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摘 要现代电子技术的开发,推动学校档案信息管理的运行方式。随着现代信息社会的发展,社会公众对于相关学校的有关档案信息需求愈来愈高。新形势下,坚持与时俱进,整合各种有利资源,实现学校档案信息的社会共享,是现代档案管理工作的创新性实践。
关键词学校档案管理;社会共享;功能开发
中图分类号G27文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)102-0191-01
现代教育的根本目的旨在建立适应社会、经济与科技发展的需要,以培养创新人才为目标的新型教育体系。学校档案信息化建设,就是运用现代信息技术手段,针对学校有关档案进行网络化、数字化、智能化管理。学校档案信息的社会共享,是将学校的相关档案信息运用现代电子技术通过互联网形式,以简便的方式向社会公众开放,实现学校档案信息资源高度共享,本文针对档案共享的功能、问题以及实施措施进行了探究分析。
1学校档案信息社会共享的功能
学校档案信息资源共享,是指将学校有关行政、教学、管理、研发等各类档案的文本、图片、音像等资料信息,通过电子技术,借助于互联网,实现学校档案信息资源与社会公众高度整合,形成完全开放、超越时空,集知识、管理、服务、科研于一体的校园信息平台,使档案资源成为包括全体师生员工在内的整个社会共同享有的资源。学校档案信息的社会共享,具有以下功能:
1)服務功能。学校档案信息资源共享,最根本的功能就是可以方便社会公众适时获取学校的相关档案信息,拓展了学校档案管理的服务职能与效率。实现学校档案资源共享后,延伸了学校档案工作的服务领域,提高了档案的参凭性能,使学校档案更好地为社会服务。
2)宣传功能。学校档案信息中具有极其重要的宣传因素,信息共享者在获取学校信息资源的同时,也从不同角度了解了学校的其他相关资料,从而扩大了学校自身的影响力与知名度,有利于发掘社会潜能,形成社会资源与学校资源的互补与整合。
3)沟通功能。通过档案信息的资源共享,社会公众可以随时针对学校的管理,教学以及学生的相关信息进行了解反馈,学校通过共享渠道,关注社会对于学校的多源性建议,档案资源共享成为学校与社会的联系纽带和桥梁,实现了学校、家长,社会的相互沟通,交流和共识。
4)促进功能。档案资源共享后,首先对于学校的档案管理工作形成了监察与督促,有利于学校各项教学管理工作的规范化和科学化建设,有利于学校自发的进行和谐文明校园的规划治理,更好的开发学校的教育教学工作潜能,促进学校的发展。
2学校档案信息实现社会共享的原则
学校的档案信息管理,在实现资源社会共享过程中,应该遵循以下几种原则:
1)人性化原则。学校档案是一种无形的社会信息资源,共享学校档案资源是社会公众的权利,实行学校档案信息资源共享,必须坚持以人为本的原则,优化全体公众服务意识,创建有效共享渠道,方便学校与社会公众的交流互动。
2)真实、完整性原则。真实可靠性是学校档案信息管理的基本原则,要求学校发布的档案信息必须与客观事实相一致;完整性原则又称充分性原则,要求所披露的信息在需求上能够充分满足社会公众的判断意识。
3)及时、准确性原则。及时性原则又称时效性原则,包括定期共享与及时共享两个方面,当学校原有相关信息发生实质性变化时,学校应及时给予更改和补充,并保证档案信息的准确度与可信度。
4)选择、针对性原则。学校档案信息资料的共享,要有针对性,如果涉及到有关个人隐私时,必须尊重和保护个人权利,学校不得擅自泄露相关信息,个人隐私不受信息披露真实性、准确性、完整性和及时性原则的约束。
5)平等、自愿性原则。学校档案信息的共享,要在个体自愿的基础上,本着平等自由原则,有针对性的进行对社会开放,要注重积极向上、高效能的信息使用参凭导向,杜绝信息资源的不良使用行为。
3学校档案信息实行社会共享的注意事项
当前形势下,学校档案信息资源共享,尚处于探索和实践阶段,具体落实时应该注意一下几种问题:
1)学校档案信息社会共享观念有待于转变。受传统管理模式与思维惯性的影响,相当一部分学校档案管理机构在档案信息共享化服务观念上,存在保守谨慎意识,漠视社会公众对学校档案信息的需求,忽视档案信息资源与社会环境的融合,学校档案信息共享化建设热情不高。
2)学校档案信息社会共享技术相对落后。新形势下,利用网络技术环境开展的学校档案信息社会共享服务方式仍然主要以馆藏介绍、目录查询等为主;学校缺乏向社会进行全面档案信息共享的技术,学校档案信息资源的建设方向不能适应新形势需要。
3)学校档案信息社会共享标准体系建设失衡。标准化是对学校档案信息社会共享的前提与基础,是实现学校档案社会共享的实质性保障手段,当前学校档案信息资源的标识描述、存储查询和管理检索等程序缺乏统一的规范标准,导致档案信息共享管理失衡片面。
4)学校档案信息社会共享存在高危安全隐患。受客观因素制约,作为开放的学校信息交流平台,网络的某些特殊属性对学校档案信息服务的安全性存在严重威胁。在网络环境下,影响档案信息服务安全的主要因素有操作系统因素、硬件设备因素以及网络黑客因素。
4学校档案信息实行社会档案共享的措施
1)发挥资源优势,转变学校档案管理的对外服务职能。随着社会的多元化发展,社会公众对学校档案信息的需求倍增。学校要转变思想,优化档案管理职能,扩大对外服务意识,不断提升档案资源的开发与利用水平。
2)加强社会互融,实现学校档案资源的整合与共享。学校档案信息社会共享,是从现代学校档案信息化建设的重要组成部分。新形势下,学校要充分拓展开发多种渠道,实现学校与社会的融合沟通。实现学校档案信息共享的规模性整合。
3)普及技术培训,提高学校档案管理人员的综合素质。现代信息技术的发展,推动了学校档案管理方式的转变,同时,也深化了档案管理的内涵。拓展各种渠道,提升管理素质,是现代管理模式对学校档案管理者综合能力结构提出的全新要求。
4)加强开放联合,实现学校档案信息全方位社会共享。信息社会的发展,任何一个部门都不可能将人类所有知识及信息全部汇集、整理、保存和利用。因此,必须开放档案、资料等管理部门各自为政的局面,发挥整体优势,实行资源共享。
5)做到有的放矢,正确处理学校档案信息社会共享问题。学校档案信息社会共享,要有针对性和选择性,尊重个人隐私权利,正确处理好档案的利用权与所有权、隐私权与公布权之间的关系,及时解决档案信息的时效性问题,实现档案资源的有效共享。
6)完善防护机制,构建学校档案信息的安全社会共享环境。学校档案信息的社会共享,必须依靠法律制度为依托,拓展信息技术的开发应用,积极完善档案电子运行的防护措施,构建和谐、文明、健康、高效的社会共享环境。
5结束语
总之,建设学校档案信息资源的社会共享系统,转变学校档案管理的公共服务意识,是以坚持科学发展观为指导,管理创新理念的深化。新形势下,全面提升学校档案信息资源的开发与服务水平,实现学校的档案信息的社会共享,是适应现代社会发展的需要。
参考文献
[1]周晓英.档案信息论.中国人民大学出版社,2004.
[2]金鑫.社会信息化对档案的挑战.南通师范学院,2003.
关键词学校档案管理;社会共享;功能开发
中图分类号G27文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)102-0191-01
现代教育的根本目的旨在建立适应社会、经济与科技发展的需要,以培养创新人才为目标的新型教育体系。学校档案信息化建设,就是运用现代信息技术手段,针对学校有关档案进行网络化、数字化、智能化管理。学校档案信息的社会共享,是将学校的相关档案信息运用现代电子技术通过互联网形式,以简便的方式向社会公众开放,实现学校档案信息资源高度共享,本文针对档案共享的功能、问题以及实施措施进行了探究分析。
1学校档案信息社会共享的功能
学校档案信息资源共享,是指将学校有关行政、教学、管理、研发等各类档案的文本、图片、音像等资料信息,通过电子技术,借助于互联网,实现学校档案信息资源与社会公众高度整合,形成完全开放、超越时空,集知识、管理、服务、科研于一体的校园信息平台,使档案资源成为包括全体师生员工在内的整个社会共同享有的资源。学校档案信息的社会共享,具有以下功能:
1)服務功能。学校档案信息资源共享,最根本的功能就是可以方便社会公众适时获取学校的相关档案信息,拓展了学校档案管理的服务职能与效率。实现学校档案资源共享后,延伸了学校档案工作的服务领域,提高了档案的参凭性能,使学校档案更好地为社会服务。
2)宣传功能。学校档案信息中具有极其重要的宣传因素,信息共享者在获取学校信息资源的同时,也从不同角度了解了学校的其他相关资料,从而扩大了学校自身的影响力与知名度,有利于发掘社会潜能,形成社会资源与学校资源的互补与整合。
3)沟通功能。通过档案信息的资源共享,社会公众可以随时针对学校的管理,教学以及学生的相关信息进行了解反馈,学校通过共享渠道,关注社会对于学校的多源性建议,档案资源共享成为学校与社会的联系纽带和桥梁,实现了学校、家长,社会的相互沟通,交流和共识。
4)促进功能。档案资源共享后,首先对于学校的档案管理工作形成了监察与督促,有利于学校各项教学管理工作的规范化和科学化建设,有利于学校自发的进行和谐文明校园的规划治理,更好的开发学校的教育教学工作潜能,促进学校的发展。
2学校档案信息实现社会共享的原则
学校的档案信息管理,在实现资源社会共享过程中,应该遵循以下几种原则:
1)人性化原则。学校档案是一种无形的社会信息资源,共享学校档案资源是社会公众的权利,实行学校档案信息资源共享,必须坚持以人为本的原则,优化全体公众服务意识,创建有效共享渠道,方便学校与社会公众的交流互动。
2)真实、完整性原则。真实可靠性是学校档案信息管理的基本原则,要求学校发布的档案信息必须与客观事实相一致;完整性原则又称充分性原则,要求所披露的信息在需求上能够充分满足社会公众的判断意识。
3)及时、准确性原则。及时性原则又称时效性原则,包括定期共享与及时共享两个方面,当学校原有相关信息发生实质性变化时,学校应及时给予更改和补充,并保证档案信息的准确度与可信度。
4)选择、针对性原则。学校档案信息资料的共享,要有针对性,如果涉及到有关个人隐私时,必须尊重和保护个人权利,学校不得擅自泄露相关信息,个人隐私不受信息披露真实性、准确性、完整性和及时性原则的约束。
5)平等、自愿性原则。学校档案信息的共享,要在个体自愿的基础上,本着平等自由原则,有针对性的进行对社会开放,要注重积极向上、高效能的信息使用参凭导向,杜绝信息资源的不良使用行为。
3学校档案信息实行社会共享的注意事项
当前形势下,学校档案信息资源共享,尚处于探索和实践阶段,具体落实时应该注意一下几种问题:
1)学校档案信息社会共享观念有待于转变。受传统管理模式与思维惯性的影响,相当一部分学校档案管理机构在档案信息共享化服务观念上,存在保守谨慎意识,漠视社会公众对学校档案信息的需求,忽视档案信息资源与社会环境的融合,学校档案信息共享化建设热情不高。
2)学校档案信息社会共享技术相对落后。新形势下,利用网络技术环境开展的学校档案信息社会共享服务方式仍然主要以馆藏介绍、目录查询等为主;学校缺乏向社会进行全面档案信息共享的技术,学校档案信息资源的建设方向不能适应新形势需要。
3)学校档案信息社会共享标准体系建设失衡。标准化是对学校档案信息社会共享的前提与基础,是实现学校档案社会共享的实质性保障手段,当前学校档案信息资源的标识描述、存储查询和管理检索等程序缺乏统一的规范标准,导致档案信息共享管理失衡片面。
4)学校档案信息社会共享存在高危安全隐患。受客观因素制约,作为开放的学校信息交流平台,网络的某些特殊属性对学校档案信息服务的安全性存在严重威胁。在网络环境下,影响档案信息服务安全的主要因素有操作系统因素、硬件设备因素以及网络黑客因素。
4学校档案信息实行社会档案共享的措施
1)发挥资源优势,转变学校档案管理的对外服务职能。随着社会的多元化发展,社会公众对学校档案信息的需求倍增。学校要转变思想,优化档案管理职能,扩大对外服务意识,不断提升档案资源的开发与利用水平。
2)加强社会互融,实现学校档案资源的整合与共享。学校档案信息社会共享,是从现代学校档案信息化建设的重要组成部分。新形势下,学校要充分拓展开发多种渠道,实现学校与社会的融合沟通。实现学校档案信息共享的规模性整合。
3)普及技术培训,提高学校档案管理人员的综合素质。现代信息技术的发展,推动了学校档案管理方式的转变,同时,也深化了档案管理的内涵。拓展各种渠道,提升管理素质,是现代管理模式对学校档案管理者综合能力结构提出的全新要求。
4)加强开放联合,实现学校档案信息全方位社会共享。信息社会的发展,任何一个部门都不可能将人类所有知识及信息全部汇集、整理、保存和利用。因此,必须开放档案、资料等管理部门各自为政的局面,发挥整体优势,实行资源共享。
5)做到有的放矢,正确处理学校档案信息社会共享问题。学校档案信息社会共享,要有针对性和选择性,尊重个人隐私权利,正确处理好档案的利用权与所有权、隐私权与公布权之间的关系,及时解决档案信息的时效性问题,实现档案资源的有效共享。
6)完善防护机制,构建学校档案信息的安全社会共享环境。学校档案信息的社会共享,必须依靠法律制度为依托,拓展信息技术的开发应用,积极完善档案电子运行的防护措施,构建和谐、文明、健康、高效的社会共享环境。
5结束语
总之,建设学校档案信息资源的社会共享系统,转变学校档案管理的公共服务意识,是以坚持科学发展观为指导,管理创新理念的深化。新形势下,全面提升学校档案信息资源的开发与服务水平,实现学校的档案信息的社会共享,是适应现代社会发展的需要。
参考文献
[1]周晓英.档案信息论.中国人民大学出版社,2004.
[2]金鑫.社会信息化对档案的挑战.南通师范学院,2003.