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[摘 要]在企业来说，其人事档案是企业人人才信息的重要载体，也是人才的重要信息来源，可以说是选拔人才的重要依据。那么如何来管好用好企业内部的人事档案，对人才资源的开发起到非常重要的作用。本文作者以企业认识档案管理为题，详细阐述了企业人事档案管理工作中存在的问题及相对的对策。
[关键词]企业人事档案管理对策
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）04-0092-01
一、前言
这里所说的人事档案是指的个人经历和实践的历史记录，是反映个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，人事档案既能反映出人们经历、学历和技术职称，同时又能反映个人的社会关系和奖惩等情况。因此，企业的人事档案必须要保管好，管好、用好人事档案，对人力资源的开发起着重要作用。
二、现在企业中人事档案管理中普遍存在的不足
1、企业的部分单位领导对人事档案管理工作不够重视。因为在这种错误意识的影响下，相当的一部分单位忽视了人事档案管理的这项工作，在实际工作中，随之就出现了档案工作没有计划，档案工作没有安排，与此同时还会出现在场所、经费、人员上没有保障的现象。这些现象都是由于本单位对档案管理忽视而造成的。
2、另外，还有一部分单位在档案工作的硬件设施上的投入不足。正常的档案室本来应该是一个管理规范、环境良好的地方，但是在实际工作中，大数的用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置必备的新设备，从而对档案的利用产生了不利影响。
3、企业的档案管理人员管理水平不高，其管理的手段相对比较落后。在实际的工作中，因为企业对本单位的档案管理这项工作没有做到足够的重视，所以在档案管理人员配备上从不配备专职的人员，而是采取人员兼职方式来应付，因此严重影响了档案管理的水平。
4、企业人事档案的收集工作力度不够。要想管理好单位的人事档案，那么就要有一套完整的收集归档工作的管理制度，但是有些单位在人事档案管理方面根本就没有人事档案管理的一个制度。
5、企业普遍存在人事档案管理的信息化程度不高。在科学技术飞速发展的今天，计算机已经得到了普遍应用，然而计算机技术在人事档案管理中并没有得到广泛的运用，对于人事部门的管理效率造成了影响，从而对企业造成了一定的资源浪费。
三、人事档案管理的对策与思考
1、收集材料是基础。干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。管档人员必须将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升等各种材料及时收集齐并及时归档。遇有聘任、晋升需要查档、调档时要及时将抽出的材料归回原位，并按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订。
2、加强档案工作的基础建设。要将档案工作当做一件大事来抓，高度重视这项工作，并在档案工作中严格按照《干部档案工作条例》第二十七条规定去做，一方面要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，另一方面还要在库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温，做到“三室分开”，即库房、阅档室、办公室三室分开。
3、加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。各级组织人事部门要严格按照《干部档案工作条例》三十八条之规定，加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。每2-3年对档案管理人员进行组织培训，重点培训档案管理业务知识，通过系统培训，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。
4、建立人事档案信息系统，提高科学管理水平。在信息化建设的今天，要想真正搞好人事档案管理工作，就必须充分利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息，全方位建立适合水文工作特点、统一开发的人事档案信息管理系统，进而实现人事档案管理工作的电子化、科学化，与此同时还要在提高人事档案工作的科学管理水平上下功夫，从而为水文工作的顺利开展奠定良好基础。
四、加快现有人事档案目录数据库的建设
水文事业发展至今，各个单位都有着几十年的历史，这期间各单位变化都很大，体现在人事档案管理工作方面尤为明显。一方面表现为人事变动大而且复杂，另一方面表现为现存的档案材料数量大、占据空间大，在管理和使用方面都很不便，这一现状要求我们必须加快信息化建设，将其逐渐转化为数据加以整理和规范，全面提高工作效率。人事档案信息化建设将对人事、组织工作产生重大影响，主要表现在：
1、有利于组织人事部门“选人用人”和为领导决策提供服务人事档案信息化的最大好处就是能让组织人事部门和领导方便快捷地了解各级干部队伍状况，迅速掌握干部在“德、能、勤、绩、廉，方面的最新信息。
2、有利于提高人事档案管理人员的工作效率和服务质量传统的人事档案管理侧重于档案实体管理，管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。人事档案数据库实现信息化后，档案管理更多地体现自动化、实时化和网络化，数据只需一次录入就可以多次反复利用，在局域网内部进行数据共享，从而使库房查找变为网络即时检索查询，大大提高了管理人员的工作效率。在日后有关干部职务聘任及技术晋升时，都要用到个人相关时期的考核表及评审表，需要查找、撤出、复印，然后和其他相关材料装订成册。这无形之间都造成了大量人力、物力、财力的浪费。如果实施了人事档案数据共享，上级人事、组织部门只需调用实时数据，而无需再重复的复印、装订，对档案的保护起到了重要的作用。
3、有利于信息的完整、准确和及时更新人事档案信息化后，档案管理人员就会降低劳動强度，大大提高工作效率。一方面档案管理人员会第一时间保证人事档案信息的准确和完整，另一方面会及时更新档案信息，方便领导调阅，为组织人事部门科学决策提供准确信息。
4、有利于档案管理员业务水平的提高人事档案信息化后，将档案管理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来。节约大量的手工工作时间，管理人员有充足的时间钻研业务开拓创新，学习各种管理知识，不断提高管理水平。同时，减少了管理人员在库房的逗留时间，有益于管理人员的身心健康更能体现以人为本的人性化管理理念。
五、结束语
“人事档案”对于每个企业来说其实应该是最为重要的，因为“人事档案”囊括了企业的所有的人才和精英的详细资料，而“人才”对于企业来说，可以比喻成是企业的“支柱”，如果“支柱”没有了，等于是架空了企业，那么“人才”如果被挖走，就等于挖走了企业的“支柱”，所以说，人事档案的管理，每个企业都必须要重视的，管理好了自己内部的人事档案，对于企业的稳定发展就有了很好的根本保障。从而在体制、政策、制度改革的前提下，进一步完人事档案管理机制。
[关键词]企业人事档案管理对策
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）04-0092-01
一、前言
这里所说的人事档案是指的个人经历和实践的历史记录，是反映个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，人事档案既能反映出人们经历、学历和技术职称，同时又能反映个人的社会关系和奖惩等情况。因此，企业的人事档案必须要保管好，管好、用好人事档案，对人力资源的开发起着重要作用。
二、现在企业中人事档案管理中普遍存在的不足
1、企业的部分单位领导对人事档案管理工作不够重视。因为在这种错误意识的影响下，相当的一部分单位忽视了人事档案管理的这项工作，在实际工作中，随之就出现了档案工作没有计划，档案工作没有安排，与此同时还会出现在场所、经费、人员上没有保障的现象。这些现象都是由于本单位对档案管理忽视而造成的。
2、另外，还有一部分单位在档案工作的硬件设施上的投入不足。正常的档案室本来应该是一个管理规范、环境良好的地方，但是在实际工作中，大数的用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置必备的新设备，从而对档案的利用产生了不利影响。
3、企业的档案管理人员管理水平不高，其管理的手段相对比较落后。在实际的工作中，因为企业对本单位的档案管理这项工作没有做到足够的重视，所以在档案管理人员配备上从不配备专职的人员，而是采取人员兼职方式来应付，因此严重影响了档案管理的水平。
4、企业人事档案的收集工作力度不够。要想管理好单位的人事档案，那么就要有一套完整的收集归档工作的管理制度，但是有些单位在人事档案管理方面根本就没有人事档案管理的一个制度。
5、企业普遍存在人事档案管理的信息化程度不高。在科学技术飞速发展的今天，计算机已经得到了普遍应用，然而计算机技术在人事档案管理中并没有得到广泛的运用，对于人事部门的管理效率造成了影响，从而对企业造成了一定的资源浪费。
三、人事档案管理的对策与思考
1、收集材料是基础。干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。管档人员必须将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升等各种材料及时收集齐并及时归档。遇有聘任、晋升需要查档、调档时要及时将抽出的材料归回原位，并按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订。
2、加强档案工作的基础建设。要将档案工作当做一件大事来抓，高度重视这项工作，并在档案工作中严格按照《干部档案工作条例》第二十七条规定去做，一方面要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，另一方面还要在库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温，做到“三室分开”，即库房、阅档室、办公室三室分开。
3、加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。各级组织人事部门要严格按照《干部档案工作条例》三十八条之规定，加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。每2-3年对档案管理人员进行组织培训，重点培训档案管理业务知识，通过系统培训，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。
4、建立人事档案信息系统，提高科学管理水平。在信息化建设的今天，要想真正搞好人事档案管理工作，就必须充分利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息，全方位建立适合水文工作特点、统一开发的人事档案信息管理系统，进而实现人事档案管理工作的电子化、科学化，与此同时还要在提高人事档案工作的科学管理水平上下功夫，从而为水文工作的顺利开展奠定良好基础。
四、加快现有人事档案目录数据库的建设
水文事业发展至今，各个单位都有着几十年的历史，这期间各单位变化都很大，体现在人事档案管理工作方面尤为明显。一方面表现为人事变动大而且复杂，另一方面表现为现存的档案材料数量大、占据空间大，在管理和使用方面都很不便，这一现状要求我们必须加快信息化建设，将其逐渐转化为数据加以整理和规范，全面提高工作效率。人事档案信息化建设将对人事、组织工作产生重大影响，主要表现在：
1、有利于组织人事部门“选人用人”和为领导决策提供服务人事档案信息化的最大好处就是能让组织人事部门和领导方便快捷地了解各级干部队伍状况，迅速掌握干部在“德、能、勤、绩、廉，方面的最新信息。
2、有利于提高人事档案管理人员的工作效率和服务质量传统的人事档案管理侧重于档案实体管理，管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。人事档案数据库实现信息化后，档案管理更多地体现自动化、实时化和网络化，数据只需一次录入就可以多次反复利用，在局域网内部进行数据共享，从而使库房查找变为网络即时检索查询，大大提高了管理人员的工作效率。在日后有关干部职务聘任及技术晋升时，都要用到个人相关时期的考核表及评审表，需要查找、撤出、复印，然后和其他相关材料装订成册。这无形之间都造成了大量人力、物力、财力的浪费。如果实施了人事档案数据共享，上级人事、组织部门只需调用实时数据，而无需再重复的复印、装订，对档案的保护起到了重要的作用。
3、有利于信息的完整、准确和及时更新人事档案信息化后，档案管理人员就会降低劳動强度，大大提高工作效率。一方面档案管理人员会第一时间保证人事档案信息的准确和完整，另一方面会及时更新档案信息，方便领导调阅，为组织人事部门科学决策提供准确信息。
4、有利于档案管理员业务水平的提高人事档案信息化后，将档案管理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来。节约大量的手工工作时间，管理人员有充足的时间钻研业务开拓创新，学习各种管理知识，不断提高管理水平。同时，减少了管理人员在库房的逗留时间，有益于管理人员的身心健康更能体现以人为本的人性化管理理念。
五、结束语
“人事档案”对于每个企业来说其实应该是最为重要的，因为“人事档案”囊括了企业的所有的人才和精英的详细资料，而“人才”对于企业来说，可以比喻成是企业的“支柱”，如果“支柱”没有了，等于是架空了企业，那么“人才”如果被挖走，就等于挖走了企业的“支柱”，所以说，人事档案的管理，每个企业都必须要重视的，管理好了自己内部的人事档案，对于企业的稳定发展就有了很好的根本保障。从而在体制、政策、制度改革的前提下，进一步完人事档案管理机制。