。首先，企业员工的职业素养存在较大差异，在采购和付款环节，容易产生疏漏。其次，我国社会普遍存在的“人情文化”也极大地阻碍了采购与付款的内部控制的有效执行。
三、ERP环境下采购与付款环节的内部控制优势
针对传统环境下采购与付款环节存在控制效率低、流程不规范、难以控制等弊端，ERP系统有针对性的对此进行了有效完善。主要表现为：
（1）规范业务流程。ERP系统对于采购和付款业务流程的规范主要体现在两个方面，首先是供应商的筛选。传统采购管理一般是一种物料对应多个供应商的关系，不利于建立长期的合作关系，这种方式已经不适用于现代企业的管理。减少供应商的数量，建立长期、诚信、利益共享的合作关系，才是现代企业的目标。而ERP系统可以加快这一目标的实现，企业可以利用招投标的形式，选择信誉良好、价格合理，各项条件满足本企业要求的优良供应商进行长期合作，并将合作供应商的信息录入ERP系统，并经过系统认证，且不得随意添加或删除供应商信息，对于向没有录入信息的供应商采购物料，系统会拒绝执行。这样可以有效实现采购环节的公开透明，杜绝徇私舞弊现象的发生。其次是优化付款流程，完成采购后，在付款前，ERP系统会对物料规格、货物单价数量、交货日期等一系列的数据进行复核，查看相关信息与采购单、报价单是否相符，各方面均保持一致才能进入付款环节，否则会被系统拒绝。
（2）提高控制效率。在传统采购和支付环境下，企业信息不够准确及时，企业内各部门之间也难以实现信息畅通，导致大量的信息没有实现信息的价值，不利于信息需求者充分利用信息价值。ERP系统可以有效规避这一问题，它通过建立一个数据仓库存储企业的所有信息，并且可以科学的将所有信息进行分类，这不仅有利于信息的快速提取，还可以避免重复冗杂的信息出现。在以后的数据录入中，不必像传统手工操作那样进行重复输入，只需一次输入就可以将数据进行有效流转，保证了数据信息的一致性和准确性。
（3）减少人为因素的影响。ERP系统使得采购和付款的各项业务流程实现标准化和规范化，减少了人为主观因素对内部控制的影响和干扰，对数据信息的建立更具有科学性。ERP系统的主要作用是进行企业资源的整合，将一系列的业务信息和数据统一管理，企业所有员工所能拥有的权限都十分明确，根据岗位职责类型科学的给予权限。在这一系列优化的基础之上，企业在进行采购和付款流程时更加规范、顺畅和便捷，极大地提高了工作效率，优化了内部控制。
四、ERP环境下企业采购与付款业务存在的风险及对策
1.建立严格的审查制度规范供应商的选择。企业采购环节是企业生产经营十分重要的环节，也是最容易出现徇私舞弊风险的环节，采购人员与供应商之间的“人情”交易、采购人员偷拿回扣的现象屡见不鲜。虽然在ERP环境下，电子采购平台可以大大降低这种风险的产生，但对于供应商的评估审查、招标筛选、谈判等环节，依然需要建立严格的制度加以规范。供应商的资料直接影响到企业对于供应商的选择，因此企业必须安排专人维护资料数据，尤其是银行账号、到货率等重要数据，要确保准确。
2.财务人员参与合同的签订。采购部门的付款计划与企业财务预算存在偏差，是企业生产经营过程中常常遇到的风险，这一风险不但会阻碍经营活动正常进行，甚至可能给企业带来极大的经济损失。合同的签订关系着企业的资金流动以及财务编制的资金计划，因此采购合同的签订需安排财务人员参与，如果财务人员与合同签订脱节，一旦付款计划与财务预算不符，很有可能使企业产生资金风险。
3.验收入库严格检查。ERP系统会对采购单进行自动检查，但这种检查的范围只限于系统内事先录入的信息，因此一旦出现没有录入系统的信息，就无法正常完成采购计划。物料采购完毕验收入库后，ERP系统也会对相关采购单再一次进行自动检查，当交货日期和数量等因素存在较大差异，超过了预先设置的可允许范围，系统将拒收物料。对于相关信息没有录入ERP系统的企业，企业应及时进行信息反馈，否则采购部门将无法利用系统完成采购计划。 4.付款之前严格审查请款单。ERP系统下，账户信息不一致和审批手续不齐全，是影响付款乃至企业正常生產经营的另一大风险。财务人员审批采购人员填制的请款单后，银行出纳会通过银行网银系统向供应商转账付款，在付款之前，必须严格审核，保证银行网银系统和ERP系统的账号数据完全一致。一旦发生审批手续不齐全或账户信息不一致的情况，付款将无法进行。
五、企业采购与付款业务内部控制设计
1.采购申请。企业可以通过ERP系统进行预算控制，对于不在预算范围内的采购项目，需要先进行预算调整，才能按照流程进行下一步的采购申请。在ERP系统中，需要依据不同采购申请的实际需要，配置与之相适应的审批程序。遇到重大投资项目的采购申请，要进行科学的分析，查看其是否经济、合规，项目负责人要对此严格把关。对于日常生产经营中常用的物料、物资等采购，设立归口管理部门集中统一采购，有利于提升采购效率，规范采购程序。
2.供应商的选择。企业选择供应商的过程最容易受主观因素控制，是最容易出现徇私舞弊行为的环节，为了避免这种现象的出现，企业应对供应商进行定期评审，并建立严格的评审制度加以约束，这种评审制度不仅仅限于初次筛选合同供应商，对于已经建立合作关系的供应商也同样评定与之合作是否良好。企业可以在ERP系统，通过数据分析，及时准确的获取供应商的交货情况以及质量优劣，并依据统计结果，自动提升或降低供应商的资质评价，以此避免企业遭受业务风险，造成经济损失。与此同时，ERP系统可以实现对供应商的智能选择，避免人为因素带来的舞弊现象。
3.采购订单下达。企业应在运营过程中，不断健全和完善内控标准、采购流程，严格管理合同签订，加强对供应商的评估，制定相应的制度以规范采购行为，采购人员必须严格执行相应制度和流程。将控制标准和审批流程纳入ERP系统，由系统对其进行自动控制，并全方位的管理整个采购活动，避免人工操作不准确、失真等风险的出现。与此同时，所有的审批只能在授权范围内执行，采购订单必须通过最终审批，才能进入订单验收等后续流程。
4.验收入库。企业仓库在接收到供货后，由采购员与库管员对到货物品的数量、质量等相关内容进行验收，与采购订单进行核对，对于重要物资，则需要采购员组织相关部门技术人员，如设备部、检修部等共同展开质量验收工作，系统支持验收人员在库管员进行入库记账前做电子验证来记录验收参与人员，验收完毕后，由装卸及搬运人员入库，库管员在系统中进行入库记账。还可以通过企业协同平台验证物流记录完整性，现场记录物资交付、验收信息，通知供应商开具发票。
5.发票预制校验。企业在接收到供应商开具的供货发票后，由采购员核对发票与采购订单、入库情况是否一致，如有问题联系供货方重开发票，没有问题则在系统中做预制发票或在金税系统接收验证供应商发票并自动预制发票，递交财务人员进行发票的审核和记账。
6.付款控制。明确参与采购人员的权限，严格管理付款流程。请款部门准确填写付款申请单后，经由授权人审批，并且通过财务人员的审核后，才能将付款申请单交给企业出纳，办理相应手续再行付款。这一系列的流程必须严格按照规范执行，尤其是财务人员在审核付款申请时，一定要确认业务流程与公司规定是否相符，尽最大可能规避风险，有任何一点不符之处，付款都不能继续进行。付款结束后，企业要做好后续预付款清理、退换货、质量索赔等工作。
六、结语
综上所述，企业若要在ERP系统环境下建立有效的采购与付款内部控制，一方面需要建立严格的业务管理制度管控业务流程，一方面需要通过ERP系统全面控制采购和付款的整个过程。只有企业管理人员意识到ERP系统的重要性，并加以灵活运用，才能提高采购与付款的内部控制水平，促进企业的快速、持续、稳定发展。
参考文献：
[1]赵静.ERP环境下采购与付款环节的内部控制[J].财经界：学术版， 2013（27）：80-80.
[2]王勇.论ERP环境下采购与付款的内部控制[J].中国总会计师， 2016（2）：100-101.