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【摘 要】 高校的扩招和评估无疑给图书馆的发展带来了千载难逢的机遇，但同时也给图书馆的一些具体业务工作带来了不小的压力，特别是图书验收工作。本馆在人力、物力及场地等条件都相对不足，因此亟待研究、探索一种更科学、高效的方法来应对验收工作。
【关键词】 图书验收 质量 效率
引言
由于本馆的新书编目，打印、张贴书标，贴磁条和条码，加盖馆藏公章等环节完全外包给书商代理加工，因此本文所说的“图书验收”是指：对图书供应商（以下简称书商）加工好的新图书，进行上架流通前的审查；具体审查项目包括图书形态质量、条码、复本数量、单价、图书编目信息等是否符合约定的要求。根据与书商签定的合同，对不符合合同要求的图书，情节轻的退给书商修改，重的彻底清退给书商。验收工作的好坏直接关系到馆藏建设的质量，关系到服务读者的效果，关系到购书经费的有效利用。本文尝试以“关于图书馆新书验收方法的思考”为题，分析本馆在新书验收过程中存在的问题，并提出改进建议。
1. 目前的验收方法和存在的问题
本馆目前的新书验收方法如下图所示：
即：
第一步，先把供应商打包送来的图书拆包，然后将里面的图书和随包的图书清单核对一遍，以核实每一种图书的质量、数量（复本数）、单价是否与该包图书清单所列的数目相一致。这一步操作起来虽然非常简单，但过程机械、枯燥，而且相当耗费时间。原因只是：要人工在图书清单上找到随机验到图书的记录。
第二步，在第一步的基础上，把所有已经验过一次的图书再逐本用采购采集器扫描一次。这一步的目的是：确定书商送来的每一本图书是否是采购时所采集的图书；如果不是采购员采购的图书要退还给书商。
第三步，经过上一步的确认，把已经确定要入馆藏的图书再逐本扫描ISBN号输入计算机，然后核对计算机呈现出来的馆藏信息，以确定书商代理加工的图书编目信息是否正确；如果发现错误的编目数据要立即纠正。
第四步，把验收无误的新书转交流通部门上架，供读者借阅。
第五步，整理相关报表，准备财务结算。
这种验收流程存在的问题是：
几乎忽略了计算机的存在，采用纯人工操作，核对步骤过于分散，而且分散中存在重复劳动，导致整体验收过程时间长、效率低。即：同一种新书被人为固定必须分别经过三次（人工核对书单、核对采集器、核对编目信息）核对步骤，才能上架流通。如此造成的后果是：假如采购一万册新书，验收的工作量却变成了三万册，如果采购十万册，就要验收三十万册，这样太浪费精力！因此，在本馆人力、物力及场地等条件都相对不足的情况下，亟待研究、探索一种更加科学有效的方法来改进现行的图书验收流程，以提高工作效率，提升服务水平。
2. 改进方法
“科技是第一生产力”。针对上述不足，面对这种机械、重复的验收过程，难道现在大量普及的计算机一点忙都帮不上吗？不！其实只需利用一些非常简单的计算机技术来完成一些重复的、机械的操作，即可以使验收过程变得既轻松又高效。具体流程如下图所示：
即：
第一步，整合验收信息。就是把书商做好的编目信息、图书清单（电子版）、采购时采录的新书信息这三个方面的数据源，借助于Office办公软件整合成一份“有机”的新书验收信息表，该表备有ISBN号、题名、索取号、单价、复本数量等需要验收核对的所有信息。这是一步非常简单而关键的准备工作，彻底避免了以前要分成三步核对造成的重复劳动，为大幅节约验收时间落实了必要的前提。如下图所示：
第二步，核對计算机呈现出来的验收信息。有了上一步的准备工作，整个验收过程操作起来就轻松了。工作人员只需使用读码器扫描一下图书的ISBN号，计算机会自动在“验收信息表”里面查找这个ISBN号。这里有两种可能的情况：一是计算机在“验收信息表”里找到了匹配的ISBN号，便会单独呈现该条记录在电脑屏幕上，供验收人员审核，在验收人员确认之后，计算机会等待读码器输入下一种书的ISBN号。如此循环实现半自动验收，快捷高效。二是计算机在“验收信息表”里没有找到匹配的ISBN号，如果出现这种情况，该书很大可能是书商送错的图书，可以先放一边，待整批图书验收完毕之后，再与书商确认一下退书事宜。如下图所示：
第三步，上架流通。只需经过第二步的一次核对，即可确定新书是否可以转交流通部门上架供读者借阅，或者是退还给书商。
第四步，整理结算报表。由于验收全过程是采用计算机操作电子表格，在验收结束后，相对手工验收时要通过整理勾画在纸质页面上的标记，来产生账务结算报表，操作电子表格更加快捷、高效，更能突出结合计算机来验收新书的优势。因为验收全过程都是使用电子表格在核对，所以在验收后期利用强大的MS-Excel软件整理区区一张结算报表，算是小菜一碟。
这种验收方法的好处是一步完成所有要验收核对的数据，快捷、高效。缺点是对验收的工作人员有一定的计算机应用能力，不过对高校图书馆的馆员来说，应该不算困难。
结语
虽然现在计算机已经很普及，但基本的计算机应用还不被人们在日常工作中真正普及，不仅造成工作效率低下，还浪费资源。新书验收过程是相当繁琐枯燥的，简单重复的劳动会容易使验收人员开小差，从而导致操作失误。一个称职的验收人员，不但要有强烈的责任心，不断学习，提高自身业务水平，同时还要不断总结经验，适应新形势下新工作的要求，才有可能高质量地完成图书验收任务。
参考文献：
[1] 彭锐 邓珊妮 新时期高校图书馆的图书验收工作--以湖南工业大学图书馆为例 2009.4.
（作者单位：广东外语外贸大学南国商学院图书馆）
【关键词】 图书验收 质量 效率
引言
由于本馆的新书编目，打印、张贴书标，贴磁条和条码，加盖馆藏公章等环节完全外包给书商代理加工，因此本文所说的“图书验收”是指：对图书供应商（以下简称书商）加工好的新图书，进行上架流通前的审查；具体审查项目包括图书形态质量、条码、复本数量、单价、图书编目信息等是否符合约定的要求。根据与书商签定的合同，对不符合合同要求的图书，情节轻的退给书商修改，重的彻底清退给书商。验收工作的好坏直接关系到馆藏建设的质量，关系到服务读者的效果，关系到购书经费的有效利用。本文尝试以“关于图书馆新书验收方法的思考”为题，分析本馆在新书验收过程中存在的问题，并提出改进建议。
1. 目前的验收方法和存在的问题
本馆目前的新书验收方法如下图所示：
即：
第一步，先把供应商打包送来的图书拆包，然后将里面的图书和随包的图书清单核对一遍，以核实每一种图书的质量、数量（复本数）、单价是否与该包图书清单所列的数目相一致。这一步操作起来虽然非常简单，但过程机械、枯燥，而且相当耗费时间。原因只是：要人工在图书清单上找到随机验到图书的记录。
第二步，在第一步的基础上，把所有已经验过一次的图书再逐本用采购采集器扫描一次。这一步的目的是：确定书商送来的每一本图书是否是采购时所采集的图书；如果不是采购员采购的图书要退还给书商。
第三步，经过上一步的确认，把已经确定要入馆藏的图书再逐本扫描ISBN号输入计算机，然后核对计算机呈现出来的馆藏信息，以确定书商代理加工的图书编目信息是否正确；如果发现错误的编目数据要立即纠正。
第四步，把验收无误的新书转交流通部门上架，供读者借阅。
第五步，整理相关报表，准备财务结算。
这种验收流程存在的问题是：
几乎忽略了计算机的存在，采用纯人工操作，核对步骤过于分散，而且分散中存在重复劳动，导致整体验收过程时间长、效率低。即：同一种新书被人为固定必须分别经过三次（人工核对书单、核对采集器、核对编目信息）核对步骤，才能上架流通。如此造成的后果是：假如采购一万册新书，验收的工作量却变成了三万册，如果采购十万册，就要验收三十万册，这样太浪费精力！因此，在本馆人力、物力及场地等条件都相对不足的情况下，亟待研究、探索一种更加科学有效的方法来改进现行的图书验收流程，以提高工作效率，提升服务水平。
2. 改进方法
“科技是第一生产力”。针对上述不足，面对这种机械、重复的验收过程，难道现在大量普及的计算机一点忙都帮不上吗？不！其实只需利用一些非常简单的计算机技术来完成一些重复的、机械的操作，即可以使验收过程变得既轻松又高效。具体流程如下图所示：
即：
第一步，整合验收信息。就是把书商做好的编目信息、图书清单（电子版）、采购时采录的新书信息这三个方面的数据源，借助于Office办公软件整合成一份“有机”的新书验收信息表，该表备有ISBN号、题名、索取号、单价、复本数量等需要验收核对的所有信息。这是一步非常简单而关键的准备工作，彻底避免了以前要分成三步核对造成的重复劳动，为大幅节约验收时间落实了必要的前提。如下图所示：
第二步，核對计算机呈现出来的验收信息。有了上一步的准备工作，整个验收过程操作起来就轻松了。工作人员只需使用读码器扫描一下图书的ISBN号，计算机会自动在“验收信息表”里面查找这个ISBN号。这里有两种可能的情况：一是计算机在“验收信息表”里找到了匹配的ISBN号，便会单独呈现该条记录在电脑屏幕上，供验收人员审核，在验收人员确认之后，计算机会等待读码器输入下一种书的ISBN号。如此循环实现半自动验收，快捷高效。二是计算机在“验收信息表”里没有找到匹配的ISBN号，如果出现这种情况，该书很大可能是书商送错的图书，可以先放一边，待整批图书验收完毕之后，再与书商确认一下退书事宜。如下图所示：
第三步，上架流通。只需经过第二步的一次核对，即可确定新书是否可以转交流通部门上架供读者借阅，或者是退还给书商。
第四步，整理结算报表。由于验收全过程是采用计算机操作电子表格，在验收结束后，相对手工验收时要通过整理勾画在纸质页面上的标记，来产生账务结算报表，操作电子表格更加快捷、高效，更能突出结合计算机来验收新书的优势。因为验收全过程都是使用电子表格在核对，所以在验收后期利用强大的MS-Excel软件整理区区一张结算报表，算是小菜一碟。
这种验收方法的好处是一步完成所有要验收核对的数据，快捷、高效。缺点是对验收的工作人员有一定的计算机应用能力，不过对高校图书馆的馆员来说，应该不算困难。
结语
虽然现在计算机已经很普及，但基本的计算机应用还不被人们在日常工作中真正普及，不仅造成工作效率低下，还浪费资源。新书验收过程是相当繁琐枯燥的，简单重复的劳动会容易使验收人员开小差，从而导致操作失误。一个称职的验收人员，不但要有强烈的责任心，不断学习，提高自身业务水平，同时还要不断总结经验，适应新形势下新工作的要求，才有可能高质量地完成图书验收任务。
参考文献：
[1] 彭锐 邓珊妮 新时期高校图书馆的图书验收工作--以湖南工业大学图书馆为例 2009.4.
（作者单位：广东外语外贸大学南国商学院图书馆）