高校档案标准化与信息化管理工作现状及对策探析

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  摘 要:高校档案数据不断增加,传统档案管理模式已经无法适应现代信息化社会发展的要求,需要以统一化的综合性管理理念和方式,提升管理人员的工作能力和素养。本文围绕高校档案标准化、信息化管理工作现状及制约其发展的因素进行分析,并结合高校标准化、信息化建设的价值,探讨高校信息化改革以及档案管理优化的实践策略。
  关键词:高校档案管理、信息化管理;工作现状;实践策略
  引言:信息时代的迅速发展和电子化设备的出现,推进了学校办公自动化发展,高校存有学生大量的学籍档案和工作文件,为了提升工作人员的工作效率和质量,实现有效整合数据信息,需要借助信息化水平,制定标准化的管理体系,实现网络实时归档、处理与运用,科学进行信息采集、传输、管理、资源共享。因此,只有加快高校档案标准化和信息化建设脚步,以信息化管理理念整合资源,方能解决好高校档案信息化管理问题。
  一、实施高校档案标准化、信息化建设的价值体现
  (一)建设高质量管理和维护国家信息安全的必然要求
  高校是我国培育高质量、高水平人才、为国家、社会输送数据资源、强化国家战略科技力量的重要阵地。近年来,我国重视人才培养和科研项目展开,涉及的保密性信息内容不断增多,高校正面临着愈加严峻和复杂的保密形势。高校档案在进行档案信息化建设的同时,需要处理好涉密档案开发利用和安全保密的关系,需要始终将维护国家信息安全和提升档案有效管理水平作为践行标准化、信息化建设的重要前提,事关国家信息安全与发展,关乎学生学籍档案和人民群众工作与生活的私密性,需要高校加强对档案信息的重视,贯彻落实十九届五中全会所强调的“统筹发展和安全,建设更高水平的平安中国”的必然要求。
  (二)实现档案管理信息化是现代化发展的重要环节
  档案信息化是现代档案管理的重要特征,是结合网络化、信息化背景下对档案管理模式的变革。高校档案信息化管理不仅符合现代社会发展趋势,也有利于推进高校为广大师生以及相关后勤保障人员提供的档案服务。但是高校档案包含许多教育工作以及国家信息安全相关的内容,随着信息技术的更新迭代,现代窃密技术如果被黑客、不法分子等使用于档案管理系统中,会造成信息泄露的风险。所以,高校需要做好檔案保密管理工作,以档案信息化管理规范工作原则和标准,一方面,可以满足高校工作质量与效率提升的需求,以档案数字化管理模式接收和传递电子文件,并完成数字化档案存储、使用等相关工作,确保工作流程有序化、标准化、便捷化[1]。同时,信息化、网络化对档案管理也存在潜在威胁,无法避免信息泄露的风险。为了保障信息安全,就需要加强对网络安全技术研发,投入一定的人力、物力、财力,切实维护好档案信息的安全。
  (三)维护高校师生权益的有力保障
  建立高校档案管理信息化系统,从综合性层面来说,其一,便于高校对档案信息化统一管理,提升处理档案信息的效率,节省数据核查、信息录入、采集等工作的时间,信息化技术的应用可以实现档案信息的接收、传递、存储和提供的一体化和快捷化处理,从而将有价值的信息进行共享,为广大师生获取和使用各种资源,提供便利条件;其二,有助于优化档案管理流程,提升教育工作者对档案信息的管控和流程处理速度。一是需要建立有效的文件档案管理计算机信息系统;二是改进和优化在应用计算机条件下文件档案管理工作流程;三是按照文件处理流程,设计档案信息系统所对应的功能,完善系统操作路径,保障学校和师生权益,为“智慧校园”的建设提供安全保障[2]。
  二、高校标准化与信息化管理工作现存问题分析
  (一)缺少足够的重视,档案信息化水平低
  很多高校依然沿用传统档案管理模式,造成教师处理工作信息效率不高,教育资源也无法与学生共享,数字化的优势发挥不出来,仅仅依靠档案管理者人工操作、核对数据,会让高校档案信息管理的工作量不断加大,降低工作质量和档案信息的使用效率。所以,从高校档案管理人员对档案信息化建设的认知不足,忽略了档案信息化管理工作的重要作用,以刻板的工作理念,认为只要将档案保管好,定期检查即可,因这种信息化管理意识欠缺,长此以往,会逐渐懈怠和放松对档案的管理,出现核查不到位,细节查阅与实际情况存在偏差等问题,无法为高校档案提供科学有效的管理质量[3]。基于此,高校需要加快改革,转变档案管理思想,加强重视,对设备老化、信息化管理理念落后等问题,针对性解决。
  (二)档案管理人员能力有待提高
  高校档案工作者自身也暴露出一些问题。第一,部分工作者思想观念陈旧,未能认识到网络环境下档案信息安全保密工作的重要性,且对待档案管理工作缺乏职业道德和责任心,保密意识淡薄,对档案安全造成了较为严重的威胁。第二,很多高校只是找一些其他岗位的工作人员代理或者是兼职,这些人员对档案管理工作缺少专业知识、专业能力和职业素养。第三,管理人员业务能力较差。部分学校对档案管理工作和信息化建设具有一定的认识,会安排专业的档案管理人员负责管理,但是工作人员对档案管理知识不成系统,还有待强化,一方面体现出工作人员对知识熟练度不够,缺少与时俱进的工作意识,另一方面也体现出高校对档案管理人员缺少相应的培训与考核,造成很多人员在档案信息收集、采集、归档等业务处理中会受主观因素的影响,出现操作不规范、处理效率低等问题[4]。
  (三)缺乏与时俱进的规章制度
  缺乏档案管理规章制度建设,可以从两个层面来理解:一是档案管理者对档案信息化建设和制度化管理意识薄弱;二是档案管理制度落实不到位,制度内容不完善,无法真实地反映教职工的教学水平和学校整体的教育状况,缺少建立信息化与档案管理工作的联系,无法让档案管理工作规划化、有序化进行,为广大师生提供更加有条理、更加清晰、更加完整和方便查阅的优势。所以,档案管理人员对材料收集、归档不完整,加上对资料整理、工作模式缺少正确的态度,长期从事重复性工作内容,会滋生档案管理人员懒散、懈怠的情绪。   三、高校档案标准化、信息化管理与改革的方向
  (一)加强高校档案数字化建设
  高校档案數字化可以将高校教育发展历程中有价值的文字、图片、声像等不同形式的数据信息,从纸质化资料转变为数字化文档,以电子数据形式保存在高校档案数据库中,运用高校档案数据管理系统中的录入、检索、编辑等功能,灵活、有效管理各类档案资料。高校档案数字化建设不仅仅是对以往产生的资料进行保管,随着高校教育改革,人才培养战略结合国家教育体制需求的优化与调整,高校也需要对于每天新产生的、包含时代鲜明改革标志和留存价值的档案资料进行同步管理。档案数字化建设可以进一步提升高校改革速度,为高校档案信息化存储、快速备份、快捷检索等方面提供了技术支撑。所以,在此基础上,高校管理者需要重视数字化建设,将学校整体发展规划、教育工作、档案数字化建设同步进行,并且在学校教育资金充足的情况下,做好投入预算,对学校老旧的设备进行更新,确保学校电脑设备、扫描设备、数码相机、温控设施等硬件设施的完善
  (二)加强高校档案标准化管理
  在2020年6月,第十三届全国人大常委会第十九次会议通过了新修订的《档案法》,其中专门增设了“档案信息化建设”一章,体现了党和国家对档案工作适应国家治理体系和治理能力现代化要求。以《档案法》为指导,围绕档案的“收、存、管、用”建立严格的标准体系,可以有效收集档案资料,坚守信息安全的防线和保密红线。高校在推进全面深化改革的进程中,一是需要有因时而变的观念,以适应新时代要求为改革核心,更新传统高校档案管理和工作模式中与新时代要求不相适应的部分,规范档案管理工作内容规则、形式、文本资料的收录标准、采集流程、存储空间、保管条例、查阅流程等;二是高校要加强对高新技术的使用力度,以电子化数据采集、存储等方式,将以往档案信息与数字化建设进行对接。
  (三)加强高校档案信息化服务
  高校档案的信息化服务建设有助于高校教学工作、后勤保障、科研项目、学籍管理等工作的有效展开,以信息化为基础,以服务管理为工作的出发点,为高校全体师生以及工作人员提供高效的服务。结合领导人对于档案管理工作的观点,需要加强对档案工作的重视,总结经验,掌握档案工作规律,深化管理意识,得以传承历史,推动各项事业的发展,这些内容建设都离不开档案管理作用。所以,高校应该秉承领导人对于档案工作的看法与指示,加强档案工作的信息化建设,改变传统档案信息服务模式,避免形成信息孤岛,要在数字化建设和标准化管理的基础上,进行变革,为高校全面深化改革提供更多的高能服务,以适应高校全面深化改革的需求[5]。为此,高校需要做好档案归档以及后续资料使用的流程优化工作,为高校档案信息管理奠定参考基础。同时,高校需要运用数字化、信息化的便利条件,为师生提供信息查询、翻阅、快捷检索等服务,维护师生合法权益。
  四、高校档案管理优化的实施策略
  (一)建设高质量档案管理团队,提升人员业务水平
  第一,更新档案管理人员工作观念,加强档案管理宣传力度,为档案信息化奠定基础。档案信息化建设需要借助现代信息技术及电子设备,改变传统档案管理工作复杂的流程,防止出现因为人工操作及档案材料填写格式不规范、数据资料不完整、耗费的时间和精力较多等问题,为档案管理工作增加管理风险。通过转变管理观念,可以运用互联网、计算机技术攻克传统操作失误的难题,为高校档案管理提供便捷的服务。第二,档案信息化建设需要管理人员掌握一定的计算机基础知识,能够熟练运用知识进行操作。因此,为了提升档案管理信息化水平和质量,学校需要开展档案管理信息化相关培训课程,确保档案管理人员掌握足够的计算机知识,能够科学、规范操作系统,提升数据信息采集、录入、归档等实践技能,并提高管理人员的业务能力和综合素质。这样既满足了高校档案信息管理的需求,也能让档案管理人员得到一定的锻炼和帮助。
  (二)借鉴成功经验,建立科学的档案管理模式
  缺少完善的档案管理制度,是无法有效推动档案管理信息化建设的。高校需建立健全档案管理模式,以规范化、科学化管理理念,确保档案管理工作的顺利进行。高校可以积极借鉴成功的管理经验,并结合自身的实际情况,制定适合自身发展,同时又能跟上时代步伐的档案管理方法。比如:在2017年5月26日,为推动高校档案信息化工作,由上海市教育委员会办公室和上海市档案学会高校档案专业委员会主办,奉贤区档案局及上海中信信息发展股份有限公司协办的“2017上海高校档案信息化建设研讨会”在奉贤区档案局成功召开。由学会理事长、华东师范大学档案馆馆长汤涛主持,让各高校以及信息发展数字档案馆总经理以及来自上海地区50多所高校的70多名档案工作者共同探讨了在智慧校园背景下的高校档案信息化建设,总结了高校信息化建设情况,为各高校找准定位,继续全面、分层次地推进档案信息化建设,提供现代化、数字化建设思路。如通过传感技术,实现对高校管理的各方面监测和全面感知;以高校档案信息资源库为主要依托,采用先进的数据挖掘分析技术,对数据进行深入的挖掘,将数据进行知识转化等等,促使高校发挥档案管理的价值最大化。
  (三)运用“互联网+”的理念,促进档案管理工作革新
  第一,掌握档案资源主动权,做好管理系统与档案管理系统的对接工作,运用智能化技术,自动根据档案的内容和信息,完成相应档案录入、筛选等繁复的管理工作,解放人力,提升工作效能。但是需要做好档案质量检测工作,利用智能技术对人工著录信息进行检测比对,保障信息准确性。第二,安全保存档案资源。信息化系统可以定期自动备份数据,并对存储状态实时监控;能够有效对接数据管理系统,简化实物档案利用流程。第三,运用“互联网+”的理念,可以支撑多方面业务管理体系多样化的需求,结合实际情况自定义业务管理流程以及管理标准,实现灵活满足业务需求。
  结语:高校档案标准化、信息化建设势在必行,是符合国家建设需求、时代发展理念的必由之路,高校档案管理人员需要树立创新意识,以积极的态度更新观念,立足于学校实际情况,利用信息技术,制定全新的档案管理制度和实践方法,及时满足全校师生对信息查阅、处理、调整等相应的需求,实现数据资源在技术指导下科学整合与管理,提升档案管理人员业务水平与职业素养。
  参考文献:
  [1]赵元昊.高校学籍档案管理以及信息化建设路径[J].兰台内外,2021(25):36-38.
  [2]刘晓瑛.试论信息化背景下高校档案服务策略[J].兰台内外,2021(23):48-50.
  [3]石贞贞.高校档案管理工作的信息化建设探究[J].兰台内外,2021(22):1-3.
  [4]朱蓉.信息化时代高校学生档案规范化管理研究[J].兰台世界,2021(03):85-88.
  [5]夏飞辉.新时期建立健全档案工作规范及标准探索[J].办公室业务,2021(04):125-126.
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