探讨基于财务共享的企业会计内部控制问题

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  目前,我国很多企业扩大经济效益,开始将财务共享中心模式应用过来。通过财务共享模式的构建,可以集中管理财务核算等诸多业务,财务成本得到降低,管理效率得到提高。但受内外因素的综合作用,也有一系列会计内部控制问题出现,影响到财务共享模式作用的发挥。针对这种情况,企业需切实强化会计内部控制工作,消除潜在的各种风险隐患,促使企业的可持续发展得到保证。
  过去企业能够有效辨认与控制内部风险,但财务共享中心构建后,显著改变了企业的内部框架与运营方式,会计内控风险点、控制点等出现了较大的变化。针对这种情况,企业需结合财务共享的运行特征,深入分析企业内部风险问题,制定完善的会计内部控制策略,最大程度控制与规避风险问题。
  一、企业会计内部控制中财务共享的作用
  (一)成本得到降低
  通过财务共享中心的构建,可以规范化、标准化处理会计业务,这样直接成本得到显著降低,财务管理质量也得到提高。
  (二)风险管控能力得到增强
  通过财务共享模式的构建,企业能够科学规划整体发展战略,显著增强了事前控制功能。同时,基于信息化技术的支持,信息孤岛现象得到打破,企业能够实时、全面了解各个子公司的经营状况,针对可能出现的风险问题,提前采取控制、防范策略,促使企业的风险管控能力得到提高。
  (三) 会计信息实时传递得到实现
  过去企业内部需层层上报会计信息,不仅影响到信息传递效率,还容易有信息失真等诸多不良问题出现。而通过财务共享模式的构建,基于ERP系统的支持,财务部门即可规范梳理信息传递流程,促使信息传递效率得到提高,透明度得到增强。
  (四)综合竞争力得到增强
  企业综合竞争力的提高以及可持续发展目标的实现,直接受决策科学性的影响。通过财务共享模式的构建,能够推动企业会计的转型,将决策支持功能全面发挥出来,帮助管理人员制定出更加合理的决策,从而加快企业的发展步伐。
  二、财务共享模式下企业的内部控制风险
  (一)组织架构变动风险
  过去各个分公司结合实际情况,自主制定经营计划,分公司的财务人员也能够充分了解财务状况。而财务共享模式实施下去后,分公司的基础账务处理工作由共享中心统一处理,这样将会改变原来的组织架构,重新界定人员的职能。企业若不能够科学划分人员的职责权限,合理构建新组织架构,将会严重影响到共享模式的运行效果,难以保障财务信息质量。
  (二)财务流程再造风险
  为满足财务共享模式的运行需求,要将子公司的诸多业务流程取消掉,以此来统一处理相关业务。这样重新构造业务流程,各个部门需经过一段时期的过渡,方可以完全适应与消化新的业务流程。同时,子公司要对相关业务单元进行变更,受诸多因素综合影响,难免会有一定的疏漏、错误等出现,进而影响到会计信息的完整性与准确性,导致风险问题的发生。
  (三)人员变革风险
  成功构建财务共享模式后,大批量业务需由会计人员集中处理,本种模式会集中财务风险,对员工的职业道德提出了较高的要求。同时,这些业务涵盖了不同地区的分公司,要求工作人员能够对信息综合分析。虽然业务处理的标准化程度得到提高,但作业过程固化现象严重,员工倦怠心理很容易出现,进而提高错误率。且部分企业不具备完善的晋升渠道,员工稳定性较差,不仅企业培训成本大幅度增加,潜在财务风险也随之增多。
  (四)信息沟通风险
  财务共享模式下,共享中心的财务人员需要与其他地区的业务人员进行沟通和交流。虽然基于信息化的支持,远距离沟通可以便捷实现。但部分员工出于节约时间、降低工作量等考虑,即便遇到了问题,也不能够主动沟通和交流,导致沟通风险随之出现。
  三、基于财务共享的企业会计内部控制策略
  (一)优化内部环境
  首先,完善人才培养机制。共享中心的员工不能够深入了解前端业务,再加上工作模式单一等因素的综合作用,导致部分员工的工作积极性丢失,流动率较高,这样就难以保证工作质量。针对这种情况,企业要将以人为本的理念树立起来,科学规划员工晋升渠道,积极解决员工工作、生活中的各种难题,促使员工的归属感得到增强,工作积极性得到激发。要结合实际情况,可将换岗制度构建起来,鼓励员工对其他类型的岗位进行接触,这样能够帮助员工对财务共享模式的运作流程充分掌握。其次,落实绩效考核制度。员工工作积极性直接受到绩效评价体系的影响,若绩效评价体系不够科学,员工将容易有懈怠心理产生。因此,企业要结合财务共享模式的运行要求,对绩效考核指标合理制定,将战略目标加入到考核体系当中。同时,综合运用定性、定量等方式设定指标,促使绩效考核评价的客观性、全面性得到保证。
  (二)完善风险评估体系
  首先,要将风险评价分析指标确定下来。一般情况下,可从内部风险、外部风险两个方面划分财务共享中心面临的风险类型。业务风险、管理风险等是内部风险的主要组成,而法律风险、政策风险则是外部风险的具体表现。企业要结合实际情况,全面调查子公司的业务开展情况,细化风险评估指标,合理分级不同类型的风险,进而将风险防范措施制定出来。其次,要将财务风险预警机制构建起来。为更加高效的应对和防范各种风险问题,企业需对风险预警机制进行构建。相关人员需对风险来源进行评估,合理确定风险预警指标。一旦潜在风险超出预警指标,即需采取针对性的检测、防范策略。为保证风险预警机制的稳定运行,相关人员要科学维护财务预警机制,定期整理各种反馈信息,结合企业发展状况的改变,对风险预警指标合理调整和修改。
  (三) 优化控制流程
  首先,收入确认。本环节实施过程中,要严格审核合同内容,充分关注合同、票据内容的完整性,保证与公司规定要求所符合。要仔细验收客户支付票据,财务人员需将付款请求及时发送出去,且对客户付款状态实时关注。要密切联系业务人员,避免出现已付款未发货等诸多不良现象,进而影响到企业业务流程的正常运行。此外,要规范归档各类文件,通过完整保存相关资料,能够更加高效的维护客户,促进后续审计工作的顺利开展。其次,费用报销。部分企业拥有繁杂的报销流程,导致费用报销效率大打折扣,因此,要逐步改善费用报销流程。分公司对发票成功获取后,要将费用报销申请提交上去,扫描原始票据,向共享中心上传。财务人员要严格审核报销内容与合理性,及時向防卫税控系统进行传输和检验。之后,报销经过审核的费用。这样不仅费用报销流程可以得到简化,也可避免有虚假报销等不良问题出现。再次,应收账款。目前收款方式日趋丰富,微信、支付宝等应用频率在逐步提高。因此,收款流程优化过程中,企业也需对微信、支付宝等新型收款方式进行优化和规范,促使收款业务流程的科学性得到增强。销售意向达成之后,业务人员需对销售合同进行规范拟定,向系统中及时提交。经过相关人员审批后,系统分类存储这些资料。仓库管理人员依据合同内容,做好出库工作。财务共享系统向业务人员及时反馈发货信息。之后,应收模块人员对销售合同进行严格审核,没有问题后,向客户邮寄发票。客户成功付款之后,子公司业务人员要影像扫描收款信息,提交给财务人员。若客户采取微信、支付宝等付款方式,子公司业务人员要通过扫描相关凭证,将收款报账单提交于系统中。最后,应付账款。针对企业的采购需求,采购人员要及时提交采购申请,明确采购内容、数量等诸多细节信息。子公司的负责人、业务经理等进行审批过后,向共享中心进行上传。共享中心人员分类登记这些采购事项,将应付往来凭证等生成出来。
  (四) 强化信息沟通
  首先,增强部门联系。为促使财务共享模式得到高效运行,帮助业务人员能够全面了解财务工作流程,企业需于内部大力宣传财务知识,将财务政策等及时传递给业务人员。要定期组织教育培训活动,促使业务人员可以全面理解、熟练应用财务政策,实时共享财务信息。同时,财务共享中心需积极联系供应商、税务机关等相关主体,对最新政策及时了解,这样各项业务处理的合规性、合法性能够得到保证,有效规避政策风险与法律风险。其次,建设沟通渠道。企业既需要优化正式沟通渠道,又需要将非正式沟通路径构建起来,这样能够对员工的工作态度、情绪等及时了解,进而制定针对性的疏导策略,避免影响到业务的正常运行。要激励员工结合财务共享模式的运行成效,提出个人的意见和见解,进而及时优化运行体系,促使财务共享模式的运行效果得到改善。
  (五)强化监督
  现阶段财务共享模式下,企业审计工作的滞后性较强,难以提前介入和应对风险问题。针对这种情况,企业可将审计跟踪模式构建起来,依据时效性、重要性差异合理划分审计工作。部分业务内容重要度较高,且时间紧迫,可将跟踪审计方式应用下去。业务人员要在系统中及时更新业务的开展状况,审计人员则基于系统的支持,对业务进程实时监督,这样能够及时发现潜在的风险隐患,避免问题的扩大化。
  四、结语
  综上所述,财务共享模式为企业会计转型、企业整体发展提供了良好的促进作用,显著提高了企业财务工作整体效率和质量。但财务共享模式构建运行过程中,也有诸多的风险问题出现。因此,企业需全面了解财务共享模式运行中的风险隐患,加大会计内部控制力度,规避风险的不利影响。
  (作者单位:宁夏财经职业技术学院)
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