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摘 要：部队医院的会计档案是部队的后勤财务部门在处理经济活动中所形成并归档管理以备查询的重要史料和证据，它对于查验医院过往经济问题、总结本单位会计工作、指导经济决策、加强财务管理具有十分重要的作用。随着计算机技术和会计信息自动化管理系统的广泛应用，医院会计档案管理必须创新，以促进医院会计基础工作的制度化、规范化和科学化。
关键词：部队医院 会计档案 档案管理
中图分类号：F233
文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2014）07-129-02
部队医院的会计档案管理是医院经济活动中不可分割的重要组成部分。部队医院会计档案不仅包括：机制会计档案，即会计账务管理系统中打印输出的会计凭证、会计账薄、会计报表等纸介质档案，而且还包括机读会计档案，即以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其它介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据备份；同时还应包括上级下发的会计文件、制度、法规及业务操作细则等广义的财务管理资料。具体讲：一方面，部队医院会计档案管理渗透在日常财务管理业务中，反映会计工作过程控制的有效性；另一方面，完备有序的会计档案管理为部队医院财务管理提供原始、真实的决策和计划依据。所以，部队医院财务管理也可以讲是对以上会计资料进行收集、整理、存贮和分析利用的过程。因此，加强对部队医院会计档案的管理，对推动部队医疗卫生事业的发展具有重要的参考价值，是医院的宝贵财富；对医院领导决策科学化和医院现代化建设也具有十分重要的意义。
一、信息化条件下部队医院会计档案管理的新特点
（一）易于存储，但系统环境依赖更强
在信息化条件下，会计档案载体已发生了很大变化，既可以打印输出到纸质材料中，也可以存贮于软盘、硬盘和光盘中，存贮介质形式更加灵活多样，也方便携带和传递。但由于电子会计档案信息载体的物理特性具有很强的系统依赖性，不具备传统纸质档案的直接可视性，需要计算机、会计信息化自动化管理系统等软硬件环境的支持，与软件版本密切相关，只能在特定的条件下才能打开。
（二）便于查阅，但安全保密难度大
电子会计档案便于计算、分析，可以定制任务、根据需要有针对性地进行查阅，具有查询速度快、检索能力强等特点，可以快速传递会计信息、快捷获得所需结果，是传统会计档案所不能比拟的。但电子会计档案受存贮介质质量、存放环境和计算机病毒等因素的影响较大，保存不当容易遭到破坏，电子数据易被修改、拷贝和重置，容易造成信息泄露，保密安全难度大。
（三）利于管理，但维护使用要求更高
电子会计档案存贮数字化、检索微机化，使档案管理更加方便、快捷，因而避免了传统会计档案繁琐、单调和机械化的手工操作以及频繁翻阅所带来的不便。但随着电子信息技术的不断发展，计算机操作系统和会计管理软件的升级换代速度越来越快，版本也越来越多，对电子会计档案的维护和使用提出了更高的要求。因此对会计档案管理人员的素质提出了更高标准，不仅要掌握会计知识和档案管理知识，还必须具备相应的计算机操作技能。
二、加强部队医院会计档案管理的对策
（一）做好会计档案的收集工作
部队医院会计档案是独立于档案室而单独进行保管的，一般由财务（处）科统一进行管理。因此容易出现无专人进行保管会计档案的情况。而且，在会计档案中，所包含的会计资料的范围极大，包括了单位会计以及其他经济事业组织所形成的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业资料。两方面综合起来看，很容易造成会计资料的混乱和丢失，从而使得会计档案的案卷质量降低。要想提高医院会计资料归档的效率，必须做好以下两点：
1.会计档案材料的积累和立卷必须由专业的财务工作人员负责。因会计档案产生于会计工作过程当中，由财务部门对会计文件材料进行立卷，有利于保证会计档案的齐全、完整，保证会计档案的质量。而且，由财务部门的主管人员负责会计文件的立卷，也是会计责任的体现和要求。
2.对于丢失和没有及时上交财务部门的会计资料，负责会计档案管理的财务部门应及时采取有效措施，要求有关部门和科室进行补交或找寻。必要时，还可召集知情人、当事人进行座谈，提供有关线索，进行收集。力保不丢失任何一份会计资料，从而对以后会计档案的管理和查询打下良好的基础。
（二）提高会计档案管理人员的专业素质
部队医院会计档案管理人员一般由财务人员进行兼职。因此，在管理过程中普遍容易出现重视会计岗位，轻视档案管理岗位，把档案管理工作看做“非正式岗位”的情况；同时也缺乏会计档案管理业务的基础知识和操作技能，从而导致会计资料的审核监督和收集装订职能弱化。由于实际工作中这些职能的弱化，容易使会计监督职能无法很好发挥作用，也无法确保会计资料的真实性、合法性，给部队医院会计档案的管理带来很大麻烦。而解决此问题的最好办法，是使用专人进行负责。但是在制度不允许以及不具备人才条件的情况下，由于财务人员是会计档案整理的第一负责人，因此财务人员对会计档案规范化管理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，财务部门必须加强财务人员培训，将会计档案管理及操作技能培训作为部队财务从业人员的岗位培训及继续教育内容长抓不懈，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识及操作技能，经常进行监督、评比、考核，将档案规范化内容纳入日常管理工作中，从源头上做好会计档案管理的规范化与标准化工作，提高案卷质量，从而确保会计资料及资产的安全完整。
（三）着力规范会计档案的管理制度
如今，部队医院在整个市场经济体制的影响下，管理手段与时俱进，因此，会计档案管理的制度也必须跟上节奏，有所创新，才能达到所期望的目标。因此有必要做到“四化”。一是收集归档化。年度终了，财务部门必须及时对该年度的全部会计资料按有关规（下转第131页）（上接第129页）定程序进行收集归档。二是鉴别整理规范化。严格按照部队医院会计档案整理要求的有关规定，认真准确分类、排序；统一裱糊切割；统一编号，规范目录。会计凭证应按月分册连续编号，装订成册，页面要连续编号，不得有空页；会计凭证封面应注明时间以及编号；报表封面应注明名称以及使用年度；计算机软盘的整理包括账务处理软盘，应用程序盘等，在归档前要认真核实，并设好保密字样，在盘上注明名称和使用年度。三是硬件配置标准化。按照部队医院档案基础设施建设的有关要求，配备其要求的标准的档案管理用品、计算机和其他设备，实现档案管理标准化。四是管理工作制度化。部隊医院各人员要自觉执行借阅制度、收集制度、鉴别归档制度等会计档案管理制度。会计档案原件一般不得借出，如有特殊需要，须经财务部门领导批准，限期归还，并严格履行各种手续。 （四）做好会计档案的查阅和利用，为部队医院提供经济决策服务
会计档案资源的开发利用是会计档案管理的主要目的，通过对会计档案深层次开发，可以提高会计档案的使用价值，为医院业务、医院管理及患者提供更好的服务。同时，通过利用会计档案为医院创造良好的社会效益和经济效益。同时不断完善会计档案检索工具，以满足医院各部门及医护人员对会计档案利用的需求。通过提供热情、细致、快捷、简便的档案服务，提高会计档案在医院管理中的地位和作用。部队医院的运作和管理的过程其实是一个获得信息、处理信息、利用信息的过程，部队医院作为一个综合的管理系统，档案管理系统就是—个非常重要的信息资源系统，将这个信息资源系统中的会计档案信息融入到医院整体信息化工作中，以开发會计档案为目的，为医院决策者提供决策有用的信息为主导，积极开发，合理高效的利用会计档案，让使用者充分体会到会计档案的价值，从而加强对会计档案的重视程度，提高会计档案的管理力度。
（五）严格遵守会计档案处理的鉴定销毁制度
会计档案的鉴定销毁是会计档案管理中不可缺少的一环，按照《军队会计档案管理办法》规定，部队医院要制定切实可行的会计档案鉴定销毁制度，由档案机构会同会计机构组成鉴定小组，逐件、逐项进行审查，并编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并在销毁清册上签署责任人名称等内容，使鉴定销毁工作有据可依，规范实行；严格往来款项债权债务管理，对于超过一定期限的未能追偿款项，应提前做好单独立卷管理；加强审计部门的监督力度，以便及时发现问题，改善问题。做好会计档案的鉴定销毁工作，最大限度地合理利用存储空间，节约有限的人力、物力资源。
参考文献：
[1] 赖新英.浅谈医院会计档案管理.财会通讯，2010（07）
[2] 曹雪琦.浅析医院会计档案管理.当代经济，2013（05）
[3] 徐鸿宁.浅议医院会计档案管理.现代经济信息，2010（13）
[4] 郭喜双.完善医院财务档案管理工作的有效措施.黑龙江档案，2013（01）
（作者单位：中国人民解放军第九七医院后勤处 江苏徐州 221006）
（责编：纪毅）
关键词：部队医院 会计档案 档案管理
中图分类号：F233
文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2014）07-129-02
部队医院的会计档案管理是医院经济活动中不可分割的重要组成部分。部队医院会计档案不仅包括：机制会计档案，即会计账务管理系统中打印输出的会计凭证、会计账薄、会计报表等纸介质档案，而且还包括机读会计档案，即以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其它介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据备份；同时还应包括上级下发的会计文件、制度、法规及业务操作细则等广义的财务管理资料。具体讲：一方面，部队医院会计档案管理渗透在日常财务管理业务中，反映会计工作过程控制的有效性；另一方面，完备有序的会计档案管理为部队医院财务管理提供原始、真实的决策和计划依据。所以，部队医院财务管理也可以讲是对以上会计资料进行收集、整理、存贮和分析利用的过程。因此，加强对部队医院会计档案的管理，对推动部队医疗卫生事业的发展具有重要的参考价值，是医院的宝贵财富；对医院领导决策科学化和医院现代化建设也具有十分重要的意义。
一、信息化条件下部队医院会计档案管理的新特点
（一）易于存储，但系统环境依赖更强
在信息化条件下，会计档案载体已发生了很大变化，既可以打印输出到纸质材料中，也可以存贮于软盘、硬盘和光盘中，存贮介质形式更加灵活多样，也方便携带和传递。但由于电子会计档案信息载体的物理特性具有很强的系统依赖性，不具备传统纸质档案的直接可视性，需要计算机、会计信息化自动化管理系统等软硬件环境的支持，与软件版本密切相关，只能在特定的条件下才能打开。
（二）便于查阅，但安全保密难度大
电子会计档案便于计算、分析，可以定制任务、根据需要有针对性地进行查阅，具有查询速度快、检索能力强等特点，可以快速传递会计信息、快捷获得所需结果，是传统会计档案所不能比拟的。但电子会计档案受存贮介质质量、存放环境和计算机病毒等因素的影响较大，保存不当容易遭到破坏，电子数据易被修改、拷贝和重置，容易造成信息泄露，保密安全难度大。
（三）利于管理，但维护使用要求更高
电子会计档案存贮数字化、检索微机化，使档案管理更加方便、快捷，因而避免了传统会计档案繁琐、单调和机械化的手工操作以及频繁翻阅所带来的不便。但随着电子信息技术的不断发展，计算机操作系统和会计管理软件的升级换代速度越来越快，版本也越来越多，对电子会计档案的维护和使用提出了更高的要求。因此对会计档案管理人员的素质提出了更高标准，不仅要掌握会计知识和档案管理知识，还必须具备相应的计算机操作技能。
二、加强部队医院会计档案管理的对策
（一）做好会计档案的收集工作
部队医院会计档案是独立于档案室而单独进行保管的，一般由财务（处）科统一进行管理。因此容易出现无专人进行保管会计档案的情况。而且，在会计档案中，所包含的会计资料的范围极大，包括了单位会计以及其他经济事业组织所形成的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业资料。两方面综合起来看，很容易造成会计资料的混乱和丢失，从而使得会计档案的案卷质量降低。要想提高医院会计资料归档的效率，必须做好以下两点：
1.会计档案材料的积累和立卷必须由专业的财务工作人员负责。因会计档案产生于会计工作过程当中，由财务部门对会计文件材料进行立卷，有利于保证会计档案的齐全、完整，保证会计档案的质量。而且，由财务部门的主管人员负责会计文件的立卷，也是会计责任的体现和要求。
2.对于丢失和没有及时上交财务部门的会计资料，负责会计档案管理的财务部门应及时采取有效措施，要求有关部门和科室进行补交或找寻。必要时，还可召集知情人、当事人进行座谈，提供有关线索，进行收集。力保不丢失任何一份会计资料，从而对以后会计档案的管理和查询打下良好的基础。
（二）提高会计档案管理人员的专业素质
部队医院会计档案管理人员一般由财务人员进行兼职。因此，在管理过程中普遍容易出现重视会计岗位，轻视档案管理岗位，把档案管理工作看做“非正式岗位”的情况；同时也缺乏会计档案管理业务的基础知识和操作技能，从而导致会计资料的审核监督和收集装订职能弱化。由于实际工作中这些职能的弱化，容易使会计监督职能无法很好发挥作用，也无法确保会计资料的真实性、合法性，给部队医院会计档案的管理带来很大麻烦。而解决此问题的最好办法，是使用专人进行负责。但是在制度不允许以及不具备人才条件的情况下，由于财务人员是会计档案整理的第一负责人，因此财务人员对会计档案规范化管理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，财务部门必须加强财务人员培训，将会计档案管理及操作技能培训作为部队财务从业人员的岗位培训及继续教育内容长抓不懈，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识及操作技能，经常进行监督、评比、考核，将档案规范化内容纳入日常管理工作中，从源头上做好会计档案管理的规范化与标准化工作，提高案卷质量，从而确保会计资料及资产的安全完整。
（三）着力规范会计档案的管理制度
如今，部队医院在整个市场经济体制的影响下，管理手段与时俱进，因此，会计档案管理的制度也必须跟上节奏，有所创新，才能达到所期望的目标。因此有必要做到“四化”。一是收集归档化。年度终了，财务部门必须及时对该年度的全部会计资料按有关规（下转第131页）（上接第129页）定程序进行收集归档。二是鉴别整理规范化。严格按照部队医院会计档案整理要求的有关规定，认真准确分类、排序；统一裱糊切割；统一编号，规范目录。会计凭证应按月分册连续编号，装订成册，页面要连续编号，不得有空页；会计凭证封面应注明时间以及编号；报表封面应注明名称以及使用年度；计算机软盘的整理包括账务处理软盘，应用程序盘等，在归档前要认真核实，并设好保密字样，在盘上注明名称和使用年度。三是硬件配置标准化。按照部队医院档案基础设施建设的有关要求，配备其要求的标准的档案管理用品、计算机和其他设备，实现档案管理标准化。四是管理工作制度化。部隊医院各人员要自觉执行借阅制度、收集制度、鉴别归档制度等会计档案管理制度。会计档案原件一般不得借出，如有特殊需要，须经财务部门领导批准，限期归还，并严格履行各种手续。 （四）做好会计档案的查阅和利用，为部队医院提供经济决策服务
会计档案资源的开发利用是会计档案管理的主要目的，通过对会计档案深层次开发，可以提高会计档案的使用价值，为医院业务、医院管理及患者提供更好的服务。同时，通过利用会计档案为医院创造良好的社会效益和经济效益。同时不断完善会计档案检索工具，以满足医院各部门及医护人员对会计档案利用的需求。通过提供热情、细致、快捷、简便的档案服务，提高会计档案在医院管理中的地位和作用。部队医院的运作和管理的过程其实是一个获得信息、处理信息、利用信息的过程，部队医院作为一个综合的管理系统，档案管理系统就是—个非常重要的信息资源系统，将这个信息资源系统中的会计档案信息融入到医院整体信息化工作中，以开发會计档案为目的，为医院决策者提供决策有用的信息为主导，积极开发，合理高效的利用会计档案，让使用者充分体会到会计档案的价值，从而加强对会计档案的重视程度，提高会计档案的管理力度。
（五）严格遵守会计档案处理的鉴定销毁制度
会计档案的鉴定销毁是会计档案管理中不可缺少的一环，按照《军队会计档案管理办法》规定，部队医院要制定切实可行的会计档案鉴定销毁制度，由档案机构会同会计机构组成鉴定小组，逐件、逐项进行审查，并编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并在销毁清册上签署责任人名称等内容，使鉴定销毁工作有据可依，规范实行；严格往来款项债权债务管理，对于超过一定期限的未能追偿款项，应提前做好单独立卷管理；加强审计部门的监督力度，以便及时发现问题，改善问题。做好会计档案的鉴定销毁工作，最大限度地合理利用存储空间，节约有限的人力、物力资源。
参考文献：
[1] 赖新英.浅谈医院会计档案管理.财会通讯，2010（07）
[2] 曹雪琦.浅析医院会计档案管理.当代经济，2013（05）
[3] 徐鸿宁.浅议医院会计档案管理.现代经济信息，2010（13）
[4] 郭喜双.完善医院财务档案管理工作的有效措施.黑龙江档案，2013（01）
（作者单位：中国人民解放军第九七医院后勤处 江苏徐州 221006）
（责编：纪毅）