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摘 要:存货是企业重要的流动资产,存货的管理与控制对企业经营目标的实现具有重要意义,加强企业存货的管理与控制,不仅要采用科学的方法,建立健全存货的内部控制制度,而且必须对存货进行全面的管理与控制。
关键词:存货;管理与控制;ABC管理法;经经批量法;JIT
存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料或物料。主要包括原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料等。
存货具有以下特点:1.存货是有形资产,种类数量繁多,而且不同项目又有不同的规格、质量与数量;2.存货具有较强的流动性,存货处于不断销售、耗用、购买或重置的动态中,具有较强的变现能力和明显的流动性;3.存货的计价方法较多,包括实际成本法、计划成本法和成本与市价孰低法;4.存货具有较强的时效性和发生潜在损失的可能性。
存货作为企业重要的流动资产,占用较多的资金,存货的管理与控制涉及企业的计划、采购、仓储、生产和销售活动,加强企业存货的管理与控制,对于保证企业生产经营活动的正常进行,保护企业的资产安全,加快存货的周转,降低企业存货的取得、存储、以及缺货成本,减少存货营运资本的占用,实现企业股东价值最大化具有重要的意义。存货管理与控制的目标就是要在管理成本与效益之间做出综合权衡,达到二者的最佳结合,促进企业经营目标的实现。
一、加强企业存货的管理与控制,首先要提高对存货重要性的认识。企业要认识到存货管理与控制涉及到企业的计划、采购、生产、仓储以及销售等环节,要认识到存货管理与控制对企业经营目标的实现具有重大意义。企业要营造重视存货管理与控制的企业文化氛围,制定严格的存货管理与控制制度,并通过各种措施将这种认识贯彻到企业的各个层面,实现全员参与存货的管理与控制。
二、加强企业的存货管理与控制,要采用科学的方法。企业要根据不同存货的特点并结合具体的经营环境,针对存货管理的不同阶段,选择并实施科学合理的存货管理方法。
1.ABC管理法。ABC管理法就是按照一定标准,将存货划分为A、B、C三类,实行分品种重点管理、分类别一般控制和按照总额灵活掌握的存货管理办法。具体地说,A类存货品种少,价值大,占用资金多,应作为库存的重点管理对象,科学地确定该类存货的经济批量和定额,并经常检查这类存货的库存情况。B类存货则应在定货数量和定货时间上加以控制,不必像A类存货那样经常地进行分析对比。C类存货量大但金额一般都不大,一般可集中采购,并适当加大安全存货量,简化手续,节约定货费用。ABC方法的主要优点是分清主次,抓住重点,有效地控制主要品种的存货,提高控制的效率。
2.经济批量法。经济订货批量规划是根据企业日常的存货用量和相关资金成本,运用数学模型求而得出企业日常的最佳经济订货批量的方法。经济订货批量是建立在一系列假设的基础上,并且它假设只考虑存货的变动性订购成本和变动性储存成本以及允许缺货时的缺货成本。经济订货批量的控制目标,就是找到使存货总成本为最小化的订购量。一般而言,这个订货量可以使订货成本和储存成本中的变动成本总和最低。总成本的计算公式TC=D/Q×K+Q/2×KC,TC—表示存货总成本,D/Q×K—表示订货成本中的变动成本总额,Q/2×K—表示一年中储存成本中的变动成本总额。其中:D/Q×K和Q/2×K是互为消长的,当两者趋于合理的均衡时,其总成本最低,从而得出经济订货量。经济批量规划法因其科学性和合理性在企业存货管理中得到广泛应用。
3.JIT(Just In Time)存货管理法。这是一种先进的存货管理理念, 这种理念是基于一种及时生产系统。该管理理念的基本思想是“只在需要的时候,按照需要的量,生产需要的产品”。JIT存货管理方法要求企业全员参与,通过不断的改进生产系统,第一次就执行正确工作理念,降低检查和返工的时间和成本,缩短生产的准备时间,通过不断消除浪费来追求“零库存”的理想状态。JIT存货管理方法降低了库存量,节约了仓储和保险费用,仅在需要时才取得存货,减少了存货占用的营运资本,避免了因需求变动导致存货积压、变质、陈旧和过时的可能性。JIT存货管理方法由于平时库存很少,一旦生产环节出错,则弥补的空间较小,不能满足预期之外的订单要求,而且对供应商有着较强的依赖性。虽然如此,但是JIT存货管理方法仍是一种先进的存货管理理念。1953年,日本丰田汽车公司,通过这种高级的存货管理理念,使存货水平降到通常水平的1/5,大大降低了存货的成本,成为丰田公司乃至整个日本汽车竞争力的主要来源之一。
4.随着网络和信息技术的兴起与发展,存货管理中大量的引入信息技术(EPR、MPR II等),信息技术的引入使企业的生产计划和市场信息充分的共享,充分地实现计划、采购、生产和销售协同配合,最大限度地减少企业日常经营对存货的需求量,降低了企业经营过程中存货的成本,促进了企业经营目标地实现。
三、要以最低的存货成本追求最大的经济效益,除了运用科学的存货管理方法以外,还必须对存货进行全面的管理和控制。按照存货的循环,从计划、采购、生产、仓储、销售等环节动态地进行存货管理,建立健全存货的内部控制制度,全面提高存货管理工作质量。
在制定存货采购计划时,要充分地利用信息技术(例如EPR系统),结合JIT及时生产系统的要求,对市场需求做出准确的预测和判断,根据经济订货管理法确定最佳的订货批量,并结合本企业生产经营的特点,确定货源(单一货源还是多货源)。存货入库后依据存货ABC管理法,抓住重点,分清主次,对存货进行有效的管理。
存货形成后,企业应及时投入生产循环中,并以企业资源计划ERP(Enterprise Resource Planning)中的先进存货管理思想为指导,采取定额管理、JIT管理等具体管理手段和方法,减少浪费,降低成本,使之在周转过程中获得最大的增值。对于因计划调整、市场变化等原因形成的非正常周转存货,要及时采取妥善措施进行处理,如降价销售、返还给供应商,防止给企业带来更大的损失。
整个存货管理过程,从选择供应商和签订合同到存货的入库、保管以及出库,必须严格遵守存货管理的内部控制制度,权责分配和职责分工应当明确,机构设置和人员配置应当合理,存货的收入、保管、发出和盘存控制流程应当清晰严密,存货的管理原则及程序应当明确规范。
企业要持续地对存货的管理进行评估,及时发现管理与制环节的缺陷,提出改进意见,不断评估控制的可靠性和可行性,并及时做出相应的调整和修正,及时改变进货项目、更换供应商、调整采购计划、重构企业业务流程、调整销售策略等,以便将存货的管理工作提升到一个更高的层次。
关键词:存货;管理与控制;ABC管理法;经经批量法;JIT
存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料或物料。主要包括原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料等。
存货具有以下特点:1.存货是有形资产,种类数量繁多,而且不同项目又有不同的规格、质量与数量;2.存货具有较强的流动性,存货处于不断销售、耗用、购买或重置的动态中,具有较强的变现能力和明显的流动性;3.存货的计价方法较多,包括实际成本法、计划成本法和成本与市价孰低法;4.存货具有较强的时效性和发生潜在损失的可能性。
存货作为企业重要的流动资产,占用较多的资金,存货的管理与控制涉及企业的计划、采购、仓储、生产和销售活动,加强企业存货的管理与控制,对于保证企业生产经营活动的正常进行,保护企业的资产安全,加快存货的周转,降低企业存货的取得、存储、以及缺货成本,减少存货营运资本的占用,实现企业股东价值最大化具有重要的意义。存货管理与控制的目标就是要在管理成本与效益之间做出综合权衡,达到二者的最佳结合,促进企业经营目标的实现。
一、加强企业存货的管理与控制,首先要提高对存货重要性的认识。企业要认识到存货管理与控制涉及到企业的计划、采购、生产、仓储以及销售等环节,要认识到存货管理与控制对企业经营目标的实现具有重大意义。企业要营造重视存货管理与控制的企业文化氛围,制定严格的存货管理与控制制度,并通过各种措施将这种认识贯彻到企业的各个层面,实现全员参与存货的管理与控制。
二、加强企业的存货管理与控制,要采用科学的方法。企业要根据不同存货的特点并结合具体的经营环境,针对存货管理的不同阶段,选择并实施科学合理的存货管理方法。
1.ABC管理法。ABC管理法就是按照一定标准,将存货划分为A、B、C三类,实行分品种重点管理、分类别一般控制和按照总额灵活掌握的存货管理办法。具体地说,A类存货品种少,价值大,占用资金多,应作为库存的重点管理对象,科学地确定该类存货的经济批量和定额,并经常检查这类存货的库存情况。B类存货则应在定货数量和定货时间上加以控制,不必像A类存货那样经常地进行分析对比。C类存货量大但金额一般都不大,一般可集中采购,并适当加大安全存货量,简化手续,节约定货费用。ABC方法的主要优点是分清主次,抓住重点,有效地控制主要品种的存货,提高控制的效率。
2.经济批量法。经济订货批量规划是根据企业日常的存货用量和相关资金成本,运用数学模型求而得出企业日常的最佳经济订货批量的方法。经济订货批量是建立在一系列假设的基础上,并且它假设只考虑存货的变动性订购成本和变动性储存成本以及允许缺货时的缺货成本。经济订货批量的控制目标,就是找到使存货总成本为最小化的订购量。一般而言,这个订货量可以使订货成本和储存成本中的变动成本总和最低。总成本的计算公式TC=D/Q×K+Q/2×KC,TC—表示存货总成本,D/Q×K—表示订货成本中的变动成本总额,Q/2×K—表示一年中储存成本中的变动成本总额。其中:D/Q×K和Q/2×K是互为消长的,当两者趋于合理的均衡时,其总成本最低,从而得出经济订货量。经济批量规划法因其科学性和合理性在企业存货管理中得到广泛应用。
3.JIT(Just In Time)存货管理法。这是一种先进的存货管理理念, 这种理念是基于一种及时生产系统。该管理理念的基本思想是“只在需要的时候,按照需要的量,生产需要的产品”。JIT存货管理方法要求企业全员参与,通过不断的改进生产系统,第一次就执行正确工作理念,降低检查和返工的时间和成本,缩短生产的准备时间,通过不断消除浪费来追求“零库存”的理想状态。JIT存货管理方法降低了库存量,节约了仓储和保险费用,仅在需要时才取得存货,减少了存货占用的营运资本,避免了因需求变动导致存货积压、变质、陈旧和过时的可能性。JIT存货管理方法由于平时库存很少,一旦生产环节出错,则弥补的空间较小,不能满足预期之外的订单要求,而且对供应商有着较强的依赖性。虽然如此,但是JIT存货管理方法仍是一种先进的存货管理理念。1953年,日本丰田汽车公司,通过这种高级的存货管理理念,使存货水平降到通常水平的1/5,大大降低了存货的成本,成为丰田公司乃至整个日本汽车竞争力的主要来源之一。
4.随着网络和信息技术的兴起与发展,存货管理中大量的引入信息技术(EPR、MPR II等),信息技术的引入使企业的生产计划和市场信息充分的共享,充分地实现计划、采购、生产和销售协同配合,最大限度地减少企业日常经营对存货的需求量,降低了企业经营过程中存货的成本,促进了企业经营目标地实现。
三、要以最低的存货成本追求最大的经济效益,除了运用科学的存货管理方法以外,还必须对存货进行全面的管理和控制。按照存货的循环,从计划、采购、生产、仓储、销售等环节动态地进行存货管理,建立健全存货的内部控制制度,全面提高存货管理工作质量。
在制定存货采购计划时,要充分地利用信息技术(例如EPR系统),结合JIT及时生产系统的要求,对市场需求做出准确的预测和判断,根据经济订货管理法确定最佳的订货批量,并结合本企业生产经营的特点,确定货源(单一货源还是多货源)。存货入库后依据存货ABC管理法,抓住重点,分清主次,对存货进行有效的管理。
存货形成后,企业应及时投入生产循环中,并以企业资源计划ERP(Enterprise Resource Planning)中的先进存货管理思想为指导,采取定额管理、JIT管理等具体管理手段和方法,减少浪费,降低成本,使之在周转过程中获得最大的增值。对于因计划调整、市场变化等原因形成的非正常周转存货,要及时采取妥善措施进行处理,如降价销售、返还给供应商,防止给企业带来更大的损失。
整个存货管理过程,从选择供应商和签订合同到存货的入库、保管以及出库,必须严格遵守存货管理的内部控制制度,权责分配和职责分工应当明确,机构设置和人员配置应当合理,存货的收入、保管、发出和盘存控制流程应当清晰严密,存货的管理原则及程序应当明确规范。
企业要持续地对存货的管理进行评估,及时发现管理与制环节的缺陷,提出改进意见,不断评估控制的可靠性和可行性,并及时做出相应的调整和修正,及时改变进货项目、更换供应商、调整采购计划、重构企业业务流程、调整销售策略等,以便将存货的管理工作提升到一个更高的层次。