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摘要：本文章就如何对抓好办公室工作以协助行政管理进行了分析探讨。
关键词：办公室工作；行政管理；政务
办公室是一个单位工作的枢纽和窗口，是重要的综合管理部门，办公室的职责主要是三个方面：一是协调公司内部各部门之间的行政关系，为各部门的生产经营活动提供相应的服务：二是对外代表公司处理相关行政事务,是宣传公司、推广公司的重要部门;三是领导的助手和参谋，对行政指令起到上传下达的作用。办公室不仅是企业形象的体现，也是企业管理水平的体现。因此，加强公司办公室事务的管理，是企业管理的基础工作。
1 办公室工作的中心
办公室工作基本分为四项：政务、事务、业务、服务。结合企业工作实践可作如下设定：
政务：企业行政综合管理工作。主要指：贯彻上级政策、法令等；制定企业有关规定，贯彻企业领导指示；制定、修订管理制度；总结年度或阶段性工作，提炼出经验，调研、督办、改革、管理、协调工作。通过最低的行政成本来获取最大的行政效能，从而实现全局性的最终目标，这是其他各业务部门不可能代替也代替不了的一个重要特性。
事务：办公室日常工作。主要指办理领导指示或交办的事项；日常接待与会务接待；企业公共关系；法律咨询等。这类工作量大面广。
业务：行政综合管理业务。如：印章签盖程序把关、文件收发程序把关；车辆运行与管理；机构管理等。不同的单位，在这方面的内容有所不同，有的“大办公室”，还管机关的财务、物资等。
服务：指办公室为领导和其他管理部门提供的一切服务。服务领导，要到位不越位，帮忙不添乱；服务机关，要事先多商量，事后多沟通；服务基层，要少摆架子、少添麻烦。
2 办公室工作的难点
办公室工作的难点在于服务。服务的难点在于对服务的“五度”即高度、深度、密度、维度、态度的把握。服务,分为决策服务、事务服务、业务服务和其他工作服务四类。从层次上分,服务又分为基层次服务、中层次服务和高层次服务三个层次。基层次的服务比较具体,应达到细致、周到的要求、中层次服务,指的是事务性服务、业务性服务、这类服务,要把握的是正确处理好管理与服务的关系。管理与把关,从维度上讲,是“由上而下”。服务,从维度上讲是由下而上和彼此平行。既要站在整体利益的角度“由上而下”地把好印章关、政策贯彻关、文件保密关,又要彼此平行或由下而上地当好助手或帮助把事情办得不出差错。对上级,要做到深度与维度、原则性与及时统一的有机统一。要安排领导活动，组织波及全局性的会议，起草、核发重要讲话文件，传达、督办领导重要批示；在服务机关上，办公室承担着综合全盘、协调各方的职能；在服务基层上,要做到密度与维度有机统一,将基层的情况及时向领导反映，协助领导解决基层反映的问题，同时将领导决定的重要工作部署下去。
办公室真正的工作难点,在于高层次服务。高层次服务指的是服务决策,当好参谋这点。提高办公室工作水平，最重要的是要提升参谋服务水平，做到“身在兵位，胸为帅谋”努力做到参到点子上，谋到关键处。从“推理分层次、责任分级别”的角度来看,这个责任理应首先落实到主任头上,其次才是秘书。服务决策的内容包括企业的经营战略、发展战略、中长期规划、及时总结推广工作经验,深人细致地分析形势,实事求是地确定任务,具体地想出措施等。
3 办公室工作应注意的问题
3.1 做好政务工作。办公室的工作重点是政务。政务头绪很多,可以把政务归纳为六项:参谋、助手、管理、把关、协调、服务。这六项内容,既是政务工作的要旨,又是办公室工作的作用。发挥好这六项作用,也就能保证搞好办公室的政务工作第一,定位。办公室“四务”中,以政务为中心。工作方针是“以政务统领事务,强业务搞好服务。”在定位时,遇到两个问题：“高半格”与“不管部”。“高半格”,就是办公室在行政管理中,处于各行政部门的排头兵位置,办公室的综合与协调作用显而易见。把办公室说成是“不管部”,那就势必要冲淡综合管理,会直接或间接地影响到整个行政管理的运行,会滋生部门之间相互扯皮推诱的不良现象。所以,办公室工作要坚持以政务为主：第二,抓好服务决策这一重中之重。所谓“高半格”,其意一是办公室的综合与协调职能；二是表现为服务决策、当好助手这一点；第三,强化协调,理顺职责,完善机制。行政综合管理的重要任务之一,就在于搞好部门之间的工作协调理顺部门职责,制订好各项管理制度,完善行政管理机制,达到以法治理企业的目的。
3.2 提升文字水平。办公室的综合文字水平是领导班子或者某位领导思想水平、理论水平、政策水平和工作水平的综合体现，对于一个单位执行政策、制定决策、落实工作具有举足轻重的作用。提高综合文字水平，关键是三个方面：一是要多学习。要养成良好的学习习惯。疏于学习，就难以追踪新事物、接受新信息、掌握新知识，思维也难以拓展和深化。提高文字水平，要加强学习，积累素材，培养从较高层次和较广阔的视野观察问题、思考问题、分析问题的能力，增强文稿起草的思想性、针对性。二是要多实践。这个实践有两层含义：一层是要深入实际。只有深入实际，深入基层，深入第一线，多听多看多问，了解真实情况，掌握大量鲜活的、第一手资料，才能写出贴近实际的文章，才具有指导性和可操作性。另一层含义是要多写。只有勤于练笔，并注重“推敲”，才能不断提高我们的文字表达能力，做到用字准确、用词精当、结构严谨、条理清晰。三是要的创新。文章自古贵创新，有人把文章分成五种境界：准确明白、生动形象、简洁凝练、质朴自然、创新出彩。对于办公室人员来说，创新是最高境界。只有在语句、观点、表述、结构、思想街门断推陈出新，综合文字水平才会得到质的提升。
3.3 坚持以人为本。办公室工作,是原则性、多样性、繁杂性合三为一的工作。调动积极性,要从强化工作人员的思想政治教育、强化主动性人手,来巩固“支点”。首先,确立工作理念,强化助手意识。所有办公室工作人员都要树立一个工作理念。
3.4 加强规矩制定。立的规矩主要有两个方面,一是制度,二是程序。首先解决整合问题。一是传达贯彻领导指示,总结上一段工作,布置下段工作；分析工作中的问题,提出措施等。二是在确保办公室各个方面的工作形成统一体的同时,严格责任,体现管理分层次、责任分级别的思想,使得全体办公室工作人员分工不分家,分清“份内”,合作“份外”其次,订立制度与规范程序。这两方面的工作,是一个不断变化的过程,不可能一墩而就。三是文件档案微机管理办法。四是政务信息反馈制,强调“三有”,即领导交办有记录、办理过程有跟踪、办理结果有反馈,反馈分口头与书面两种。五是招待费管理审批制度。六是接待工作管理制度。七是以量化与动态管理为特征的车辆运行管理制度。八是制订了电信管理制度并修订通讯管理制度。八项规矩切人了办公室工作,保证了办公室工作有规可依,同时促进办公室工作人员在工作实践中“内练素质”。
总之,办公室工作千头万绪,涉及公司的方方面面。办公室管理制度是综合性的。工作中,要根据本单位的办公室的职责、权限,制定相应的系列管理办法,以便于做好办公室的管理工作。
参考文献
[1]许文蕙,等.行政管理学[M]人民出版社,1997
[2]李德志.人事行政学[M].高等教育出版杜,2001
关键词：办公室工作；行政管理；政务
办公室是一个单位工作的枢纽和窗口，是重要的综合管理部门，办公室的职责主要是三个方面：一是协调公司内部各部门之间的行政关系，为各部门的生产经营活动提供相应的服务：二是对外代表公司处理相关行政事务,是宣传公司、推广公司的重要部门;三是领导的助手和参谋，对行政指令起到上传下达的作用。办公室不仅是企业形象的体现，也是企业管理水平的体现。因此，加强公司办公室事务的管理，是企业管理的基础工作。
1 办公室工作的中心
办公室工作基本分为四项：政务、事务、业务、服务。结合企业工作实践可作如下设定：
政务：企业行政综合管理工作。主要指：贯彻上级政策、法令等；制定企业有关规定，贯彻企业领导指示；制定、修订管理制度；总结年度或阶段性工作，提炼出经验，调研、督办、改革、管理、协调工作。通过最低的行政成本来获取最大的行政效能，从而实现全局性的最终目标，这是其他各业务部门不可能代替也代替不了的一个重要特性。
事务：办公室日常工作。主要指办理领导指示或交办的事项；日常接待与会务接待；企业公共关系；法律咨询等。这类工作量大面广。
业务：行政综合管理业务。如：印章签盖程序把关、文件收发程序把关；车辆运行与管理；机构管理等。不同的单位，在这方面的内容有所不同，有的“大办公室”，还管机关的财务、物资等。
服务：指办公室为领导和其他管理部门提供的一切服务。服务领导，要到位不越位，帮忙不添乱；服务机关，要事先多商量，事后多沟通；服务基层，要少摆架子、少添麻烦。
2 办公室工作的难点
办公室工作的难点在于服务。服务的难点在于对服务的“五度”即高度、深度、密度、维度、态度的把握。服务,分为决策服务、事务服务、业务服务和其他工作服务四类。从层次上分,服务又分为基层次服务、中层次服务和高层次服务三个层次。基层次的服务比较具体,应达到细致、周到的要求、中层次服务,指的是事务性服务、业务性服务、这类服务,要把握的是正确处理好管理与服务的关系。管理与把关,从维度上讲,是“由上而下”。服务,从维度上讲是由下而上和彼此平行。既要站在整体利益的角度“由上而下”地把好印章关、政策贯彻关、文件保密关,又要彼此平行或由下而上地当好助手或帮助把事情办得不出差错。对上级,要做到深度与维度、原则性与及时统一的有机统一。要安排领导活动，组织波及全局性的会议，起草、核发重要讲话文件，传达、督办领导重要批示；在服务机关上，办公室承担着综合全盘、协调各方的职能；在服务基层上,要做到密度与维度有机统一,将基层的情况及时向领导反映，协助领导解决基层反映的问题，同时将领导决定的重要工作部署下去。
办公室真正的工作难点,在于高层次服务。高层次服务指的是服务决策,当好参谋这点。提高办公室工作水平，最重要的是要提升参谋服务水平，做到“身在兵位，胸为帅谋”努力做到参到点子上，谋到关键处。从“推理分层次、责任分级别”的角度来看,这个责任理应首先落实到主任头上,其次才是秘书。服务决策的内容包括企业的经营战略、发展战略、中长期规划、及时总结推广工作经验,深人细致地分析形势,实事求是地确定任务,具体地想出措施等。
3 办公室工作应注意的问题
3.1 做好政务工作。办公室的工作重点是政务。政务头绪很多,可以把政务归纳为六项:参谋、助手、管理、把关、协调、服务。这六项内容,既是政务工作的要旨,又是办公室工作的作用。发挥好这六项作用,也就能保证搞好办公室的政务工作第一,定位。办公室“四务”中,以政务为中心。工作方针是“以政务统领事务,强业务搞好服务。”在定位时,遇到两个问题：“高半格”与“不管部”。“高半格”,就是办公室在行政管理中,处于各行政部门的排头兵位置,办公室的综合与协调作用显而易见。把办公室说成是“不管部”,那就势必要冲淡综合管理,会直接或间接地影响到整个行政管理的运行,会滋生部门之间相互扯皮推诱的不良现象。所以,办公室工作要坚持以政务为主：第二,抓好服务决策这一重中之重。所谓“高半格”,其意一是办公室的综合与协调职能；二是表现为服务决策、当好助手这一点；第三,强化协调,理顺职责,完善机制。行政综合管理的重要任务之一,就在于搞好部门之间的工作协调理顺部门职责,制订好各项管理制度,完善行政管理机制,达到以法治理企业的目的。
3.2 提升文字水平。办公室的综合文字水平是领导班子或者某位领导思想水平、理论水平、政策水平和工作水平的综合体现，对于一个单位执行政策、制定决策、落实工作具有举足轻重的作用。提高综合文字水平，关键是三个方面：一是要多学习。要养成良好的学习习惯。疏于学习，就难以追踪新事物、接受新信息、掌握新知识，思维也难以拓展和深化。提高文字水平，要加强学习，积累素材，培养从较高层次和较广阔的视野观察问题、思考问题、分析问题的能力，增强文稿起草的思想性、针对性。二是要多实践。这个实践有两层含义：一层是要深入实际。只有深入实际，深入基层，深入第一线，多听多看多问，了解真实情况，掌握大量鲜活的、第一手资料，才能写出贴近实际的文章，才具有指导性和可操作性。另一层含义是要多写。只有勤于练笔，并注重“推敲”，才能不断提高我们的文字表达能力，做到用字准确、用词精当、结构严谨、条理清晰。三是要的创新。文章自古贵创新，有人把文章分成五种境界：准确明白、生动形象、简洁凝练、质朴自然、创新出彩。对于办公室人员来说，创新是最高境界。只有在语句、观点、表述、结构、思想街门断推陈出新，综合文字水平才会得到质的提升。
3.3 坚持以人为本。办公室工作,是原则性、多样性、繁杂性合三为一的工作。调动积极性,要从强化工作人员的思想政治教育、强化主动性人手,来巩固“支点”。首先,确立工作理念,强化助手意识。所有办公室工作人员都要树立一个工作理念。
3.4 加强规矩制定。立的规矩主要有两个方面,一是制度,二是程序。首先解决整合问题。一是传达贯彻领导指示,总结上一段工作,布置下段工作；分析工作中的问题,提出措施等。二是在确保办公室各个方面的工作形成统一体的同时,严格责任,体现管理分层次、责任分级别的思想,使得全体办公室工作人员分工不分家,分清“份内”,合作“份外”其次,订立制度与规范程序。这两方面的工作,是一个不断变化的过程,不可能一墩而就。三是文件档案微机管理办法。四是政务信息反馈制,强调“三有”,即领导交办有记录、办理过程有跟踪、办理结果有反馈,反馈分口头与书面两种。五是招待费管理审批制度。六是接待工作管理制度。七是以量化与动态管理为特征的车辆运行管理制度。八是制订了电信管理制度并修订通讯管理制度。八项规矩切人了办公室工作,保证了办公室工作有规可依,同时促进办公室工作人员在工作实践中“内练素质”。
总之,办公室工作千头万绪,涉及公司的方方面面。办公室管理制度是综合性的。工作中,要根据本单位的办公室的职责、权限,制定相应的系列管理办法,以便于做好办公室的管理工作。
参考文献
[1]许文蕙,等.行政管理学[M]人民出版社,1997
[2]李德志.人事行政学[M].高等教育出版杜,2001