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摘要：近年来，房产交易量与日俱增，房产登记档案量也急剧增加。然而不动产登记档案管理部门缺少鉴定依据，照单全收，导致了档案管理部门工作效率的低下，由此可见不动产登记档案鉴定销毁工作已迫在眉睫。本文结合工作实践，阐述了开展不动产档案鉴定与销毁工作的实践及思考。
关键词：不动产档案;鉴定销毁;实践
随着我国经济的快速增长，不动产登记交易行为也日益频繁，随之纸质不动产登记档案数量也顺应持续增加。就我所在的不动产登记机构而言，近3 年内每年有将近25万卷纸质档案的增加，其中抵押类档案占比近乎一半的数量。如此巨大的实物档案增量与库房建设及库容量的有限之间的矛盾日益凸显，后续存储能力捉襟见肘。为减轻库存压力，腾空库容，便于管理，将部分非必需永久性保存的不动产登记档案实行鉴定销毁，在档案管理过程中是必要的。
政策方面的相关规定。主要在《房地产登记技术规程》和《不动产登记资料查询暂行办法》中有明确表述。
《房地产登记技术规程》中规定：下列纸质档案可列入销毁范围：1.抵押权登记已注销满5 年;2.查封登记已解除满5 年;3.地役权登记已注销满2 年;4.预告登记已注销满2 年;5.异议登记已注销满2 年。[1]
2018年国土资源部第80号令《不动产登记资料查询暂行办法》第五章登记资料保护第二十七条规定：已有电子介质，且符合下列情形之一的纸质不动产登记原始资料可以销毁：（一）抵押权登记、地役权登记已经注销且自注销之日起满五年的;（二）查封登记、预告登记、异议登记已经注销且自注销之日起满五年的。[2]以上这些具体的规定为不动产抵押权及其他限制类登记档案的销毁提供了政策支持。
现实中的可行性方面。对于上述规定中的几类可销毁的纸质档案来说，抵押权登记类档案占比90%以上，现我就以抵押权登记注销已经满5 年的纸质档案实施销毁，具有现实可行性的方面进行阐述。
从业务办理角度来看，抵押权登记是债权实现的一方面保证，是为确保债务的履行而附加的一种保障方式。当主债权消灭了，也就意味着抵押权的附加保障失去了最核心的意义，也就是说抵押权登记注销是债权消灭的体现，不具有独立存在的現实意义。
从档案查询利用方面来看，由于抵押权登记注销后，债权人和债务人之间的借贷关系从不动产登记的角度说已经不存在了，查询利用率不高。抵押权注销登记档案一般包括申请书、申请人身份证明、抵押权消灭的材料和不动产登记证明等，在办理其他业务时很少调阅这些档案资料，即使有需要，也有一些途径可以获取，一是通过抵押权登记的电子介质查询，二是抵押人和抵押权人一般会自己存档。这些都为将不动产抵押注销登记档案销毁提供了可能。
基于政策和现实可行性的鉴定销毁的具体业务实践。
2014年，我单位曾着手推进过不动产登记档案鉴定销毁工作。我们成立了由中心主任、主管副主任、档案科、抵押科、法规科人员组成的不动产登记档案销毁鉴定小组，统筹协调这项工作。工作主要分为两个步骤：鉴定和销毁。
第一步鉴定。首先，鉴定小组对拟销毁的不动产抵押注销登记档案逐件审查。审查内容包括：档案类型、档案保管期限，电子档案与纸质档案是否一致。对于档案中有需要永久保存的原始登记资料要特别关注，经鉴定小组组长审查同意后，收入相应的不动产登记档案中。鉴定完成后，对符合销毁条件、不再保存的档案，由鉴定小组逐件编造《销毁清册》，内容包括：权证号、权利人、坐落、登记日期、注销日期等内容。逐级审批后按规定组织销毁。对于鉴定小组鉴定仍有保存价值的档案将进行重新整理编号，划定新的保管期限，重新进行编号存放。
第二步销毁。鉴定环节完成之后，开始对实物档案的实施销毁。监督销毁人员要根据《清册》，对将要销毁的档案资料逐一核对，审核一致后，待销毁的档案资料统一交由秘密载体销毁中心销毁。鉴定销毁人员由档案科和法规科共同组成，档案销毁的过程也必须由2 名以上鉴定小组人员监督。销毁后，监销人在《清册》及销毁凭证上签名，注明销毁方式和日期。销毁完成后，《销毁清册》及销毁凭证由档案科永久保管。
档案销毁必须严格执行审批制度，履行批准手续，销毁过程中注意保密。在这个过程中，销毁机构的选定也需要认真审核，经多方比较，我们选定的是省秘密载体销毁中心作为销毁档案资料的机构，以确保档案资料的销毁的合法性和保密性。
需要注意的是，不动产抵押权注销登记档案鉴定销毁的前提是该类档案已经数字化。这样一来，即使原件销毁，电子档案仍然可以作为依据使用。此外，档案鉴定必须按照相关原则和标准认真审核，避免销毁仍有查询利用价值的档案。
档案销毁工作的改进思路和现实意义。
就国家相关政策规定和现实限制状态来看，纸质不动产抵押权登记档案的归宿是销毁。据了解，现在的纸质档案管理模式大部分都是收集--整理--保管这一流程，若干年后，这部分可以销毁的档案到期时，在重新逐份进行鉴定—销毁。基于我个人的工作实践和经验，我认为，为了更好的提高工作效率，避免人力资源的浪费，档案管理部门可以在接收这部分在未来可以归类为可销毁的档案时，同步开展档案的整理和鉴定工作，将整理和鉴定两项工作毕其功于一役，这样将大大节省人力、物力。整理的过程就是鉴定的过程，将普通档案与可能有查询利用价值的档案分别登记造册。当这些档案保存期满进入销毁程序时，只需要对待销毁的普通档案资料复核，确认一致后即可进行销毁。
鉴定销毁对于不动产档案管理工作意义重大。将不动产登记档案实行鉴定销毁有利于有效释放有限的库房空间、大大增加库容量，节省大量的财政资金和人力资源，也会对有价值的档案给予最好的保护。我们应该克服畏难情绪，通过实践及思考，不断完善不动产登记档案的鉴定销毁工作，把有利用价值的档案保管好，销毁无保存价值的档案，让不动产档案得到更好的保护和利用。
参考文献：
[1] 中华人民共和国住房和城乡设部《.房地产登记技术规程》.北京：中国建筑工业出版社.2012年.
[2] 中华人民共和国国土资源部《.不动产登记资料查询暂行办法》[3]欧其健.论房地产抵押档案的鉴定[J].山西档案，2008（06）.
关键词：不动产档案;鉴定销毁;实践
随着我国经济的快速增长，不动产登记交易行为也日益频繁，随之纸质不动产登记档案数量也顺应持续增加。就我所在的不动产登记机构而言，近3 年内每年有将近25万卷纸质档案的增加，其中抵押类档案占比近乎一半的数量。如此巨大的实物档案增量与库房建设及库容量的有限之间的矛盾日益凸显，后续存储能力捉襟见肘。为减轻库存压力，腾空库容，便于管理，将部分非必需永久性保存的不动产登记档案实行鉴定销毁，在档案管理过程中是必要的。
政策方面的相关规定。主要在《房地产登记技术规程》和《不动产登记资料查询暂行办法》中有明确表述。
《房地产登记技术规程》中规定：下列纸质档案可列入销毁范围：1.抵押权登记已注销满5 年;2.查封登记已解除满5 年;3.地役权登记已注销满2 年;4.预告登记已注销满2 年;5.异议登记已注销满2 年。[1]
2018年国土资源部第80号令《不动产登记资料查询暂行办法》第五章登记资料保护第二十七条规定：已有电子介质，且符合下列情形之一的纸质不动产登记原始资料可以销毁：（一）抵押权登记、地役权登记已经注销且自注销之日起满五年的;（二）查封登记、预告登记、异议登记已经注销且自注销之日起满五年的。[2]以上这些具体的规定为不动产抵押权及其他限制类登记档案的销毁提供了政策支持。
现实中的可行性方面。对于上述规定中的几类可销毁的纸质档案来说，抵押权登记类档案占比90%以上，现我就以抵押权登记注销已经满5 年的纸质档案实施销毁，具有现实可行性的方面进行阐述。
从业务办理角度来看，抵押权登记是债权实现的一方面保证，是为确保债务的履行而附加的一种保障方式。当主债权消灭了，也就意味着抵押权的附加保障失去了最核心的意义，也就是说抵押权登记注销是债权消灭的体现，不具有独立存在的現实意义。
从档案查询利用方面来看，由于抵押权登记注销后，债权人和债务人之间的借贷关系从不动产登记的角度说已经不存在了，查询利用率不高。抵押权注销登记档案一般包括申请书、申请人身份证明、抵押权消灭的材料和不动产登记证明等，在办理其他业务时很少调阅这些档案资料，即使有需要，也有一些途径可以获取，一是通过抵押权登记的电子介质查询，二是抵押人和抵押权人一般会自己存档。这些都为将不动产抵押注销登记档案销毁提供了可能。
基于政策和现实可行性的鉴定销毁的具体业务实践。
2014年，我单位曾着手推进过不动产登记档案鉴定销毁工作。我们成立了由中心主任、主管副主任、档案科、抵押科、法规科人员组成的不动产登记档案销毁鉴定小组，统筹协调这项工作。工作主要分为两个步骤：鉴定和销毁。
第一步鉴定。首先，鉴定小组对拟销毁的不动产抵押注销登记档案逐件审查。审查内容包括：档案类型、档案保管期限，电子档案与纸质档案是否一致。对于档案中有需要永久保存的原始登记资料要特别关注，经鉴定小组组长审查同意后，收入相应的不动产登记档案中。鉴定完成后，对符合销毁条件、不再保存的档案，由鉴定小组逐件编造《销毁清册》，内容包括：权证号、权利人、坐落、登记日期、注销日期等内容。逐级审批后按规定组织销毁。对于鉴定小组鉴定仍有保存价值的档案将进行重新整理编号，划定新的保管期限，重新进行编号存放。
第二步销毁。鉴定环节完成之后，开始对实物档案的实施销毁。监督销毁人员要根据《清册》，对将要销毁的档案资料逐一核对，审核一致后，待销毁的档案资料统一交由秘密载体销毁中心销毁。鉴定销毁人员由档案科和法规科共同组成，档案销毁的过程也必须由2 名以上鉴定小组人员监督。销毁后，监销人在《清册》及销毁凭证上签名，注明销毁方式和日期。销毁完成后，《销毁清册》及销毁凭证由档案科永久保管。
档案销毁必须严格执行审批制度，履行批准手续，销毁过程中注意保密。在这个过程中，销毁机构的选定也需要认真审核，经多方比较，我们选定的是省秘密载体销毁中心作为销毁档案资料的机构，以确保档案资料的销毁的合法性和保密性。
需要注意的是，不动产抵押权注销登记档案鉴定销毁的前提是该类档案已经数字化。这样一来，即使原件销毁，电子档案仍然可以作为依据使用。此外，档案鉴定必须按照相关原则和标准认真审核，避免销毁仍有查询利用价值的档案。
档案销毁工作的改进思路和现实意义。
就国家相关政策规定和现实限制状态来看，纸质不动产抵押权登记档案的归宿是销毁。据了解，现在的纸质档案管理模式大部分都是收集--整理--保管这一流程，若干年后，这部分可以销毁的档案到期时，在重新逐份进行鉴定—销毁。基于我个人的工作实践和经验，我认为，为了更好的提高工作效率，避免人力资源的浪费，档案管理部门可以在接收这部分在未来可以归类为可销毁的档案时，同步开展档案的整理和鉴定工作，将整理和鉴定两项工作毕其功于一役，这样将大大节省人力、物力。整理的过程就是鉴定的过程，将普通档案与可能有查询利用价值的档案分别登记造册。当这些档案保存期满进入销毁程序时，只需要对待销毁的普通档案资料复核，确认一致后即可进行销毁。
鉴定销毁对于不动产档案管理工作意义重大。将不动产登记档案实行鉴定销毁有利于有效释放有限的库房空间、大大增加库容量，节省大量的财政资金和人力资源，也会对有价值的档案给予最好的保护。我们应该克服畏难情绪，通过实践及思考，不断完善不动产登记档案的鉴定销毁工作，把有利用价值的档案保管好，销毁无保存价值的档案，让不动产档案得到更好的保护和利用。
参考文献：
[1] 中华人民共和国住房和城乡设部《.房地产登记技术规程》.北京：中国建筑工业出版社.2012年.
[2] 中华人民共和国国土资源部《.不动产登记资料查询暂行办法》[3]欧其健.论房地产抵押档案的鉴定[J].山西档案，2008（06）.