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编辑文档时,尤其是在PPT演示文稿中,大家都喜欢追求图文并茂。而当文档中有大量图片时,文档的个头就小不了。此时,该如何有效控制文档的大小呢?以下就是让文档自动“减肥”的两个方法。
保存时自动压缩图片
为了自动减小包含有图片文档的大小,PowerPoint提供了在保存时自动执行图片压缩的功能,使用方法如下:
1 打开需要自动压缩图片的PPT演示文稿,并选中文稿中的任意一张图片。
2 在“图片工具”的“格式”选项卡,单击“调整”组的“压缩图片”,然后单击“选项”按钮。
3 选中“保存时自动执行基本压缩”复选框,单击“确定”按钮。
之后,对于上述文档,每次执行保存操作时,PowerPoint会自动对图片进行压缩,从而可以有效发地减小文档。以上操作对Word文档、Excel工作表同样适用。且操作完全相同。
关闭时压缩数据库
许多人喜欢使用Access管理数据库。对数据库而言,当你从其中删除数据时,只是将这些数据打上删除标记。所以,虽然你已经看不到这些数据,但它们却实实在在地仍存在于数据库之中。正因为此,Access数据库文件个头在经过多次编辑后会不断增加。要物理删除不再需要的数据,需要你手动进行压缩操作。如果你感觉手动压缩有些不便,那么以下操作可以令压缩自动化:
1 打开需要自动压缩的Access数据库,然后单击“Microsoft Office按钮”,再单击“Access选项”。
2 单击“当前数据库”选项卡,然后在“应用程序选项”下,选中“关闭时压缩”复选框,单击“确定”按钮。
3 当看到“必须关闭并重新打开当前数据库,指定选项才能生效”的提示时,单击“确定”按钮即大功告成。
此后,在关闭Access数据库时就会自动压缩和修复数据库。压缩Access文件将制作文件副本并重新组织文件在磁盘上的存储方式,这除可以减小文件大小外,还可以优化Access数据库。以上操作以MS Office 2007为例,对MSOffice 2003来说,具体操作有所不同,请注意所用Ms Office版本。
王 杰
保存时自动压缩图片
为了自动减小包含有图片文档的大小,PowerPoint提供了在保存时自动执行图片压缩的功能,使用方法如下:
1 打开需要自动压缩图片的PPT演示文稿,并选中文稿中的任意一张图片。
2 在“图片工具”的“格式”选项卡,单击“调整”组的“压缩图片”,然后单击“选项”按钮。
3 选中“保存时自动执行基本压缩”复选框,单击“确定”按钮。
之后,对于上述文档,每次执行保存操作时,PowerPoint会自动对图片进行压缩,从而可以有效发地减小文档。以上操作对Word文档、Excel工作表同样适用。且操作完全相同。
关闭时压缩数据库
许多人喜欢使用Access管理数据库。对数据库而言,当你从其中删除数据时,只是将这些数据打上删除标记。所以,虽然你已经看不到这些数据,但它们却实实在在地仍存在于数据库之中。正因为此,Access数据库文件个头在经过多次编辑后会不断增加。要物理删除不再需要的数据,需要你手动进行压缩操作。如果你感觉手动压缩有些不便,那么以下操作可以令压缩自动化:
1 打开需要自动压缩的Access数据库,然后单击“Microsoft Office按钮”,再单击“Access选项”。
2 单击“当前数据库”选项卡,然后在“应用程序选项”下,选中“关闭时压缩”复选框,单击“确定”按钮。
3 当看到“必须关闭并重新打开当前数据库,指定选项才能生效”的提示时,单击“确定”按钮即大功告成。
此后,在关闭Access数据库时就会自动压缩和修复数据库。压缩Access文件将制作文件副本并重新组织文件在磁盘上的存储方式,这除可以减小文件大小外,还可以优化Access数据库。以上操作以MS Office 2007为例,对MSOffice 2003来说,具体操作有所不同,请注意所用Ms Office版本。
王 杰