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[摘 要] 本文论述了高校图书馆管理的层次结构;论述了层次结构的划分、层次结构的设置、层次结构的职能及其三个层次结构的相互关系。
[关键词] 高校图书馆 管理结构 设置
[分类号] G25
Management structure set up in University Library
Yangxiaoyu
(Liaoning Administrators College of Police and Justice,Shenyang,Liaoning 110161)
Abstract:This article discusses the hierarchy of the university library management; discusses the classification hierarchy、the hierarchy of settings, hierarchical structure of functions and the relationship between the three levels.
Key Words:university library;Management Structure;Set up
高校图书馆是学校文献信息中心,随着数字化技术和网络技术的发展,它已成为高度发达的信息集散地。图书馆通过对文献信息的搜集、整理、收藏、流通等手段来实现其自身功能的系统结构。图书馆的管理就是按照系统论管理的原则,把图书馆的各个组成部分有机地协调起来,为实现预定目标而从事的活动。科学管理的目的是为了更好地为教学服务、为科研服务、为所有渴求知识的学生服务。
1、图书馆管理的层次结构
按照系统论的观点,任何系统都具有本身的层次结构。图书馆作为一个系统,它本身是由许多个相互联系的子系统组成,每个子系统又可分成若干更小的子系统;这些系统的纵向发展,构成了图书馆相互连接的层次结构。一般说来,高校图书馆管理由三个层次组成。
1.1决策层次
所谓决策,从广义上来说,是人们对于认识世界和改造世界的一种选择性活动;从狭义上来理解,是指组织或个人为了实现某种目标对未来一定时期内有关活动的方向、内容及方式的选择或调整过程。
高校图书馆根据自己的职能确定每年的工作总体目标,决策层次就围绕这个总体目标去制定实施的方案,如制定图书馆的发展规划(包括长期和短期规划)、具体的年度工作计划等等。为了更好实现这个总体目标,决策层次会制定众多的实施目标的方案,在众多的方案中如何选择一个最佳的方案,这就需要决策。
决策是一个决定战略性问题的过程,通过决策选定实施目标的方案,使目标的实施具有可靠性。高校图书馆管理决策的主体是图书馆的领导班子,领导班子的核心是馆长。为实现图书馆工作的总体目标,领导班子要站在一定的高度来制定实施总体目标的方案和决策馆内重大问题,而馆长则在其中扮演着最后决策的角色。
1.2指挥层次
实施总体目标的最佳方案确定之后,要把该方案按照层次结构设置进行分解。分解后的方案交给图书馆的子系统去实施,能否将分解后的方案按预定的设想去实现,就需要有人具体地负责分解方案的实现,这就是图书馆管理的第二层次,即指挥层次。
1.3执行层次
实施方案落实到第二层次之后,目标的实现最终还是要由各个分兵把口的具体工作人员来完成,这些具体工作人员是图书馆管理的最终层次,即执行层次。
2、结构层次的机构设置及职能
2.1决策层次设馆长、副馆长,其职能是按照学院领导班子的要求,确定本馆总体目标和实施方案,健全和完善本馆的管理体制和管理机构,制定全馆性的所有工作计划、管理条例、规章制度等等。
2.2指挥层次设:图书馆办公室、文献建设部、读者服务部、信息技术部、信息咨询部,即一室四部。各部门的职能是:
2.2.1图书馆办公室的职能:指挥层次负责指挥本部门执行层次完成完成图书馆办公室的工作。包括:协助决策层次完成决策层次的工作外,组织全馆活动,安排有关工作和会议,负责会议记录;起草各类文书,汇总各部门业务统计,编制业务报表;管理后勤工作;处理社交事务、接待参观访问;进行业务工作的质量管理;组织业务学习,开展业务交流;协调各具体业务部门等工作。
2.2.2文献建设部是由文献采访、分编、典藏工作组成。其职能是,指挥层次负责指挥本部门执行层次完成:图书、期刊、视听资料、电子出版物等信息资料的采购、交换、征集和访求;对到馆的文献资料进行验收和登记;对验收后的文献资料加工、整理;对加工、整理后的文献资料进行分配以及对全馆文献进行调配等工作。
2.2.3读者服务部由阅览、流通等工作组成。其职能是,指挥层次负责指挥本部门执行层次完成:全馆各种文献的室内阅览服务工作,可设:普通阅览室、专业阅览室、研究室、声像阅览室、电子阅览室等;全馆文献资料对外借阅工作。
2.2.4信息技术部的职能是,指挥层次负责指挥本部门执行层次完成:图书馆计算机硬件、音像设备复印机等现代化办公设备的购置、安装、维修和材料管理,以及图书馆现代化技术的开发、应用、技术培训、制定其发展规划等工作。
2.2.5信息咨询部的职能是,指挥层次负责指挥本部门的执行层次完成:信息咨询工作,编制专题文献参考目录以及联机检索、文献或数据检索,担任文献检索课教学任务等工作。
3、三个层次结构的职能及关系
高校图书馆管理三个层次的纵向发展,构成一个闭合的管理系统,决策层次处在最高层,指挥层次居中,执行层次最下,呈金字塔形。每个层次都负责图书馆的管理工作,只不过是管理的功能不同罢了。
3.1决策层次的管理是完成图书馆工作总体目标的高级管理工作。决策层次的职能具有两个方面的意义:一方面,对于学院领导班子这个大系统来说,决策层次是管理者,具体负责图书馆的管理工作。学院领导班子把图书馆交给他们,是要求他们按着学院领导班子的指示完成图书馆所承担的任务;另一方面,就图书馆内部管理而言,决策层次又是一个决策者,按照学院领导班子的要求,确定图书馆总体的目标和制定实施总体目标的方案,并对图书馆的工作进行正确决策。决策层次所承担的这两个职能是界限分明的两个职能,没有互换的可能。如果对上级系统不是管理者而是决策者的话,图书馆的工作就要偏离总目标的要求,使图书馆事业遭受损失。如果对下不是决策者而是管理者,充当指挥层次甚至是执行层次的角色,既陷入到具体的繁琐事务工作中去,没有时间和精力去行使决策层次的职能;又会打消另外两个层次的积极性。优秀的决策者要懂得用人之道,懂得明责授权。这样既可以从具体繁琐的事务性工作中解脱出来,集中精力处理有关图书馆全局的重大问题;又有利于调动和发挥指挥层次和执行层次的积极性和创造性,提高工作效率。
3.2指挥层次是图书馆管理的中间环节。根据层次结构的机构设置,每个部门都有本部门的职能。每个部门的指挥层次根据本部门的职能,依据总体目标的实施方案,独立地行使指挥层次的权力。如果指挥层次各方面的能力较弱,不能较好地指挥执行层次来完成本部门所承担的任务,那么总体目标的实施就会受到影响。什么样的指挥员才算合格,就需要决策层次来决策。决策层次对指挥层次的要求:一必须具备一定的组织协调能力,能够有机地调动本部门的力量去完成本部门所承担的任务;二要求具备精通本部门各项业务工作的专业知识,能够指导执行层次的具体工作,预防和纠正执行层次所出现的各种问题;三要具备独立指挥的能力,能够依据总体目标的要求,灵活地指挥本部门的各项工作。
3.3做为处在执行层次的管理者来说,是负责完成各项具体工作任务的最后一个环节,这些具体工作任务的圆满完成,就意味着总体目标的实现。这是一个最基本也是最关键的环节。无论一个多么好的决策,如果在执行的过程中出现失误,就会造成系统联接的中断。因此,对于执行者来说,必须是不折不扣地执行。如果在执行过程中发生受阻现象,执行层次应该及时反馈给指挥层次并提出自己的独立见解,供指挥层次参考。如果指挥者不能决断时,要及时向决策层次反馈。待方案调整后,执行层次仍然要按着决策方案去执行。
高校图书馆管理层次结构,自下而上来,是层层负责的关系。执行层次向指挥层次负责,指挥层次向决策层次负责。各个层次功能的充分发挥,高校图书馆就达到了为教学服务、为科研服务、为所有的学生服务的目的。
参 考 文 献
[1] 严永康,施铁达.图书馆机构设置及其职责分析[J].科技情报开发与经济,2001,11(3):77-78.
[2] 杨勇.关于高校图书馆机构设置的探讨[J].大学图书情报学刊,2008,26(2):17-18.
[3] 陈能华,龚蛟腾,肖冬梅.图书馆业务流程重组与机构设置的一般模式[J].图书馆,2004(6):70-73.■
[关键词] 高校图书馆 管理结构 设置
[分类号] G25
Management structure set up in University Library
Yangxiaoyu
(Liaoning Administrators College of Police and Justice,Shenyang,Liaoning 110161)
Abstract:This article discusses the hierarchy of the university library management; discusses the classification hierarchy、the hierarchy of settings, hierarchical structure of functions and the relationship between the three levels.
Key Words:university library;Management Structure;Set up
高校图书馆是学校文献信息中心,随着数字化技术和网络技术的发展,它已成为高度发达的信息集散地。图书馆通过对文献信息的搜集、整理、收藏、流通等手段来实现其自身功能的系统结构。图书馆的管理就是按照系统论管理的原则,把图书馆的各个组成部分有机地协调起来,为实现预定目标而从事的活动。科学管理的目的是为了更好地为教学服务、为科研服务、为所有渴求知识的学生服务。
1、图书馆管理的层次结构
按照系统论的观点,任何系统都具有本身的层次结构。图书馆作为一个系统,它本身是由许多个相互联系的子系统组成,每个子系统又可分成若干更小的子系统;这些系统的纵向发展,构成了图书馆相互连接的层次结构。一般说来,高校图书馆管理由三个层次组成。
1.1决策层次
所谓决策,从广义上来说,是人们对于认识世界和改造世界的一种选择性活动;从狭义上来理解,是指组织或个人为了实现某种目标对未来一定时期内有关活动的方向、内容及方式的选择或调整过程。
高校图书馆根据自己的职能确定每年的工作总体目标,决策层次就围绕这个总体目标去制定实施的方案,如制定图书馆的发展规划(包括长期和短期规划)、具体的年度工作计划等等。为了更好实现这个总体目标,决策层次会制定众多的实施目标的方案,在众多的方案中如何选择一个最佳的方案,这就需要决策。
决策是一个决定战略性问题的过程,通过决策选定实施目标的方案,使目标的实施具有可靠性。高校图书馆管理决策的主体是图书馆的领导班子,领导班子的核心是馆长。为实现图书馆工作的总体目标,领导班子要站在一定的高度来制定实施总体目标的方案和决策馆内重大问题,而馆长则在其中扮演着最后决策的角色。
1.2指挥层次
实施总体目标的最佳方案确定之后,要把该方案按照层次结构设置进行分解。分解后的方案交给图书馆的子系统去实施,能否将分解后的方案按预定的设想去实现,就需要有人具体地负责分解方案的实现,这就是图书馆管理的第二层次,即指挥层次。
1.3执行层次
实施方案落实到第二层次之后,目标的实现最终还是要由各个分兵把口的具体工作人员来完成,这些具体工作人员是图书馆管理的最终层次,即执行层次。
2、结构层次的机构设置及职能
2.1决策层次设馆长、副馆长,其职能是按照学院领导班子的要求,确定本馆总体目标和实施方案,健全和完善本馆的管理体制和管理机构,制定全馆性的所有工作计划、管理条例、规章制度等等。
2.2指挥层次设:图书馆办公室、文献建设部、读者服务部、信息技术部、信息咨询部,即一室四部。各部门的职能是:
2.2.1图书馆办公室的职能:指挥层次负责指挥本部门执行层次完成完成图书馆办公室的工作。包括:协助决策层次完成决策层次的工作外,组织全馆活动,安排有关工作和会议,负责会议记录;起草各类文书,汇总各部门业务统计,编制业务报表;管理后勤工作;处理社交事务、接待参观访问;进行业务工作的质量管理;组织业务学习,开展业务交流;协调各具体业务部门等工作。
2.2.2文献建设部是由文献采访、分编、典藏工作组成。其职能是,指挥层次负责指挥本部门执行层次完成:图书、期刊、视听资料、电子出版物等信息资料的采购、交换、征集和访求;对到馆的文献资料进行验收和登记;对验收后的文献资料加工、整理;对加工、整理后的文献资料进行分配以及对全馆文献进行调配等工作。
2.2.3读者服务部由阅览、流通等工作组成。其职能是,指挥层次负责指挥本部门执行层次完成:全馆各种文献的室内阅览服务工作,可设:普通阅览室、专业阅览室、研究室、声像阅览室、电子阅览室等;全馆文献资料对外借阅工作。
2.2.4信息技术部的职能是,指挥层次负责指挥本部门执行层次完成:图书馆计算机硬件、音像设备复印机等现代化办公设备的购置、安装、维修和材料管理,以及图书馆现代化技术的开发、应用、技术培训、制定其发展规划等工作。
2.2.5信息咨询部的职能是,指挥层次负责指挥本部门的执行层次完成:信息咨询工作,编制专题文献参考目录以及联机检索、文献或数据检索,担任文献检索课教学任务等工作。
3、三个层次结构的职能及关系
高校图书馆管理三个层次的纵向发展,构成一个闭合的管理系统,决策层次处在最高层,指挥层次居中,执行层次最下,呈金字塔形。每个层次都负责图书馆的管理工作,只不过是管理的功能不同罢了。
3.1决策层次的管理是完成图书馆工作总体目标的高级管理工作。决策层次的职能具有两个方面的意义:一方面,对于学院领导班子这个大系统来说,决策层次是管理者,具体负责图书馆的管理工作。学院领导班子把图书馆交给他们,是要求他们按着学院领导班子的指示完成图书馆所承担的任务;另一方面,就图书馆内部管理而言,决策层次又是一个决策者,按照学院领导班子的要求,确定图书馆总体的目标和制定实施总体目标的方案,并对图书馆的工作进行正确决策。决策层次所承担的这两个职能是界限分明的两个职能,没有互换的可能。如果对上级系统不是管理者而是决策者的话,图书馆的工作就要偏离总目标的要求,使图书馆事业遭受损失。如果对下不是决策者而是管理者,充当指挥层次甚至是执行层次的角色,既陷入到具体的繁琐事务工作中去,没有时间和精力去行使决策层次的职能;又会打消另外两个层次的积极性。优秀的决策者要懂得用人之道,懂得明责授权。这样既可以从具体繁琐的事务性工作中解脱出来,集中精力处理有关图书馆全局的重大问题;又有利于调动和发挥指挥层次和执行层次的积极性和创造性,提高工作效率。
3.2指挥层次是图书馆管理的中间环节。根据层次结构的机构设置,每个部门都有本部门的职能。每个部门的指挥层次根据本部门的职能,依据总体目标的实施方案,独立地行使指挥层次的权力。如果指挥层次各方面的能力较弱,不能较好地指挥执行层次来完成本部门所承担的任务,那么总体目标的实施就会受到影响。什么样的指挥员才算合格,就需要决策层次来决策。决策层次对指挥层次的要求:一必须具备一定的组织协调能力,能够有机地调动本部门的力量去完成本部门所承担的任务;二要求具备精通本部门各项业务工作的专业知识,能够指导执行层次的具体工作,预防和纠正执行层次所出现的各种问题;三要具备独立指挥的能力,能够依据总体目标的要求,灵活地指挥本部门的各项工作。
3.3做为处在执行层次的管理者来说,是负责完成各项具体工作任务的最后一个环节,这些具体工作任务的圆满完成,就意味着总体目标的实现。这是一个最基本也是最关键的环节。无论一个多么好的决策,如果在执行的过程中出现失误,就会造成系统联接的中断。因此,对于执行者来说,必须是不折不扣地执行。如果在执行过程中发生受阻现象,执行层次应该及时反馈给指挥层次并提出自己的独立见解,供指挥层次参考。如果指挥者不能决断时,要及时向决策层次反馈。待方案调整后,执行层次仍然要按着决策方案去执行。
高校图书馆管理层次结构,自下而上来,是层层负责的关系。执行层次向指挥层次负责,指挥层次向决策层次负责。各个层次功能的充分发挥,高校图书馆就达到了为教学服务、为科研服务、为所有的学生服务的目的。
参 考 文 献
[1] 严永康,施铁达.图书馆机构设置及其职责分析[J].科技情报开发与经济,2001,11(3):77-78.
[2] 杨勇.关于高校图书馆机构设置的探讨[J].大学图书情报学刊,2008,26(2):17-18.
[3] 陈能华,龚蛟腾,肖冬梅.图书馆业务流程重组与机构设置的一般模式[J].图书馆,2004(6):70-73.■