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当前，会议产业作为与展览、旅游共荣共生的产业形态，已经迎来市场化变革。而让参会者拥有更好的体验，无疑能够增强客户黏性、重塑业内口碑。作为会议体验的策划者和提供方，会议活动主承办方、会议场地方均发挥着举足轻重的作用。为深入了解会议举办方、场地方在做好会议服务、提升与会者体验方面的经验见解，《旅游会展》本期专题通过采访会议主承办单位相关负责人、会议场地代表，力争在会议服务方面带给业内读者更多思考。
Improving meeting participation experiences： devotion and practice
At present， the conference industry as an industry form of symbiosis with exhibition and tourism industry is going through revolutions of commercialization. And to make sure that participants have a better experience will no doubt enhance the customer stickiness and build the meeting reputation. As the planner and provider of meetings services respectively，the conference organizers and venues play a major role.In order to collect their views on how to provide good meeting service and enhance the experience of the participants， MICE Business Tourism magazine interviewed several meeting organizers and meeting venues， aiming to bring revelations to the readers in this regard.
内容为王：加强品牌项目建设，提高产品形象认知
《贵阳市“十三五”会展业发展专项规划》提出，在巩固“中国夏季会展名城”品牌的基础上，把贵阳市打造成为“国际会议目的地城市”。如此而言，贵阳会展业在迎来重大发展机遇的同时，“扶持培育一些品牌项目”也成为官方的发力点。贵州国展会议有限公司总经理、贵阳市会展行业协会副会长曾昭华对此表示：“会议本身的内容对与会者的吸引程度，影响着与会者的参会体验。品牌效应能为会议项目的发展带来新的机遇。贵阳着力推进譬如生态文明贵阳国际论坛、中国（贵州）国际酒类博览会、贵阳国际大数据产业博览会暨全球大数据产业峰会等品牌项目的发展，并且还会持续注入新的市场活力。”据悉，贵阳近几年结合各地优势资源，开发出了多项特色节庆，例如清镇市猕猴桃节、农业嘉年华等活动。
对于旅游目的地城市而言，在异地举办推介会是其重要手段。毛里求斯旅游推广局中国区客户经理冯敏铃曾负责“针对旅游业者的推介会、路演，以及媒体见面会”，这种100至200人规模的会议，其内容重要程度不言而喻。“不论是旅游业者，还是媒体，参会人员的体验直接关系到他们对于毛里求斯的印象。好的体验能提高与会者对毛里求斯旅游产品的认知，旅游业者也能从中了解更多信息，或者跟毛里求斯当地业者有更密切的交流与合作。”冯敏铃还说到，“在举办这些会议时，我们会设置嘉宾与参会者互动的环节，或者能引起参与者感兴趣的节目；推介也以更有创意的模式进行，从而吸引参会者的注意力。”
细节取胜：完善会议筹备工作，树立良好服务态度
会议举办方应该从会前、会中、会后三个阶段来和参会者保持沟通，从会前了解参会者的会议需求，会中实施细致周到的服务，再到会后进行总结反馈，这三大步均需细化服务。而要想提升参会者体验，服务好以下环节是关键。
签到
北京神舟方舟国际会议展览有限公司会奖三部客户经理韩云华说：“在会议签到前，筹备工作的完善和细致是会议成功的重要保证。我們在举办会议的时候，会设立一个专门的会议筹备组。会议筹备组下设秘书小组与会务小组，前者主要负责文字宣传准备，后者主要负责除文字宣传以外的工作，包括会前的准备，会议开始的签到，会议中间的服务，直至会后的送站等。在会议举行的前一天，会务小组会电话联系目标客户，再次告知对方会议的签到时间、地点和乘车路线。”而在谈及签到处出现“会虫”的问题时，韩云华说，“每次会议举办前，我们都会给客户发邀请函，客户凭邀请函签到后，携带我们发放的证件才可以入场。”
无锡市太博会展有限公司总经理蒋丽君表示：“在会议签到时，我们要求酒店提供专用的报到通道，以免让客人等候时间过长。另外，会场的空调设置怎样的温度合适，也要时时掌握。举办会议的时候，工作人员同时会面对很多参会者，有时难免会有一些不周到的地方，我认为要凭经验做好应急预案，在容易出现问题的环节做好充分准备。人员也要充分到位，一出现问题，马上就有相关人员第一时间解决。”
应急
山东（济南）顺驰会展服务有限公司总经理赵丽陈述了类似的做法，并强调了会场入口处检查证件的重要性，还在会议现场安排医护人员，以便于更好地服务客户。赵丽还提到：“会议举办方要与客户实现双赢，会展行业走向专业化、国际化，服务至上的理念始终不可缺少。我们举办的会议也会遇到突发情况。比如有一次酒店突然停电，我们首先通知酒店人员紧急抢修，紧接着就是给客户做疏散和解释工作。毕竟酒店停电，客户心理上有恐惧感。而在与客户解释的时候，一定要站在他们的立场上考虑问题，才能得到客户的谅解。” 冯敏铃表示：“在会议举办期间，通常会有临时流程调整，而我们需要及时通知配合单位、参会者，并做好沟通和应急工作。而在与会议场地方沟通时，我们一般会让他们注意这些细节：水牌、服务员对会场路线的指引，根据会议目的不同布置不同的物料，例如讲台、投影仪或LED显示屏、纸笔、水、茶歇等会场布置。我们还会注意用餐人员的饮食禁忌。”
餐饮
江苏无锡早前提出了要打造“商务会展之都”。在蒋丽君看来，每个参会者都是一个广告传播者，参会体验的好坏直接决定着会议在行业内的传播口碑优劣。“会议体验的好，不一定要体现在会议的高大上，往往一个小细节就可以打动参会者。”蒋丽君说到，“我们在策划和设计2016中外企业会奖旅游（无锡）峰会暨交易会的时候，就尽量体现无锡特色，会场舞台、主画面，还有席位卡等都用无锡特色的太湖风光来体现。餐饮则准备了无锡美食，让第一次来无锡参会的嘉宾有一次完美的体验，这样才能更好地把会议推广出去。”
“我们尽量为参会者推荐当地的菜系，例如黔菜里的凯里酸汤鱼、息烽阳朗鸡等这些只能在当地才能尝到的美食，对外地参会者的吸引力不可小觑。”曾昭华看重特色餐饮给与会者带来的美好体验，在会前与场地方进行细致沟通，并根据参会者兴趣，依照当地特色文化推出餐饮产品。“我们一方面会及时发放餐券，让参会者凭券有序用餐。另一方面，我们会提前核实客户的口味，对于在宗教、习俗等方面有特殊要求的客户，我们会准备特质的餐食。” 针对餐饮需要注意的细节，赵丽如此说道。
住宿
住宿同样是影响参会者体验的重要环节，曾昭华会为参会者推荐一些富含本地文化的特色酒店，也会为一些小型会议参会者的住宿推出“客栈”式体验，让参会者在参会的同时，能对当地文化有更深入的了解，并丰富自己的眼界。蒋丽君则提到，在为参会者安排住宿时，还会考虑房间的配套设施和门窗朝向。
一场会议活动是否能够顺利进行，不仅取决于会议主办方和承办方，还与会议場地方有着密不可分的关系。如何提升与会者的体验，对于会议场地方——会展中心和会议酒店而言，也有着很大的挑战，并是一项值得深入探究的命题。
配套
作为中国西部国际博览城运营管理方代表，四川天府国际会展有限公司总经理助理、总监苏琦表示：“作为新场馆，中国西部国际博览城在外形上有足够的吸引力，场馆采用混凝土框架+梭型桁架+网架结构。这种钢结构技术不仅使场馆采光及视线效果达到最佳，也让场馆的‘帽子’形似一条鱼，十分美观。二期国际会议中心除了各种大小会议室，还将设置新闻发布厅、组委会中心、多媒体功能厅、会务办公用房等场地。场馆屋檐是延伸出墙体的，可减少来自太阳的热量摄取。场馆还配备了LED灯，以及按需求控制的通风设备系统，能够控制室内环境。场馆建筑抗震设防烈度为8度，可成为地震灾害时的大型避难场所。”如此高配置的现代化场馆，带给参会者的第一印象自然非同一般，其对参会者的体验也饶有助益。
交通
苏琦表示，作为会议场地方，会前会与举办方一起做全盘考虑，力争让与会者全身心参会，不去为“食住行”分担太多精力。交通方面，沿博览城西路南北向布置，融合了城际和城市轨道交通、公共汽车、出租车和非机动车等多种交通方式，能够高效疏解博览城的人流。“在第十八届成都国际家具工业展览会期间，我们采取了以中国西部国际博览城为中心，根据现场交通流量，对周边道路实施逐级分流措施，间接提升了展会质量与参会者体验。对于参会者的其它需求，我们尽量以方便快捷为基准。例如针对有集体晚宴需求的会议团体，会场也具备大小宴会厅为其提供一站式服务。”
北京亦创国际会展中心的王雨辰说：“办会就是服务，服务的信誉、态度直接影响着客户对会议的评价，所以无论是会议主办方，还是场馆负责方，对待参会者都需要有良好的态度。今年8月下旬，我们举办了世界机器人大会。虽然我们的展馆离地铁口只有300米的距离，但是在会议举办期间，我们还是安排了多辆摆渡车。这一方面是为了避免客户走错路，另一方面是避免客户在炎热的室外停留的时间过长。”在王雨辰看来，“急客人所需，急客人所急”的态度不仅是挂在嘴边，还要落实到行动上。
旅游添彩：紧贴本土特色文化，倍增会议活动好感
“贵阳春暖风和、冬无严寒、夏无酷暑，是全国难得的会奖旅游好去处。”曾昭华还表示，贵阳有“第二春城”之称，在地理环境方面带给与会者的体验比其它城市更胜一筹。“作为会议主办方，我们会和场地方结合当地旅游特色文化和参会者的兴趣需求，在会前做好充分准备，适当安排会后旅游，让参会者在开会之余能够看的开心，玩的尽兴。”
目的地游览是会奖活动的重要组成部分，能为一场会议增光添彩，一个有特色的目的地游览计划能让参会者对会议活动倍增好感。蒋丽君表示，“我们会结合会议主题，组织参会者会后参观考察。比如我们曾组织过灵山禅行体验、湖？深氧界参观考察等活动。”
编后语：
在本期专题采访中，多位嘉宾发表了自己的真知灼见。冯敏铃认为，增加会议趣味性，提升参会者的积极性和参与度；增加会议产出与效益，若是商务洽谈会，提前安排洽谈预约及时间等措施可以提升与会体验。蒋丽君建议多引进一些高科技或互联网技术来提高会议效率，实时掌握参会者的信息，例如嘉宾接送车，都可以用相关的会议技术服务。提升与会体验是一个需要具体情况具体分析的话题，但只要会议举办方提高自身专业水平，本着用心服务、务实行事的原则，参会者的体验自然会相应提升！
Improving meeting participation experiences： devotion and practice
At present， the conference industry as an industry form of symbiosis with exhibition and tourism industry is going through revolutions of commercialization. And to make sure that participants have a better experience will no doubt enhance the customer stickiness and build the meeting reputation. As the planner and provider of meetings services respectively，the conference organizers and venues play a major role.In order to collect their views on how to provide good meeting service and enhance the experience of the participants， MICE Business Tourism magazine interviewed several meeting organizers and meeting venues， aiming to bring revelations to the readers in this regard.
内容为王：加强品牌项目建设，提高产品形象认知
《贵阳市“十三五”会展业发展专项规划》提出，在巩固“中国夏季会展名城”品牌的基础上，把贵阳市打造成为“国际会议目的地城市”。如此而言，贵阳会展业在迎来重大发展机遇的同时，“扶持培育一些品牌项目”也成为官方的发力点。贵州国展会议有限公司总经理、贵阳市会展行业协会副会长曾昭华对此表示：“会议本身的内容对与会者的吸引程度，影响着与会者的参会体验。品牌效应能为会议项目的发展带来新的机遇。贵阳着力推进譬如生态文明贵阳国际论坛、中国（贵州）国际酒类博览会、贵阳国际大数据产业博览会暨全球大数据产业峰会等品牌项目的发展，并且还会持续注入新的市场活力。”据悉，贵阳近几年结合各地优势资源，开发出了多项特色节庆，例如清镇市猕猴桃节、农业嘉年华等活动。
对于旅游目的地城市而言，在异地举办推介会是其重要手段。毛里求斯旅游推广局中国区客户经理冯敏铃曾负责“针对旅游业者的推介会、路演，以及媒体见面会”，这种100至200人规模的会议，其内容重要程度不言而喻。“不论是旅游业者，还是媒体，参会人员的体验直接关系到他们对于毛里求斯的印象。好的体验能提高与会者对毛里求斯旅游产品的认知，旅游业者也能从中了解更多信息，或者跟毛里求斯当地业者有更密切的交流与合作。”冯敏铃还说到，“在举办这些会议时，我们会设置嘉宾与参会者互动的环节，或者能引起参与者感兴趣的节目；推介也以更有创意的模式进行，从而吸引参会者的注意力。”
细节取胜：完善会议筹备工作，树立良好服务态度
会议举办方应该从会前、会中、会后三个阶段来和参会者保持沟通，从会前了解参会者的会议需求，会中实施细致周到的服务，再到会后进行总结反馈，这三大步均需细化服务。而要想提升参会者体验，服务好以下环节是关键。
签到
北京神舟方舟国际会议展览有限公司会奖三部客户经理韩云华说：“在会议签到前，筹备工作的完善和细致是会议成功的重要保证。我們在举办会议的时候，会设立一个专门的会议筹备组。会议筹备组下设秘书小组与会务小组，前者主要负责文字宣传准备，后者主要负责除文字宣传以外的工作，包括会前的准备，会议开始的签到，会议中间的服务，直至会后的送站等。在会议举行的前一天，会务小组会电话联系目标客户，再次告知对方会议的签到时间、地点和乘车路线。”而在谈及签到处出现“会虫”的问题时，韩云华说，“每次会议举办前，我们都会给客户发邀请函，客户凭邀请函签到后，携带我们发放的证件才可以入场。”
无锡市太博会展有限公司总经理蒋丽君表示：“在会议签到时，我们要求酒店提供专用的报到通道，以免让客人等候时间过长。另外，会场的空调设置怎样的温度合适，也要时时掌握。举办会议的时候，工作人员同时会面对很多参会者，有时难免会有一些不周到的地方，我认为要凭经验做好应急预案，在容易出现问题的环节做好充分准备。人员也要充分到位，一出现问题，马上就有相关人员第一时间解决。”
应急
山东（济南）顺驰会展服务有限公司总经理赵丽陈述了类似的做法，并强调了会场入口处检查证件的重要性，还在会议现场安排医护人员，以便于更好地服务客户。赵丽还提到：“会议举办方要与客户实现双赢，会展行业走向专业化、国际化，服务至上的理念始终不可缺少。我们举办的会议也会遇到突发情况。比如有一次酒店突然停电，我们首先通知酒店人员紧急抢修，紧接着就是给客户做疏散和解释工作。毕竟酒店停电，客户心理上有恐惧感。而在与客户解释的时候，一定要站在他们的立场上考虑问题，才能得到客户的谅解。” 冯敏铃表示：“在会议举办期间，通常会有临时流程调整，而我们需要及时通知配合单位、参会者，并做好沟通和应急工作。而在与会议场地方沟通时，我们一般会让他们注意这些细节：水牌、服务员对会场路线的指引，根据会议目的不同布置不同的物料，例如讲台、投影仪或LED显示屏、纸笔、水、茶歇等会场布置。我们还会注意用餐人员的饮食禁忌。”
餐饮
江苏无锡早前提出了要打造“商务会展之都”。在蒋丽君看来，每个参会者都是一个广告传播者，参会体验的好坏直接决定着会议在行业内的传播口碑优劣。“会议体验的好，不一定要体现在会议的高大上，往往一个小细节就可以打动参会者。”蒋丽君说到，“我们在策划和设计2016中外企业会奖旅游（无锡）峰会暨交易会的时候，就尽量体现无锡特色，会场舞台、主画面，还有席位卡等都用无锡特色的太湖风光来体现。餐饮则准备了无锡美食，让第一次来无锡参会的嘉宾有一次完美的体验，这样才能更好地把会议推广出去。”
“我们尽量为参会者推荐当地的菜系，例如黔菜里的凯里酸汤鱼、息烽阳朗鸡等这些只能在当地才能尝到的美食，对外地参会者的吸引力不可小觑。”曾昭华看重特色餐饮给与会者带来的美好体验，在会前与场地方进行细致沟通，并根据参会者兴趣，依照当地特色文化推出餐饮产品。“我们一方面会及时发放餐券，让参会者凭券有序用餐。另一方面，我们会提前核实客户的口味，对于在宗教、习俗等方面有特殊要求的客户，我们会准备特质的餐食。” 针对餐饮需要注意的细节，赵丽如此说道。
住宿
住宿同样是影响参会者体验的重要环节，曾昭华会为参会者推荐一些富含本地文化的特色酒店，也会为一些小型会议参会者的住宿推出“客栈”式体验，让参会者在参会的同时，能对当地文化有更深入的了解，并丰富自己的眼界。蒋丽君则提到，在为参会者安排住宿时，还会考虑房间的配套设施和门窗朝向。
一场会议活动是否能够顺利进行，不仅取决于会议主办方和承办方，还与会议場地方有着密不可分的关系。如何提升与会者的体验，对于会议场地方——会展中心和会议酒店而言，也有着很大的挑战，并是一项值得深入探究的命题。
配套
作为中国西部国际博览城运营管理方代表，四川天府国际会展有限公司总经理助理、总监苏琦表示：“作为新场馆，中国西部国际博览城在外形上有足够的吸引力，场馆采用混凝土框架+梭型桁架+网架结构。这种钢结构技术不仅使场馆采光及视线效果达到最佳，也让场馆的‘帽子’形似一条鱼，十分美观。二期国际会议中心除了各种大小会议室，还将设置新闻发布厅、组委会中心、多媒体功能厅、会务办公用房等场地。场馆屋檐是延伸出墙体的，可减少来自太阳的热量摄取。场馆还配备了LED灯，以及按需求控制的通风设备系统，能够控制室内环境。场馆建筑抗震设防烈度为8度，可成为地震灾害时的大型避难场所。”如此高配置的现代化场馆，带给参会者的第一印象自然非同一般，其对参会者的体验也饶有助益。
交通
苏琦表示，作为会议场地方，会前会与举办方一起做全盘考虑，力争让与会者全身心参会，不去为“食住行”分担太多精力。交通方面，沿博览城西路南北向布置，融合了城际和城市轨道交通、公共汽车、出租车和非机动车等多种交通方式，能够高效疏解博览城的人流。“在第十八届成都国际家具工业展览会期间，我们采取了以中国西部国际博览城为中心，根据现场交通流量，对周边道路实施逐级分流措施，间接提升了展会质量与参会者体验。对于参会者的其它需求，我们尽量以方便快捷为基准。例如针对有集体晚宴需求的会议团体，会场也具备大小宴会厅为其提供一站式服务。”
北京亦创国际会展中心的王雨辰说：“办会就是服务，服务的信誉、态度直接影响着客户对会议的评价，所以无论是会议主办方，还是场馆负责方，对待参会者都需要有良好的态度。今年8月下旬，我们举办了世界机器人大会。虽然我们的展馆离地铁口只有300米的距离，但是在会议举办期间，我们还是安排了多辆摆渡车。这一方面是为了避免客户走错路，另一方面是避免客户在炎热的室外停留的时间过长。”在王雨辰看来，“急客人所需，急客人所急”的态度不仅是挂在嘴边，还要落实到行动上。
旅游添彩：紧贴本土特色文化，倍增会议活动好感
“贵阳春暖风和、冬无严寒、夏无酷暑，是全国难得的会奖旅游好去处。”曾昭华还表示，贵阳有“第二春城”之称，在地理环境方面带给与会者的体验比其它城市更胜一筹。“作为会议主办方，我们会和场地方结合当地旅游特色文化和参会者的兴趣需求，在会前做好充分准备，适当安排会后旅游，让参会者在开会之余能够看的开心，玩的尽兴。”
目的地游览是会奖活动的重要组成部分，能为一场会议增光添彩，一个有特色的目的地游览计划能让参会者对会议活动倍增好感。蒋丽君表示，“我们会结合会议主题，组织参会者会后参观考察。比如我们曾组织过灵山禅行体验、湖？深氧界参观考察等活动。”
编后语：
在本期专题采访中，多位嘉宾发表了自己的真知灼见。冯敏铃认为，增加会议趣味性，提升参会者的积极性和参与度；增加会议产出与效益，若是商务洽谈会，提前安排洽谈预约及时间等措施可以提升与会体验。蒋丽君建议多引进一些高科技或互联网技术来提高会议效率，实时掌握参会者的信息，例如嘉宾接送车，都可以用相关的会议技术服务。提升与会体验是一个需要具体情况具体分析的话题，但只要会议举办方提高自身专业水平，本着用心服务、务实行事的原则，参会者的体验自然会相应提升！