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一份文件从接收、办理到归档是一个完整的闭合系统。在这个系统中，它要求每一个环节都能有效运行，这样环环相扣，才能优质高效地完成一份文件所担负的历史使命。如果在整个办文过程中，某个环节出现故障，事情就不能顺利进行下去，这就是所谓的断档现象。据了解，在大量的公文处理实践中，断档现象出现的频率还是很多的。下面就公文处理过程中经常出现的断档现象进行分析，通过剖析，找出原因，进而制定出相应对策，以有利于公文的流畅处理。
一、收文断档
收文断档就是指办文人员在接收公文时出现障碍，导致公文不能正常接收。主要有以下几个方面。
1.收文不及时。现在一般的单位都设有专职的办文人员，他们具体负责公文的接收办理。可由于某些人员的素质、责任心等存在一定差异，不能把全部心思都用到工作中，所以导致公文不能够及时接收。再有，现如今社会科技高度发达，信息化程度很高，大部分单位都是通过专用网络传递电子公文，由于网络传输速度几乎等同于光速，所以这就更要求办文人员安心在岗，随时接收。一旦办文人员工作不及时，就会影响公文的即时接收。
怎样才能避免这类现象呢？首先单位负责人一定要挑选那些对工作尽职尽责的人员来办文，做到无论什么情况下始终不会出现人员空挡。其次，通过在网络客户端安装来文提醒软件或借助于手机短信的方式催促人们实时地进行接收。
2.文件丢失。过去文件传递主要通过邮局的寄送，期间由于个别工作人员的失误，有可能导致文件的丢失。现在大部分单位都依托网络来传输文件，按说这样不会出现文件丢失现象。但由于客观现实中，某些人员受利益驱动或为故意炫耀自己的才华，专门制作病毒传播，这些病毒程序还带有很强的针对性。还有部分黑客无聊至极，以攻击和破坏专用网络为乐趣等等，这些因素都会给网络带来致命影响，从而导致文件接收失常。
怎样解决这个问题呢？首先要使用专用的内部网络，并设置复杂的口令密码，从源头尽可能减少黑客的攻击。其次，还要加装专用的杀毒软件，并不断更新病毒库，这样就能有效地防止病毒的侵袭，从而保障公文的正常传递。
3.网络传输故障。上面讲到由于病毒传播者、网络黑客的存在，一定程度上影响网络的传输，现实中还有一些不可抗拒的因素，比如，由于施工人员的操作不当，将电缆挖断，或者由于天气、地震、泥石流等自然灾害等等，这些都会造成网络中断，影响公文的接收。
这些情况不好预防，只能提前做好预案。但出现这些情况怎么办呢？一方面要立即通知有关部门尽快给予恢复，另一方面，还要将这些破坏情况尽快通过其他途径通知到发文部门，让发文部门想其他办法来补救。比如，1978年唐山大地震后，当时的国家领导人既不能确定震源在哪里，更不清楚地震造成的危害有多大，为了尽快将这一信息上报给国家有关部门，煤矿工会主席李玉林冒着极大危险直接驱车到京，才将这一信息及时上报给国家领导人，从而为抢险抗灾赢得先机。2008年汶川大地震后，当时灾区的一切信息中断，是中国某部武警官兵冒着生命风险首先进入，从而才揭开了这一震惊世界的悲惨一页。所以，当出现这种信息渠道故障后，一定要想尽一切办法来进行补救，千万不要机械地、盲目地等。
4. 关于周末、节假日期间的公文不正常接收。一般情况下，大家这个时间段都不上班，应该不会有文件，但有时候也会有一些突发情况突发事件发生，这时由于大多数工作人员都在休假，就会导致文件不能正常接收。那么对于这种情况怎么办呢？这就需要各接收单位平时就要有应急预案，做到未雨绸缪，其次，尽可能安排好值班人员24小时不间断轮流值守，从而杜绝文件无人接收现象。
二、办文断档
办文过程中经常出现的断档现象主要有以下几点：
1.领导不在。由于领导公务比较繁忙，不可能天天坐在办公室等着签批文件。所以当有文件需领导批示时就需要及时地找到领导。那怎样才能联系上领导呢？根据本人多年的办文经验有以下几点可供参考。
首先，要掌握领导每天工作动态。值班室每天都会将领导每日的动向进行整理汇总，所以，当找领导时首先看一下领导活动日程安排，这样有助于快速找到领导。
其次，要选择与领导的最佳沟通方式。又有几种情况：比如领导正在附近开会，那就先大体了解会议结束的时间，等散会找领导，如果是非常紧急的文件，可利用会议中间休息时间找领导，如果是最紧急的文件，就有必要亲自到会场找领导。如果会场距离办公室很远，甚至是在外地，同样，也是先看一下会议时间，非常紧急的就直接打电话或通过领导秘书请示，不是很紧急的可等到散会后再电话联系。如果文件涉及较多，用语言难以概述清楚，则可选择通过向附近工作人员发传真等方式请示领导。如果领导乘飞机出差，可以先了解航班起飞或降落的时间，再联系领导，这样有针对性。如果领导未接电话，也可发短信提醒一下。如果事情非常紧急，眼看到了最后期限还是联系上不领导怎么办呢？那就只好汇报主任改签其他领导了，不过这种情况一般不会发生。
2.承办部门人员不在。领导签批文件后需转到承办部门办理，可现实中由于某种原因，承办部门人员也有不在的情况。这时怎么办呢？首先还是需要我们的办文人员不断地和这些部门的人员联系，办公室没人可打手机，手机不接可联系其家人，如果还联系不上，就找他单位的其他同志，直到找到为止。如果找的就是其本人，比如领导委派他本人参会，在文件有效期限内仍然找不到怎么办啊？出现这种情况，那就只好请示领导改派其他同志参会了。
三、发文断档
现实中，我们文书人员不仅需要办理文件，同时也需要向有关部门和单位发送文件。关于发文断档主要有以下两个方面。
1.发文后没有进行确认。比如，我们给别人发送一份传真，对方如果是人工接收传真比较好办，发送是否成功都能知道。如果对方是自动传真，就很难说了，有时传真机明明显示发送成功，我们也想当然地认为发送过去了，但过后对方却说没有收到。还有，现在很多单位采用专用网络传输文件，当我们通过网络传送文件时，网络也提示发送成功，同样，过后对方仍说没有收到。其他类似的还有电子邮件也是这个问题，明明发送成功，对方仍是没有收到。
怎样解决这类问题呢？我们既不能怪罪传真设备有问题，更不能埋怨网络有缺陷，唯一要做的就是要同时进行电话沟通确认，即当我们发送传真、电子邮件或通过网络发送文件后，一定要打电话询问对方是否收到，并同时把对方的姓名以及打电话确认的时间记录下来。这样就能保证万无一失了。
2.收文单位人员取文件不签字。当我们通知有关部门人员前来领取文件时，由于彼此之间关系可能比较熟，于是就采取放任随意的态度，直接让他们拿走了事。当然这样做既非常省事又加深了关系，可事后一旦出现文件丢失问题就谁也说不清楚了，领导要是追究责任时还可能影响彼此的关系。
怎样避免这个问题呢？首先单位制定取文签字制度，大家自觉遵守，养成良好的签字习惯，其次，取文人员签字时字迹一定要写清楚，并要注上取文的时间。这样，取文签字的人签字后也有压力，也就会非常重视，对于我们也能撇清责任，真可谓一举两得。
以上就公文处理中经常出现的断档现象进行了分析例举，其目的就是为了保证公文处理各个环节的完整进行，从而达到文件本身要达到的目的。
（作者单位：山东东营胜利石油管理局办公室）、
文化广角
热敏纸等多含致癌物质“双酚A”
近日，收银小票、ATM机凭条身陷“致癌门”，不少经常接触的市民人心惶惶。传真纸、取款机小票等多为热敏纸、感热纸。有专业人士指出，市面上的热敏纸、感热纸多含有双酚A。
日前，美国环保组织环境工作组对多家商业机构发出的小票收据进行抽检化验。结果显示，超过40%的小票收据含有过量双酚A。据悉，长期接触双酚A或严重扰乱人体激素分泌，甚至可能致癌。据专业人士透露，加入双酚A可以增加纸张的透明度，起到防水的效果，市面上销售的热敏纸和感热纸大多含有双酚A。而感热纸和热敏纸广泛应用于传真纸、收款机纸、电脑打印纸、ATM机纸、银行排队机纸等，与市民的生活息息相关。
双酚A是重要的有机化工原料，主要用于生产高分子材料，也可用于生产增塑剂、抗氧剂、橡胶防老剂等精细化工产品。双酚A作为显影剂确实存在于热敏纸中。它是一种有毒化学成分，会导致癌症，例如乳腺癌、前列腺癌，还会导致糖尿病、心脏病、肥胖等疾病，也会引发婴儿和儿童性早熟。热敏纸中含有的双酚A量虽然很少，但长期接触对人体仍然是有危害的，目前国内打印纸行业对双酚A的用量还没有具体规定。
一、收文断档
收文断档就是指办文人员在接收公文时出现障碍，导致公文不能正常接收。主要有以下几个方面。
1.收文不及时。现在一般的单位都设有专职的办文人员，他们具体负责公文的接收办理。可由于某些人员的素质、责任心等存在一定差异，不能把全部心思都用到工作中，所以导致公文不能够及时接收。再有，现如今社会科技高度发达，信息化程度很高，大部分单位都是通过专用网络传递电子公文，由于网络传输速度几乎等同于光速，所以这就更要求办文人员安心在岗，随时接收。一旦办文人员工作不及时，就会影响公文的即时接收。
怎样才能避免这类现象呢？首先单位负责人一定要挑选那些对工作尽职尽责的人员来办文，做到无论什么情况下始终不会出现人员空挡。其次，通过在网络客户端安装来文提醒软件或借助于手机短信的方式催促人们实时地进行接收。
2.文件丢失。过去文件传递主要通过邮局的寄送，期间由于个别工作人员的失误，有可能导致文件的丢失。现在大部分单位都依托网络来传输文件，按说这样不会出现文件丢失现象。但由于客观现实中，某些人员受利益驱动或为故意炫耀自己的才华，专门制作病毒传播，这些病毒程序还带有很强的针对性。还有部分黑客无聊至极，以攻击和破坏专用网络为乐趣等等，这些因素都会给网络带来致命影响，从而导致文件接收失常。
怎样解决这个问题呢？首先要使用专用的内部网络，并设置复杂的口令密码，从源头尽可能减少黑客的攻击。其次，还要加装专用的杀毒软件，并不断更新病毒库，这样就能有效地防止病毒的侵袭，从而保障公文的正常传递。
3.网络传输故障。上面讲到由于病毒传播者、网络黑客的存在，一定程度上影响网络的传输，现实中还有一些不可抗拒的因素，比如，由于施工人员的操作不当，将电缆挖断，或者由于天气、地震、泥石流等自然灾害等等，这些都会造成网络中断，影响公文的接收。
这些情况不好预防，只能提前做好预案。但出现这些情况怎么办呢？一方面要立即通知有关部门尽快给予恢复，另一方面，还要将这些破坏情况尽快通过其他途径通知到发文部门，让发文部门想其他办法来补救。比如，1978年唐山大地震后，当时的国家领导人既不能确定震源在哪里，更不清楚地震造成的危害有多大，为了尽快将这一信息上报给国家有关部门，煤矿工会主席李玉林冒着极大危险直接驱车到京，才将这一信息及时上报给国家领导人，从而为抢险抗灾赢得先机。2008年汶川大地震后，当时灾区的一切信息中断，是中国某部武警官兵冒着生命风险首先进入，从而才揭开了这一震惊世界的悲惨一页。所以，当出现这种信息渠道故障后，一定要想尽一切办法来进行补救，千万不要机械地、盲目地等。
4. 关于周末、节假日期间的公文不正常接收。一般情况下，大家这个时间段都不上班，应该不会有文件，但有时候也会有一些突发情况突发事件发生，这时由于大多数工作人员都在休假，就会导致文件不能正常接收。那么对于这种情况怎么办呢？这就需要各接收单位平时就要有应急预案，做到未雨绸缪，其次，尽可能安排好值班人员24小时不间断轮流值守，从而杜绝文件无人接收现象。
二、办文断档
办文过程中经常出现的断档现象主要有以下几点：
1.领导不在。由于领导公务比较繁忙，不可能天天坐在办公室等着签批文件。所以当有文件需领导批示时就需要及时地找到领导。那怎样才能联系上领导呢？根据本人多年的办文经验有以下几点可供参考。
首先，要掌握领导每天工作动态。值班室每天都会将领导每日的动向进行整理汇总，所以，当找领导时首先看一下领导活动日程安排，这样有助于快速找到领导。
其次，要选择与领导的最佳沟通方式。又有几种情况：比如领导正在附近开会，那就先大体了解会议结束的时间，等散会找领导，如果是非常紧急的文件，可利用会议中间休息时间找领导，如果是最紧急的文件，就有必要亲自到会场找领导。如果会场距离办公室很远，甚至是在外地，同样，也是先看一下会议时间，非常紧急的就直接打电话或通过领导秘书请示，不是很紧急的可等到散会后再电话联系。如果文件涉及较多，用语言难以概述清楚，则可选择通过向附近工作人员发传真等方式请示领导。如果领导乘飞机出差，可以先了解航班起飞或降落的时间，再联系领导，这样有针对性。如果领导未接电话，也可发短信提醒一下。如果事情非常紧急，眼看到了最后期限还是联系上不领导怎么办呢？那就只好汇报主任改签其他领导了，不过这种情况一般不会发生。
2.承办部门人员不在。领导签批文件后需转到承办部门办理，可现实中由于某种原因，承办部门人员也有不在的情况。这时怎么办呢？首先还是需要我们的办文人员不断地和这些部门的人员联系，办公室没人可打手机，手机不接可联系其家人，如果还联系不上，就找他单位的其他同志，直到找到为止。如果找的就是其本人，比如领导委派他本人参会，在文件有效期限内仍然找不到怎么办啊？出现这种情况，那就只好请示领导改派其他同志参会了。
三、发文断档
现实中，我们文书人员不仅需要办理文件，同时也需要向有关部门和单位发送文件。关于发文断档主要有以下两个方面。
1.发文后没有进行确认。比如，我们给别人发送一份传真，对方如果是人工接收传真比较好办，发送是否成功都能知道。如果对方是自动传真，就很难说了，有时传真机明明显示发送成功，我们也想当然地认为发送过去了，但过后对方却说没有收到。还有，现在很多单位采用专用网络传输文件，当我们通过网络传送文件时，网络也提示发送成功，同样，过后对方仍说没有收到。其他类似的还有电子邮件也是这个问题，明明发送成功，对方仍是没有收到。
怎样解决这类问题呢？我们既不能怪罪传真设备有问题，更不能埋怨网络有缺陷，唯一要做的就是要同时进行电话沟通确认，即当我们发送传真、电子邮件或通过网络发送文件后，一定要打电话询问对方是否收到，并同时把对方的姓名以及打电话确认的时间记录下来。这样就能保证万无一失了。
2.收文单位人员取文件不签字。当我们通知有关部门人员前来领取文件时，由于彼此之间关系可能比较熟，于是就采取放任随意的态度，直接让他们拿走了事。当然这样做既非常省事又加深了关系，可事后一旦出现文件丢失问题就谁也说不清楚了，领导要是追究责任时还可能影响彼此的关系。
怎样避免这个问题呢？首先单位制定取文签字制度，大家自觉遵守，养成良好的签字习惯，其次，取文人员签字时字迹一定要写清楚，并要注上取文的时间。这样，取文签字的人签字后也有压力，也就会非常重视，对于我们也能撇清责任，真可谓一举两得。
以上就公文处理中经常出现的断档现象进行了分析例举，其目的就是为了保证公文处理各个环节的完整进行，从而达到文件本身要达到的目的。
（作者单位：山东东营胜利石油管理局办公室）、
文化广角
热敏纸等多含致癌物质“双酚A”
近日，收银小票、ATM机凭条身陷“致癌门”，不少经常接触的市民人心惶惶。传真纸、取款机小票等多为热敏纸、感热纸。有专业人士指出，市面上的热敏纸、感热纸多含有双酚A。
日前，美国环保组织环境工作组对多家商业机构发出的小票收据进行抽检化验。结果显示，超过40%的小票收据含有过量双酚A。据悉，长期接触双酚A或严重扰乱人体激素分泌，甚至可能致癌。据专业人士透露，加入双酚A可以增加纸张的透明度，起到防水的效果，市面上销售的热敏纸和感热纸大多含有双酚A。而感热纸和热敏纸广泛应用于传真纸、收款机纸、电脑打印纸、ATM机纸、银行排队机纸等，与市民的生活息息相关。
双酚A是重要的有机化工原料，主要用于生产高分子材料，也可用于生产增塑剂、抗氧剂、橡胶防老剂等精细化工产品。双酚A作为显影剂确实存在于热敏纸中。它是一种有毒化学成分，会导致癌症，例如乳腺癌、前列腺癌，还会导致糖尿病、心脏病、肥胖等疾病，也会引发婴儿和儿童性早熟。热敏纸中含有的双酚A量虽然很少，但长期接触对人体仍然是有危害的，目前国内打印纸行业对双酚A的用量还没有具体规定。