会中有你,会中有我

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  在现在越来越多的会议中,人们更看重的不仅仅只是主讲人的发言内容,更多的是希望观众能够利用现场的互动参与到会议中去,这样不仅可以可以活跃现场气氛,调节参会者和主讲人的参会状态,而且还可以使会议获得效益和宣传,让会议的主题、会议的精神、会议的内容得到更好的传播。
  就像31会议副总裁吴一中给互动的定义一样——双方互相动起来,是一种巧妙的沟通形式,在互动的双方构建高品质链接。链接的建立为营销带来了机会,互动的双方一方是消费者,一方是提供者。只有抓住共同利益点,找到巧妙的沟通时机和方法才能将双方紧密的结合起来。互动营销尤其强调,双方都采取一种共同的行为。本期思想汇采访到了重庆亨大会议展览有限公司董事长李万虹和智海王潮传播集团创意总监高鹏森来分享一下互动对于会议的意义。
  互动内容贯穿会议全程
  承接了包含2017中国城市规划年会、2017海南综合招商大会、2017中国(海南)首届智慧商业大会等会议的智海王潮传播集团介绍了多种曾在其会议中运用到的互动方式。其中包括宣传、报名的H5页面,智能签到系统,会议过程中的弹幕互动、抽奖以及现场提问等。高鹏森表示,贯穿全程的互动使得会议从一开始就变得更有参与性,会议进行的也更加流畅高效。其中针对“现场提问”,他认为,这种互动需要提供麦克风给提问者,反倒使会议的进程显得更为拖沓,除了学术性或专业性的会议(因为参与者的特殊性),这种互动方式也逐渐被更少采用。
  互动是发声者与听会者的桥梁
  高鹏森认为,会议过程中的互动大体可以分为会前、会中、会后几个方面。会前包括前期的预热、报名、签到等;会中包括台上台下互动,线上线下互动,场内场外互动等;会后包括宣传总结、调研问卷等。总体来说,会议一般都是比较严肃的场合,讨论的话题也一般也具有学术性或专业性,在会议的过程中,台下的人可能会逐渐产生疲劳感,因此一般在会议中会设置互动及茶歇环节,茶歇环节可以让人得到短暂的休憩及一个交流的时间及空间,而互动环节则是在会议过程中搭建一个发声者与听会者的桥梁,一方面,台上的人通过互动,能了解到本次会议是否达到了一定效果,同时在互动过程中活跃了现场气氛,还能拉近与台下的人的距离,另一方面,通过互动,台下的人能及时将会议过程中不了解或想了解的东西与台上的人沟通,形成一个良性循环,提高会议效果,因此互动环节对于会议来说是必不可少且是起到了一个桥梁的重要作用。
  李万虹从自身情况出发说,会议的形式逐渐在发生变化,传统的培训会议在减少,展示型、体验式的会议与展览结合形式增加了。会议中的互动点使会场有气氛,使参会者更容易记下重点的东西,使整个会议进行下来对参会者更有启发性。同时参会者的各种疑惑也能通过互动在现场得到解决。比如在I—VISTA智能网联汽车2017国际研讨会上,虽然有关车联网专业的知识圈外人都不太了解,但是通过华为5G车联网产业总监以及汽车行业内的专家们的宣讲以及一些现场体验式的互动感受,让参会者在大开眼界的同时也对未来5G车联网的走向有了更多的了解。
  按需求索得定制化互动方式
  李万虹认为,并不是所有的会议都要互动,有的会议不能省去互动的环节;不宜互动的会议也别生搬硬套。会议形式和规模每年都有新的改变,会议人需多学习、多适应、多创新才能跟上会议业的发展方向。
  高鹏森表示,互动方式的模式虽然比较固定,但是通过对举办方的需求深度剖析,将互动方式进行定制化,将其转为举办方量身定制的互动,就能达到共赢的效果,如在企业年会中,就适合采用互动抽奖的,在学术论坛中就适合弹幕互动,同时科技发展日新月异,现在也出现了许多新兴的互动方式——人屏互动、VR、AR等,通过新科技的应用,将其融合在会议之中,也是现在发展的一个重要趋势。
  编辑手记
  一场会议是否生动活泼和引人深省除了取决于会议内容、与会嘉宾和讲师的风格与能力,还取决于会议进程中是否进行了有效的现场互动。对于一场高质量的会议,有效的现场互动是不可或缺的,這就需要策划方要对会议有针对性的精心准备以及同场地方和参会者在前期的及时沟通。
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