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摘要：现如今随着大数据以及人工智能技术的发展，我国经济实力突飞猛进，促进了各型企业内部工作体系健全、完善，对财务会计档案的管理也变得更加亟待。本文就智能化财务会计档案的建设研究做出一些探讨，为企业财务高效发展提供一些有效性建议。
关键词：会计档案;智能化;管理
一、财务会计档案管理的背景
财务会计档案就是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。在企事业单位中妥善管理财务会计档案是十分重要的。从21世纪开始，智能化和信息化的大浪潮涌动，随着互联网、大数据以及人工智能技术的发展，传统繁冗的纸质财务会计档案时期渐渐逝去，国家财政部从2016年 1月 1日起开始实行的修订后《会计档案管理办法》，肯定了电子会计档案的法律效力。目前，会计凭证的获取、报销、入账以及归档都可以实现电子化管理。但由于会计档案种类多样，会计信息丰富复杂，企事业单位在管理过程中面临着很多问题，在这个基础上，建立一个系统化智能化的财务会计档案是未来发展趋势。
二、传统财务会计档案管理与智能化财务会计档案的比较
1. 相同点：一是主要工作模式相同。管理财务会计档案都是对会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计报告进行系统化整理，对会计资料进行周期化保存，并且根据国家档案管理办法对达到年度需要销毁的资料进行销毁。二是遵循的准则相同。不管是传统会计档案管理还是智能化财务管理都是要依据中华人民共和国财政部颁布的《会计档案管理办法》来对会计档案进行有效管理和利用。
2. 区别：一是传统财务会计档案一旦生成也就无法随意更改，它的所有资料已经确定，审核过程中企业发生一笔账务错误就要去填制新的凭证去冲销再填制一张正确的凭证，随之而来的就是修改账簿修改报表;智能化财务会计档案直接在一个完备的系统里操作，如果选择删除凭证录入新的凭证，后面的操作系统会自动更新;对于达到年限需要清理的档案资料，也直接在系统删除。二是传统会计档案是的流程是分步骤进行的，首先财务人员要做基础的制单制表工作，再由管理人员进行汇总形成档案;智能化财务管理系统是流动性的，财务会计档案直接在系统进行录入再输出到下一环节，最后系统自动形成档案，不用去分步进行。
三、智能化财务会计档案构建必要性
1. 有效减轻企事业单位负担
企事业单位从会计凭证到会计账簿最后到财务报告都需要对各类档案进行分类汇总，凭证又有原始凭证和记账凭证，账簿又可以细分为明细账和总账，对各级别会计资料进行系统完善地规整是消耗很大的人力以及时间的。建立智能化财务会计档案管理系统，可以准确、高效地将各类会计档案整理和保存，财务工作人员只需在系统里进行审核凭证是否齐全，不用去翻找查阅浪费太多时间，不需要配置多种财务工作人员;另外，系统存储档案都是按时间进行保存，对于要销毁的档案能够更好地清查，在很大程度上减轻企事业单位的负担。
2. 为企业单位提供安全保障
在经济迅猛发展的时代里，推崇“业财融合”是当代企业财务发展的新理念，企业财务工作人员就是对企业过去发生的经济活动来对未来的市场发展进行决策。根据会计资料来对下年度的资金做出预算，对税收进行筹划，对成本进行控制，企业会计档案很大程度上是企业的命脉。纸质的财务会计档案不仅存储占空间，遇到某些恶劣环境，妥善保存也是问题，并且某些工作人员看管不安全，纸质文档窃取起来容易。智能化会计档案系统有效解决这类问题，利用计算机的程序我们对系统进行加密处理，保证信息资料完整性和安全性。
3. 加强档案管理办法系统化
尽管企事业单位有《会计档案管理办法》作为依据，也有《会计法》和《档案法》作为法律支撑，但企事业单位没有‘会计档案法’作为约束，部分企业对会计档案管理不重视，他们会从前两个法律之间找空子，即使准则有要求，但高层没有严格执法，导致会计档案管理依然很混乱，系统化的财务档案管理系统就可以解决这个问题，用严格地管理模式将会计档案进行有条不紊地分类与保存，规范企事业单位的档案管理。
四、建设智能化财务会计档案的需求条件
1. 从宏观体系构成来看
本着“大众创业万众创新”的理念，智能化财务会计档案系统是覆盖计算机学、会计学、经济学以及税收学等各个学科于一体的系统，通过这个系统财务工作人员可以从电子记账到完成审核、主管签字、完成年度财务报告、最后输出符合国家标志归档格式的会计资料一体化，广泛应用该系统会推动互联网经济的发展，利用电子计算机代替以前的各种纸质，减轻资源消耗，也形成了绿色会计理念。
2. 从人力资源管理上看
現阶段大部分企事业单位的财务会计档案都是专人看管，他们要对会计档案进行标签、分类、整理，不仅花费时间长、工作效率低出错率还高，智能化财务会计档案不再需要传统的管理人员;只要懂得一定的计算机知识，在系统里进行操作，保障资料能否有效完全被系统接收，对接收传送过程中遇到的问题进行处理即可;另一方面，相关部门要制定一些措施，加强对工作人员的管理，不仅在工作中要对财务会计档案进行严格审查和保管，遇到问题严格执法处理，也要定期给他们输送一定的思想教育，防止他们心思不正，保证会计档案的安全性。
3. 从系统建立来看
智能化财务会计档案要采取各种手段来加强安全性，一是设立密码处理，财务工作者要输入两级密码口令才能进入系统，防止密码被轻易窃取电脑被他人使用;二是该系统只配置在专门负责管理的工作人员电脑以及高层领导的电脑上，保证信息传递的隐私和数据源的真实;三是企业要对系统进行防病毒设置，在这个被计算机病毒侵扰的社会，我们要建立高级防病毒装置，避免被黑客侵入数据库，防止病毒影响会计资料;四是要对资料进行备份处理，进行备份处理有利于保证数据的完整性，如果遇到数据库被破坏或是硬盘损坏的情况下，备份文件就能快速解决问题。 五、建设智能化财务会计档案管理系统的优缺点
1. 优点
1.1 为社会培养复合型人才
现代的科技高速发展所带来的直接影响就是信息在日新月异地更新，信息量变得无比庞大，社会缺少的是各方面素质优秀的复合型人才。智能化财务会计档案系统就是在为社会输送懂得计算机处理技术、明白大数据知识、知晓财务工作的复合型人才。第一他们的思维模式就与普通人才不同，一方面注重创新思考，面临的很多财务问题有自己独立的见解，也能从别人的角度想问题，具有大局意义;另一方面他们注重理论与实践相结合，发扬“业财融合”的理念，推动企事业单位财务决策管理;第二他们的能力相对出众，知识涉猎范围广，学习较为主动，对新技术的接受能力更强，被社会广泛需求。
1.2 为企业减轻成本
一是智能化财务会计档案管理系统能结合强大的互联网技术准确地进行资料录入、信息对接档案传送等工作，排除管理工作者人为造成的错误和损失;二是利用会计档案管理系统能有效地减少企事业单位对财务工作人员资源的需求，减轻了企业的成本;三是不用设立专门的空间去安放陈旧的会计资料，对要销毁的会计档案直接在系统进行操作，排除档案因为受寒受潮需要修复所发生的成本;四是企业直接用电脑记录和保存会计资料，不用花费很多纸质档案去存档，减小了一笔很大的成本。
1.3 提高企业工作效率
智能化财务会计档案管理系统就像一个灵动地机器人，首先它可以连续长时间地工作不会感到疲倦，其次对任何年度的会计档案都可以精准快速地检索，对于管理工作者来说就会花费大量的时间。它们可以自动去审查一些结账、银行对账单等基础的工作，不管多么繁琐，数字多么复杂，都可以在短时间内做出批阅，大大提高了企业的工作效率。
1.4 规范企业工作制度
智能化财务管理系统用它的高标准、大数据对所有档案进行记录与储存，代替了‘财务人员先记账，管理人员再汇总’的模式，解决了部分企业财务部“一职多用”的情况;由于系统强大的数据清查功能以及它特定的识别功能加上机器带动人力的工作效率更高，財务人员在对经济业务录凭证的时候就会更加谨慎，严格规范按照会计准则来，规范了企业财务人员的工作制度
2. 缺点
2.1 系统建立耗费高
传统的会计档案管理只需要财务部工作人员去整理审核，再使用一些固定资产去储存会计资料;智能化会计档案管理系统的建立首先就需要联系各类学科，再利用各种技术、专利技术把强大的数据库建立起来。互联网时代，越来越多懂得高科技的不法分子利用自己的本领取窃取企业的财务机密，因此对于加强系统安全管理建设要求更高，我们会采用先进的系统和高超的技术去防患于未然，但同时建成该系统消耗的成本就更大。
2.2 广泛应用该系统较难
改革开放以来，中国经济高速发展，但涌现在市场上的更多的是中小型企业，加上很多高校鼓励大学生积极创业，对他们予以一定的支持和补助，但大多数都是小规模企业，他们对于会计档案管理并不十分重视，企业所发生的经济活动不够多，导致现阶段很多企业无需使用专门的智能化财务管理系统。在他们的传统的思维认知里，也可能认为现阶段企业只需要实现财富最大化，何必去消费一笔经费构建该系统，普及智能化会计档案系统较为困难。
2.3 可修复性较差
信息化时代，数据库是不法分子入侵的重要目标。在智能化财务会计档案管理系统中，企业所有的会计资料都在电脑的数据库里，即使安全保障力度大，加上系统的加密处理技术过硬，但不排除数据库被恶意攻击的情况，一旦数据库被损坏，数据库修复技术本身就很难，加上还要对系统进行初始化，如果企业没有对所有的会计资料进行二次备份，基本上所有的档案也就丢失了，对企业的损失较大。
2.4 导致社会管理人员需求减少
智能化财务会计档案管理系统只要将资料储存在数据库并加以备份就可以完整保存很久，不用进行档案规整它代替了简单的管理人员的工作，可能让传统管理人员面临着失业，给档案管理工作者带来了巨大的挑战。
（六）结语
总而言之，智能化财务会计档案管理系统给企事业单位带来了很多便利的同时也给绝大多数人的思维带来了冲击，目前的绝大多数企事业单位会计档案管理还是保持传统的档案管理，为了跟上时代的发展，企业要采取一定的措施慢慢改革，从渐渐应用无纸化档案到应用智能化财务会计管理系统指日可待。
参考文献：
[1]赵海云，探究财务会计档案信息化管理建设[J].纳税，2018（30）.
[2]任怡，浅谈事业单位会计档案管理[J].机电兵船档案，2014（10）.
基金项目名称：2019安徽省大学生创新创业训练项目“对财务会计档案管理智能化的研究”（s201910383353）
关键词：会计档案;智能化;管理
一、财务会计档案管理的背景
财务会计档案就是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。在企事业单位中妥善管理财务会计档案是十分重要的。从21世纪开始，智能化和信息化的大浪潮涌动，随着互联网、大数据以及人工智能技术的发展，传统繁冗的纸质财务会计档案时期渐渐逝去，国家财政部从2016年 1月 1日起开始实行的修订后《会计档案管理办法》，肯定了电子会计档案的法律效力。目前，会计凭证的获取、报销、入账以及归档都可以实现电子化管理。但由于会计档案种类多样，会计信息丰富复杂，企事业单位在管理过程中面临着很多问题，在这个基础上，建立一个系统化智能化的财务会计档案是未来发展趋势。
二、传统财务会计档案管理与智能化财务会计档案的比较
1. 相同点：一是主要工作模式相同。管理财务会计档案都是对会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计报告进行系统化整理，对会计资料进行周期化保存，并且根据国家档案管理办法对达到年度需要销毁的资料进行销毁。二是遵循的准则相同。不管是传统会计档案管理还是智能化财务管理都是要依据中华人民共和国财政部颁布的《会计档案管理办法》来对会计档案进行有效管理和利用。
2. 区别：一是传统财务会计档案一旦生成也就无法随意更改，它的所有资料已经确定，审核过程中企业发生一笔账务错误就要去填制新的凭证去冲销再填制一张正确的凭证，随之而来的就是修改账簿修改报表;智能化财务会计档案直接在一个完备的系统里操作，如果选择删除凭证录入新的凭证，后面的操作系统会自动更新;对于达到年限需要清理的档案资料，也直接在系统删除。二是传统会计档案是的流程是分步骤进行的，首先财务人员要做基础的制单制表工作，再由管理人员进行汇总形成档案;智能化财务管理系统是流动性的，财务会计档案直接在系统进行录入再输出到下一环节，最后系统自动形成档案，不用去分步进行。
三、智能化财务会计档案构建必要性
1. 有效减轻企事业单位负担
企事业单位从会计凭证到会计账簿最后到财务报告都需要对各类档案进行分类汇总，凭证又有原始凭证和记账凭证，账簿又可以细分为明细账和总账，对各级别会计资料进行系统完善地规整是消耗很大的人力以及时间的。建立智能化财务会计档案管理系统，可以准确、高效地将各类会计档案整理和保存，财务工作人员只需在系统里进行审核凭证是否齐全，不用去翻找查阅浪费太多时间，不需要配置多种财务工作人员;另外，系统存储档案都是按时间进行保存，对于要销毁的档案能够更好地清查，在很大程度上减轻企事业单位的负担。
2. 为企业单位提供安全保障
在经济迅猛发展的时代里，推崇“业财融合”是当代企业财务发展的新理念，企业财务工作人员就是对企业过去发生的经济活动来对未来的市场发展进行决策。根据会计资料来对下年度的资金做出预算，对税收进行筹划，对成本进行控制，企业会计档案很大程度上是企业的命脉。纸质的财务会计档案不仅存储占空间，遇到某些恶劣环境，妥善保存也是问题，并且某些工作人员看管不安全，纸质文档窃取起来容易。智能化会计档案系统有效解决这类问题，利用计算机的程序我们对系统进行加密处理，保证信息资料完整性和安全性。
3. 加强档案管理办法系统化
尽管企事业单位有《会计档案管理办法》作为依据，也有《会计法》和《档案法》作为法律支撑，但企事业单位没有‘会计档案法’作为约束，部分企业对会计档案管理不重视，他们会从前两个法律之间找空子，即使准则有要求，但高层没有严格执法，导致会计档案管理依然很混乱，系统化的财务档案管理系统就可以解决这个问题，用严格地管理模式将会计档案进行有条不紊地分类与保存，规范企事业单位的档案管理。
四、建设智能化财务会计档案的需求条件
1. 从宏观体系构成来看
本着“大众创业万众创新”的理念，智能化财务会计档案系统是覆盖计算机学、会计学、经济学以及税收学等各个学科于一体的系统，通过这个系统财务工作人员可以从电子记账到完成审核、主管签字、完成年度财务报告、最后输出符合国家标志归档格式的会计资料一体化，广泛应用该系统会推动互联网经济的发展，利用电子计算机代替以前的各种纸质，减轻资源消耗，也形成了绿色会计理念。
2. 从人力资源管理上看
現阶段大部分企事业单位的财务会计档案都是专人看管，他们要对会计档案进行标签、分类、整理，不仅花费时间长、工作效率低出错率还高，智能化财务会计档案不再需要传统的管理人员;只要懂得一定的计算机知识，在系统里进行操作，保障资料能否有效完全被系统接收，对接收传送过程中遇到的问题进行处理即可;另一方面，相关部门要制定一些措施，加强对工作人员的管理，不仅在工作中要对财务会计档案进行严格审查和保管，遇到问题严格执法处理，也要定期给他们输送一定的思想教育，防止他们心思不正，保证会计档案的安全性。
3. 从系统建立来看
智能化财务会计档案要采取各种手段来加强安全性，一是设立密码处理，财务工作者要输入两级密码口令才能进入系统，防止密码被轻易窃取电脑被他人使用;二是该系统只配置在专门负责管理的工作人员电脑以及高层领导的电脑上，保证信息传递的隐私和数据源的真实;三是企业要对系统进行防病毒设置，在这个被计算机病毒侵扰的社会，我们要建立高级防病毒装置，避免被黑客侵入数据库，防止病毒影响会计资料;四是要对资料进行备份处理，进行备份处理有利于保证数据的完整性，如果遇到数据库被破坏或是硬盘损坏的情况下，备份文件就能快速解决问题。 五、建设智能化财务会计档案管理系统的优缺点
1. 优点
1.1 为社会培养复合型人才
现代的科技高速发展所带来的直接影响就是信息在日新月异地更新，信息量变得无比庞大，社会缺少的是各方面素质优秀的复合型人才。智能化财务会计档案系统就是在为社会输送懂得计算机处理技术、明白大数据知识、知晓财务工作的复合型人才。第一他们的思维模式就与普通人才不同，一方面注重创新思考，面临的很多财务问题有自己独立的见解，也能从别人的角度想问题，具有大局意义;另一方面他们注重理论与实践相结合，发扬“业财融合”的理念，推动企事业单位财务决策管理;第二他们的能力相对出众，知识涉猎范围广，学习较为主动，对新技术的接受能力更强，被社会广泛需求。
1.2 为企业减轻成本
一是智能化财务会计档案管理系统能结合强大的互联网技术准确地进行资料录入、信息对接档案传送等工作，排除管理工作者人为造成的错误和损失;二是利用会计档案管理系统能有效地减少企事业单位对财务工作人员资源的需求，减轻了企业的成本;三是不用设立专门的空间去安放陈旧的会计资料，对要销毁的会计档案直接在系统进行操作，排除档案因为受寒受潮需要修复所发生的成本;四是企业直接用电脑记录和保存会计资料，不用花费很多纸质档案去存档，减小了一笔很大的成本。
1.3 提高企业工作效率
智能化财务会计档案管理系统就像一个灵动地机器人，首先它可以连续长时间地工作不会感到疲倦，其次对任何年度的会计档案都可以精准快速地检索，对于管理工作者来说就会花费大量的时间。它们可以自动去审查一些结账、银行对账单等基础的工作，不管多么繁琐，数字多么复杂，都可以在短时间内做出批阅，大大提高了企业的工作效率。
1.4 规范企业工作制度
智能化财务管理系统用它的高标准、大数据对所有档案进行记录与储存，代替了‘财务人员先记账，管理人员再汇总’的模式，解决了部分企业财务部“一职多用”的情况;由于系统强大的数据清查功能以及它特定的识别功能加上机器带动人力的工作效率更高，財务人员在对经济业务录凭证的时候就会更加谨慎，严格规范按照会计准则来，规范了企业财务人员的工作制度
2. 缺点
2.1 系统建立耗费高
传统的会计档案管理只需要财务部工作人员去整理审核，再使用一些固定资产去储存会计资料;智能化会计档案管理系统的建立首先就需要联系各类学科，再利用各种技术、专利技术把强大的数据库建立起来。互联网时代，越来越多懂得高科技的不法分子利用自己的本领取窃取企业的财务机密，因此对于加强系统安全管理建设要求更高，我们会采用先进的系统和高超的技术去防患于未然，但同时建成该系统消耗的成本就更大。
2.2 广泛应用该系统较难
改革开放以来，中国经济高速发展，但涌现在市场上的更多的是中小型企业，加上很多高校鼓励大学生积极创业，对他们予以一定的支持和补助，但大多数都是小规模企业，他们对于会计档案管理并不十分重视，企业所发生的经济活动不够多，导致现阶段很多企业无需使用专门的智能化财务管理系统。在他们的传统的思维认知里，也可能认为现阶段企业只需要实现财富最大化，何必去消费一笔经费构建该系统，普及智能化会计档案系统较为困难。
2.3 可修复性较差
信息化时代，数据库是不法分子入侵的重要目标。在智能化财务会计档案管理系统中，企业所有的会计资料都在电脑的数据库里，即使安全保障力度大，加上系统的加密处理技术过硬，但不排除数据库被恶意攻击的情况，一旦数据库被损坏，数据库修复技术本身就很难，加上还要对系统进行初始化，如果企业没有对所有的会计资料进行二次备份，基本上所有的档案也就丢失了，对企业的损失较大。
2.4 导致社会管理人员需求减少
智能化财务会计档案管理系统只要将资料储存在数据库并加以备份就可以完整保存很久，不用进行档案规整它代替了简单的管理人员的工作，可能让传统管理人员面临着失业，给档案管理工作者带来了巨大的挑战。
（六）结语
总而言之，智能化财务会计档案管理系统给企事业单位带来了很多便利的同时也给绝大多数人的思维带来了冲击，目前的绝大多数企事业单位会计档案管理还是保持传统的档案管理，为了跟上时代的发展，企业要采取一定的措施慢慢改革，从渐渐应用无纸化档案到应用智能化财务会计管理系统指日可待。
参考文献：
[1]赵海云，探究财务会计档案信息化管理建设[J].纳税，2018（30）.
[2]任怡，浅谈事业单位会计档案管理[J].机电兵船档案，2014（10）.
基金项目名称：2019安徽省大学生创新创业训练项目“对财务会计档案管理智能化的研究”（s201910383353）