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【摘要】 档案作为人类知识的积累方式和智慧的记录，是国家信息资源的重要组成部分和重要的战略资源，在知识经济时代的社会生产生活中发挥着重要的作用。在信息时代，推进档案管理方式的变革与创新，提高档案管理工作水平，一要利用互联网建立档案网页，开展网上服务；二要解决好档案电子化出现的新问题；三要采取有利措施，确保电子文件的原始性；四要在信息化基础性上，提高档案管理的标准化、规范化水平。
【关键词】档案管理；信息时代；电子化；规范化
【中图分类号】G271【文献标识码】B【文章编号】1001-4128（2011）07-0057-02
1充分认识档案工作的功能和作用
所谓档案，即分类保存以备查考的文件和材料。具体地说，档案是指由国家机构、社会组织以及个人在从事经济、政治、文化、科学、技术、军事、宗教等活动过程中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录，这是档案的本质属性。档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性，就是原始记录性。档案还具有客观记录的归档保存性特点，因为归档保存是构成档案的基本条件,是文件向档案转化的关键,没有这一程序，也就没有档案。档案具有非现行性特点，因为档案是办理完毕的文件。在我国，文件只要从手续上或程序上办理完毕，就可以看作档案，一般应在第二年上半年向机关单位的档案保管机构移交。
档案的形成者范围非常之广，党政机关、社会团体、企事业单位以及我们每一个人都能成为档案的形成者。档案反映的内容、涉及的领域非常之宽，社会生活的方方面面都能在档案中得到记录。档案的种类和形式多样，我们经常看到的政府文件、工程图纸、印章、照片、录音录像材料以及新兴的电子文件等等，都是档案的载体，档案是我们从事每一项活动直接形成的原始记录，是具有保存价值的原始的、客观的、真实的历史记录。
档案是人类社会发展到一定历史阶段的产物，从它的产生、发展到成熟的过程看，每前进一步，都与社会的进步和发展密不可分，而档案在人类文明史上产生的影响和所起的作用更是不可估量。在人类文明几千年的发展历史中，档案以其记录历史、传承文明的特点广为人知，被誉为“今后赖之以知古，后世赖之以知今”的历史文化遗产。在现代社会，由于科学技术的高度发达，人类所从事的社会活动也日趋繁杂，人们的大脑不可能将所有的社会活动和历史资料通过记忆贮存下来。因此，为了解决这个矛盾而与之相适应的档案的功能和作用也越发凸显出来，在现代社会生产、生活中扮演着越来越重要的角色，成为社会生产生活不可或缺的组成部分。
现在，进入知识经济时代。知识经济就是以知识为基础的经济，是指建立在知识和信息的生产、分配及使用之上的经济。其特点是以高度发达的人类文化为基础，以高新技术产业为支柱，以数字化网络为纽带，以最大限度地开发信息资源、知识资源、脑力资源为特征，以实现社会经济可持续发展为目的的经济制度和价值取向。档案是在实践活动中有意识地保存下来的人类精神产品，是社会活动的原始记录，在克服“记忆遗忘”和维系人类文化方面，具有不可取代的作用，可以视为人类从事知识生产的重要资源。档案不仅是一种可以再生，而且能够自生的重要信息资源，最充分、最完备的档案信息是科学研究的必要前提。作为人类知识的积累方式和智慧的记录，档案中无疑包含了大量的自然和社会信息，这些信息无论是对代内之间还是对于代际之间，都当具有永恒的学术价值，对于知识的创新具有不可替代的作用。档案是一切有形投入过程中的知识产出，是人力资源的转化形态和储备方式。作为国家信息资源的重要组成部分，档案将成为重要的战略资源。知识经济的发展要充分发挥档案的作用。
2信息时代档案管理方式的变革与创新
自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。中国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战，正逐步从计划经济走向市场经济，从工业社会走向信息社会，走向以现代科学技术为核心，建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济的时代。档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生本质的变化。在普及互联网和信息化条件下，我们不仅要关注档案的载体和形式变化，寻找与之相适应的管理方式、方法，更要研究档案这一事物整体在信息技术基础上的运动规律，探索和建立基于信息化的管理理念、管理模式。信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题。当前档案工作者的重要使命就是创新服务手段，要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。
2.1利用互联网建立档案网页，开展网上服务。档案部門要充分利用政府和企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上政府和企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。要建立电子文件（档案）数据管理中心，实现电子文件的自动上传收集，利用网络开展在线服务。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。要加强横向联合，实现信息资源共享。打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，更好地满足社会多方面的需要。
2.2解决好档案电子化出现的新问题。以数字化方式记录文件，代替纸质文件，给档案工作带来新问题。例如，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得保持信息真实性方式、方法的可行性、可信性问题。数字化信息与载体的依附关系问题，因为数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成。多种类型数字化信息的档案化问题，在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等复杂多样，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。总之，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的，网络技术的发展极大地促进了档案业务系统的连续性、关联性，要求在制度上和文件管理等管理要素上对业务系统进行变革和创新，需要基于新的运行方式，准确把握电子化档案工作的规律性，提高档案管理的现代化水平。
2.3采取有利措施，确保电子文件的原始性。随着电子文件的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子文件的可靠性。目前主要采取电子文件的加密技术、签署技术、消息认证、身份验证、防火墙、防写措施等技术手段，这些技术对于维护电子文件的真实、可靠起到很好的效果，随着这些技术的完善和普及，电子文件的原始性、真实性可得到可靠的认定和有效的保护，从而确保电子文件的凭证作用。在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，是维护电子档案原始性、真实性的最重要措施。因此，必须采取加强对电子文件制作和管理人员的管理、明确电子文件的制作者的职责、施行电子文件制作全过程管理、建立电子文件管理的记录系统等措施，以期达到电子文件全过程管理中维护其信息安全之目的。
2.4在信息化基础性上，提高档案管理的标准化、规范化水平。加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。它是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。因此推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平。也即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，因此，要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同步进行的指导思想，在实际工作中，把好文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。案卷材料收集的是否完整是决定档案价值的重要因素，而立卷方法与案卷装订质量则可能是影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的进程中，一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
【关键词】档案管理；信息时代；电子化；规范化
【中图分类号】G271【文献标识码】B【文章编号】1001-4128（2011）07-0057-02
1充分认识档案工作的功能和作用
所谓档案，即分类保存以备查考的文件和材料。具体地说，档案是指由国家机构、社会组织以及个人在从事经济、政治、文化、科学、技术、军事、宗教等活动过程中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录，这是档案的本质属性。档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性，就是原始记录性。档案还具有客观记录的归档保存性特点，因为归档保存是构成档案的基本条件,是文件向档案转化的关键,没有这一程序，也就没有档案。档案具有非现行性特点，因为档案是办理完毕的文件。在我国，文件只要从手续上或程序上办理完毕，就可以看作档案，一般应在第二年上半年向机关单位的档案保管机构移交。
档案的形成者范围非常之广，党政机关、社会团体、企事业单位以及我们每一个人都能成为档案的形成者。档案反映的内容、涉及的领域非常之宽，社会生活的方方面面都能在档案中得到记录。档案的种类和形式多样，我们经常看到的政府文件、工程图纸、印章、照片、录音录像材料以及新兴的电子文件等等，都是档案的载体，档案是我们从事每一项活动直接形成的原始记录，是具有保存价值的原始的、客观的、真实的历史记录。
档案是人类社会发展到一定历史阶段的产物，从它的产生、发展到成熟的过程看，每前进一步，都与社会的进步和发展密不可分，而档案在人类文明史上产生的影响和所起的作用更是不可估量。在人类文明几千年的发展历史中，档案以其记录历史、传承文明的特点广为人知，被誉为“今后赖之以知古，后世赖之以知今”的历史文化遗产。在现代社会，由于科学技术的高度发达，人类所从事的社会活动也日趋繁杂，人们的大脑不可能将所有的社会活动和历史资料通过记忆贮存下来。因此，为了解决这个矛盾而与之相适应的档案的功能和作用也越发凸显出来，在现代社会生产、生活中扮演着越来越重要的角色，成为社会生产生活不可或缺的组成部分。
现在，进入知识经济时代。知识经济就是以知识为基础的经济，是指建立在知识和信息的生产、分配及使用之上的经济。其特点是以高度发达的人类文化为基础，以高新技术产业为支柱，以数字化网络为纽带，以最大限度地开发信息资源、知识资源、脑力资源为特征，以实现社会经济可持续发展为目的的经济制度和价值取向。档案是在实践活动中有意识地保存下来的人类精神产品，是社会活动的原始记录，在克服“记忆遗忘”和维系人类文化方面，具有不可取代的作用，可以视为人类从事知识生产的重要资源。档案不仅是一种可以再生，而且能够自生的重要信息资源，最充分、最完备的档案信息是科学研究的必要前提。作为人类知识的积累方式和智慧的记录，档案中无疑包含了大量的自然和社会信息，这些信息无论是对代内之间还是对于代际之间，都当具有永恒的学术价值，对于知识的创新具有不可替代的作用。档案是一切有形投入过程中的知识产出，是人力资源的转化形态和储备方式。作为国家信息资源的重要组成部分，档案将成为重要的战略资源。知识经济的发展要充分发挥档案的作用。
2信息时代档案管理方式的变革与创新
自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。中国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战，正逐步从计划经济走向市场经济，从工业社会走向信息社会，走向以现代科学技术为核心，建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济的时代。档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生本质的变化。在普及互联网和信息化条件下，我们不仅要关注档案的载体和形式变化，寻找与之相适应的管理方式、方法，更要研究档案这一事物整体在信息技术基础上的运动规律，探索和建立基于信息化的管理理念、管理模式。信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题。当前档案工作者的重要使命就是创新服务手段，要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。
2.1利用互联网建立档案网页，开展网上服务。档案部門要充分利用政府和企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上政府和企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。要建立电子文件（档案）数据管理中心，实现电子文件的自动上传收集，利用网络开展在线服务。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。要加强横向联合，实现信息资源共享。打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，更好地满足社会多方面的需要。
2.2解决好档案电子化出现的新问题。以数字化方式记录文件，代替纸质文件，给档案工作带来新问题。例如，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得保持信息真实性方式、方法的可行性、可信性问题。数字化信息与载体的依附关系问题，因为数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成。多种类型数字化信息的档案化问题，在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等复杂多样，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。总之，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的，网络技术的发展极大地促进了档案业务系统的连续性、关联性，要求在制度上和文件管理等管理要素上对业务系统进行变革和创新，需要基于新的运行方式，准确把握电子化档案工作的规律性，提高档案管理的现代化水平。
2.3采取有利措施，确保电子文件的原始性。随着电子文件的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子文件的可靠性。目前主要采取电子文件的加密技术、签署技术、消息认证、身份验证、防火墙、防写措施等技术手段，这些技术对于维护电子文件的真实、可靠起到很好的效果，随着这些技术的完善和普及，电子文件的原始性、真实性可得到可靠的认定和有效的保护，从而确保电子文件的凭证作用。在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，是维护电子档案原始性、真实性的最重要措施。因此，必须采取加强对电子文件制作和管理人员的管理、明确电子文件的制作者的职责、施行电子文件制作全过程管理、建立电子文件管理的记录系统等措施，以期达到电子文件全过程管理中维护其信息安全之目的。
2.4在信息化基础性上，提高档案管理的标准化、规范化水平。加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。它是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。因此推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平。也即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，因此，要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同步进行的指导思想，在实际工作中，把好文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。案卷材料收集的是否完整是决定档案价值的重要因素，而立卷方法与案卷装订质量则可能是影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的进程中，一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。