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[摘要]2007年白城师范学院分院与白城职工大学合并，由于原各校隶属不同的管理单位，办学宗旨、理念及服务对象各异，在档案管理上也各具特色，这就需要把这些以前的档案重新排序，并采取新的管理方式。一方面要了解档案的重要性，强化档案意识；另一方面完善档案管理制度，使档案工作有序开展。
[关键词]院校合并；档案管理新情况；解决办法
[中图分类号]G717 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349(2010)12-0208-01
白城职业技术学院是由白城职工大学，白城师范学院分院、白城教育学院和通榆师范学院等四所院校合并建成的，并先后进行了四次更名。学校合并、更名给档案管理带来了新的课题和挑战。如何管理好合并后学校的档案，便成为几年来我们工作中深入探索和思考的一项重要工作。
院校合并后档案管理状况。1999年，白城幼儿师范学校与白城教育学院、通榆师范学校合并，合并后更名为白城初等师范学院；2001年更名为白城师范高等专科学校分校；2004年更名为白城师范学院分院；2007年白城师范学院分院与白城职工大学合并，更名为白城职业技术学院。由于原各校隶属不同的管理单位，办学宗旨、理念及服务对象各异，在档案管理上也各具特色，档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相同，这就需要把这些以前的档案重新排序，并采取新的管理方式。
要做好合校后的档案管理应需注意两个问题；一是如何处理合并的各院校档案管理体制及档案管理方法不统一的问题。如白城职工大学档案实行集中管理。档案实行微机化，白城师范学院分院档案没有实行分散管理，使用的是手工检索的方法。这些问题成为院校合并后档案管理工作开展的重大障碍。二是院校合并后档案管理怎样强化全员档案意识，建立健全档案管理工作制度，解决全宗划分问题，合理配备档案管理人员，确定档案工作目标。
我认为应该从以下几个方面加以解决：
一、了解档案的重要性，强化档案意识
做好档案管理工作的先决条件就是较强的档案意识，只有这样才能在各部门的配合与全员的支持下把文件材料的收集工作做好，而文件材料的收集是档案管理的基础工作。合校后职业技术学院可让全校各级领导和教职工学习档案法律、法规、档案制度，以此达到强化档案意识的目标。让大家知道档案是事业发展的重要条件、是国家评估的重要指标，每位教职工都有义务和责任支持学校的档案工作，每位教职工都有义务把合校之前存在个人手中的档案及时上交，这个《档案法》的明确要求，也是一位教师，一位公民应尽的义务，同时，针对合校前各校档案管理方式、方法不尽相同的问题，要尽快达成共识形成统一的管理制度，使新旧档案集中保管、利用。
二、加强档案队伍人才培养，提高档案人员素质
建设一支结构合理业务娴熟档案管理队伍，是目前档案工作的重中之重。今天信息技术的高速发展，对档案管理人员提出了新的要求，首先要建立一支专门进行档案管理的队伍。这支队伍要在年龄上合理搭配，老中青年龄的人员都要有。这样可以实现专业结构互补，便于发挥整体效应；其次要实现现代化的档案管理模式。在专职档案管理人员的基础上，每个部门选出一名档案联络员，尤其是精通网络管理的技术人员，这样能更有利于档案管理工作。实践证明，档案工作涉及学校各个方面，仅靠档案部门单枪匹马，是非常不利于工作的。只有建立稳定的档案工作网络，提高兼职档案员的工作积极性，才能使档案工作落到实处，为广大教职员工接受并重视。
三、完善档案管理制度，使档案工作有序开展，使档案工作有可操纵的依据
例行工作按程序化、规范化、科学化的轨道运行，是理顺档案管理工作的重点。一是，要用制度去约束档案管理人员。档案管理人员的管理一方面要为学校未来的发展提供以往的一些经验材料，同时涉及到机密的文件，要用制度去约束档案管理人员的保密意识。二是，要用制度去保障档案工作，如通过建立健全的《兼职档案员职责》《综合档案室管理人员职责》等一系列配套管理制度，使档案管理人员职责明晰，权责明确，责、权、利对等，将档案工作常规化，确保档案工作有序开展。
四、结合实际，明确目标，走自主发展之路
院校合并后，办学规模扩大了，办学层次提高了，档案管理工作也应上一个新的台阶。有更高的目标要求，新的工作目標和发展战略应围绕职业教育特点，能更好的指导档案工作有效地开展，一方面在明确档案工作目标的前提下，才会有档案工作的发展总方向，可以根据总目标，不断消除偏离目标的因素，对档案管理的日常工作加以控制，又能通过调整局部，使日常工作的开展向着有利于促进总目标实现的方向前进：另一方面，有了明确的档案工作目标，便于加强日常管理，有利于调动档案工作人员的积极性、增强档案人员的竞争意识。为此，白城职业技术学院根据确定的新目标，进一步加强自身建设，完善各种管理措施，培养了一批档案管理人才，并在调查研究的基础上，总结完善了档案工作中一些根本性的问题，促进我院档案工作的发展。并校后，困难很多情况多变，机遇和挑战并存，在把握机遇的同时，正视认识学院现状积极面对职业院校改革的新形势，采取有效措施，促进我院档案工作的新发展。
[参考文献]
[1]陈祦兆，和宝荣，王英玮，档案管理学基础(第三版)，中国人民大学出版社，2003年
[2]高金宇，唐明瑶，档案管理实务，科学出版社，2010年
[3]傅荣，档案管理现代化，浙江大学出版社，1999年
[关键词]院校合并；档案管理新情况；解决办法
[中图分类号]G717 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349(2010)12-0208-01
白城职业技术学院是由白城职工大学，白城师范学院分院、白城教育学院和通榆师范学院等四所院校合并建成的，并先后进行了四次更名。学校合并、更名给档案管理带来了新的课题和挑战。如何管理好合并后学校的档案，便成为几年来我们工作中深入探索和思考的一项重要工作。
院校合并后档案管理状况。1999年，白城幼儿师范学校与白城教育学院、通榆师范学校合并，合并后更名为白城初等师范学院；2001年更名为白城师范高等专科学校分校；2004年更名为白城师范学院分院；2007年白城师范学院分院与白城职工大学合并，更名为白城职业技术学院。由于原各校隶属不同的管理单位，办学宗旨、理念及服务对象各异，在档案管理上也各具特色，档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相同，这就需要把这些以前的档案重新排序，并采取新的管理方式。
要做好合校后的档案管理应需注意两个问题；一是如何处理合并的各院校档案管理体制及档案管理方法不统一的问题。如白城职工大学档案实行集中管理。档案实行微机化，白城师范学院分院档案没有实行分散管理，使用的是手工检索的方法。这些问题成为院校合并后档案管理工作开展的重大障碍。二是院校合并后档案管理怎样强化全员档案意识，建立健全档案管理工作制度，解决全宗划分问题，合理配备档案管理人员，确定档案工作目标。
我认为应该从以下几个方面加以解决：
一、了解档案的重要性，强化档案意识
做好档案管理工作的先决条件就是较强的档案意识，只有这样才能在各部门的配合与全员的支持下把文件材料的收集工作做好，而文件材料的收集是档案管理的基础工作。合校后职业技术学院可让全校各级领导和教职工学习档案法律、法规、档案制度，以此达到强化档案意识的目标。让大家知道档案是事业发展的重要条件、是国家评估的重要指标，每位教职工都有义务和责任支持学校的档案工作，每位教职工都有义务把合校之前存在个人手中的档案及时上交，这个《档案法》的明确要求，也是一位教师，一位公民应尽的义务，同时，针对合校前各校档案管理方式、方法不尽相同的问题，要尽快达成共识形成统一的管理制度，使新旧档案集中保管、利用。
二、加强档案队伍人才培养，提高档案人员素质
建设一支结构合理业务娴熟档案管理队伍，是目前档案工作的重中之重。今天信息技术的高速发展，对档案管理人员提出了新的要求，首先要建立一支专门进行档案管理的队伍。这支队伍要在年龄上合理搭配，老中青年龄的人员都要有。这样可以实现专业结构互补，便于发挥整体效应；其次要实现现代化的档案管理模式。在专职档案管理人员的基础上，每个部门选出一名档案联络员，尤其是精通网络管理的技术人员，这样能更有利于档案管理工作。实践证明，档案工作涉及学校各个方面，仅靠档案部门单枪匹马，是非常不利于工作的。只有建立稳定的档案工作网络，提高兼职档案员的工作积极性，才能使档案工作落到实处，为广大教职员工接受并重视。
三、完善档案管理制度，使档案工作有序开展，使档案工作有可操纵的依据
例行工作按程序化、规范化、科学化的轨道运行，是理顺档案管理工作的重点。一是，要用制度去约束档案管理人员。档案管理人员的管理一方面要为学校未来的发展提供以往的一些经验材料，同时涉及到机密的文件，要用制度去约束档案管理人员的保密意识。二是，要用制度去保障档案工作，如通过建立健全的《兼职档案员职责》《综合档案室管理人员职责》等一系列配套管理制度，使档案管理人员职责明晰，权责明确，责、权、利对等，将档案工作常规化，确保档案工作有序开展。
四、结合实际，明确目标，走自主发展之路
院校合并后，办学规模扩大了，办学层次提高了，档案管理工作也应上一个新的台阶。有更高的目标要求，新的工作目標和发展战略应围绕职业教育特点，能更好的指导档案工作有效地开展，一方面在明确档案工作目标的前提下，才会有档案工作的发展总方向，可以根据总目标，不断消除偏离目标的因素，对档案管理的日常工作加以控制，又能通过调整局部，使日常工作的开展向着有利于促进总目标实现的方向前进：另一方面，有了明确的档案工作目标，便于加强日常管理，有利于调动档案工作人员的积极性、增强档案人员的竞争意识。为此，白城职业技术学院根据确定的新目标，进一步加强自身建设，完善各种管理措施，培养了一批档案管理人才，并在调查研究的基础上，总结完善了档案工作中一些根本性的问题，促进我院档案工作的发展。并校后，困难很多情况多变，机遇和挑战并存，在把握机遇的同时，正视认识学院现状积极面对职业院校改革的新形势，采取有效措施，促进我院档案工作的新发展。
[参考文献]
[1]陈祦兆，和宝荣，王英玮，档案管理学基础(第三版)，中国人民大学出版社，2003年
[2]高金宇，唐明瑶，档案管理实务，科学出版社，2010年
[3]傅荣，档案管理现代化，浙江大学出版社，1999年