几个星期前，丹尼尔·雷尼（Danielle René）引起了轰动，原因是她在Twitter上透露了自己如何在工作邮件中巧妙地反驳某人：只要使用“根据我上一封电子邮件”（per my last email）这种简单的说法即可达到目的。在分享了她喜欢的消极进攻方式后，这位来自华盛顿特区的写手兼营销专家鼓励她的粉丝分享自己的心得体会。结果令人大开眼界，那条消息广为流传，吸引数以百计的人加入到这场讨论中，分享自己“骂人不带脏字”的方法。但通常而言，我们还是会无意间在电子邮件中使用令人不快的语句。
　　如果你发送一封善意的电子邮件，但却收到了无礼的回应，你可能已经在不经意中冒犯了别人而不自知。从“你应该知道”（as you are aware）到“请指教”（please advise），Twitter上的回应表明电子邮件沟通其实是一个社会难题，一旦在错误的时候使用错误的词汇或短语，就很容易冒犯或惹恼别人。
　　乔治敦大学语言学教授德博拉·塔尼（D eb or a h Tannen）表示，电子邮件沟通“是个雷区，因为你看不到人们作何反应”。具体到在职场中使用电子邮件，其实有很多或对或错的方法来传达自己的观点，获得自己需要的东西，而不必被人误解，或激怒别人。以下是一些关键的行为准则。
　　我們都会在具体的文字、口吻和意图之外，通过电子邮件传达一些微妙的意思。就连你的邮件长度和语法也能表现出我们的思考过程。但却很难预测我们会给别人留下什么印象。我们通常会直接点击“发送”按钮，而不会考虑对方会如何解读自己的邮件。
　　“我们都已经很习惯这种媒体，甚至都不会问自己这样的问题：我表达清楚了吗？我会不会被人误解？”美利坚大学语言学教授，《屏幕上的文字：数字时代的阅读命运》（Words on Screen： The Fate of Reading in a Digital World）的作者纳奥米·巴伦（Naomi Baron）说。她补充道，等到邮件发出去后，“很多人都会据此评价你。”
　　最近几年，电子邮件越来越成为较为正式的职场沟通工具，主要是因为Slack等即时通信平台的渗透。现在年轻职场人士认为，“电子邮件是老人用的东西。”巴伦说，“这种态度正在为电子邮件重新塑造越来越正式的形象。”
　　但曾经在印度、南非和英国工作，后来定居美国密歇根大学安娜堡分校的英语教授迈休米塔·拉西里（Madhumita Lahiri）表示，不使用传统电子邮件格式和短语可能会让你显得没有见识。
　　拉西里表示，在电子邮件的开头使用“亲爱的”（dear）或“祝你一切安好”（hope you’re well）这样的话非但不会显得一本正经、老气横秋，反而效果很好，而且能帮助读者更加轻松地阅读你的邮件。“有一些很常规的开头和结尾模式，这表明你知道自己在做什么。”
　　旧金山电子邮件生产力工具开发商Boomerang联合创始人亚历克斯·摩尔（Alexa Moore）表示，即便你希望在使用电子邮件时表现出专业性，透露出自己的个性和意图也是一件好事。
　　根据Boomerang 2016年对35万封电子邮件的结尾进行的研究，较为积极或消极的电子邮件获得的回复率，比那些听起来不温不火的邮件高出10%到15%。根据Boomerang的研究，简单的电子邮件语言获得回应最好。该公司的研究表明，用小学3年级的水平撰写的电子邮件获得了53%的回复率，而大学水平只有39%，幼儿园水平约为46%。