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摘 要：现如今是一个对于信息的沟通要求非常高的时期，可以通过计算机等先进的办公仪器对于电子文档进行迅速的传播和处理;能够分享电子文件，而且再也不用受到距离长短和时间多少的制约;而且计算机有着储存数量非常大的特点，所以说，可以凭借这些计算机手段把一个纸质档案管理局十几年、几十年或者是更长时间的馆内储藏文件都储存在电脑里面，所有的对象在随意的地区、随意的时间都可以对于这些储存的档案进行查询和阅读。能够对电子文档进行储存，这些传播媒介都有着保存时间比较长、便捷传播、存储、读取，而且外面的环境对于这些电子文档的制约都比较小，而且特别安全、稳定。
关键词：企业;档案;信息化;研究
一、企业档案资源信息化建设现状分析
1.企业领导对档案资源信息化工作的重视程度不够，没有充分认识企业档案资源信息化的重要意义和作用，企业档案资源信息化的理念还没有从根本上转变，导致了疏于指导，经费上不予以支持等问题，使企业档案资源信息化建设进程缓慢。
2.企业档案管理软件还不能适应本行业的性质、特点、职能不同的档案资源信息管理的要求。当前，档案管理软件品种繁多，也都具有公文管理、档案立卷、编目、检索、查询和统计等一般性功能，有的软件不适合企业档案管理，对文书档案比较适用，而对科技档案适用性较差，设计中忽视企业档案资源信息开发和利用的管理软件，如档案管理软件安全性差、速度慢等问题，还未开发出能充分使档案工作适应本行业发展需要的企业档案管理软件。
3.企业档案资源信息化存储技术相对落后，阻碍了企业档案资源信息化建设进程，档案管理部门基础设施较差，缺少专门的磁介质档案存储设备，数字档案对设备的依赖性较强，给电子文件和电子档案管理带来了很多难以解决的问题。数字化文件的收集、管理不同于传统的纸质文件收集归档，数字化档案的收集手段还不够规范。
4.档案人员素质无法完全适应信息技术的发展。随着计算机技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用，新载体形态方式的公文将大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案资源大量涌现。这些变化深刻影响着档案工作队伍结构及档案人员知识结构的变化，对档案人员素质提出了更高的要求。
二、企业档案资源信息化建设的基本对策
1.明确企业档案信息化建设的目标与原则
（1）企业档案信息化建设要以促进、完善企业信息化和提升档案管理水平为总目标。企业应将档案信息化建设纳入企业整体信息化建设的规划和方案，企业档案信息化建设要适应企业信息化的要求，建立科学适用的文件归档、保管和利用管理系统，正确处理循序渐进与整体提升的关系，保证企业档案信息化建设健康有序发展。
（2）坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。
（3）坚持技术与管理并重的原则。以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用，信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。
2.建立健全企业档案信息化建设规章制度
（1）企业应根据国家有关档案信息化建设的规范和标准，建立健全电子文件的形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定和销毁制度，利用和保密制度，安全管理与责任追究制度。切实落实各项制度实施的保障措施，根据电子文件的特点，执行相关技术标准，规范电子文件的数据格式，实现电子文件、电子档案的全程管理。
（2）企业应保证电子档案真实、完整和有效。对保管期限为永久和长期的电子档案，应同时保存相应的纸质档案，并确保相关电子档案与纸质档案的一致性。
3.建立适应企业信息化要求的档案管理系统
（1）重视档案信息管理系统的设计和管理软件的选择与开发。企业档案管理系统应与企业有关管理系统（如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等）相衔接，确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计，应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。
（2）依据国家有关档案信息化建设的规定、规范、档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能，能够使收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足企业文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。
4.完善电子文件归档与档案信息数据库的管理
（1）企业档案部门应参照国家有关文件材料归档规定，根据文件和数据价值，确定电子文件归档的范围、内容及保管期限。企业档案部门应与信息管理部门共同对企业信息化建设中各类业务信息系统（企业资源计劃、客户关系管理、计算机辅助设计/工艺/制造、产品数据管理、计算机集成制造系统、办公自动化系统及电子邮件系统等）所形成的文档及数据库信息提出归档管理方案。
（2）确保电子档案的安全。企业档案部门要建立严格管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与信息的安全，确保网络传输及档案数据库的安全。
（3）提供高质量的服务。信息技术为档案服务提供了便利条件，档案部门应进一步加强档案资源建设，根据企业经营需要，提供专题或集成的档案信息服务。
5.加强对企业档案信息化建设的规划和指导
（1）各级档案行政管理部门应加强对企业档案信息化建设的引导;中央企业档案部门应加强对所属及控股企业档案信息化建设的规划和指导，保证企业档案信息化建设顺利进行。
（2）企业档案信息化建设要与企业改革流程再造相结合，与企业档案管理模式创新相结合，要积极开展对企业档案信息化的研究，及时交流和推广先进经验。
（3）积极推进企业档案信息标准化和规范化建设。各级档案行政管理部门和中央企业档案部门应积极组织贯彻落实国家档案信息化相关标准和规章;结合企业档案信息化建设的实际情况，适时制定相关企业电子文件、电子档案管理的标准与方案及其实施细则。
参考文献：
[1]赵霞.企业档案管理系统研究与实现[D].天津大学2012.
[2]黄晓强.企业档案管理创新与服务模式研究[D].天津大学2010.
[3]李肖军.档案信息化安全体系建设研究[D].河北大学2010.
[4]张涛.知识管理背景下企业档案管理模式[D].广西民族大学2008.
关键词：企业;档案;信息化;研究
一、企业档案资源信息化建设现状分析
1.企业领导对档案资源信息化工作的重视程度不够，没有充分认识企业档案资源信息化的重要意义和作用，企业档案资源信息化的理念还没有从根本上转变，导致了疏于指导，经费上不予以支持等问题，使企业档案资源信息化建设进程缓慢。
2.企业档案管理软件还不能适应本行业的性质、特点、职能不同的档案资源信息管理的要求。当前，档案管理软件品种繁多，也都具有公文管理、档案立卷、编目、检索、查询和统计等一般性功能，有的软件不适合企业档案管理，对文书档案比较适用，而对科技档案适用性较差，设计中忽视企业档案资源信息开发和利用的管理软件，如档案管理软件安全性差、速度慢等问题，还未开发出能充分使档案工作适应本行业发展需要的企业档案管理软件。
3.企业档案资源信息化存储技术相对落后，阻碍了企业档案资源信息化建设进程，档案管理部门基础设施较差，缺少专门的磁介质档案存储设备，数字档案对设备的依赖性较强，给电子文件和电子档案管理带来了很多难以解决的问题。数字化文件的收集、管理不同于传统的纸质文件收集归档，数字化档案的收集手段还不够规范。
4.档案人员素质无法完全适应信息技术的发展。随着计算机技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用，新载体形态方式的公文将大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案资源大量涌现。这些变化深刻影响着档案工作队伍结构及档案人员知识结构的变化，对档案人员素质提出了更高的要求。
二、企业档案资源信息化建设的基本对策
1.明确企业档案信息化建设的目标与原则
（1）企业档案信息化建设要以促进、完善企业信息化和提升档案管理水平为总目标。企业应将档案信息化建设纳入企业整体信息化建设的规划和方案，企业档案信息化建设要适应企业信息化的要求，建立科学适用的文件归档、保管和利用管理系统，正确处理循序渐进与整体提升的关系，保证企业档案信息化建设健康有序发展。
（2）坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。
（3）坚持技术与管理并重的原则。以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用，信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。
2.建立健全企业档案信息化建设规章制度
（1）企业应根据国家有关档案信息化建设的规范和标准，建立健全电子文件的形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定和销毁制度，利用和保密制度，安全管理与责任追究制度。切实落实各项制度实施的保障措施，根据电子文件的特点，执行相关技术标准，规范电子文件的数据格式，实现电子文件、电子档案的全程管理。
（2）企业应保证电子档案真实、完整和有效。对保管期限为永久和长期的电子档案，应同时保存相应的纸质档案，并确保相关电子档案与纸质档案的一致性。
3.建立适应企业信息化要求的档案管理系统
（1）重视档案信息管理系统的设计和管理软件的选择与开发。企业档案管理系统应与企业有关管理系统（如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等）相衔接，确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计，应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。
（2）依据国家有关档案信息化建设的规定、规范、档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能，能够使收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足企业文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。
4.完善电子文件归档与档案信息数据库的管理
（1）企业档案部门应参照国家有关文件材料归档规定，根据文件和数据价值，确定电子文件归档的范围、内容及保管期限。企业档案部门应与信息管理部门共同对企业信息化建设中各类业务信息系统（企业资源计劃、客户关系管理、计算机辅助设计/工艺/制造、产品数据管理、计算机集成制造系统、办公自动化系统及电子邮件系统等）所形成的文档及数据库信息提出归档管理方案。
（2）确保电子档案的安全。企业档案部门要建立严格管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与信息的安全，确保网络传输及档案数据库的安全。
（3）提供高质量的服务。信息技术为档案服务提供了便利条件，档案部门应进一步加强档案资源建设，根据企业经营需要，提供专题或集成的档案信息服务。
5.加强对企业档案信息化建设的规划和指导
（1）各级档案行政管理部门应加强对企业档案信息化建设的引导;中央企业档案部门应加强对所属及控股企业档案信息化建设的规划和指导，保证企业档案信息化建设顺利进行。
（2）企业档案信息化建设要与企业改革流程再造相结合，与企业档案管理模式创新相结合，要积极开展对企业档案信息化的研究，及时交流和推广先进经验。
（3）积极推进企业档案信息标准化和规范化建设。各级档案行政管理部门和中央企业档案部门应积极组织贯彻落实国家档案信息化相关标准和规章;结合企业档案信息化建设的实际情况，适时制定相关企业电子文件、电子档案管理的标准与方案及其实施细则。
参考文献：
[1]赵霞.企业档案管理系统研究与实现[D].天津大学2012.
[2]黄晓强.企业档案管理创新与服务模式研究[D].天津大学2010.
[3]李肖军.档案信息化安全体系建设研究[D].河北大学2010.
[4]张涛.知识管理背景下企业档案管理模式[D].广西民族大学2008.