行政事业单位核心业务内部控制原则初探

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  《行政事业单位内部控制规范》规定,行政事业单位内控目标是“合理保证单位经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整,有效防范舞弊和预防腐败,提高公共服务的效率和效果”。可以看出,该规范的主要内容,基本都是针对各类单位都有的普通业务活动,没有涉及各个行政事业单位的核心业务。
  一、行政事业单位核心业务内部控制不可或缺
  笔者在《财会学习》2013年第12期发表的《行政事业单位内部控制目标研究》一文中提出,行政事业单位内部控制的目标应包括三个方面,但《行政事业单位内部控制规范》的内容主要还停留在“非核心业务活动”的层面,基本没有涉及到核心业务,较少涉及防范错弊、贪腐和违法行为,究其原因可能无非一个“难”字:(1)《行政事业单位内控规范》由财政部门制定并推动实施,对资金的使用进行控制较为容易(因而定位于“经济活动”),对其他业务活动进行控制缺乏手段和权威性,而无法体现在规范内容里;(2)其他业务活动内容和形式千差万别,即使赋予必要手段和权威性,技术难度也很大,对规范制定者的要求过高。
  虽然在《行政事业单位内部控制规范》中没有专门界定和涉及核心业务内控,但并不代表它不重要。相反,核心业务内部控制是行政事业单位内部控制系统不可或缺的组成部分,这是因为:(1)任何行政事业单位的核心业务活动和资金活动都不是泾渭分明的,两者是交织在一起的系统,不可能通过单一地规范经济活动就能实现内控目标;(2)在很多情形下,行政事业单位的核心业务往往是“因”、,而经济活动是业务活动带来的“果”;核心业务是“本”,而经济活动是外在的“标”。因此,行政事业单位先要控制好“因”,才有可能制约“果”;要治标,先要治本。正如我们看到的许多行政事业单位领导的违法乱纪案件,很多是源于先前的业务活动环节缺乏控制和制衡而产生的权力寻租,而后才有经济活动失控的状况。在中央工程治理领导小组办公室于2012年公布的20起工程建设领域招标投标环节典型案件中,发生问题的原因都是缺乏业务环节的控制政策和程序,或者是已有的内控制度被人为破坏和逾越,如有的领导干部滥用决策权、审批权,违规插手干预工程建设项目招标投标活动;有的招标人向特定投标人泄露标底、技术指标参数等保密事项,擅自改变招标条件或定标办法;有的评标专家在评标中为特定投标人打高分或压低其他投标人的评分等等。试想,如果不能建立起有效的招投标环节的内部控制,工程建设领域的经济活动内部控制又从何谈起。
  二、行政事业单位核心业务内部控制的思路和原则
  如果将内部控制的范围仅仅定位于经济活动会使得大量行政事业单位的核心业务,如宏观管理部门的调控业务、项目管理部门的申报和审批业务、法院系统的审判活动等排除在外,那么,这样的内控是不完整的,而内部控制是系统工程,缺少任何一块的内控都不可能真正起作用。基于对内控目标的认识,以及对核心业务控制和经济活动控制相互关系的理解,笔者认为应将行政事业单位内部控制的作用对象从“经济活动”扩大“业务活动”层面。否则,仅局限于经济活动的内部控制将是无源之水。为了高质量完成单位核心、非核心业务活动以及防范错弊、贪腐和违法行为,减少资金消耗、保障资产安全和财务信息真实完整等当然是包括行政事业单位和企业在内的各类单位内控的共同目标。
  如何合理、高效地完成这三个目标是个更为重要的现实问题,尤其是高质量完成单位核心业务活动这一目标。我们不能因为核心业务活动内部控制“难为”而不为,应将核心业务活动和经济活动的内控有机地结合起来,整体设计,全面推进,在某种程度上也体现了内控全面性原则的要求。唯有如此,内部控制才能真正能够实现其理想目标,事半而功倍。
  《行政事业单位内部控制规范》中已经给出了各单位在建立和实施内控过程中应遵守全面性、重要性、制衡性和适应性四个原则,但是这四个原则提法相对比较笼统,是宏观的、抽象的、观念上的说法,是各类单位开展内部控制的一般性原则,有必要从操作层面寻找一些思路和原则。笔者认为,行政事业单位核心业务的完成质量、错弊和贪腐违法行为,在一定程度上是当事人各方对公共资金利益存在不同诉求,比如行政相对人的强烈渴求、行政主体的惰性等,同时,监督机制不甚健全也是重要的原因。因此,梳理不同当事人(比如行政相对人、行政主体)的利益关系并通过适当的措施,消除当事人之问的交叉影响,可以较好地解决利益诉求的矛盾;同时,提高相关业务行为的透明度,让当事人的行为公开、让权力在阳光下运行,让所有关心有关业务的人都便利地了解业务活动过程并予以监督,可以较好地解决监督方面的问题。基于这一思路,笔者提出信息采集专门化、决策过程专业化、实施过程透明化三个原则。
  三、信息采集专门化
  信息是决策制定和实施的“导航仪”,在企业内部控制COSO框架中,信息与沟通是内部控制的五大要素之一。所谓信息采集,是指根据特定的目标和要求,将分散蕴涵在不同时空领域的有关信息,通过特定的手段和措施,采掘和汇聚的过程,其目标就是通过多途径收集信息,通过比对、甄别等手段,获取决策制定和实施的有效信息,在客观公正的基础上提高决策的质量和执行效率。
  信息采集在行政事业单位核心业务内部控制中具有举足轻重的作用。一方面,行政事业单位开展核心业务活动,作出有关决策,必然需要全面掌握相关信息。掌握信息的过程一般需要接触大量的当事人,而且通常交往越多越深入,越能了解真实情况。另一方面,与当事人接触越多,当事人基于自身利益,越有可能利用各种手段,影响、干扰有关业务的决策过程,因此,如果核心业务的决策者“亲自”采集信息,与当事人“打成一片”,提高了信息采集质量,但可能丢掉了客观公正的决策。《财苑警示录》中对“四川省成都市财政厅投资管理处原处长雷应全受贿案”一文的描述中这样写到“雷应全可能从来没有想过这样一个问题:为什么自从他当上副处长的那天起,朋友便一天天多起来了?”其实大家都明白,这些人就是冲着雷应全手中的权力而来,当这些朋友的利益和他的利益发生冲突时,“朋友”就不再顾及他的利益,因此,雷也最终被这些所谓的朋友送进了监狱的大门。其实,在大量落马的官员中,很多人都存在一个共同的问题,那就是“交友不慎”。当然这里并不是说官员就不能交友,但是朋友之问的往来必须有个度。一个方面是官员自己主观地把握好这个度;另一个方面就是从客观出发,对行政事业单位管理的公共产品和公共服务等相关业务的信息进行采集,实现信息采集专门化,保持信息采集的独立性,全面掌握信息,避免因信息偏差而误导决策,对内部控制有效性造成负面影响。因此,有必要将信息采集环节与决策环节分开,使得两个环节相对独立;建立专门的信息采集机制:组建专门的信息采集机构、配备专门的信息采集人员,使信息采集人员无法影响决策机构及其决策行为。总之,信息采集专门化的意义在于,在决策者与各种干扰因素之间划清界限,建立防火墙,既有利于独立客观公正地作出决策,又保护了决策者、维护了清正廉洁的政府形象。   1 组建专门的信息采集机构
  为了规避决策人员的风险,同时使单位管理的公共产品和公共服务资源更好地为人民服务,最大限度地达到公平、公正,建议行政事业单位在原有部门的基础上增设专门的信息采集机构,负责对本单位所管理业务的每个环节都进行详细地信息采集,然后通过本行政事业单位的网站对外提供相关业务信息查询窗口。
  2 配备专门的信息采集人员
  《行政事业单位内部控制规范》中的制衡性原则其中一个方面就是强调部门岗位设置及权责配置应科学合理并符合内部牵制的基本要求,以确保不同部门、岗位之间权责分明,相互制约,相互监督。由于需要信息采集机构的人员对单位所掌管的业务了如指掌,因此,信息采集机构的人员应该是专门的,而不能由财务部门或者其他部门的人员兼任,以免在不经意间造成信息泄露。同时信息采集机构应将所需采集的业务信息分阶段由不同的人员负责,这样,任何一个负责人都只了解自己手中管理的有限的信息,从而实现了在信息采集环节的相互制约和相互监督。
  3 多途径采集信息
  “兼听则明,偏信则暗”。在信息采集过程中要强调信息来源的多途径,包括内部途径和外部途径,内部途径涵盖本单位核心业务决策和执行过程中的信息;外部信息则包括上级部门、兄弟单位提出的对本单位核心业务的规范和要求的信息同时还包括社会公众等利害相关者对本单位业务执行情况的反馈信息。通过对不同来源的信息相互比对、印证和甄别等,最终获取采集到客观公正的信息。
  四、决策过程专业化
  单位建立了专门的信息采集机构,实现了专门的信息采集后,单位的业务活动就完整的呈现在相关利害人的面前了。因此,业务活动的相关决策结果是否合理,是否公平、公正就显得非常重要了。过程决定结果,要实现决策结果的合理、公平、公正,决策过程应该要专业。在保证信息采集工作质量的基础上,引入科学决策机制,全面落实专家咨询、可行性论证、民主集中制集体决策等制度,解决决策机构、决策人员的官僚主义主观主义的问题、以及决策者能力不足的问题,确保决策机构独立地作出正确的决策,并保证决策质量。
  1 充分发扬民主集体决策
  科学地、正确地做出决策,是行政事业单位高质量完成核心业务活动的关键。科学决策的一个因素是民主决策、集体决策。要求行政事业单位建立规范的决策制度,针对各种业务活动,尤其是重大核心业务的决策程序、形式和后果做出严格的规定,其中,重大核心业务的决策必须坚持民主集中制原则,并且切实杜绝讲形式、走过场。从国内决策失误的案例看,许多重大决策名义上是党委或政府做出的,事实上是一把手包办的。即使有集体决策的程序,参与决策的人员也可能无法充分表达异议。由于无法明确决策集体中不同成员的不同意见,也不可能分别承担责任,因此往往出现名义上是集体决策,实际上是一把手决策,名义上权责一致,实际上无人负责等现象。笔者认为,行政事业单位的核心业务越重要,民主决策的要求就应该越严格,必要时可实行集体投票“以多胜少”甚至“一票否决”。对于一些涉及老百姓切身利益的项目,如公共交通调价等,应该召开听证会。
  2 完善专家咨询等科学决策机制
  有专家指出,建立科学决策机制应当从“软件建设”和“硬件建设”两方面着手。“软件建设”,把吸引高素质专业人才充实到行政事业单位职工队伍,并且为其提供良好的职业培训和继续教育,使他们“既有为人民服务之心,也有为人民服务之力”。“硬件建设”就是建立一整套科学民主决策机制,形成一个科学决策的规则和程序。笔者认为,上述软件、硬件建设都是从单位练好“内功”的角度提出的,练好内功当然加强内控的重要方面,但是,适当的外功对许多核心业务活动的完成同样重要,也就是,要充分发挥咨询专家、监督机构等的作用,广泛听取各方面意见。决策时要坚持公平、公正的原则,尊重客观、尊重科学、优中选优。
  五、实施过程透明化
  透明化包括,业务处理阶段、进程、状态透明化,相关当事人都能便利查询到;政策、情况、申请人条件公开透明;决策过程透明;执行过程透明。实施过程透明化就是要建立相应的机制,使得行政事业单位相关行为的过程透明,包括行政相对人等及时、便利地、充分获取有关工作信息、进展、情况;有关监督主体及时、便利地进行监督。对行政事业单位而言,过程透明化就是要让权力在阳光下运行,阳光是最好的“防腐剂”。事实上,透明化的进程正在我国逐步深入,2011年,有92个中央部门公开了部门预算,90个中央部门公开了部门决算,98个中央部门和北京、上海、广东、陕西等省市公开了“三公”经费使用情况,全国审计机关向社会发布预算执行及财政收支等方面审计结果公告8000多篇。
  实施过程透明化不仅满足了公众的知情权,也是行政事业单位强化内部控制的重要举措。2012年,青岛市因启动耗资40亿元的“植树增绿行动”,引来市民的广泛质疑,质疑几乎囊括了植树的动因、位置、密度、资金、成本等整个决策和实施过程,质疑的结果是,青岛市园林局承认,此次事件存在“局部区段栽植不合理,设计方案公开不及时,前期工作论证不细致,与市民、网民沟通不主动”等问题,并向广大市民道歉,这是一个典型的倒逼政府部门“透明化”的典型案例。从内部控制的角度分析,公众质疑的深层次原因是,对相关部门核心业务的决策和实施缺乏是否存在有效的控制机制表示怀疑。如果青岛市园林部门在此次“植树增绿行动”决策中完全按照决策程序、科学论证,并将决策过程和实施计划及时公诸于众,同时接受市民的质询,能够让市民相信其现在决策和未来的实施都有一套科学有效的内部控制机制在起作用,并保持了过程的透明化,也许就不会遇到这么多的质疑,就会变被动为主动。
  其实早在2007年国务院就制定了《中华人民共和国政府信息公开条例》,各行政事业单位应该根据自身的具体情况制订本单位的信息公开内部控制制度,包括信息公开的负责机构、信息公开的内容和流程。信息公开的内容取决于公共利益的需要,而不是从官员、机关或局部利益出发,同时信息公开要强调时效性,并逐步提高信息公开的质量,从而保障行政事业单位核心业务实施过程的透明化,实现高质量完成单位核心业务和防范错弊、贪腐和违法行为的内控目标。
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