论文部分内容阅读
摘要：随着信息技术、网络技术的不断发展，住房公积金档案日趋电子化，信息化和网络化，对这些新型载体档案的认识与保护问题，成为摆在档案工作者面前的新课题。本文试对当前住房公积金档案信息化的必要性及措施、保护进行了阐述。
关键词：住房公积金；档案；信息化
中图分类号：F293.3；G270.7 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）002-000-01
住房公积金档案是缴存单位及个人住房公积金账户设立、缴存、提取、使用、变更、注销等活动中形成的，具有保存、查证和利用价值而归档保存的各种形式和载体的原始记录.它是住房公积金管理工作的基础，是承担住房公积金管理的职能部门、经办机构做好公积金管理工作的依据，同时它也是国家档案信息资源的重要组成部分.随着科学技术的发展和现代化技术的广泛应用，档案信息电子化，网络化成为必然趋势。。如何在新形势下，正确合理的开展住房公积金档案的无纸化，信息化和网络化，并如何进行分类与与保护，更好的为住房公积金管理服务等问题，成为摆在住房公积金档案管理者面前的新课题。
一、住房公积金档案信息化的必要性
（一）传统手工档案管理模式不能满足要求
随着国民经济的快速发展，全社会的参保意识不断提高，我国社会保险体制的不断完善，参加住房公积金保险的单位和个人数量迅速增加，住房公积金档案管理作为一个新的档案管理门类，也将面临着严峻的挑战.传统的手工档案管理模式已经无法适应经济社会发展的需求，利用现代化管理手段对住房公积金档案进行有效管理实现住房公积金档案信息化，已是大势所趋。
（二）信息化档案的优点
从企业管理角度看，档案信息化建设将使企业现有的现代化设施、设备能发挥更大的作用，只需用少量的投入就可以获得巨大的收益。
通过对各项生产流程和管理流程中所必需的各类报告、文档和档案进行电子化，有效节省了项目管理工作中的纸张购买、打印分发成本。长期看，档案电子化管理，将大大减少纸质文档的数量，可为企业节省库房和文档保管设备成本开支，也可节省因纸质档案老化对其采取人工修复而产生的资金费用，从而大幅度减低纸质档案的管理成本。
通过对各项生产流程和管理流程中所必需的各类报告、文档和档案进行电子化，有效节省了项目管理工作中的纸张购买、打印分发成本。长期看，档案电子化管理，将大大减少纸质文档的数量，可为企业节省库房和文档保管设备成本开支，也可节省因纸质档案老化对其采取人工修复而产生的资金费用，从而大幅度减低纸质档案的管理成本。
（三）档案信息网络化服务更全面
档案信息网络化可以实现档案信息利用的高效性，查找翻阅方便快捷，提高工作效率。信息内容可以提高及时性，档案信息化从形成到被社会所利用的时间大大缩短，强化了时效性。还可以做到网络信息的集中化、简单化，使档案信息应用范围扩大，不再受地域的限制，省去很多的麻烦。同时增加了网络化档案信息的互动性，尤其是在编研工作中体现更为明显。同时信息保存的时间性更长，虚拟保存的形式可以使档案信息记久保存，只要网络存在，就不会消失。
二、公积金档案信息化的具体措施
如果还存有老式纸质档案信息，或者光盘磁盘等信息载体，可利用现代化扫描识别等电子产品，将原有的老式档案进行信息化、电子化以及网络化。建立统一的档案管理系统，充分利用电子档案管理系统，通过信息化手段，实现公积金业务系统、电子档案系统和档案室的紧密衔接。对档案室的档案数据进行有效的组织和挖掘，构建网络虚拟档案室，并在网络上建立各类档案开放、分布的数字资源信息库，完成实体保管模式到信息管理模式的转变，实现住房公积金业务系统的规范化审批，提高档案的调阅效率，加强原始档案的保护和保密工作，使档案信息更准确、方便、及时地服务于公积金的发展。
具体的来说，如住房公积金个人贷款档案，可根据贷款材料个性化、动态化的特点，创新管理模式，按户建立档案，形成一户借款人一个档案的动态管理模式；针对贷款材料从产生到入库，要经过贷款柜员生成、流转到担保公司、办理好抵押登记手续后才移交入库的特点，制定贷款材料整理交接办法，用制度约束归档材料的收集、整理、交接工作，从源头上控制贷款材料的质量，规范贷款档案管理；开发利用《贷款档案管理系统》，实现信息化技术管理档案。
住房公积金单位缴存档案信息化方面，可以建立住房公积金缴存单位档案，将单位开户登记、变更登记、缴存核查登记、注销登记、破产销户登记、单位登记证发放、汇缴补缴、行政执法等情况纳入档案管理范围。建立《住房公积金缴存单位档案管理系统》，利用信息化技术管理档案。
三、公积金档案信息化要注意的问题
（一）建立专门的数据管理机构，抓好数据管理工作
档案信息化工作要有专门的管理机构，尤其是网络化。对档案信息资源的标识，描述，存储，查询，交换，管理，使用和检索等各个方面按统一的标准进行采集，这是档案信息化建设的前提和基础。不然会造成信息交流时的干扰和混乱。同时结合传统的档案利用工作经验，负责把好著录的质量关；管理人员、技术人员则保证数据以高效、安全的组织和存储。保证数据质量，避免垃圾数据的继续增加。
（二）采取合理有效并先进的安全保护措施
数字化档案信息在保存与传输过程中可用性受到威胁。在档案信息传输过程中现在的安全问题多数是PC机结构和操作系统不安全引起的，在windows平台上利用windows系统的漏洞的攻击占70%。目前，由于信息安全技术的发展落后于信息应用技术的发展，操作系统、计算机网络系统和数据库管理系统的建设和安全标准不统一存在很多漏洞，维护安全和提高效率这两方面存在矛盾。
网络的开放性也对档案信息的安全性构成严重威胁。木马程序是主要的威胁之一，不法分子通过木马程序非法侵入档案网站进行篡改档案信息、获取档案信息，严重的可能会销毁数据资料，对档案网站造成毁灭性的打击。所以保护信息化安排是个极其重要的问题。需要制定完善的保管与使用制度，保证数字化档案信息的真实性、可靠性、可用性。
（三）档案信息资源规划需要优秀的档案业务人员
业务人员的知识水平、业务技能应不断提高，不断更新自身的知识结构，掌握先进的网络通讯技术、计算机技术、信息加工处理技术和一定的外语知识，精准地分析业务人员介绍的业务运作机制和管理经验，并运用自己的专业知识做出准确、清晰的需求分析。同时还要有高尚的情操和职业道德，在重要的信息岗位上发挥应有的作用。
四、结语
总之，随着社会的发展及科学技术的进步，住房公积金档案将会越来越紧密结合先进技术，更加迅速的数字化，网络化，信息。在提供更为方便快捷的服务与管理的同时，我们也要更加科学地管理好这些档案，档案保护工作者应该接受挑战，认真研究新的保护方法，让住房公积金档案能够更加完备、长时间地保存下去，为百姓服务。
参考文献：
[1]刘群力，王乾，张力耘.浅谈如何做好电子档案工作的前期准备[J].科技情报开发与经济，2011，18.
关键词：住房公积金；档案；信息化
中图分类号：F293.3；G270.7 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）002-000-01
住房公积金档案是缴存单位及个人住房公积金账户设立、缴存、提取、使用、变更、注销等活动中形成的，具有保存、查证和利用价值而归档保存的各种形式和载体的原始记录.它是住房公积金管理工作的基础，是承担住房公积金管理的职能部门、经办机构做好公积金管理工作的依据，同时它也是国家档案信息资源的重要组成部分.随着科学技术的发展和现代化技术的广泛应用，档案信息电子化，网络化成为必然趋势。。如何在新形势下，正确合理的开展住房公积金档案的无纸化，信息化和网络化，并如何进行分类与与保护，更好的为住房公积金管理服务等问题，成为摆在住房公积金档案管理者面前的新课题。
一、住房公积金档案信息化的必要性
（一）传统手工档案管理模式不能满足要求
随着国民经济的快速发展，全社会的参保意识不断提高，我国社会保险体制的不断完善，参加住房公积金保险的单位和个人数量迅速增加，住房公积金档案管理作为一个新的档案管理门类，也将面临着严峻的挑战.传统的手工档案管理模式已经无法适应经济社会发展的需求，利用现代化管理手段对住房公积金档案进行有效管理实现住房公积金档案信息化，已是大势所趋。
（二）信息化档案的优点
从企业管理角度看，档案信息化建设将使企业现有的现代化设施、设备能发挥更大的作用，只需用少量的投入就可以获得巨大的收益。
通过对各项生产流程和管理流程中所必需的各类报告、文档和档案进行电子化，有效节省了项目管理工作中的纸张购买、打印分发成本。长期看，档案电子化管理，将大大减少纸质文档的数量，可为企业节省库房和文档保管设备成本开支，也可节省因纸质档案老化对其采取人工修复而产生的资金费用，从而大幅度减低纸质档案的管理成本。
通过对各项生产流程和管理流程中所必需的各类报告、文档和档案进行电子化，有效节省了项目管理工作中的纸张购买、打印分发成本。长期看，档案电子化管理，将大大减少纸质文档的数量，可为企业节省库房和文档保管设备成本开支，也可节省因纸质档案老化对其采取人工修复而产生的资金费用，从而大幅度减低纸质档案的管理成本。
（三）档案信息网络化服务更全面
档案信息网络化可以实现档案信息利用的高效性，查找翻阅方便快捷，提高工作效率。信息内容可以提高及时性，档案信息化从形成到被社会所利用的时间大大缩短，强化了时效性。还可以做到网络信息的集中化、简单化，使档案信息应用范围扩大，不再受地域的限制，省去很多的麻烦。同时增加了网络化档案信息的互动性，尤其是在编研工作中体现更为明显。同时信息保存的时间性更长，虚拟保存的形式可以使档案信息记久保存，只要网络存在，就不会消失。
二、公积金档案信息化的具体措施
如果还存有老式纸质档案信息，或者光盘磁盘等信息载体，可利用现代化扫描识别等电子产品，将原有的老式档案进行信息化、电子化以及网络化。建立统一的档案管理系统，充分利用电子档案管理系统，通过信息化手段，实现公积金业务系统、电子档案系统和档案室的紧密衔接。对档案室的档案数据进行有效的组织和挖掘，构建网络虚拟档案室，并在网络上建立各类档案开放、分布的数字资源信息库，完成实体保管模式到信息管理模式的转变，实现住房公积金业务系统的规范化审批，提高档案的调阅效率，加强原始档案的保护和保密工作，使档案信息更准确、方便、及时地服务于公积金的发展。
具体的来说，如住房公积金个人贷款档案，可根据贷款材料个性化、动态化的特点，创新管理模式，按户建立档案，形成一户借款人一个档案的动态管理模式；针对贷款材料从产生到入库，要经过贷款柜员生成、流转到担保公司、办理好抵押登记手续后才移交入库的特点，制定贷款材料整理交接办法，用制度约束归档材料的收集、整理、交接工作，从源头上控制贷款材料的质量，规范贷款档案管理；开发利用《贷款档案管理系统》，实现信息化技术管理档案。
住房公积金单位缴存档案信息化方面，可以建立住房公积金缴存单位档案，将单位开户登记、变更登记、缴存核查登记、注销登记、破产销户登记、单位登记证发放、汇缴补缴、行政执法等情况纳入档案管理范围。建立《住房公积金缴存单位档案管理系统》，利用信息化技术管理档案。
三、公积金档案信息化要注意的问题
（一）建立专门的数据管理机构，抓好数据管理工作
档案信息化工作要有专门的管理机构，尤其是网络化。对档案信息资源的标识，描述，存储，查询，交换，管理，使用和检索等各个方面按统一的标准进行采集，这是档案信息化建设的前提和基础。不然会造成信息交流时的干扰和混乱。同时结合传统的档案利用工作经验，负责把好著录的质量关；管理人员、技术人员则保证数据以高效、安全的组织和存储。保证数据质量，避免垃圾数据的继续增加。
（二）采取合理有效并先进的安全保护措施
数字化档案信息在保存与传输过程中可用性受到威胁。在档案信息传输过程中现在的安全问题多数是PC机结构和操作系统不安全引起的，在windows平台上利用windows系统的漏洞的攻击占70%。目前，由于信息安全技术的发展落后于信息应用技术的发展，操作系统、计算机网络系统和数据库管理系统的建设和安全标准不统一存在很多漏洞，维护安全和提高效率这两方面存在矛盾。
网络的开放性也对档案信息的安全性构成严重威胁。木马程序是主要的威胁之一，不法分子通过木马程序非法侵入档案网站进行篡改档案信息、获取档案信息，严重的可能会销毁数据资料，对档案网站造成毁灭性的打击。所以保护信息化安排是个极其重要的问题。需要制定完善的保管与使用制度，保证数字化档案信息的真实性、可靠性、可用性。
（三）档案信息资源规划需要优秀的档案业务人员
业务人员的知识水平、业务技能应不断提高，不断更新自身的知识结构，掌握先进的网络通讯技术、计算机技术、信息加工处理技术和一定的外语知识，精准地分析业务人员介绍的业务运作机制和管理经验，并运用自己的专业知识做出准确、清晰的需求分析。同时还要有高尚的情操和职业道德，在重要的信息岗位上发挥应有的作用。
四、结语
总之，随着社会的发展及科学技术的进步，住房公积金档案将会越来越紧密结合先进技术，更加迅速的数字化，网络化，信息。在提供更为方便快捷的服务与管理的同时，我们也要更加科学地管理好这些档案，档案保护工作者应该接受挑战，认真研究新的保护方法，让住房公积金档案能够更加完备、长时间地保存下去，为百姓服务。
参考文献：
[1]刘群力，王乾，张力耘.浅谈如何做好电子档案工作的前期准备[J].科技情报开发与经济，2011，18.