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【摘 要】 自中国加入世贸组织以来，外向型企业迅猛增加，全球化经济趋势的脚步加快，外资企业越来越多，商务英语专业人才也在逐年增加，在对外交往中如何展现一个企业的良好文化，以及如何给外商留下深刻的印象，将全部体现在一份通俗易懂的外贸函件中。
【关键词】 对外函电；忽略；事项
【中图分类号】G64.24 【文献标识码】H 【文章编号】2095-3089（2013）25-0-01
一、 电子邮件中容易忽略问题
随着电子商务英语应用的机会越来越多，电子邮件已成为对外联系中快捷、便利、节俭的联络方式之一；相互往来的电子邮件可以记录各项业务发展进程，便于业务人员跟踪和了解全部业务过程，对一些记忆模糊的事项可以通过电子邮件追忆，大大便利了工作，在节省时间的同时也大幅度提高工作效率，降低通讯费用。
刚刚踏入工作岗位的新员工以及刚刚从事一个新领域的人员在初始书写英文信函时往往不知如何设定吸引人的标题，因此降低了业务达成的机率；而邮件的落款将是供书信的双方日后业务联络的重要信息，如果邮件上没有留存信息，纵使业务就是眼前也会因为客户无法联系您而错失机会，新员工在此方面经常犯的错误—即在邮件结尾没有将自己的联系方式：如公司名称、书信人的姓名、电话、邮箱等重要的信息书写在信函的结尾。
本文就电子邮件中最容易忽略的二个事项—即邮件的标题和落款的表述着重进行剖析，以期大家提高此环节重要性的认识，以独特的落款给收件人留下深刻的印象，从而提升电子邮件使用效率。
二、标题
一个很好的命题会引起收件者的注意和好奇，从而提升收件者查看的机率；在当今电子通讯如此发达的时代，网上垃圾邮件，病毒等时常泛滥，如果没有一个吸引人或明示与收件人的业务关系的邮件，在收件人不认识发件人的情况下，一定会把没有吸引力的标题或不认识的邮箱删掉，从而失去了联络的机遇，如何命题能提高成功率呢？
1. 直截了当介绍法—适用于首次新业务的联络
实例一： NEW PRODUCTS-LED LAMP（新品—LED 灯）
实例二：FERRITE CORE QUOTATION REQUEST（铁氧体磁芯询价）
2. 行业内介绍法—适用于特定的行业业务联络
实例一： BD5W—A Samsung TRANSFORMER Suppier （三星变压器供应商，三星供应商代码：BD5W）
实例二： PAVCTH is one of our customer， we want to establish new business with PAVCCZ
PAVCT是泰国松下的缩写，PAVCCZ是捷克松下的缩写
3. 连带人引荐法—提及收件人熟悉的人员，以此引荐自己
实例一：Ms Hellen who is working in Philips Lighting recommended you to me
（在飞利浦照明公司的海伦小姐将您引荐给我）。
实例二：Mr Roni who works in LGETH told me that you are looking for harness supplier.
（在泰国LG工作的Roni先生告诉我，你们正在寻找线束厂家的供应商）
4. 比较醒目的紧急业务联络
实例：Urgent requirement for Motor Harness（紧急需求发动机线束）
5. 无吸引力的标题—没有明确的行业特征，收件人须阅读整个邮件后才会了解发件人的目的
实例一：INQUIRY ABOUR YOUR PRODUCTS（贵司产品询价）
实例二：（无标题）
上述实例中反映出：如果收件人不熟悉发件人的邮箱时不会轻易在收到邮件的第一时间时去查看。在此，期盼大家都能从中借鉴一些优秀的标题命名经验，避免或减少失误，提高邮件被阅读的机率。
三、落款：
很多人不注意落款的书写，经常不写，或写的信息不完整，从而使收件人在收到来函后不知道是谁写的信函，想要落实一下又没有联系方式，因此会影响工作效率。落款的意义有以下几点：
1. 告之收件人写信人的身份及联系方式；
2. 通过写信人的联系方式可查询到该公司的名称，即使收件人在不了解该公司的情况下，可以通过网络查询到企业的基本概况，可以提高收件人对贵司的信任度。
3. 有些企业要求员工将自己的理想或座右铭书写在邮件的落款中，以鞭策和鼓励员工积极向上，充分体现出一个企业良好的文化底蕴及内涵，让人一看就知道这是一家值得信赖与合作的业务伙伴，极大提高合作率。
不正确的落款方式：在对外函电中，很多人还是习惯用中国人的习惯，即：由大到小的表达方式（公司名称/地址/姓名/电话......）。
国际惯例的落款方式
姓 名：Guiqin Lu
职 务：Manager
部 门：Sales Dept
公司名称：Shandong Feelux Lighting Co，LTD
公司地址：166# Fuyuan Mid Road Gangxi Town Rongcheng City Shandong Province China
联系电话：0086-631-7867011
公司传真：0086-631-7867900
手 机 号：0086-18606417907
邮 箱：[email protected]
公司网址： www.feelux.cn
实例一：
Akusdiaus. Sagut. Setu
Assistant Manager
Sourcing Group-Display Division
PT. LG ELECTRONICS INDONESIA
Industrial Town MM2100 BLOCK G Gandamekar， Cikarang Barat， Bekasi 17520
Tel：0062-39-8989-320
Fax：0062-39-8989-321
H/P：0062-7641-1283-5552
Email： [email protected]
实例二：
Aulio Jin
Senoir engineer
Purchasing Dept
Rich Honour Design Group
12F Nanking East Road Section 4 Taipei Taiwan
Tel：886 5 38745-311 ext.262
Fax：886 5 38545-126
[email protected]
www.richhonour.com
四、结束语
邮件作为职场中最常见的一种业务联系方式，只要掌握了基本要点将会带来事半功倍的效果。
参考文献
1.商务英语E-mail模板大全，机械工业出版社，陈晶晶等编著
2.商务电子邮件写作大全+英语表达句典，北京语言大学出版社，Kevin Kyung著
【关键词】 对外函电；忽略；事项
【中图分类号】G64.24 【文献标识码】H 【文章编号】2095-3089（2013）25-0-01
一、 电子邮件中容易忽略问题
随着电子商务英语应用的机会越来越多，电子邮件已成为对外联系中快捷、便利、节俭的联络方式之一；相互往来的电子邮件可以记录各项业务发展进程，便于业务人员跟踪和了解全部业务过程，对一些记忆模糊的事项可以通过电子邮件追忆，大大便利了工作，在节省时间的同时也大幅度提高工作效率，降低通讯费用。
刚刚踏入工作岗位的新员工以及刚刚从事一个新领域的人员在初始书写英文信函时往往不知如何设定吸引人的标题，因此降低了业务达成的机率；而邮件的落款将是供书信的双方日后业务联络的重要信息，如果邮件上没有留存信息，纵使业务就是眼前也会因为客户无法联系您而错失机会，新员工在此方面经常犯的错误—即在邮件结尾没有将自己的联系方式：如公司名称、书信人的姓名、电话、邮箱等重要的信息书写在信函的结尾。
本文就电子邮件中最容易忽略的二个事项—即邮件的标题和落款的表述着重进行剖析，以期大家提高此环节重要性的认识，以独特的落款给收件人留下深刻的印象，从而提升电子邮件使用效率。
二、标题
一个很好的命题会引起收件者的注意和好奇，从而提升收件者查看的机率；在当今电子通讯如此发达的时代，网上垃圾邮件，病毒等时常泛滥，如果没有一个吸引人或明示与收件人的业务关系的邮件，在收件人不认识发件人的情况下，一定会把没有吸引力的标题或不认识的邮箱删掉，从而失去了联络的机遇，如何命题能提高成功率呢？
1. 直截了当介绍法—适用于首次新业务的联络
实例一： NEW PRODUCTS-LED LAMP（新品—LED 灯）
实例二：FERRITE CORE QUOTATION REQUEST（铁氧体磁芯询价）
2. 行业内介绍法—适用于特定的行业业务联络
实例一： BD5W—A Samsung TRANSFORMER Suppier （三星变压器供应商，三星供应商代码：BD5W）
实例二： PAVCTH is one of our customer， we want to establish new business with PAVCCZ
PAVCT是泰国松下的缩写，PAVCCZ是捷克松下的缩写
3. 连带人引荐法—提及收件人熟悉的人员，以此引荐自己
实例一：Ms Hellen who is working in Philips Lighting recommended you to me
（在飞利浦照明公司的海伦小姐将您引荐给我）。
实例二：Mr Roni who works in LGETH told me that you are looking for harness supplier.
（在泰国LG工作的Roni先生告诉我，你们正在寻找线束厂家的供应商）
4. 比较醒目的紧急业务联络
实例：Urgent requirement for Motor Harness（紧急需求发动机线束）
5. 无吸引力的标题—没有明确的行业特征，收件人须阅读整个邮件后才会了解发件人的目的
实例一：INQUIRY ABOUR YOUR PRODUCTS（贵司产品询价）
实例二：（无标题）
上述实例中反映出：如果收件人不熟悉发件人的邮箱时不会轻易在收到邮件的第一时间时去查看。在此，期盼大家都能从中借鉴一些优秀的标题命名经验，避免或减少失误，提高邮件被阅读的机率。
三、落款：
很多人不注意落款的书写，经常不写，或写的信息不完整，从而使收件人在收到来函后不知道是谁写的信函，想要落实一下又没有联系方式，因此会影响工作效率。落款的意义有以下几点：
1. 告之收件人写信人的身份及联系方式；
2. 通过写信人的联系方式可查询到该公司的名称，即使收件人在不了解该公司的情况下，可以通过网络查询到企业的基本概况，可以提高收件人对贵司的信任度。
3. 有些企业要求员工将自己的理想或座右铭书写在邮件的落款中，以鞭策和鼓励员工积极向上，充分体现出一个企业良好的文化底蕴及内涵，让人一看就知道这是一家值得信赖与合作的业务伙伴，极大提高合作率。
不正确的落款方式：在对外函电中，很多人还是习惯用中国人的习惯，即：由大到小的表达方式（公司名称/地址/姓名/电话......）。
国际惯例的落款方式
姓 名：Guiqin Lu
职 务：Manager
部 门：Sales Dept
公司名称：Shandong Feelux Lighting Co，LTD
公司地址：166# Fuyuan Mid Road Gangxi Town Rongcheng City Shandong Province China
联系电话：0086-631-7867011
公司传真：0086-631-7867900
手 机 号：0086-18606417907
邮 箱：[email protected]
公司网址： www.feelux.cn
实例一：
Akusdiaus. Sagut. Setu
Assistant Manager
Sourcing Group-Display Division
PT. LG ELECTRONICS INDONESIA
Industrial Town MM2100 BLOCK G Gandamekar， Cikarang Barat， Bekasi 17520
Tel：0062-39-8989-320
Fax：0062-39-8989-321
H/P：0062-7641-1283-5552
Email： [email protected]
实例二：
Aulio Jin
Senoir engineer
Purchasing Dept
Rich Honour Design Group
12F Nanking East Road Section 4 Taipei Taiwan
Tel：886 5 38745-311 ext.262
Fax：886 5 38545-126
[email protected]
www.richhonour.com
四、结束语
邮件作为职场中最常见的一种业务联系方式，只要掌握了基本要点将会带来事半功倍的效果。
参考文献
1.商务英语E-mail模板大全，机械工业出版社，陈晶晶等编著
2.商务电子邮件写作大全+英语表达句典，北京语言大学出版社，Kevin Kyung著