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摘要： 高校办公室是高校的综合办事机构，是保证学校各项工作正常运转的中枢，它的职能除了“参与政务、管理事务、搞好服务”的传统概念以外，现在几乎涉及学校管理系统中的决策、执行、监督、检查、反馈等各个方面。只有从整体上提高办公室工作人员的综合能力，使其适应学校改革和发展的需要，才能确保学校工作的正常运转。本文结合实际，分析了高校办公室工作职能的新变化，认为应从政务能力和人力资源能力两方面加强办公室工作人员的能力建设，培养学习能力，增强适应能力，提高创新能力，强化竞争能力。
关键词： 高校办公室 职能转变 政务能力 人力资源能力
高校办公室是高校的综合办事机构，是保证学校各项工作正常运转的中枢，它的职能除了“参与政务、管理事务、搞好服务”的传统概念以外，现在几乎涉及学校管理系统中的决策、执行、监督、检查、反馈等各个方面。只有从整体上提高办公室工作人员的综合能力，使其适应学校改革和发展的需要，才能确保学校工作的正常运转。
一、办公室工作职能的转变
由于我国经济体制、经济增长方式的转变和教育体制改革的深入开展，学校在管理方式和运行机制等方面都发生了深刻的变化。办公室的工作职能也随之发生了转变，主要表现在三个方面:
一是从被动办理事务到主动参与管理服务、强化政务服务、做好协调综合工作。从以往局限于事务性办文办事、礼宾接待、协助保障等常规性工作，转变为既办文办事又参与出谋献策，发挥着重要的参谋助手作用。
二是从经验管理转变为科学化、程序化管理。将被动应付思维定式和思维习惯转换成强化工作计划性，基本实现了办公自动化，由参与主导型向参谋主导型转变。
三是从单纯的收发、传递信息转变为督促检查、综合处理信息。由以往的应付思维定势转变为强调超前预见，立足于尽可能地超前思考、超前预测和把握，以增强信息的实效性。同时加强督查，作出正确的判断，以周密的组织和协调达到高效的管理目标。
二、办公室工作人员的能力建设
办公室职能的转变给高校办公室工作人员提出了新的要求:把握事物的发展趋势，在处理事务的同时，必须充分发挥参谋助手的作用；必须想在先，谋在前，做到领导未谋有所思，领导未问有所行；紧紧围绕学校各项工作和领导所思所想所求，深入调查研究，超前思考运筹，正确预测发展趋势，及时反馈情况。因此，要全面加强办公室人员的能力建设，实现新形势下高校办公室人员在政务服务和事务服务上的创新。
(一)政务能力
1.把握准确性和及时性的统一。要紧紧抓住领导的关注点，着力采集和提供与重大决策、重大部署关系密切的信息，并力求准确，强调时效，紧紧围绕学校教学、科研中心，广泛收集、综合兄弟院校先进的工作思路和作法，并结合本校实际情况，作出合理的分析和归纳，提出针对性、前瞻性较强的建设性思路，及时提供给校领导参考。
2.把握灵活性和原则性的统一。在传统管理思想下，办公室工作人员忙于应付事务，疲于奔命，思维方式过于封闭保守。在新形势下，办公室工作要充分体现灵活性和原则性的统一。通过制订健全完善、切实可行的规章制度和严格的办事程序，强化各部门的工作职责，使各项工作管理规范化。
3.把握综合协调与把握全局的统一。综合协调作用贯穿于高校办公室工作的各个方面，这就要求办公室的工作人员必须具备全局意识，从学校事业发展的全局去思考、筹划、安排和处理问题。只有站在学校事业发展的全局高度，通过协调，了解和沟通情况，听取意见，交流看法，形成共识，明确职责，才能把各部门的积极性调动起来，形成强大的合力。因而，办公室工作要着眼大局，正确处理好与校内机关各部门之间的关系，与学校的全局工作合拍，与学校每一阶段的总体部署一致，这样综合协调工作才能缜密周到，减少矛盾，避免纰漏。
4.把握布置与督办的统一。办公室管理必须实现程序化，即明确规定办事的先后次序，具体步骤及其要求，使各项规章制度进一步具体化、步骤化，并完善信访接待、文件处理、工作例会等常规性制度，实现工作机制上的创新。办公室的督查工作，主要体现在协助学校领导确保学校决策的贯彻执行上，其出发点和落脚点都是为了推动决策的迅速落实。针对办公室工作中出现的不同情况，迅速作出相应的反映、反馈。
(二)人力资源能力建设
人力资源能力建设，也称人的能力建设，是指通过教育、培训、激励和使用等途径，开发人的潜能，提高人的素质，调动人的积极性，发挥好人的作用，增强人们认识和改造自然的个体和群体效能，以促进经济社会的进步和人的全面发展。办公室工作人员的能力建设主要体现在:
1.培养学习能力。学习型社会的来临对每一个人来说都是一种挑战。没有学习能力就适应不了社会，它是一切能力的基础。一个人，善于学习，知识水平高，看问题看得远，看得深，善于创新，就能够不断取得新的发展优势。办公室人员要树立终身学习的思想，努力掌握新知识，使自己具有从事办公室工作所必需的政策理论水平和分析解决问题的能力、调查研究能力、综合协调能力，成为术业有专攻的“专家”和博闻强记的“杂家”，不断提高单兵作战能力和团队合作能力。在学习内容上，要学习文书学、逻辑学、应用写作、档案管理、行政管理、保密等相关知识，同时，还要广泛涉猎秘书专业知识以及历史、哲学、法律、金融、财税等方面知识，不断拓宽知识领域，更新知识结构，增强分析解决问题的能力和综合协调能力。
2.增强适应能力。办公室人员要根据社会经济的发展和高等学校改革的实际，从自身素质和能力上主动适应学校发展的要求，面对知识经济时代的挑战，增强主动性，从业务技能、工作环境、管理机制、分配体制等各方面增强自己的适应能力。
3.提高创新能力。创新能力就是要创新知识，这是能力建设的核心。办公室工作贵在主动，贵在创新。人不仅要学会吸纳知识，更要学会创造知识。学校办公室工作创新，一是理念创新，要针对新情况、新问题，树立以决策为中心，以人为本、弘扬传统与开拓创新相结合的新型服务理念；二是办公技术创新，打破基于纸质的传统办公手段，使用办公自动化技术、网络技术、数据库技术等先进的办公设备、办公手段，尽快实现办公室工作的信息化、数字化，提高效率和质量；三是思维创新，办公室工作要始终关注经济和社会发展的趋势，立足于对学校事业发展的超前把握，在决策的科学性上体现主动服务，做到计划性和灵活性相结合。办公室工作不能只为决策提供单项服务，更不能游离于决策之外，应该体现在决策前、中、后服务的全过程。
4.强化竞争能力。竞争的策略和方法，特别要强调树立“和谐、共赢”的观念。随着“以人为本”的工作理念的引入，行政工作内容的日益丰富化，在一个工作岗位上长期从事某一项工作已不再适应个人发展的需要。人们不再满足于在一个工作岗位上工作，而追求在具有挑战性的岗位上工作，寻求在岗位轮换中更好地发挥个人的潜能。办公室工作除了加强合作以外，还要鼓励互相竞争，注重个人职业生涯设计与自己的专长、爱好、性格、气质相符合，与组织需求相协调，使办公室工作在动态的机制下运转，实现组织发展与个人发展的“双赢”。
总之，办公室作为高校管理的综合协调办事机构，其工作质量和创新精神，体现了一所学校管理水平的高低，办公室人员要善于在日常工作中对实际问题进行理性的思考，才能提高自己有效驾驭全局的能力，适应教育现代化的需要。
参考文献：
［1］袁晓东.高校办公室工作存在的问题及改进建议［J］.黑龙江高教研究，2003，(2).
［2］刘树清.如何提高参谋服务的有效性［J］.秘书工作，2001，(9).
关键词： 高校办公室 职能转变 政务能力 人力资源能力
高校办公室是高校的综合办事机构，是保证学校各项工作正常运转的中枢，它的职能除了“参与政务、管理事务、搞好服务”的传统概念以外，现在几乎涉及学校管理系统中的决策、执行、监督、检查、反馈等各个方面。只有从整体上提高办公室工作人员的综合能力，使其适应学校改革和发展的需要，才能确保学校工作的正常运转。
一、办公室工作职能的转变
由于我国经济体制、经济增长方式的转变和教育体制改革的深入开展，学校在管理方式和运行机制等方面都发生了深刻的变化。办公室的工作职能也随之发生了转变，主要表现在三个方面:
一是从被动办理事务到主动参与管理服务、强化政务服务、做好协调综合工作。从以往局限于事务性办文办事、礼宾接待、协助保障等常规性工作，转变为既办文办事又参与出谋献策，发挥着重要的参谋助手作用。
二是从经验管理转变为科学化、程序化管理。将被动应付思维定式和思维习惯转换成强化工作计划性，基本实现了办公自动化，由参与主导型向参谋主导型转变。
三是从单纯的收发、传递信息转变为督促检查、综合处理信息。由以往的应付思维定势转变为强调超前预见，立足于尽可能地超前思考、超前预测和把握，以增强信息的实效性。同时加强督查，作出正确的判断，以周密的组织和协调达到高效的管理目标。
二、办公室工作人员的能力建设
办公室职能的转变给高校办公室工作人员提出了新的要求:把握事物的发展趋势，在处理事务的同时，必须充分发挥参谋助手的作用；必须想在先，谋在前，做到领导未谋有所思，领导未问有所行；紧紧围绕学校各项工作和领导所思所想所求，深入调查研究，超前思考运筹，正确预测发展趋势，及时反馈情况。因此，要全面加强办公室人员的能力建设，实现新形势下高校办公室人员在政务服务和事务服务上的创新。
(一)政务能力
1.把握准确性和及时性的统一。要紧紧抓住领导的关注点，着力采集和提供与重大决策、重大部署关系密切的信息，并力求准确，强调时效，紧紧围绕学校教学、科研中心，广泛收集、综合兄弟院校先进的工作思路和作法，并结合本校实际情况，作出合理的分析和归纳，提出针对性、前瞻性较强的建设性思路，及时提供给校领导参考。
2.把握灵活性和原则性的统一。在传统管理思想下，办公室工作人员忙于应付事务，疲于奔命，思维方式过于封闭保守。在新形势下，办公室工作要充分体现灵活性和原则性的统一。通过制订健全完善、切实可行的规章制度和严格的办事程序，强化各部门的工作职责，使各项工作管理规范化。
3.把握综合协调与把握全局的统一。综合协调作用贯穿于高校办公室工作的各个方面，这就要求办公室的工作人员必须具备全局意识，从学校事业发展的全局去思考、筹划、安排和处理问题。只有站在学校事业发展的全局高度，通过协调，了解和沟通情况，听取意见，交流看法，形成共识，明确职责，才能把各部门的积极性调动起来，形成强大的合力。因而，办公室工作要着眼大局，正确处理好与校内机关各部门之间的关系，与学校的全局工作合拍，与学校每一阶段的总体部署一致，这样综合协调工作才能缜密周到，减少矛盾，避免纰漏。
4.把握布置与督办的统一。办公室管理必须实现程序化，即明确规定办事的先后次序，具体步骤及其要求，使各项规章制度进一步具体化、步骤化，并完善信访接待、文件处理、工作例会等常规性制度，实现工作机制上的创新。办公室的督查工作，主要体现在协助学校领导确保学校决策的贯彻执行上，其出发点和落脚点都是为了推动决策的迅速落实。针对办公室工作中出现的不同情况，迅速作出相应的反映、反馈。
(二)人力资源能力建设
人力资源能力建设，也称人的能力建设，是指通过教育、培训、激励和使用等途径，开发人的潜能，提高人的素质，调动人的积极性，发挥好人的作用，增强人们认识和改造自然的个体和群体效能，以促进经济社会的进步和人的全面发展。办公室工作人员的能力建设主要体现在:
1.培养学习能力。学习型社会的来临对每一个人来说都是一种挑战。没有学习能力就适应不了社会，它是一切能力的基础。一个人，善于学习，知识水平高，看问题看得远，看得深，善于创新，就能够不断取得新的发展优势。办公室人员要树立终身学习的思想，努力掌握新知识，使自己具有从事办公室工作所必需的政策理论水平和分析解决问题的能力、调查研究能力、综合协调能力，成为术业有专攻的“专家”和博闻强记的“杂家”，不断提高单兵作战能力和团队合作能力。在学习内容上，要学习文书学、逻辑学、应用写作、档案管理、行政管理、保密等相关知识，同时，还要广泛涉猎秘书专业知识以及历史、哲学、法律、金融、财税等方面知识，不断拓宽知识领域，更新知识结构，增强分析解决问题的能力和综合协调能力。
2.增强适应能力。办公室人员要根据社会经济的发展和高等学校改革的实际，从自身素质和能力上主动适应学校发展的要求，面对知识经济时代的挑战，增强主动性，从业务技能、工作环境、管理机制、分配体制等各方面增强自己的适应能力。
3.提高创新能力。创新能力就是要创新知识，这是能力建设的核心。办公室工作贵在主动，贵在创新。人不仅要学会吸纳知识，更要学会创造知识。学校办公室工作创新，一是理念创新，要针对新情况、新问题，树立以决策为中心，以人为本、弘扬传统与开拓创新相结合的新型服务理念；二是办公技术创新，打破基于纸质的传统办公手段，使用办公自动化技术、网络技术、数据库技术等先进的办公设备、办公手段，尽快实现办公室工作的信息化、数字化，提高效率和质量；三是思维创新，办公室工作要始终关注经济和社会发展的趋势，立足于对学校事业发展的超前把握，在决策的科学性上体现主动服务，做到计划性和灵活性相结合。办公室工作不能只为决策提供单项服务，更不能游离于决策之外，应该体现在决策前、中、后服务的全过程。
4.强化竞争能力。竞争的策略和方法，特别要强调树立“和谐、共赢”的观念。随着“以人为本”的工作理念的引入，行政工作内容的日益丰富化，在一个工作岗位上长期从事某一项工作已不再适应个人发展的需要。人们不再满足于在一个工作岗位上工作，而追求在具有挑战性的岗位上工作，寻求在岗位轮换中更好地发挥个人的潜能。办公室工作除了加强合作以外，还要鼓励互相竞争，注重个人职业生涯设计与自己的专长、爱好、性格、气质相符合，与组织需求相协调，使办公室工作在动态的机制下运转，实现组织发展与个人发展的“双赢”。
总之，办公室作为高校管理的综合协调办事机构，其工作质量和创新精神，体现了一所学校管理水平的高低，办公室人员要善于在日常工作中对实际问题进行理性的思考，才能提高自己有效驾驭全局的能力，适应教育现代化的需要。
参考文献：
［1］袁晓东.高校办公室工作存在的问题及改进建议［J］.黑龙江高教研究，2003，(2).
［2］刘树清.如何提高参谋服务的有效性［J］.秘书工作，2001，(9).