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摘 要：传统的档案管理通过人工进行管理，不但效率十分低下，容易出现错误，而且查找档案十分复杂困难，所以，应当转变思想观念以及档案工作方式，将信息技术应用在档案管理之中，从而提升档案管理的效率以及工作质量。本文主要分析信息技术在学校档案管理中的应用。
关键词：信息技术 学校 档案管理 应用
信息技术的作用在生活生产的各个方面都能得到体现，其中，智能技术的快速发展也逐渐成为每一个行业的主流，尤其是对于整个学校的档案管理而言，通过采取信息技术，不但可以有效提升教学模式效率，而且可以转变教学管理模式，所以，本文主要是将信息技术作为基础，对传统学校之中的档案管理进行剖析，阐释了信息技术对于档案管理的重要作用，并且提出了一些有效的对策解决档案管理之中存在的問题。
一、传统的档案管理之中存在的主要问题分析
传统的档案管理存在比较多的问题，这主要表现在三个方面：第一，档案的更新难度很大，当前，学校的档案管理一般是以卷宗的方式将档案保存下来，尤其需要将档案保存比较长的时间以及档案的数量也较多，这样就导致整个学校的档案管理工作难度较大，并且，保存的档案是纸质的档案，如果长时间保存就会出现虫蛀或者腐烂等问题，这样就让整个档案的管理以及更新工作较为困难。第二，传统的档案管理保密性不高，由于传统的档案管理一般是采取人工的方式，并且档案管理人员的流动性也比较大，在管理档案的过程之中也存在某些意外的情况等，这样就很容易让档案信息泄露，档案资料的安全性以及保密性得不到保障。第三，传统档案查找起来特别困难复杂，在查找相关资料的过程中采取人工方式，工作效率极其低下，这样工作的效率就严重受到影响。
二、信息技术在学校档案管理中的意义
高校档案管理是一项复杂而重要的管理工作。由于大学学院和职能部门的不同，学校档案馆（室）往往在各学院、各职能部门下设兼职档案员，各学院、职能部门兼职档案员又分派到各自单位、部门进行档案的收集管理，形成校园档案管理网络。档案管理中，实现档案管理信息化，促使学校决策更加科学，更符合时代发展要求、档案管理信息化可以实现资源共享以及提升工作效率和质量。
1.信息技术应用档案管理促使决策更加科学。利用信息技术对繁杂的档案进行管理，有利于对档案信息加以数字化建档，从而形成完整的档案信息数据库，决策者在制定决策时，能够快速、高效地应用数据抽调档案，针对决策目的进行筛选，从而为学校做出有利的决策。档案管理信息化改革能够帮助管理者在信息管理的过程中，根据管理目标，下达管理指令，筛选信息从而作出正确的发展决策，早日实现学校档案管理的信息化高效率管理。
2.信息技术应用档案管理更符合时代要求。媒体互联时代，无论在学校、单位还是社会，信息技术在档案管理方面的作为都不容小觑，应用十分广泛。在高校教育教学活动中，多媒体教学和办公自动化等技术的实现离不开信息技术的完善和普及，因此，当前高校大力引进智能化档案管理系统，利用时代环境所能提供的便利，不断完善和更新教学办公设施。
3.信息档案管理具有共享性。共享是时代的主题，也是教学办公发展历程中新的主题。信息技术能有效实现档案管理工作中的资源共享，提高资源利用率，改变传统的档案管理工作中工作内容繁杂的缺点，规避以往寻找-传输-认证档案程序复杂的问题，利用互联式档案管理系统进行操作，创建信息交流平台，最大程度上打破时间与空间的限制，促进校园资讯共享。这一功用不仅完善了校园档案管理的工作模式，也在一定程度上促进了校园资讯网络的整体共享程度。
4.信息技术进行档案管理更加有效率。当前大学行政教师的工作压力较大，负责岗位的日常行政活动之外，有的教师还要承担一定的教学任务。因此，利用先进技术对档案管理的工作方式进行整改是十分有必要的。档案信息化管理有助于实现办公行政互联化，将档案管理平台与校园网对接，教师在电脑前进行操作，快速沟通教学单位、学生和上级领导，提升档案管理工作的质量与水平。
三、实现学校档案管理信息化的措施
在学校的档案管理之中，不能依旧采取传统的管理方式，传统方式效率低下，质量不高，对此应当实现档案管理的信息化，应当建立信息化互联管理平台、加强领导部门重视程度、提高档案信息收录与整理的规范化程度、档案管理应提高管理人员专业素养。
1.建立信息化互联管理平台。首先要建立信息化互联管理平台，增加多媒体档案管理方式，与校园局域网对接成功后，向各个学院和职能部门发送、收集信息，对收集上来的档案材料进行整理归档，方便日后的使用。对于不常使用的档案素材，可以通过信息化互联式管理系统进行数字化存档，保证档案信息在管理期间不被损毁丢弃。信息化互联管理平台的建立有利于加强各学院和各职能部门间的信息共享和交流，将校园行政办公透明化，实现全校阳光办公，减少行政手续过于复杂而造成了管理缺陷。
2.加强领导部门重视程度。要发挥档案管理信息化、自动化的功用，必须要加强学校领导部门的重视程度，提高决策者对档案管理的关注程度，意识到档案建设和信息化改革的重要性，从而投入更多资金帮助校园信息化网络一体化建设。根据当前高校档案管理水平和实际发展情况，建立完善的档案管理系统十分必要，各学院、职能部门信息不通，学生对学校办公行政体系不了解，容易产生档案管理上的诸多问题。
3.提高档案信息收录与整理的规范化程度。要大力引进信息管理类人才，帮助学校建设信息化互联管理平台，提升校园整体的信息化管理水平。要利用信息技术对档案信息的收录与整理进行规范化管理，在网络平台下，统一建立新的档案收入、存档编号制度，为学校内部档案流动和收入建立标准的记录规范，实现档案管理工作的持续性发展。在将纸质档案进行归档的过程中，可以利用网络平台进行数字化备份，防止长时间保存过程中的损毁和丢失，对以往经常出现的缺档、断档现象加以规避，保证信息收录的完整性。
4.档案管理应提高管理人员专业素养。档案管理工作人员专业素养的提升主要依靠两个途径：一是在选择人员入职之前对其所掌握的档案管理知识和计算机能力进行考核，加强入职培训的专业化水平；二是针对从其他岗位调过来的工作人员和工龄较长的老职工，要借助新生力量进行接力式培训，分梯队进行信息化系统的操作学习，促进管理人员整体专业化素质的有效提升。
四、结语
综上所述，在档案管理工作之中，应当逐步实现信息化，传统的档案管理工作存在比较多的问题，不利于整个学校的档案管理工作，为了实现档案管理的信息化，应当建立信息化互联管理平台、加强领导部门重视程度、提高档案信息收录与整理的规范化程度以及提高管理人员专业素养。
参考文献：
[1]王雅丹.浅析电子信息技术在工程档案管理中的应用的特点及优势[J].信息系统工程，2017，（01）：36.
[2]王晓燕.新媒体技术在推动档案管理信息化进程中的应用分析[J].中国培训，2016，（18）：95.
[3]刘健美.浅谈新形势下信息技术在高校档案管理工作中的应用[J].市场论坛，2012，（07）：74-75.
[4]朱学芳.数字档案信息开发及应用管理中的图像水印保护技术[J].档案学通讯，2010，（05）：72-75.
[5]赖丽丽.进一步加强现代信息技术在高校档案管理中应用的对策思路[J].太原城市职业技术学院学报，2010，（06）：158-159.
[6]郑玉环.浅析信息技术在学校档案管理中的应用[J].中国信息技术教育， 2014（6）：84-85.
关键词：信息技术 学校 档案管理 应用
信息技术的作用在生活生产的各个方面都能得到体现，其中，智能技术的快速发展也逐渐成为每一个行业的主流，尤其是对于整个学校的档案管理而言，通过采取信息技术，不但可以有效提升教学模式效率，而且可以转变教学管理模式，所以，本文主要是将信息技术作为基础，对传统学校之中的档案管理进行剖析，阐释了信息技术对于档案管理的重要作用，并且提出了一些有效的对策解决档案管理之中存在的問题。
一、传统的档案管理之中存在的主要问题分析
传统的档案管理存在比较多的问题，这主要表现在三个方面：第一，档案的更新难度很大，当前，学校的档案管理一般是以卷宗的方式将档案保存下来，尤其需要将档案保存比较长的时间以及档案的数量也较多，这样就导致整个学校的档案管理工作难度较大，并且，保存的档案是纸质的档案，如果长时间保存就会出现虫蛀或者腐烂等问题，这样就让整个档案的管理以及更新工作较为困难。第二，传统的档案管理保密性不高，由于传统的档案管理一般是采取人工的方式，并且档案管理人员的流动性也比较大，在管理档案的过程之中也存在某些意外的情况等，这样就很容易让档案信息泄露，档案资料的安全性以及保密性得不到保障。第三，传统档案查找起来特别困难复杂，在查找相关资料的过程中采取人工方式，工作效率极其低下，这样工作的效率就严重受到影响。
二、信息技术在学校档案管理中的意义
高校档案管理是一项复杂而重要的管理工作。由于大学学院和职能部门的不同，学校档案馆（室）往往在各学院、各职能部门下设兼职档案员，各学院、职能部门兼职档案员又分派到各自单位、部门进行档案的收集管理，形成校园档案管理网络。档案管理中，实现档案管理信息化，促使学校决策更加科学，更符合时代发展要求、档案管理信息化可以实现资源共享以及提升工作效率和质量。
1.信息技术应用档案管理促使决策更加科学。利用信息技术对繁杂的档案进行管理，有利于对档案信息加以数字化建档，从而形成完整的档案信息数据库，决策者在制定决策时，能够快速、高效地应用数据抽调档案，针对决策目的进行筛选，从而为学校做出有利的决策。档案管理信息化改革能够帮助管理者在信息管理的过程中，根据管理目标，下达管理指令，筛选信息从而作出正确的发展决策，早日实现学校档案管理的信息化高效率管理。
2.信息技术应用档案管理更符合时代要求。媒体互联时代，无论在学校、单位还是社会，信息技术在档案管理方面的作为都不容小觑，应用十分广泛。在高校教育教学活动中，多媒体教学和办公自动化等技术的实现离不开信息技术的完善和普及，因此，当前高校大力引进智能化档案管理系统，利用时代环境所能提供的便利，不断完善和更新教学办公设施。
3.信息档案管理具有共享性。共享是时代的主题，也是教学办公发展历程中新的主题。信息技术能有效实现档案管理工作中的资源共享，提高资源利用率，改变传统的档案管理工作中工作内容繁杂的缺点，规避以往寻找-传输-认证档案程序复杂的问题，利用互联式档案管理系统进行操作，创建信息交流平台，最大程度上打破时间与空间的限制，促进校园资讯共享。这一功用不仅完善了校园档案管理的工作模式，也在一定程度上促进了校园资讯网络的整体共享程度。
4.信息技术进行档案管理更加有效率。当前大学行政教师的工作压力较大，负责岗位的日常行政活动之外，有的教师还要承担一定的教学任务。因此，利用先进技术对档案管理的工作方式进行整改是十分有必要的。档案信息化管理有助于实现办公行政互联化，将档案管理平台与校园网对接，教师在电脑前进行操作，快速沟通教学单位、学生和上级领导，提升档案管理工作的质量与水平。
三、实现学校档案管理信息化的措施
在学校的档案管理之中，不能依旧采取传统的管理方式，传统方式效率低下，质量不高，对此应当实现档案管理的信息化，应当建立信息化互联管理平台、加强领导部门重视程度、提高档案信息收录与整理的规范化程度、档案管理应提高管理人员专业素养。
1.建立信息化互联管理平台。首先要建立信息化互联管理平台，增加多媒体档案管理方式，与校园局域网对接成功后，向各个学院和职能部门发送、收集信息，对收集上来的档案材料进行整理归档，方便日后的使用。对于不常使用的档案素材，可以通过信息化互联式管理系统进行数字化存档，保证档案信息在管理期间不被损毁丢弃。信息化互联管理平台的建立有利于加强各学院和各职能部门间的信息共享和交流，将校园行政办公透明化，实现全校阳光办公，减少行政手续过于复杂而造成了管理缺陷。
2.加强领导部门重视程度。要发挥档案管理信息化、自动化的功用，必须要加强学校领导部门的重视程度，提高决策者对档案管理的关注程度，意识到档案建设和信息化改革的重要性，从而投入更多资金帮助校园信息化网络一体化建设。根据当前高校档案管理水平和实际发展情况，建立完善的档案管理系统十分必要，各学院、职能部门信息不通，学生对学校办公行政体系不了解，容易产生档案管理上的诸多问题。
3.提高档案信息收录与整理的规范化程度。要大力引进信息管理类人才，帮助学校建设信息化互联管理平台，提升校园整体的信息化管理水平。要利用信息技术对档案信息的收录与整理进行规范化管理，在网络平台下，统一建立新的档案收入、存档编号制度，为学校内部档案流动和收入建立标准的记录规范，实现档案管理工作的持续性发展。在将纸质档案进行归档的过程中，可以利用网络平台进行数字化备份，防止长时间保存过程中的损毁和丢失，对以往经常出现的缺档、断档现象加以规避，保证信息收录的完整性。
4.档案管理应提高管理人员专业素养。档案管理工作人员专业素养的提升主要依靠两个途径：一是在选择人员入职之前对其所掌握的档案管理知识和计算机能力进行考核，加强入职培训的专业化水平；二是针对从其他岗位调过来的工作人员和工龄较长的老职工，要借助新生力量进行接力式培训，分梯队进行信息化系统的操作学习，促进管理人员整体专业化素质的有效提升。
四、结语
综上所述，在档案管理工作之中，应当逐步实现信息化，传统的档案管理工作存在比较多的问题，不利于整个学校的档案管理工作，为了实现档案管理的信息化，应当建立信息化互联管理平台、加强领导部门重视程度、提高档案信息收录与整理的规范化程度以及提高管理人员专业素养。
参考文献：
[1]王雅丹.浅析电子信息技术在工程档案管理中的应用的特点及优势[J].信息系统工程，2017，（01）：36.
[2]王晓燕.新媒体技术在推动档案管理信息化进程中的应用分析[J].中国培训，2016，（18）：95.
[3]刘健美.浅谈新形势下信息技术在高校档案管理工作中的应用[J].市场论坛，2012，（07）：74-75.
[4]朱学芳.数字档案信息开发及应用管理中的图像水印保护技术[J].档案学通讯，2010，（05）：72-75.
[5]赖丽丽.进一步加强现代信息技术在高校档案管理中应用的对策思路[J].太原城市职业技术学院学报，2010，（06）：158-159.
[6]郑玉环.浅析信息技术在学校档案管理中的应用[J].中国信息技术教育， 2014（6）：84-85.