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摘要：在现代社会，电子办公已成为人们不可或缺的工作模式。它节省了我们时间，提高了工作的效率。可以说，电脑已经真正成为了人们的左膀右臂。对于常用电脑的白领阶层，除了要掌握最基本的电脑软件的使用之外，还需要把握一些小窍门，以进一步提高工作效率。
关键词：办公；技巧；效率；方便
中图分类号：TP316 文献标识码：A文章编号：1007-9599(2012)03-0000-02
Office Tips, Service for Life
- Tips on how to Tap the Office Software
Feng Hongchan
(Baoding Radio and TV University, Baoding,Baoding071000,China)
Abstract:In modern society, the electronic office has become the mode of people indispensable. It saves us time, improve work efficiency. It can be said that the computer has truly become the people's right hand man. White-collar workers of the commonly used computer, in addition to master the most basic use of computer software, also need to grasp some tips to further improve work efficiency.
Keywords:Office;Skills;Efficiency;Convenient
一、在长文本中迅速找到光标
小王是某复印部的打字员，有时会遇到一篇极长的word文本，在托拽浏览的过程中，有时会遗忘光标的所在位置。这对于小王来说是一件极为挠头的事。在如此长年文本中找到小小的光标，无异于大海捞针。如果此时按一下任意键，或者任意打一个数字，文本都可以自动跳到光标处，但这并不是一个好办法，有时也会导致文本错误，甚至会给客户带来重大影响或者损失。出现这种现象不要紧，我们大可不必使用那种笨办法。只要在此时按下Shift+F5组合键即可回到刚才光标所在的位置。 其实，Shift+F5组合键的功能不仅仅在于这一点，它还有更方便的功能。因为Word还可以为你记录下最后三次输入或编辑文字的位置，你也可以重复按下Shift+F5组合键以到达所需的位置。掌握了这种方法，小王在浏览较长的文本时，就方便了许多，也不会因为无意改动文本而造成不必要的影响。
二、给打开文档设置快捷指针
小李在一家单位工作，主要负责文字工作，他所遇到的难题是当Word启动后，使用“打开”命令打开文件时，Word每次最先打开的便是“我的文档”。也就是说，打开命题的默认文件夹每次都是“我的文档”文件夹。其实，大多数人对我的文档文件夹使用得并不多。因为它是默认文件夹，所以里边有许多杂乱的东西。基于此，很多时候我们需要打开的文件都存放在自己事先设定好的文件夹中。这样一来，就为我们的工作效率大打折扣了。因为我们还要绕过“我的文档”，去找自己需要的文档，这是很不方便的。为了避免这个问题，我们可以为自己的常用文档设置一个快捷指针。那么，具体应该怎样做才能让Word一步到达自己的文件夹呢？你可以按照如下步骤设置Word启动后的默认文件夹：
（一）用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从下拉菜单中单击“选项”命令，程序将会弹出一个标题为“选项”的对话框。
（二）在该对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档”。如图所示：
（三）单击“修改”按钮，打开“修改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中选择文件夹所在的盘符。光标指向你希望将其设置为默认文件夹的Word文档文件夹并单击，在“文件夹名称”中即显示出该文件夹。单击“确定”按钮，此时Word的默认文件夹就指向用户自己设定的文件夹。最后再单击“确定”按钮，完成设置工作。
三、巧用办公软件实现双面打印
当前，有不少单位或个人都需要打印文件，而打印的传统方法就是单面打印。这样做即浪费了时间，又浪费了纸张，对于环保工作也是一种损害。如果需要双面打印时，我们还要手动翻页，这更增加了操作时间和规程。其实，我们的办公软件完全可以帮助我们实现双面打印。具体可以从以下几个方面入手：
（一）利用word07直接选择进行双面打印
这一步比较简单，因为在Word2007中有现成的软件。我们可以单击Office按钮，在下拉菜单中选择“打印”选项，然后出现打印对话框。在“打印”对话框中选择“手动双面打印”复选项，然后再点打印按钮进行打印。如图所示：
Word会先把奇数页的内容发送到打印机进行打印，打印完奇数页之后，便会弹出一个对话框，这是一个自动提醒，让我们进行另一面的打钱。按照对话框中提示，将出纸器中已打印好一面的纸取出并将它们放回到送纸器中，然后按下“确定”，则可打印出双页内容。
（二）利用打印机的驱动也可实现双面打印
在当前人们常用的打印机驱动程序中，有许多自带的双面打印功能。我们可先找出打印机的设置，这个要在控制面板的“打印机和传真”里找，然后调出安装的默认打印机，右键单击默认的打印机图标，选择“属性”，打开该打印机的属性窗口，在这个窗口中一般就可以找到设置双面打印的项目了。以爱普生ME200来说，在打印机属性窗口的“页面版式”选项下就有一个“双面打印”复选项，选中此项即可进行双面打印。而佳能IP1600的双面打印选项则是在“页设置”选项下。
四、微移技巧实现精密排版
在word中插入了图片以后，有时我们需要运用光标对图片进行移动操作。可是在移动图片的时候就会发现，每一次都是一个字符一个字的移动，无法实现精确排版。这就难以满足我们的需要。
比如在Word中绘制图形时，你可能会发现图形的位置是按照某个固定间隔变化的。于是在需要精确配合的地方，所绘制的直线不是画长了就是画短了，这时很需要一种微调(微移)措施。无独有偶，在绘制表格及调整缩进标志时，我们也都很需要有微移的效果，虽然你可以借助“Alt”或“Ctrl”键去一点点实现，但如果可以通过设置达到一劳永逸的效果，我们何乐而不为呢？
要解决这个问题不算难，只要在应用word的过程中，想要移动图片的时候，只要按下Ctrl键，然后在用方向键来移动，这样就可以精确地移动所选图片了。
Word文档中默认有一个坐标网格线，不论上述何种移动，都是按照单位坐标来执行的，我们可以人为地设置坐标线的垂直和水平间距。首先单击“视图→工具栏→绘图”，调出“绘图”工具栏，然后单击“绘图”按钮，在出现的菜单中点击“绘图网格”，出现一个对话框后，改动“水平间距”和“垂直间距”选项值到最小值0.01(或根据需要其他值)即可。如果你想一直用这样的设置，可点“默认”按钮，把设定的值作为Word的默认值，这样建立其他文档时就不需要重复设置它了。
经过上述改动后，再试一试，上面那几种情况，不用借助键盘，直接用鼠标就可以实现微调了，而且大大增加了绘图的精确度。
五、如何在word中快速输入ABCD
张老师是一个中学英语老师，他常常要在电脑上为学生出试卷。一份英语试题主要由选择题构成，因此这就需要大量的输入ABCD。如果每输入一次都要进行中英文切换，这无疑会增加工作量，同时也会降低工作效率。因此，需要探索更方便，更快捷的方式来进行。其中一个方式就是按住shift键，然后按ABCD即可实现快速输入。另外，我们还可以开动脑筋，运用其它小窍门。比如在使用word制作有四个选项的选择题的试卷时，在第一个选项前输入Z，在第二个选项前ZZ，在第三个选项前输入ZZZ，在第四个选项前输入ZZZZ。然后在试卷制作完成后，使用“查找替换”功能先后把z、zz、zzz、zzzz分别替换成A、B、C、D（注意此处的先后顺序不能反）。如图所示：
六、用定位快速填表
小叶在一家公司做文秘工作，他所遇到的困难是在word文档中找表格比较麻烦，且容易丢掉。比如有些word文档里面有多个表格，更为不幸的是这些表格又分布在不同的页面，当然，小叶以前最常用的办法就是用拖曳滚动条的方式寻找各个表格，这样做的速度非常慢，而且还容易遗漏需要填写的表格，甚至造成不必要的损失。
为了解决这个问题，有一个小窍门需要注意一下。在遇到这种情况时，我们不妨使用word自带的定位表格功能。具体应按如下步骤操作：
打开编辑下拉菜单，然后选择“定位”命令，在“定位目标”中选择“表格”项，然后点击“下一处”按钮就可以依次找到要填写的表格了。如图所示：
以上是本人在工作和生活中对计算机办公的经验总结，现在拿出来与大家分享，希望与各位同仁共同交流，共同挖掘计算机的实用功能，让计算机更好的为我们服务，为每一个人服务。
关键词：办公；技巧；效率；方便
中图分类号：TP316 文献标识码：A文章编号：1007-9599(2012)03-0000-02
Office Tips, Service for Life
- Tips on how to Tap the Office Software
Feng Hongchan
(Baoding Radio and TV University, Baoding,Baoding071000,China)
Abstract:In modern society, the electronic office has become the mode of people indispensable. It saves us time, improve work efficiency. It can be said that the computer has truly become the people's right hand man. White-collar workers of the commonly used computer, in addition to master the most basic use of computer software, also need to grasp some tips to further improve work efficiency.
Keywords:Office;Skills;Efficiency;Convenient
一、在长文本中迅速找到光标
小王是某复印部的打字员，有时会遇到一篇极长的word文本，在托拽浏览的过程中，有时会遗忘光标的所在位置。这对于小王来说是一件极为挠头的事。在如此长年文本中找到小小的光标，无异于大海捞针。如果此时按一下任意键，或者任意打一个数字，文本都可以自动跳到光标处，但这并不是一个好办法，有时也会导致文本错误，甚至会给客户带来重大影响或者损失。出现这种现象不要紧，我们大可不必使用那种笨办法。只要在此时按下Shift+F5组合键即可回到刚才光标所在的位置。 其实，Shift+F5组合键的功能不仅仅在于这一点，它还有更方便的功能。因为Word还可以为你记录下最后三次输入或编辑文字的位置，你也可以重复按下Shift+F5组合键以到达所需的位置。掌握了这种方法，小王在浏览较长的文本时，就方便了许多，也不会因为无意改动文本而造成不必要的影响。
二、给打开文档设置快捷指针
小李在一家单位工作，主要负责文字工作，他所遇到的难题是当Word启动后，使用“打开”命令打开文件时，Word每次最先打开的便是“我的文档”。也就是说，打开命题的默认文件夹每次都是“我的文档”文件夹。其实，大多数人对我的文档文件夹使用得并不多。因为它是默认文件夹，所以里边有许多杂乱的东西。基于此，很多时候我们需要打开的文件都存放在自己事先设定好的文件夹中。这样一来，就为我们的工作效率大打折扣了。因为我们还要绕过“我的文档”，去找自己需要的文档，这是很不方便的。为了避免这个问题，我们可以为自己的常用文档设置一个快捷指针。那么，具体应该怎样做才能让Word一步到达自己的文件夹呢？你可以按照如下步骤设置Word启动后的默认文件夹：
（一）用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从下拉菜单中单击“选项”命令，程序将会弹出一个标题为“选项”的对话框。
（二）在该对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档”。如图所示：
（三）单击“修改”按钮，打开“修改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中选择文件夹所在的盘符。光标指向你希望将其设置为默认文件夹的Word文档文件夹并单击，在“文件夹名称”中即显示出该文件夹。单击“确定”按钮，此时Word的默认文件夹就指向用户自己设定的文件夹。最后再单击“确定”按钮，完成设置工作。
三、巧用办公软件实现双面打印
当前，有不少单位或个人都需要打印文件，而打印的传统方法就是单面打印。这样做即浪费了时间，又浪费了纸张，对于环保工作也是一种损害。如果需要双面打印时，我们还要手动翻页，这更增加了操作时间和规程。其实，我们的办公软件完全可以帮助我们实现双面打印。具体可以从以下几个方面入手：
（一）利用word07直接选择进行双面打印
这一步比较简单，因为在Word2007中有现成的软件。我们可以单击Office按钮，在下拉菜单中选择“打印”选项，然后出现打印对话框。在“打印”对话框中选择“手动双面打印”复选项，然后再点打印按钮进行打印。如图所示：
Word会先把奇数页的内容发送到打印机进行打印，打印完奇数页之后，便会弹出一个对话框，这是一个自动提醒，让我们进行另一面的打钱。按照对话框中提示，将出纸器中已打印好一面的纸取出并将它们放回到送纸器中，然后按下“确定”，则可打印出双页内容。
（二）利用打印机的驱动也可实现双面打印
在当前人们常用的打印机驱动程序中，有许多自带的双面打印功能。我们可先找出打印机的设置，这个要在控制面板的“打印机和传真”里找，然后调出安装的默认打印机，右键单击默认的打印机图标，选择“属性”，打开该打印机的属性窗口，在这个窗口中一般就可以找到设置双面打印的项目了。以爱普生ME200来说，在打印机属性窗口的“页面版式”选项下就有一个“双面打印”复选项，选中此项即可进行双面打印。而佳能IP1600的双面打印选项则是在“页设置”选项下。
四、微移技巧实现精密排版
在word中插入了图片以后，有时我们需要运用光标对图片进行移动操作。可是在移动图片的时候就会发现，每一次都是一个字符一个字的移动，无法实现精确排版。这就难以满足我们的需要。
比如在Word中绘制图形时，你可能会发现图形的位置是按照某个固定间隔变化的。于是在需要精确配合的地方，所绘制的直线不是画长了就是画短了，这时很需要一种微调(微移)措施。无独有偶，在绘制表格及调整缩进标志时，我们也都很需要有微移的效果，虽然你可以借助“Alt”或“Ctrl”键去一点点实现，但如果可以通过设置达到一劳永逸的效果，我们何乐而不为呢？
要解决这个问题不算难，只要在应用word的过程中，想要移动图片的时候，只要按下Ctrl键，然后在用方向键来移动，这样就可以精确地移动所选图片了。
Word文档中默认有一个坐标网格线，不论上述何种移动，都是按照单位坐标来执行的，我们可以人为地设置坐标线的垂直和水平间距。首先单击“视图→工具栏→绘图”，调出“绘图”工具栏，然后单击“绘图”按钮，在出现的菜单中点击“绘图网格”，出现一个对话框后，改动“水平间距”和“垂直间距”选项值到最小值0.01(或根据需要其他值)即可。如果你想一直用这样的设置，可点“默认”按钮，把设定的值作为Word的默认值，这样建立其他文档时就不需要重复设置它了。
经过上述改动后，再试一试，上面那几种情况，不用借助键盘，直接用鼠标就可以实现微调了，而且大大增加了绘图的精确度。
五、如何在word中快速输入ABCD
张老师是一个中学英语老师，他常常要在电脑上为学生出试卷。一份英语试题主要由选择题构成，因此这就需要大量的输入ABCD。如果每输入一次都要进行中英文切换，这无疑会增加工作量，同时也会降低工作效率。因此，需要探索更方便，更快捷的方式来进行。其中一个方式就是按住shift键，然后按ABCD即可实现快速输入。另外，我们还可以开动脑筋，运用其它小窍门。比如在使用word制作有四个选项的选择题的试卷时，在第一个选项前输入Z，在第二个选项前ZZ，在第三个选项前输入ZZZ，在第四个选项前输入ZZZZ。然后在试卷制作完成后，使用“查找替换”功能先后把z、zz、zzz、zzzz分别替换成A、B、C、D（注意此处的先后顺序不能反）。如图所示：
六、用定位快速填表
小叶在一家公司做文秘工作，他所遇到的困难是在word文档中找表格比较麻烦，且容易丢掉。比如有些word文档里面有多个表格，更为不幸的是这些表格又分布在不同的页面，当然，小叶以前最常用的办法就是用拖曳滚动条的方式寻找各个表格，这样做的速度非常慢，而且还容易遗漏需要填写的表格，甚至造成不必要的损失。
为了解决这个问题，有一个小窍门需要注意一下。在遇到这种情况时，我们不妨使用word自带的定位表格功能。具体应按如下步骤操作：
打开编辑下拉菜单，然后选择“定位”命令，在“定位目标”中选择“表格”项，然后点击“下一处”按钮就可以依次找到要填写的表格了。如图所示：
以上是本人在工作和生活中对计算机办公的经验总结，现在拿出来与大家分享，希望与各位同仁共同交流，共同挖掘计算机的实用功能，让计算机更好的为我们服务，为每一个人服务。