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摘 要:在总结本馆回溯建库的经验和基础上,阐述了录入书目数据存在的问题,并针对这些问题提出了具体对策。
关键词:回溯性书目数据库; 中文图书; 图书馆
Practice and Thinking of the Retrospective Bibliographic Database of Chinese books in a Medium-size or Mini-size Library
——Take Wuwei Occupational College as an example
Liang Hui
Abstract:Summing up the experience of the retrospective bibliographic database,the article describs the problems in a transcription of bibliographic data and poses specific measures to them.
Key words: the retrospective bibliographic database; Chinese books; Library
现代信息技术、网络技术的发展使整个世界朝着信息化社会加快迈进,图书馆集成系统的诞生和使用,已改由过去陈旧的手工做坊,一跃实现了图书馆网络化、自动化、数字化的管理。对了完成图书馆原文献信息资源的使用,回溯建库成为每一个图书馆必不可少的程序,我院也不例外。武威职业学院是由原武威教育学院基础上,2003年成立的高职专科院校,至2007年底图书的藏书量为5万多册,采编室也只有一名工作人员。2008年5月我院顺利通过了国家高职院水平评估,图书馆馆藏16.14万册符合评估要求。为了实现这一目标,图书馆不仅采购了新书,同时对原有的约5万多册图书进行了回溯建库。书目数据库是图书馆自动化的基础[1]90,本文结合我馆回溯建库的实践经验,浅谈一点自己体会,以期对准备建库的中小型图书馆有些许启发。
一、回溯建库前的调研及前期准备工作
1.建立以馆领导为首的建库小组
回溯建库工作量大,工作环节多,牵扯大量的人力、物力,因而必须有组织、有计划、有步骤地进行。首先应建立以馆长和业务骨干为首的建库小组,全员动员,在充分调研的基础上制定回溯建库策略,选定建库方法,制定工作流程,选择技术标准,确定建库人员及其技术培训等。
2.制定建库规划
面对5万多册的藏书,其藏书地点各不相同,真是无从下手,对先做什么后做什么,采用什么的方法,什么样的途径,利用什么时间等问题要预先做出规划,我馆本着回溯建库尽量不影响馆内其他工作,不影响读者正常的借阅,制定了回溯建库计划。即(1)收回外借图书:流通部门对多年来的外借图书全部收齐并重新上架。(2)顺架:利用假期,集中人力对各类中文图书进行彻底、细致的整架、顺架,这样,把多年来个别乱架的、同一书名而不同版本的图书集中归类,把相同书名的大量副本集中在一起。(3)剔除破旧图书:对多年来陈旧、过时、破损严重且无学术研究价值的图书进行剔除。
3.确定回溯建库方案
回溯建库一般有三种方案:(1)根据公务目录卡片来建库。依据目录卡片建库方便、快捷,但由于目录卡片的空间限制,著录信息不完整,著录项目大多从简,存在有卡无书,有书无卡,书卡不符的现象。(2)根据书卡核对的卡片建库。(3)以馆藏图书为依据建库。这样著录结果准确、翔实,缺点是需要搬动所有建库文献,既费力且影响建库速度[1]。因此,我馆根据实际情况,经过再三考虑,结合省内兄弟院校的经验,决定采用第三种方案。
4.制定建库有关标准
我馆回溯建库的主要标准有:(1)机读目录格式——Machine Readable Catalogue。除选用中国机读目录格式外,还对各可选字段的选用,各检索点的完备,指示符的使用等问题做出了规定。(2)著录规则,确定著录级别。根据学院所开设的专业及今后学院的发展方向来确定著录的级别,专业及未来专业尽可能完全著录;其它则根据学院的藏书结构、现阶段及今后藏书方向的量来确定著录的阶层。(3)条形码、标签的使用、粘贴的规定。我馆所用条形码类型为三九码。规格为1.5cm x4cm。图书的条形码贴于书名页出版社名称正下方(如果出版社位置过低,可贴于出版社名称上方),标签规格为2.5x3.3cm,贴在书脊下边向上移2.5cm处。
5.集中培训建库人员
回溯建库时间紧,任务重,要抽调非编目人员参加,运用CNMARC格式编目对我馆人员完全是一件新生事物,很难一下子适应现代CNMARC格式编目,再加上图书馆员对编目规则及字段的运用理解程度不一,趁这次机会我馆领导请来系统研发单位技术人员对我馆全体工作人员进行图书集成系统使用培训,又在图书馆内部开展了一周多的学习和实践,使大部分建库人员基本掌握了GLIS编目系统和机读目录格式,熟悉了著录方法和步骤。
二、回溯建库中书目数据录入存在的问题与对策
我馆使用的是北京清大新洋信息技术有限公司、北京息洋电子技术研究所研发的通用图书馆集成系统(General Librar Integrated System,简称GLIS),目前有四个版本,我馆使用的GLIS8是当前国内唯一采用B/S模式开发的中西文图书、期刊集成管理系统,基本业务为图书采购、编目、流通、读者管理、系统维护;期刊的订购、记到、装订和过刊管理及图书、期刊的查询、远程查询等。但根据本馆实际情况,目前没有条件做到标准的数据,只有选择性著录,保留与检索相关的类目,以下是笔者在实际编目过程中遇到的一些问题。
1.200字段正题名中所含标点、符号、数字、汉语拼音及外文字母照录,其语法作用的空格保留,但有些标点符号应视其在句子中所起的作用对其处理。
⑴破折号——最常见的是表示重迭复指
例如:世界伟人——邓小平
200$a世界伟人——邓小平
⑵若破折号后面的内容是前面内容的解释、补充,应视为对主题名的说明,著录于200$b的其他题名信息子字段,检索时作为检索点。
例如:点燃智慧—改写人生的秘方
200$a点燃智慧@e改写人生的秘方
2.间隔号
⑴表示词语之间的层进或并列关系,应照录
例如:汉英•英汉经济贸易大词典
200$a汉英•英汉经济贸易大词典
⑵表示两个句子的层进或并列的间隔号,此间隔号应作为对正题名的解释或补充,著录于200@a的其他题名信息子字段,检索时作为检索点。
例如:凤凰之子•沈从文传
200$a凤凰之子#e沈从文传[2]53
3.对于7字段外国责任者汉译名中姓与名之间的间隔号,应照录,不能忽略,否则其检索效果不一致。
例如:物理学和哲学/(德)W•海森伯著
701$a海森伯$bW•$e德@4著(检索正确)
701$a海森伯$bW$e德@4著(检索错误)
4.对于团体责任者著录的问题
例如:2001#$a新英汉计算机词典$f《新英汉计算机词典》编委会编
著录一:711$a(不做701字段)
著录二:711$a《新英汉计算机词典》编委会$4编
著录三:711$a本书编委会$4编
5.对于同一责任方式的责任者超过三个的文献录入的问题
《中国文献编目规定》中规定:同一文献的分担着超过三个时,在题名与责任者说明项(200字段)内只著录第一个责任者,并在其后置“…[等]”字样。[4]27但在机读目录中一种图书涉及到多少责任者只是在7-字段增加一个字段而已。因为在计算机数据库的责任者索引文档中,7-字段的地位是完全平等的,并没有主次之分,只要在机读数据的7-字段中存在某一责任者,读者就可以检索到该文献[3]25。
6.对隐含责任者录入的问题
一是题名页、版权页上未著明原著的第一责任者,只能从书名页后的附加页、前言、后记中查找选定。二是书名页上虽有责任者,但不能真实反映文献的编著者,应选用相应的7-字段录入。
例如:200$a柳宗元诗文编注$f《柳宗元诗文编注》组注
701$a柳宗元$f唐$4著
三、经验与体会
1.领导的重视是实现书目数据库的根本保证
图书馆的自动化必须取得馆领导的重视,由馆领导向学校领导申请并强调图书馆的自动化的重要性,以获得学校的支持,由学校拨款专用。馆领导又是回溯建库的领导者和监督者,对整个建库过程中随时发现的新问题、新情况能及时决策、修订和补充,避免造成处理数据上各行其是,我行我素局面,确保数据库的质量和正常运行。
2.严格执行统一的著录依据
统一编目依据,是书目数据走向标准化关键的一步,是实现资源共享的保障。因此,回溯建库前建库人员必须明确统一的著录依据,尽量避免人为的不理解而出现偏差,编目数据应遵循著录规则、标引规则、机读目录格式、格式中使用的代码标准等。
3.提高书目数据的准确性
书目数据的质量是数据库的生命,数据库建设要把数据的准确性放在首位,建库人员首先在思想上加以重视,严格按照数据标准化、格式规范化、文献主题标引规范化输入,最大限度地减少输入过程中的错误,确保著录数据的准确性。特别注意标点符号、数字、汉语拼音、字母的大小写、数字与字母、汉字与外文单词、外文单词与单词的录入,多一个字符,少一个字符,多一个空格,少一个空格都会造成文献检索和题名查重的失误。
4.加强审校工作,把好馆藏数据入库强的质量关
图书馆可采用双审制,即人工审校与程序审校。第一,由熟悉编目规则,掌握机读目录格式,工作责任心强的审校人员对录入的所有数据起先逐一审校,不仅对题名、责任者、索书号、条码号、ISSN号灯著录项目全面审校,而且还对著录格式以及所用的标识符号进行审核。第二,加强程序控制,利用其差错、纠错功能,对所录入得数据从形式上进行审校,可以发现人工校对难以发现的错误,并对建库中出现的问题及时进行处理,确保馆藏书目数据的质量。
5.做好书目数据库的备份和数据维护工作
系统管理员应对每天的数据进行及时准确的备份,以免造成数据的丢失,并对建库中发现的问题给予及时修改和补充。
6.加强对编目人员的业务培训
为适应时代的要求,图书馆应及时跟踪和学习编目标准的变化及编目发展趋势,大力支持编目是参加各种业务培训,开展馆内和馆际间的交流与合作,不断提高编目人员的专业水平。使图书编目工作达到科学化、标准化、规范化,更好地为教学和科研服务,为读者服务。
四、结语
一个图书馆编目数据数量的多少及质量的高低,代表一个图书馆的整体编目水平,也是衡量一个图书馆编目水平的重要指标。图书馆必须建立高质量的书目数据库,实现为今后实现资源共享打好基础。通过这次回溯建库,提高了我院编目人员的质量意识,做到以防为主,相互审校,将质量的隐患消除在书目数据的形成过程中,发现问题及时纠正,降低差错率,确保馆藏书目数据的质量。
参考文献
[1] 白光田.回溯性书目数据库建设的准备与善后[J/OL].图书馆理论与实践,2003,(2)[2010-7-15]http:// ckrd.cnki.net/grid20/Getinfobydoi.aspx?doi=CNKI:ISSN:1005-8214.0.2003-02-039
[2] 尹艳微.网络环境下提高分编查重工作质量的方法与技巧[J].河南图书馆学刊,2003,(6)[2010-7-13]http://ckrd.
cnki.net/grid20/Getinfobydoi.aspx?doi=CNKI:ISSN:1003-1588.0.2003-06-018
[3] 邓福泉.关于制作责任者检索点中的几个问题[J].新世纪图书馆,2003,(4)[2010-7-15]http://ckrd.cnki.net/grid20/
Getinfobydoi.aspx?doi=CNKI:ISSN:1001-9618.0.2003-04-007
[4] 陈艳茹.CNMARC数据的规范化问题[J/OL].新世纪图书馆. 2003,(4)[2010-7-15]http://ckrd.cnki.net/grid20/Getinfo
bydoi.aspx?doi=CNKI:ISSN:1001-9618.0.2003-04-008
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收稿日期:2010-07-11
关键词:回溯性书目数据库; 中文图书; 图书馆
Practice and Thinking of the Retrospective Bibliographic Database of Chinese books in a Medium-size or Mini-size Library
——Take Wuwei Occupational College as an example
Liang Hui
Abstract:Summing up the experience of the retrospective bibliographic database,the article describs the problems in a transcription of bibliographic data and poses specific measures to them.
Key words: the retrospective bibliographic database; Chinese books; Library
现代信息技术、网络技术的发展使整个世界朝着信息化社会加快迈进,图书馆集成系统的诞生和使用,已改由过去陈旧的手工做坊,一跃实现了图书馆网络化、自动化、数字化的管理。对了完成图书馆原文献信息资源的使用,回溯建库成为每一个图书馆必不可少的程序,我院也不例外。武威职业学院是由原武威教育学院基础上,2003年成立的高职专科院校,至2007年底图书的藏书量为5万多册,采编室也只有一名工作人员。2008年5月我院顺利通过了国家高职院水平评估,图书馆馆藏16.14万册符合评估要求。为了实现这一目标,图书馆不仅采购了新书,同时对原有的约5万多册图书进行了回溯建库。书目数据库是图书馆自动化的基础[1]90,本文结合我馆回溯建库的实践经验,浅谈一点自己体会,以期对准备建库的中小型图书馆有些许启发。
一、回溯建库前的调研及前期准备工作
1.建立以馆领导为首的建库小组
回溯建库工作量大,工作环节多,牵扯大量的人力、物力,因而必须有组织、有计划、有步骤地进行。首先应建立以馆长和业务骨干为首的建库小组,全员动员,在充分调研的基础上制定回溯建库策略,选定建库方法,制定工作流程,选择技术标准,确定建库人员及其技术培训等。
2.制定建库规划
面对5万多册的藏书,其藏书地点各不相同,真是无从下手,对先做什么后做什么,采用什么的方法,什么样的途径,利用什么时间等问题要预先做出规划,我馆本着回溯建库尽量不影响馆内其他工作,不影响读者正常的借阅,制定了回溯建库计划。即(1)收回外借图书:流通部门对多年来的外借图书全部收齐并重新上架。(2)顺架:利用假期,集中人力对各类中文图书进行彻底、细致的整架、顺架,这样,把多年来个别乱架的、同一书名而不同版本的图书集中归类,把相同书名的大量副本集中在一起。(3)剔除破旧图书:对多年来陈旧、过时、破损严重且无学术研究价值的图书进行剔除。
3.确定回溯建库方案
回溯建库一般有三种方案:(1)根据公务目录卡片来建库。依据目录卡片建库方便、快捷,但由于目录卡片的空间限制,著录信息不完整,著录项目大多从简,存在有卡无书,有书无卡,书卡不符的现象。(2)根据书卡核对的卡片建库。(3)以馆藏图书为依据建库。这样著录结果准确、翔实,缺点是需要搬动所有建库文献,既费力且影响建库速度[1]。因此,我馆根据实际情况,经过再三考虑,结合省内兄弟院校的经验,决定采用第三种方案。
4.制定建库有关标准
我馆回溯建库的主要标准有:(1)机读目录格式——Machine Readable Catalogue。除选用中国机读目录格式外,还对各可选字段的选用,各检索点的完备,指示符的使用等问题做出了规定。(2)著录规则,确定著录级别。根据学院所开设的专业及今后学院的发展方向来确定著录的级别,专业及未来专业尽可能完全著录;其它则根据学院的藏书结构、现阶段及今后藏书方向的量来确定著录的阶层。(3)条形码、标签的使用、粘贴的规定。我馆所用条形码类型为三九码。规格为1.5cm x4cm。图书的条形码贴于书名页出版社名称正下方(如果出版社位置过低,可贴于出版社名称上方),标签规格为2.5x3.3cm,贴在书脊下边向上移2.5cm处。
5.集中培训建库人员
回溯建库时间紧,任务重,要抽调非编目人员参加,运用CNMARC格式编目对我馆人员完全是一件新生事物,很难一下子适应现代CNMARC格式编目,再加上图书馆员对编目规则及字段的运用理解程度不一,趁这次机会我馆领导请来系统研发单位技术人员对我馆全体工作人员进行图书集成系统使用培训,又在图书馆内部开展了一周多的学习和实践,使大部分建库人员基本掌握了GLIS编目系统和机读目录格式,熟悉了著录方法和步骤。
二、回溯建库中书目数据录入存在的问题与对策
我馆使用的是北京清大新洋信息技术有限公司、北京息洋电子技术研究所研发的通用图书馆集成系统(General Librar Integrated System,简称GLIS),目前有四个版本,我馆使用的GLIS8是当前国内唯一采用B/S模式开发的中西文图书、期刊集成管理系统,基本业务为图书采购、编目、流通、读者管理、系统维护;期刊的订购、记到、装订和过刊管理及图书、期刊的查询、远程查询等。但根据本馆实际情况,目前没有条件做到标准的数据,只有选择性著录,保留与检索相关的类目,以下是笔者在实际编目过程中遇到的一些问题。
1.200字段正题名中所含标点、符号、数字、汉语拼音及外文字母照录,其语法作用的空格保留,但有些标点符号应视其在句子中所起的作用对其处理。
⑴破折号——最常见的是表示重迭复指
例如:世界伟人——邓小平
200$a世界伟人——邓小平
⑵若破折号后面的内容是前面内容的解释、补充,应视为对主题名的说明,著录于200$b的其他题名信息子字段,检索时作为检索点。
例如:点燃智慧—改写人生的秘方
200$a点燃智慧@e改写人生的秘方
2.间隔号
⑴表示词语之间的层进或并列关系,应照录
例如:汉英•英汉经济贸易大词典
200$a汉英•英汉经济贸易大词典
⑵表示两个句子的层进或并列的间隔号,此间隔号应作为对正题名的解释或补充,著录于200@a的其他题名信息子字段,检索时作为检索点。
例如:凤凰之子•沈从文传
200$a凤凰之子#e沈从文传[2]53
3.对于7字段外国责任者汉译名中姓与名之间的间隔号,应照录,不能忽略,否则其检索效果不一致。
例如:物理学和哲学/(德)W•海森伯著
701$a海森伯$bW•$e德@4著(检索正确)
701$a海森伯$bW$e德@4著(检索错误)
4.对于团体责任者著录的问题
例如:2001#$a新英汉计算机词典$f《新英汉计算机词典》编委会编
著录一:711$a(不做701字段)
著录二:711$a《新英汉计算机词典》编委会$4编
著录三:711$a本书编委会$4编
5.对于同一责任方式的责任者超过三个的文献录入的问题
《中国文献编目规定》中规定:同一文献的分担着超过三个时,在题名与责任者说明项(200字段)内只著录第一个责任者,并在其后置“…[等]”字样。[4]27但在机读目录中一种图书涉及到多少责任者只是在7-字段增加一个字段而已。因为在计算机数据库的责任者索引文档中,7-字段的地位是完全平等的,并没有主次之分,只要在机读数据的7-字段中存在某一责任者,读者就可以检索到该文献[3]25。
6.对隐含责任者录入的问题
一是题名页、版权页上未著明原著的第一责任者,只能从书名页后的附加页、前言、后记中查找选定。二是书名页上虽有责任者,但不能真实反映文献的编著者,应选用相应的7-字段录入。
例如:200$a柳宗元诗文编注$f《柳宗元诗文编注》组注
701$a柳宗元$f唐$4著
三、经验与体会
1.领导的重视是实现书目数据库的根本保证
图书馆的自动化必须取得馆领导的重视,由馆领导向学校领导申请并强调图书馆的自动化的重要性,以获得学校的支持,由学校拨款专用。馆领导又是回溯建库的领导者和监督者,对整个建库过程中随时发现的新问题、新情况能及时决策、修订和补充,避免造成处理数据上各行其是,我行我素局面,确保数据库的质量和正常运行。
2.严格执行统一的著录依据
统一编目依据,是书目数据走向标准化关键的一步,是实现资源共享的保障。因此,回溯建库前建库人员必须明确统一的著录依据,尽量避免人为的不理解而出现偏差,编目数据应遵循著录规则、标引规则、机读目录格式、格式中使用的代码标准等。
3.提高书目数据的准确性
书目数据的质量是数据库的生命,数据库建设要把数据的准确性放在首位,建库人员首先在思想上加以重视,严格按照数据标准化、格式规范化、文献主题标引规范化输入,最大限度地减少输入过程中的错误,确保著录数据的准确性。特别注意标点符号、数字、汉语拼音、字母的大小写、数字与字母、汉字与外文单词、外文单词与单词的录入,多一个字符,少一个字符,多一个空格,少一个空格都会造成文献检索和题名查重的失误。
4.加强审校工作,把好馆藏数据入库强的质量关
图书馆可采用双审制,即人工审校与程序审校。第一,由熟悉编目规则,掌握机读目录格式,工作责任心强的审校人员对录入的所有数据起先逐一审校,不仅对题名、责任者、索书号、条码号、ISSN号灯著录项目全面审校,而且还对著录格式以及所用的标识符号进行审核。第二,加强程序控制,利用其差错、纠错功能,对所录入得数据从形式上进行审校,可以发现人工校对难以发现的错误,并对建库中出现的问题及时进行处理,确保馆藏书目数据的质量。
5.做好书目数据库的备份和数据维护工作
系统管理员应对每天的数据进行及时准确的备份,以免造成数据的丢失,并对建库中发现的问题给予及时修改和补充。
6.加强对编目人员的业务培训
为适应时代的要求,图书馆应及时跟踪和学习编目标准的变化及编目发展趋势,大力支持编目是参加各种业务培训,开展馆内和馆际间的交流与合作,不断提高编目人员的专业水平。使图书编目工作达到科学化、标准化、规范化,更好地为教学和科研服务,为读者服务。
四、结语
一个图书馆编目数据数量的多少及质量的高低,代表一个图书馆的整体编目水平,也是衡量一个图书馆编目水平的重要指标。图书馆必须建立高质量的书目数据库,实现为今后实现资源共享打好基础。通过这次回溯建库,提高了我院编目人员的质量意识,做到以防为主,相互审校,将质量的隐患消除在书目数据的形成过程中,发现问题及时纠正,降低差错率,确保馆藏书目数据的质量。
参考文献
[1] 白光田.回溯性书目数据库建设的准备与善后[J/OL].图书馆理论与实践,2003,(2)[2010-7-15]http:// ckrd.cnki.net/grid20/Getinfobydoi.aspx?doi=CNKI:ISSN:1005-8214.0.2003-02-039
[2] 尹艳微.网络环境下提高分编查重工作质量的方法与技巧[J].河南图书馆学刊,2003,(6)[2010-7-13]http://ckrd.
cnki.net/grid20/Getinfobydoi.aspx?doi=CNKI:ISSN:1003-1588.0.2003-06-018
[3] 邓福泉.关于制作责任者检索点中的几个问题[J].新世纪图书馆,2003,(4)[2010-7-15]http://ckrd.cnki.net/grid20/
Getinfobydoi.aspx?doi=CNKI:ISSN:1001-9618.0.2003-04-007
[4] 陈艳茹.CNMARC数据的规范化问题[J/OL].新世纪图书馆. 2003,(4)[2010-7-15]http://ckrd.cnki.net/grid20/Getinfo
bydoi.aspx?doi=CNKI:ISSN:1001-9618.0.2003-04-008
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收稿日期:2010-07-11