建筑施工企业项目部内部控制探讨

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  【摘 要】建筑施工企业项目部内部控制非常重要,本文试就建筑施工企业项目部内部控制存在的一些问题进行剖析,并提出内部控制改进的措施。
  【关键词】项目部;内部控制
  建筑施工企业点多、线长、面广,工程项目部遍布全国各地,如何对项目部实施有效的内部控制,是建筑施工企业加强管理,实现自身可持续发展的保证,是降低工程项目成本,实现项目盈利的需要,也是企业合理管理资金,实现良性循环的需要。本文试就建筑施工企业项目部内部控制存在的一些问题进行剖析,并提出内部控制改进的措施,力争从源头上严格把控,合理保证建筑施工企业经营管理合法、合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略。
  一、建筑施工企业项目部内部控制存在的问题
  1.内部控制制度不健全,财务人员岗位设置不合理
  建筑施工企业项目部内部控制制度不健全,财务人员岗位设置不合理,最典型的就是某些项目部只有一名财务人员,会计和出纳由一人兼任,该项目部的银行支票、电汇单等重要银行票据及银行印鉴都由一人管理,网上银行的制单、复核、审核电子钥匙都由一人保管,严重违反了“不相容职务分离控制”原则,存在非常高的财务风险。近年来,一些建筑施工企业项目部财务人员贪污公款、甚至携款潜逃的案件时有发生,就是缺乏良好的相互制约、相互监督内控体系而引发的恶果。
  2.采用原始的粗放式管理模式,资金使用效率低下
  建筑施工企业项目部采用原始的粗放式管理模式,无计划购置原材料、机械设备等,造成积压,使部分资金被不定期占用。应收业主工程款及其他应收款清理回收困难,尤其是一些职工以借支备用金的名义长期占用企业资金,造成项目流动资金周转困难。项目部山头主义盛行,没有全局观念,一些项目资金短缺,而一些项目资金闲置,没有很好地利用企业集团资金集中管理的职能,资金分散管理,使得整个企业资金整体财务效能降低。
  3.账务混乱,资金管理失控
  建筑施工企业项目部有的虽有完善的内部控制制度,但流于形式,没有得到很好的贯彻执行,账务混乱。比如项目部库存现金超限额存放,取得的现金不及时入账,私设“小金库”;工资卡办理及代发工资管理存在薄弱、缺陷环节,有的财务人员修改农民工工资支付单将资金转入其个人账户;资金支付没有集中审批,超越权限审批,资金管理失控。
  二、建筑施工企业项目部内部控制改进的措施
  1.完善内部控制制度,合理设置财务人员岗位
  建筑施工企业各级领导要提高认识,结合自身施工生产实际情况,不断完善本企业的内部控制制度,对项目部财务人员的岗位严格按照会计制度及本单位实际需求设置,一般应设置总会计师、财务部长、财务主管、会计、出纳等相应岗位,配备相应人员,不同岗位职责分明,内控制度健全并严格执行,能够较好地形成相互制约、相互监督的内控体系。
  在办理具体经济业务事项时,严格贯彻“不相容职务分离控制”原则,银行支票、电汇单等重要银行票据一般由项目部出纳保管,使用时出纳根据由项目经理及项目党工委书记联合签字批准、会计审核后的支付单据填写相关内容,交由财务主管审核盖章,并对票面信息进行登记,相关领用人领用签字,逾期未使用或者作废的银行票据统一销毁。项目部的银行印鉴一般由不同人员分开保管,银行预留印鉴与银行支票、电汇单等重要银行票据分开保存。网上银行的电子钥匙分开保管,制单U盾一般由出纳保管使用,审核U盾一般由会计保管使用,审批U盾一般由财务主管保管使用,严禁一人保管使用网上银行的所有电子钥匙。
  2.采用先进的工程项目精细化管理模式,提高资金使用效率
  建筑施工企业要采用先进的工程项目精细化管理模式,适应市场变化,按计划购置原材料、机械设备等,避免造成积压。抓好源头治理,提高承揽项目质量,从源头上防范资金拖欠风险,建立清收清欠工作体系。发挥考核导向作用,加大对所属项目部应收款项周转率、存货周转率等指标考核力度,修订完善变更索赔奖励办法,促进各单位加大去存货、去应收款项工作力度。通过精细化管理加强在建项目验工计价、变更索赔、竣工结算等过程控制,扎实做好各项基础工作。在清收清欠对象全面覆盖的基础上突出重点,按照“攻重点,破难点”的工作思路,将存货中占比高,对资产质量影响大的已完工未结算款及上年末已到期、本年将要到期应收外欠款项列为清收清欠重点,下达清收清欠目标,明确责任人,通过督办和定期通报等形式进行督导。对业主信誉度低、恶意拖欠工程款的项目,果斷采取司法手段进行清欠。项目部内部职工借支的备用金要严格按照相关制度执行,定期清理,督促及时办理报销手续。备用金报销实行“前账不清后账不借”、“谁借支、谁清理”的原则,对无正当理由拖欠备用金不还的,项目财务部报项目经理、党工委书记联合签批后,将从拖欠人员的工资中扣回。
  建筑施工企业项目部应摒弃山头主义,树立全局观念,充分利用集团资金集中管理职能,力争突破业主对资金实行“三方监管”的制约,实行资金统一、集中管理,项目部资金盈余时上缴企业集团内部资金中心,由内部资金中心按高于银行同期存款的利率给予利息;项目部资金短缺时通过企业集团内部资金中心调剂使用,由内部资金中心按低于银行同期贷款的利率收取利息,提高项目部的积极性,全局资金统筹调剂使用,从而提高企业资金整体财务效能。
  3.内部控制工作常态化,资金管控有效
  建筑施工企业项目部要将内部控制贯穿决策、执行、监督的全过程,覆盖项目部的各种经济业务和事项,实现全过程、全员性控制,使内部控制工作常态化,资金管控有效。项目部取得现金收入应及时入账,每月均不定期对库存现金进行盘点,并编制现金盘点表,并由监盘人签字确认,做到账实相符。财务主管不定期抽查现金日记账,检查现金,坚决杜绝“小金库”情况出现。项目部应按照相关要求进行工资代发管理并按要求严格执行。工资发放流程完善,工资发放前由出纳录入,财务主管审批,项目经理、党工委书记联合签字审批,之后经由银行发放。项目部严格按照“三重一大”事项实行资金集中审批支付,并严格按审批金额支付,严禁超越权限审批,确保资金管控有效。
  参考文献:
  [1]《企业内部控制基本规范》(2008年5月22日财会[2008]7号财政部、证监会、审计署、银监会、保监会印发).
  [2]《企业内部控制应用指引第6号----资金活动》(2010年4月15日财会[2010]11号财政部、证监会、审计署、银监会、保监会印发).
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