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摘要：文书档案管理的成功与否，直接影响到该单位的管理工作水平，随着社会的不断发展，文书档案管理工作中存在的诸多问题也暴露了出来，因此，只有及时发现其中存在的问题并不断更新改革，并不断适应时代的进步，才能满足社会发展的需要，促进企业单位管理工作不断进步。基于此，本文详细阐述了文书档案管理中存在的问题，并提出了一些可行性的整改建议。
关键词：文书;档案管理;问题;措施
引言：
文书档案管理在各单位具有重要价值，是企业、政府机关、事业单位和社会组织管理的重点内容，客观反映各单位的活动，直接体现管理水平的高低。企业管理水平的高低与文书档案的质量和完整性有着密切的关系，文书归档文件的价值只有提高档案文件管理水平才能实现。随着科技的发展和社会的进步，文书档案管理走向信息化，同时，档案归档和文书档案管理工作也存在不少问题，为了促进文书档案管理工作的进步，文书档案管理员必须制定相应的解决方案。
一、文书档案管理中存在的问题
（一）缺乏足够的重视
目前，在许多单位和企业，由于文书档案管理人员对档案管理意识不够，导致文书档案管理工作并未顺利有序开展。此外，单位对文书管理工作也缺乏重视，造成在工作开展中会出现许多限制因素。如果单位领导和文书档案管理人员继续忽视其重要性，在这种情况下，将会造成文书档案管理工作的效率和质量低下，管理工作中会出现各种错误。
（二）文书与档案管理混淆
档案管理工作和文书工作有不同的内容，要在档案管理工作中取得成功，成功完成文书工作是先决条件。现在很多单位把这两个工作混为一谈了，档案管理和文书工作已经分离，以至于文书档案管理人员不重视与文秘工作的衔接和协调。为提高工作效率，确保工作顺利完成，就需要在文书工作和档案管理工作问题上相互配合、联动，只有做好了這些，才能确保工作有条不紊、顺利完成。
（三）缺乏综合素质强的管理人员
人手不足是文书档案管理工作中的普遍问题，主要是由于缺乏对工作的认识和重视造成的，然而随意补充文书人员数量，以弥补用人单位人员短缺，是大多数单位采取的措施，这样就造成管理人员能力较低，综合素质不强。当今社会的信息科技的时代，有了现代科技的帮助，所以企业需要学习和掌握新的方法和技术，并在实际的工作中有效地实施，才能使管理工作更加高效。但是对于公司的一些年龄较大的员工，这种新知识和新技术对他们来说是比较困难的，无论是思维方式还是工作方式，都导致他们都无法快速跟上时代的需求，限制了文书档案管理工作的发展和进步。
（四）文书检索效率较低
现阶段档案文献的检索方式主要有计算机检索和人工检索两种，在日常工作中很多情况下仍然沿用传统的检索方式，对文献检索效率影响很大，然而许多员工仍然不愿意学习并采用新的检索方法，他们认为旧的方法已经足够使用。总的来说，我认为造成影响的主要原因是他们对该工作的重视度不高，无法在工作中很好地使用现代信息技术。[1]
二、优化文书档案管理相关问题的策略
（一）提高相关管理人员的工作意识和重视程度
为促进文件归档和文件管理工作的发展，应加强单位内的宣传工作，可以通过多种灵活的方式宣传有关法律法规的知识，积极调动和利用相关资源，使文书档案管理人员和各部门的领导认识到文件存储和文件管理业务的重要性并扩大支持文书档案管理工作，同时将该工作纳入年终评比，加大对其的投入力度，调动相关工作人员的积极性。
（二）提高管理人员的综合素质和工作能力
提高文书档案管理人员的素质尤为重要，包括档案管理人员的专业技能水平、计算机应用技能等。根据文书档案管理的需要，鼓励管理人员参加培训和学习，必要时可以建立定期培训制度，让管理人员根据需要有计划、有目的地参加继续教育，提高综合素质和专业知识。此外，在文书档案管理领域，要加强对管理人员素质和道德的持续培训，管理人员要自觉遵守已建立业务习惯的工作态度，规范要求和制度自觉保护文书档案，使归档文件的内容和存储安全不受外界因素影响，不随意更改文书档案的内容，不恶意破坏文书档案的完整性和安全性，避免损失情况的发生。
（三）建立完善的管理机制
由于文书档案管理工作涉及多个部门，为了提高管理水平，需要重点加强各部门之间的沟通与合作，首先，管理人员必须了解文书档案的处理情况，并定期到有关部门去收集资料，做到从各基层单位和有关部门收集到齐全的、完整的、真实的文件资料，定期与相关部门沟通，避免文件保管不及时，减少数据丢失问题，同时要注意文件管理各工作阶段的有效性和完整性，确保文书档案管理标准化、规范化。[2]
此外，要通过制定合理的管理质量标准，严格要求管理人员的工作活动，确保管理工作得到切实实施和有效开展，因此文书档案管理部门必须按照相关法律法规，配合《管理规范》等规范性文件，确保符合自身发展方向和管理需求的文书档案安全，提高管理效率，加快建立文书档案管理机制。
（四）确保文书与档案管理工作的高效衔接
由于文书工作与档案管理工作密切相关，要提高档案管理质量，首先要提高文书质量。文书的质量直接关系到档案管理工作的质量，首先，文件的处理必须严格按照程序和规定进行，文件必须经过科学分类的创建和存储。为此，需要对相关人员进行文件处理方面的培训，提高工作技能;其次，要注意细化工作的分工，例如文件形式、纸张格式、清洁度等的统一，要做到这一点，工作人员应该具有较高的责任感和良好的工作习惯，如果将文书工作和归档案管理工作进行规范的联系，可以大大提高文书档案管理工作的效率。[1]
（五）提高电子档案的安全性
所有电子文件安全管理问题普遍出现在网络安全领域，尤其是电子文件泄露、数据丢失、计算机病毒入侵等，应建立完善的电子文件数据安全保障体系。首先，档案管理部门应研究开发实现电子文档数据的采集、存储、备份和元数据采集等功能，建立监管机构，对电子文档的安全管理进行统一监管。其次，电子文档存储管理部门应建立保密标准，利用防火墙技术、数字签名和密码人脸识别技术等，加强档案安全管理，防止人员任意使用电子档案，发生恶意篡改或误操作，确保电子数据的安全性和数据完整性。最后，应加强对电子档案元数据的有效存储和组织，这应确保元数据的完整性和可用性。[3]
结束语：
综上所述，提高档案管理人员的意识和学习能力尤为重要，直接影响企业单位、政府机关等各项管理工作的质量和效率，需要完善档案管理工作，以确保档案管理工作的顺利进行，使工作可以高质量、高效率地开展，为企业和单位的长远发展做出贡献。
参考文献
[1]杨淑艳.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].工业C，2016：280.
[2]高兰.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].赤子（上中旬）：147.
[3]潘美恩.基于文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].城建档案，2016，06（08）：62-63.
关键词：文书;档案管理;问题;措施
引言：
文书档案管理在各单位具有重要价值，是企业、政府机关、事业单位和社会组织管理的重点内容，客观反映各单位的活动，直接体现管理水平的高低。企业管理水平的高低与文书档案的质量和完整性有着密切的关系，文书归档文件的价值只有提高档案文件管理水平才能实现。随着科技的发展和社会的进步，文书档案管理走向信息化，同时，档案归档和文书档案管理工作也存在不少问题，为了促进文书档案管理工作的进步，文书档案管理员必须制定相应的解决方案。
一、文书档案管理中存在的问题
（一）缺乏足够的重视
目前，在许多单位和企业，由于文书档案管理人员对档案管理意识不够，导致文书档案管理工作并未顺利有序开展。此外，单位对文书管理工作也缺乏重视，造成在工作开展中会出现许多限制因素。如果单位领导和文书档案管理人员继续忽视其重要性，在这种情况下，将会造成文书档案管理工作的效率和质量低下，管理工作中会出现各种错误。
（二）文书与档案管理混淆
档案管理工作和文书工作有不同的内容，要在档案管理工作中取得成功，成功完成文书工作是先决条件。现在很多单位把这两个工作混为一谈了，档案管理和文书工作已经分离，以至于文书档案管理人员不重视与文秘工作的衔接和协调。为提高工作效率，确保工作顺利完成，就需要在文书工作和档案管理工作问题上相互配合、联动，只有做好了這些，才能确保工作有条不紊、顺利完成。
（三）缺乏综合素质强的管理人员
人手不足是文书档案管理工作中的普遍问题，主要是由于缺乏对工作的认识和重视造成的，然而随意补充文书人员数量，以弥补用人单位人员短缺，是大多数单位采取的措施，这样就造成管理人员能力较低，综合素质不强。当今社会的信息科技的时代，有了现代科技的帮助，所以企业需要学习和掌握新的方法和技术，并在实际的工作中有效地实施，才能使管理工作更加高效。但是对于公司的一些年龄较大的员工，这种新知识和新技术对他们来说是比较困难的，无论是思维方式还是工作方式，都导致他们都无法快速跟上时代的需求，限制了文书档案管理工作的发展和进步。
（四）文书检索效率较低
现阶段档案文献的检索方式主要有计算机检索和人工检索两种，在日常工作中很多情况下仍然沿用传统的检索方式，对文献检索效率影响很大，然而许多员工仍然不愿意学习并采用新的检索方法，他们认为旧的方法已经足够使用。总的来说，我认为造成影响的主要原因是他们对该工作的重视度不高，无法在工作中很好地使用现代信息技术。[1]
二、优化文书档案管理相关问题的策略
（一）提高相关管理人员的工作意识和重视程度
为促进文件归档和文件管理工作的发展，应加强单位内的宣传工作，可以通过多种灵活的方式宣传有关法律法规的知识，积极调动和利用相关资源，使文书档案管理人员和各部门的领导认识到文件存储和文件管理业务的重要性并扩大支持文书档案管理工作，同时将该工作纳入年终评比，加大对其的投入力度，调动相关工作人员的积极性。
（二）提高管理人员的综合素质和工作能力
提高文书档案管理人员的素质尤为重要，包括档案管理人员的专业技能水平、计算机应用技能等。根据文书档案管理的需要，鼓励管理人员参加培训和学习，必要时可以建立定期培训制度，让管理人员根据需要有计划、有目的地参加继续教育，提高综合素质和专业知识。此外，在文书档案管理领域，要加强对管理人员素质和道德的持续培训，管理人员要自觉遵守已建立业务习惯的工作态度，规范要求和制度自觉保护文书档案，使归档文件的内容和存储安全不受外界因素影响，不随意更改文书档案的内容，不恶意破坏文书档案的完整性和安全性，避免损失情况的发生。
（三）建立完善的管理机制
由于文书档案管理工作涉及多个部门，为了提高管理水平，需要重点加强各部门之间的沟通与合作，首先，管理人员必须了解文书档案的处理情况，并定期到有关部门去收集资料，做到从各基层单位和有关部门收集到齐全的、完整的、真实的文件资料，定期与相关部门沟通，避免文件保管不及时，减少数据丢失问题，同时要注意文件管理各工作阶段的有效性和完整性，确保文书档案管理标准化、规范化。[2]
此外，要通过制定合理的管理质量标准，严格要求管理人员的工作活动，确保管理工作得到切实实施和有效开展，因此文书档案管理部门必须按照相关法律法规，配合《管理规范》等规范性文件，确保符合自身发展方向和管理需求的文书档案安全，提高管理效率，加快建立文书档案管理机制。
（四）确保文书与档案管理工作的高效衔接
由于文书工作与档案管理工作密切相关，要提高档案管理质量，首先要提高文书质量。文书的质量直接关系到档案管理工作的质量，首先，文件的处理必须严格按照程序和规定进行，文件必须经过科学分类的创建和存储。为此，需要对相关人员进行文件处理方面的培训，提高工作技能;其次，要注意细化工作的分工，例如文件形式、纸张格式、清洁度等的统一，要做到这一点，工作人员应该具有较高的责任感和良好的工作习惯，如果将文书工作和归档案管理工作进行规范的联系，可以大大提高文书档案管理工作的效率。[1]
（五）提高电子档案的安全性
所有电子文件安全管理问题普遍出现在网络安全领域，尤其是电子文件泄露、数据丢失、计算机病毒入侵等，应建立完善的电子文件数据安全保障体系。首先，档案管理部门应研究开发实现电子文档数据的采集、存储、备份和元数据采集等功能，建立监管机构，对电子文档的安全管理进行统一监管。其次，电子文档存储管理部门应建立保密标准，利用防火墙技术、数字签名和密码人脸识别技术等，加强档案安全管理，防止人员任意使用电子档案，发生恶意篡改或误操作，确保电子数据的安全性和数据完整性。最后，应加强对电子档案元数据的有效存储和组织，这应确保元数据的完整性和可用性。[3]
结束语：
综上所述，提高档案管理人员的意识和学习能力尤为重要，直接影响企业单位、政府机关等各项管理工作的质量和效率，需要完善档案管理工作，以确保档案管理工作的顺利进行，使工作可以高质量、高效率地开展，为企业和单位的长远发展做出贡献。
参考文献
[1]杨淑艳.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].工业C，2016：280.
[2]高兰.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].赤子（上中旬）：147.
[3]潘美恩.基于文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].城建档案，2016，06（08）：62-63.