论文部分内容阅读
摘 要：本文介绍了中职学校《校园办公管理系统》的主要功能，通过对学生档案管理中出现的常见问题进行分析，并利用Access与Excel两个软件的数据交换、数据分类、数据批量修改等功能，找出了解决问题的途径和方法，从而提高了办公效率，为校园信息化的应用起到积极的推动作用。
关键词：中职学校 Access Excel 校园管理系统
中图分类号：G255.2
1 《校园办公管理系统》的功能
《校园办公管理系统》主要应用于当前普通高等教育学校、职业技术学校、中等专业学校，针对在校学生学籍、成绩、验证等工作的需要，以流行的整合式办公管理设计方案，合理解决有关数据的连接，查询，综合管理等问题。系统通过有效地协调各方面的工作，对数据进行合理组积，为学生信息管理现代化、科学化提供了有力手段。其应用范围包括主管教育部门、学校及相关办公室；涉及新生入学、编班、升级、毕业、转班、奖励、处分，各科成绩管理，证书打印，发放，以及学生身份验证等学生信息管理内容。通过Internet 可进行信息库的共享，汇总上报，提高相关部门的工作和管理效率。其系统的功能主要包括两大模块，一是学生学籍管理系统（见图1）；二是考试成绩管理分析系统（见图2）。
2 《校园办公管理系统》信息管理存在问题
2.1 信息的收集 本系统主要是进行学生信息管理，信息收集是首要任务，一种方法是按照系统的新生登记表（见图3）进行逐个信息人工录入，对招生人数多的学校，录入和校对需花费较多的时间和人力且容易出错；另一种方法是利用招生信息，此信息由学校直接在网上招生平台录入学生的信息，由教育部门审核录取后，以Excel电子表格导出反馈给学校，这些信息是经过一个细致的核对过程，信息准确度高，但不能直接导入到学生学籍管理系统中。
2.2 信息的归类处理 本系统只提供了新生信息录入平台，界面没有提供排序功能，收集到的学生信息不能根据学校自身的情况进行科学地分类处理，如招生起点既有高中又有初中，学习形式既有三年又有一年，学制既有全日制又有工学结合，招生既有春季又有秋季，按学生管理需要，要求相同类别的学生信息排列在一起，为以后分专业分班级提供方便，这需要采用系统外的其它方法进行解决。
2.3 信息的批量导入 采用系统外的其它方法对已有信息进行批量分类管理后，这些信息只有导入到《校园办公管理系统》才能够得到真正的应用，如何将excel电子表格的文件转换到《校园办公管理系统》的Access数据库环境下呢？出现了两个难题，一是原有数据库文件是只读属性的，不能直接对其进行修改；二是原有数据库文件Access97版本无法与现在普遍使用的Excel2007、Access2007版本进行数据交换。
3 解决方法
3.1 信息收集
3.1.1利用招生平台导出Excel格式的招生信息表。
例如：某学校2012年春季招生情况表如表1、表2。
3.1.2 从《校园办公管理系统》中的数据库edu.dbc中导出新生空表。由于新生表字段内容过多，只保留必须填写的字段内容，其余字段删除，修改后的新生表如表3中字段。
3.1.3 将招生信息表中与新生表相同的信息进行填充复制。字段中姓名、性别、出生日期、籍贯（对应表1的地市）、入学分数（对应表2的投档总分）、所选专业（对应表1的专业）采用复制方式；字段中民族、入学日期、学校统编码、招生编码、招生起点、学习形式等采用填充方式，其中学校统编码和招生编码字段的单元格格式设置为文本，在后期导入时才能和数据库中的类型相符。
3.2 信息分类管理
3.2.1 新生表在Excel中按招生起点、学习形式和所学专业进行自定义排序。
如梅州农业学校新生表中的招生起点根据实际情况自定义为高中秋、高中军、初中秋的顺序，学习形式自定义为全日制、工学结合，所学专业按要求排序（农艺、园艺、畜牧兽医、园林、农村经济管理、农业机械化、工业与民用建筑、汽车制造与维修等），具体方法是：在excel的“工具”菜单下的“选项”命令中“自定义序列”中添加需要自定义的数据。在“数据”菜单下的“排序”中单击“选项”按钮，选择添加的“自定义的序列”。
3.3.2 排序完成后，再将招生编码按照本年招生顺序编码。如果2012年春季招生有302人，秋季招生从20120303开始，按序列填充，最后以“新生0.xlsx”命名保存。信息分类后字段中相同类型的信息就排列在一起。
3.3 信息导入
将分类管理好的“新生0.xlsx”表导入到《校园办公管理系统》的安装目录中的edu.mdb數据库中。
3.3.1 改变系统软件原有的不可修改属性：将《校园办公管理系统》安装目录下的edu数据库的只读属性转换为可读写属性。具体方法是：在access2007环境下打开edu.mdb数据库，按系统提示自动另存为edu.accdb数据库文件，此文件具有可读写属性。（见图4）
3.3.2 完成Excel向Access的数据转换： 将Excel环境下的“新生0.xlsx”表数据导入edu.accdb数据库形成“新生0”表。具体方法是：打开edu.accdb 数据库，在“外部数据”选项卡中选择Excel导入，选择“新生0.xlsx”表，按照导入数据表向导进行导入，导入时不设主键，导入表命名为“新生0”表（见图5）。
3.3.3 完成向edu.accdb 数据库的新生表追加记录：建立追加查询文件，将“新生0”表中的数据追加到“新生”表中。
第一步：打开edu.accdb 数据库，在“创建”选项卡中选择“查询设计”，在“显示表”对话框中选择“新生0”表，并关闭对话框（见图6）。
第二步：选择“新生0”表中需要追加的字段（本例新生0表已经删除了多余的内容，所以可以选全部字段），选择“查询类型”中的追加，在“追加”对话框中表名称选择“新生”并确定（见图7）。
第三步：选择“结果”中的“运行”，系统提示安全警告，选择启用此内容（见图8）。
通过操作以上步骤，完成了向edu.accdb 数据库新生表追加记录的目的。
3.3.4 Access2007版本数据向Access97版本数据的转换：将edu.accdb 数据库的新生表导出到《校园办公管理系统》安装目录下的edu.mdb。
方法：打开edu.accdb中的“新生”表，检查数据的完整性，在“外部数据”选项卡选择导出，在“其它”中选择Access数据库，选择导出到《校园办公管理系统》安装目录下的edu数据库，仍然用“新生”命名（见图9），最终完成了系统中新生表的全部记录。
通过以上解决方法，充分利用招生信息为学校学生学籍管理系统服务，达到了信息资源共享，既节省了人力和时间，又提高了信息的准确度。
3 结语
笔者利用了Access与Excel可进行数据相互转换的功能，解决了Access中处理数据时的不可复制和操作困难的问题；充分利用了Excel自定义序列分类处理数据的灵活性，解决了数据分类处理问题；利用Access的“追加查询”的方法解决了批量的信息追加工作；利用Access2007中表导出到Access97中解决了高版本向低版本的兼容问题，同时也突破了系统中数据库不可读写的防护；同时这种方法可应用到系统中的其它模块，如在评语编辑中，可以由各班班主任每学期将评语用电子表格录入，然后利用追加查询的方法将信息追加到本班的班级档案中；在学生成绩管理系统中可以由各课任教师将每学期的成绩批量追加到任教班级档案中，为最终学籍卡的生成储备了完整的信息等，最终达到《校园办公管理系统》的有效应用。
参考文献：
[1] 肖诩 吴健鸣.数据库应用开发Access2000.华东师范大学出版社，2010.
关键词：中职学校 Access Excel 校园管理系统
中图分类号：G255.2
1 《校园办公管理系统》的功能
《校园办公管理系统》主要应用于当前普通高等教育学校、职业技术学校、中等专业学校，针对在校学生学籍、成绩、验证等工作的需要，以流行的整合式办公管理设计方案，合理解决有关数据的连接，查询，综合管理等问题。系统通过有效地协调各方面的工作，对数据进行合理组积，为学生信息管理现代化、科学化提供了有力手段。其应用范围包括主管教育部门、学校及相关办公室；涉及新生入学、编班、升级、毕业、转班、奖励、处分，各科成绩管理，证书打印，发放，以及学生身份验证等学生信息管理内容。通过Internet 可进行信息库的共享，汇总上报，提高相关部门的工作和管理效率。其系统的功能主要包括两大模块，一是学生学籍管理系统（见图1）；二是考试成绩管理分析系统（见图2）。
2 《校园办公管理系统》信息管理存在问题
2.1 信息的收集 本系统主要是进行学生信息管理，信息收集是首要任务，一种方法是按照系统的新生登记表（见图3）进行逐个信息人工录入，对招生人数多的学校，录入和校对需花费较多的时间和人力且容易出错；另一种方法是利用招生信息，此信息由学校直接在网上招生平台录入学生的信息，由教育部门审核录取后，以Excel电子表格导出反馈给学校，这些信息是经过一个细致的核对过程，信息准确度高，但不能直接导入到学生学籍管理系统中。
2.2 信息的归类处理 本系统只提供了新生信息录入平台，界面没有提供排序功能，收集到的学生信息不能根据学校自身的情况进行科学地分类处理，如招生起点既有高中又有初中，学习形式既有三年又有一年，学制既有全日制又有工学结合，招生既有春季又有秋季，按学生管理需要，要求相同类别的学生信息排列在一起，为以后分专业分班级提供方便，这需要采用系统外的其它方法进行解决。
2.3 信息的批量导入 采用系统外的其它方法对已有信息进行批量分类管理后，这些信息只有导入到《校园办公管理系统》才能够得到真正的应用，如何将excel电子表格的文件转换到《校园办公管理系统》的Access数据库环境下呢？出现了两个难题，一是原有数据库文件是只读属性的，不能直接对其进行修改；二是原有数据库文件Access97版本无法与现在普遍使用的Excel2007、Access2007版本进行数据交换。
3 解决方法
3.1 信息收集
3.1.1利用招生平台导出Excel格式的招生信息表。
例如：某学校2012年春季招生情况表如表1、表2。
3.1.2 从《校园办公管理系统》中的数据库edu.dbc中导出新生空表。由于新生表字段内容过多，只保留必须填写的字段内容，其余字段删除，修改后的新生表如表3中字段。
3.1.3 将招生信息表中与新生表相同的信息进行填充复制。字段中姓名、性别、出生日期、籍贯（对应表1的地市）、入学分数（对应表2的投档总分）、所选专业（对应表1的专业）采用复制方式；字段中民族、入学日期、学校统编码、招生编码、招生起点、学习形式等采用填充方式，其中学校统编码和招生编码字段的单元格格式设置为文本，在后期导入时才能和数据库中的类型相符。
3.2 信息分类管理
3.2.1 新生表在Excel中按招生起点、学习形式和所学专业进行自定义排序。
如梅州农业学校新生表中的招生起点根据实际情况自定义为高中秋、高中军、初中秋的顺序，学习形式自定义为全日制、工学结合，所学专业按要求排序（农艺、园艺、畜牧兽医、园林、农村经济管理、农业机械化、工业与民用建筑、汽车制造与维修等），具体方法是：在excel的“工具”菜单下的“选项”命令中“自定义序列”中添加需要自定义的数据。在“数据”菜单下的“排序”中单击“选项”按钮，选择添加的“自定义的序列”。
3.3.2 排序完成后，再将招生编码按照本年招生顺序编码。如果2012年春季招生有302人，秋季招生从20120303开始，按序列填充，最后以“新生0.xlsx”命名保存。信息分类后字段中相同类型的信息就排列在一起。
3.3 信息导入
将分类管理好的“新生0.xlsx”表导入到《校园办公管理系统》的安装目录中的edu.mdb數据库中。
3.3.1 改变系统软件原有的不可修改属性：将《校园办公管理系统》安装目录下的edu数据库的只读属性转换为可读写属性。具体方法是：在access2007环境下打开edu.mdb数据库，按系统提示自动另存为edu.accdb数据库文件，此文件具有可读写属性。（见图4）
3.3.2 完成Excel向Access的数据转换： 将Excel环境下的“新生0.xlsx”表数据导入edu.accdb数据库形成“新生0”表。具体方法是：打开edu.accdb 数据库，在“外部数据”选项卡中选择Excel导入，选择“新生0.xlsx”表，按照导入数据表向导进行导入，导入时不设主键，导入表命名为“新生0”表（见图5）。
3.3.3 完成向edu.accdb 数据库的新生表追加记录：建立追加查询文件，将“新生0”表中的数据追加到“新生”表中。
第一步：打开edu.accdb 数据库，在“创建”选项卡中选择“查询设计”，在“显示表”对话框中选择“新生0”表，并关闭对话框（见图6）。
第二步：选择“新生0”表中需要追加的字段（本例新生0表已经删除了多余的内容，所以可以选全部字段），选择“查询类型”中的追加，在“追加”对话框中表名称选择“新生”并确定（见图7）。
第三步：选择“结果”中的“运行”，系统提示安全警告，选择启用此内容（见图8）。
通过操作以上步骤，完成了向edu.accdb 数据库新生表追加记录的目的。
3.3.4 Access2007版本数据向Access97版本数据的转换：将edu.accdb 数据库的新生表导出到《校园办公管理系统》安装目录下的edu.mdb。
方法：打开edu.accdb中的“新生”表，检查数据的完整性，在“外部数据”选项卡选择导出，在“其它”中选择Access数据库，选择导出到《校园办公管理系统》安装目录下的edu数据库，仍然用“新生”命名（见图9），最终完成了系统中新生表的全部记录。
通过以上解决方法，充分利用招生信息为学校学生学籍管理系统服务，达到了信息资源共享，既节省了人力和时间，又提高了信息的准确度。
3 结语
笔者利用了Access与Excel可进行数据相互转换的功能，解决了Access中处理数据时的不可复制和操作困难的问题；充分利用了Excel自定义序列分类处理数据的灵活性，解决了数据分类处理问题；利用Access的“追加查询”的方法解决了批量的信息追加工作；利用Access2007中表导出到Access97中解决了高版本向低版本的兼容问题，同时也突破了系统中数据库不可读写的防护；同时这种方法可应用到系统中的其它模块，如在评语编辑中，可以由各班班主任每学期将评语用电子表格录入，然后利用追加查询的方法将信息追加到本班的班级档案中；在学生成绩管理系统中可以由各课任教师将每学期的成绩批量追加到任教班级档案中，为最终学籍卡的生成储备了完整的信息等，最终达到《校园办公管理系统》的有效应用。
参考文献：
[1] 肖诩 吴健鸣.数据库应用开发Access2000.华东师范大学出版社，2010.