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摘要档案在保管、利用、借阅等过程中,涉密渠道不断增多,研究档案利用过程中的保密工作,对涉密人员的保密教育,建立档案利用中的监督机制,处理好档案的利用,开放中的保密工作,是社会进步的体现,也给保密工作带来了新的挑战。
关键词档案利用;保密;管理
中图分类号G25文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)081-0177-01
随着社会主义市场经济深入发展,涉密人员思想、价值取向、利益追求趋于多元化。同时现代化信息化技术的广泛应用,使国家秘密载体出现数字化、网络化、轻便化、隐性化趋势,国客秘密的存储、处理和传输方式发生了巨大的变化,涉密渠道不断增多,涉密渠道更加隐蔽,涉密危害更加严重,这就要求涉密人员增强敌性观念和法纪意识,掌握保密技能,做到懂保密、会保密、善保密。气象资料在国防安全上具有十分重要的价值,因此加强气象档案的保密管理具有十分重要的意义。下面就档案利用过程中的保密工作谈几点认识,以代大家交流。
1档案涉密情况的变化
档案在保管过程中,其密级不是一成不变的,而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的,也是暂时的;大多数的,吝惜的趋势是降密,直至解密。其变化原因有三:一是保密范围的变化;二是密级文件作用的变化,原来的密级文件与现在工作不相适应,已失去了指导作用,为此立档单位废掉了此类文件,密级自然消除了。三是保密时限的变化。因此就依据档案涉密内容的变化掌握划密标准,严防密级偏高或偏低,密期偏长或偏短。加强涉密档案的规范化建设。为档案的科学的管理,准确的掌握。有效的保密。及时的提供创造条件。
2认真做好档案利用中的监督工作
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施,它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种步良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全。具体说来,档案利用监督可以从以下几个方面实施:
2.1制度建设
档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。
2.2队伍建设
担负利用服务工作的档案管理人员,是利用率制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的素质。一是政治素质,要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神,热爱档案事业;二是业务素质,要具备专业知识,熟悉所保管的档案内容,熟悉档案法规;三是文化素质,要有较高的文化知识,能总结和分析利用工作中的经验与问题,从中掌握利用工作的规律。此外,还要有敏锐的工作能力和观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理利用中出现的一般问题。
2.3监督措施
在利用中,要根据不同的利用对象的不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监护。对某些为获取凭证而来查阅档案的利用者,要防止偷撕或涂改档案;对一引动平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者,要及时提醒。做好利用监督,还要做到三勤:一是嘴勤,勤宣传利用档案的制度与规定,勤与利用者交谈,掌握其利用者目的与动机;二是眼勤,勤观察动态,置每个利用者视觉之中;三是手勤脑勤,勤分析利用者的情况和利用效果,勤检查被利用的案卷,勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失。
正确处理好档案保密与利用的关系保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密,工作尽心尽职,但由于在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保轻用。利用不足的现象。由此产生一些弊端;大批档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,变成一文不值的废纸,造成档案浪费,领导不能及时全面地了解情况,有效地利用档案,档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中出来。机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值。当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以,对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,决河偏颇。
4做好气象档案的保密工作
今年以来,局领导对保密工作高度重视,先后采取了一系列有效措施加强保密管理。全局工作人员,。特别是领导干部必须模范地遵守《保密法》,遵守党和国家的各项保密规定和机关保密制度,增强保密观念,保守党和国家秘密;机要保密人员要坚持制度,尽职尽责,认真做好机要文电的管理和保密工作,下班时要文件入柜,关窗锁门。确保密码电报的安全,坚持在机要室阅读制度,不得复印不准擅自翻印、复印机密文电材料。复印秘密文件及党和国家领导人主要讲话必须履行审批手续,复印件要同原件一样登记、保管,用后及进交回局机要室,发给局各单位的秘密文件、资料必须履行登记,妥善保管并要定期向局机要室清退;机要文电、资料要定期清理、归档和清退、销毁,同时认真进行保密检查一。销毁秘密以上文件、资料必须按规定办理登记、审批、送保密车间销毁,严禁向废品收购部门出售内部文件、资料、刊物及频密笔记本;不得将秘密文件、资料带回家中或医院;严格遵守涉外宣传工作中的保密制度,凡属秘密以上范围的文件、资料及其内容,未经批准,不得以任何借口对外泄露或报道;密码和密码设备应由专人保管、使用、做到机、卡分离,严禁密码计算机上外网和互联网;发现失泄密,应立即报告保密委员会检查处理。
为了进一步加强保密工作,今年根据市保密局的要求,市局党组成员、各科室负责人、机要员、文印室工作人员等分别签订了《保密承诺书》并交市保密局备案。向机关工作人员发放了《党政机关工作人员保密须知》、《保密学习材料》等书箱。同时组织保密人员参加了市保密局的保密培训班车并取得了资格证书。为机要室配备了碎纸机,电脑安装了市保密局提供的保密软件。计算机系统安装了市公安局的防病毒软件等等,这些措施有力推动了我局保密工作的管理,为市气象事业又好又快发展提供坚强有力的保障。
作者简介
王晓梅(1966-),女,汉族,辽宁省黑山县人,本科学历, 新疆气象信息中心,工程师,研究方向为资料处理及档案管理。
关键词档案利用;保密;管理
中图分类号G25文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)081-0177-01
随着社会主义市场经济深入发展,涉密人员思想、价值取向、利益追求趋于多元化。同时现代化信息化技术的广泛应用,使国家秘密载体出现数字化、网络化、轻便化、隐性化趋势,国客秘密的存储、处理和传输方式发生了巨大的变化,涉密渠道不断增多,涉密渠道更加隐蔽,涉密危害更加严重,这就要求涉密人员增强敌性观念和法纪意识,掌握保密技能,做到懂保密、会保密、善保密。气象资料在国防安全上具有十分重要的价值,因此加强气象档案的保密管理具有十分重要的意义。下面就档案利用过程中的保密工作谈几点认识,以代大家交流。
1档案涉密情况的变化
档案在保管过程中,其密级不是一成不变的,而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的,也是暂时的;大多数的,吝惜的趋势是降密,直至解密。其变化原因有三:一是保密范围的变化;二是密级文件作用的变化,原来的密级文件与现在工作不相适应,已失去了指导作用,为此立档单位废掉了此类文件,密级自然消除了。三是保密时限的变化。因此就依据档案涉密内容的变化掌握划密标准,严防密级偏高或偏低,密期偏长或偏短。加强涉密档案的规范化建设。为档案的科学的管理,准确的掌握。有效的保密。及时的提供创造条件。
2认真做好档案利用中的监督工作
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施,它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种步良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全。具体说来,档案利用监督可以从以下几个方面实施:
2.1制度建设
档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。
2.2队伍建设
担负利用服务工作的档案管理人员,是利用率制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的素质。一是政治素质,要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神,热爱档案事业;二是业务素质,要具备专业知识,熟悉所保管的档案内容,熟悉档案法规;三是文化素质,要有较高的文化知识,能总结和分析利用工作中的经验与问题,从中掌握利用工作的规律。此外,还要有敏锐的工作能力和观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理利用中出现的一般问题。
2.3监督措施
在利用中,要根据不同的利用对象的不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监护。对某些为获取凭证而来查阅档案的利用者,要防止偷撕或涂改档案;对一引动平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者,要及时提醒。做好利用监督,还要做到三勤:一是嘴勤,勤宣传利用档案的制度与规定,勤与利用者交谈,掌握其利用者目的与动机;二是眼勤,勤观察动态,置每个利用者视觉之中;三是手勤脑勤,勤分析利用者的情况和利用效果,勤检查被利用的案卷,勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失。
正确处理好档案保密与利用的关系保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密,工作尽心尽职,但由于在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保轻用。利用不足的现象。由此产生一些弊端;大批档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,变成一文不值的废纸,造成档案浪费,领导不能及时全面地了解情况,有效地利用档案,档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中出来。机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值。当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以,对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,决河偏颇。
4做好气象档案的保密工作
今年以来,局领导对保密工作高度重视,先后采取了一系列有效措施加强保密管理。全局工作人员,。特别是领导干部必须模范地遵守《保密法》,遵守党和国家的各项保密规定和机关保密制度,增强保密观念,保守党和国家秘密;机要保密人员要坚持制度,尽职尽责,认真做好机要文电的管理和保密工作,下班时要文件入柜,关窗锁门。确保密码电报的安全,坚持在机要室阅读制度,不得复印不准擅自翻印、复印机密文电材料。复印秘密文件及党和国家领导人主要讲话必须履行审批手续,复印件要同原件一样登记、保管,用后及进交回局机要室,发给局各单位的秘密文件、资料必须履行登记,妥善保管并要定期向局机要室清退;机要文电、资料要定期清理、归档和清退、销毁,同时认真进行保密检查一。销毁秘密以上文件、资料必须按规定办理登记、审批、送保密车间销毁,严禁向废品收购部门出售内部文件、资料、刊物及频密笔记本;不得将秘密文件、资料带回家中或医院;严格遵守涉外宣传工作中的保密制度,凡属秘密以上范围的文件、资料及其内容,未经批准,不得以任何借口对外泄露或报道;密码和密码设备应由专人保管、使用、做到机、卡分离,严禁密码计算机上外网和互联网;发现失泄密,应立即报告保密委员会检查处理。
为了进一步加强保密工作,今年根据市保密局的要求,市局党组成员、各科室负责人、机要员、文印室工作人员等分别签订了《保密承诺书》并交市保密局备案。向机关工作人员发放了《党政机关工作人员保密须知》、《保密学习材料》等书箱。同时组织保密人员参加了市保密局的保密培训班车并取得了资格证书。为机要室配备了碎纸机,电脑安装了市保密局提供的保密软件。计算机系统安装了市公安局的防病毒软件等等,这些措施有力推动了我局保密工作的管理,为市气象事业又好又快发展提供坚强有力的保障。
作者简介
王晓梅(1966-),女,汉族,辽宁省黑山县人,本科学历, 新疆气象信息中心,工程师,研究方向为资料处理及档案管理。