别具“意匠”的ERP之路

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  唐·杜甫《丹青引赠曹将军霸》诗:
  诏谓将军拂绢素,意匠惨淡经营中。
  斯须九重真龙出,一洗万古凡马空。
  这段话的意思是,皇帝下令曹霸画马,经过“意匠”的“惨淡经营”(精心经营的意思),当马画成时,一切自然界的马和他所画的马比较起来,都成为“凡马”而相形见绌。因此,如今我们常常用“意匠”来形容经过巧妙构思,而超脱自然意境的美术作品,意匠工艺美术的取名即来源于此。
  工艺行业面向订单的生产模式,让工艺企业十分注重产品创新和质量,以及快速满足客户需求。而这要求企业做到两点:一、面向订单的快速反應,包括快速报价、采购、安排生产、出货等。二、有效控制库存,工艺行业的特点,开发的产品数量众多,更新率较高,库存量居高不下,影响企业的盈利能力和长远发展。因此,工艺企业常常借助信息化实现对企业采购和销售作业流程的全程控制,提升企业反应速度,并有效控制和降低库存量。
  正航软件作为台湾最大中小企业管理软件厂商,16年持续经营,已积累了6万多家中小企业用户服务经验的,自2001年进入大陆市场以来,已创造涵盖电子、五金、机械、工艺美术等数十个行业1000家以上用户,其中,工艺美术行业作为正航软件重点关注的行业之一,已先后和十数家用户进行合作。
  
  “构思巧妙”的系统规划
  
  多数和正航软件合作的工艺美术企业,在和正航合作之前,其信息化基础比较薄弱,意匠工艺当时的状况为:已经基本架设了局域网,人员对于计算机应用也比较熟练,多数报表均采用EXCEL表格处理,此前从未应用过管理软件,只有产成品有编码规则,原物料、半成品、客户、厂商等均未设定编码原则。针对这种状况,正航顾问团队决定将系统规划采用三步走的实施策略。
  第一步,管理层以及应用者的ERP培训,使他们掌握ERP的基本原理和管理思想。
  第二步,需求分析,由高层领导和各部门负责人对现行管理的业务流程和存在的问题进行评议和诊断,找出问题,用书面形式确认预期目标,并规定评价实现目标的标准。
  第三步,经过和用户各部门充分沟通之后,正航顾问团队整理出上述信息化的主要需求,并提出合理的解决方案。
  
  “惨淡经营”的系统实施
  
  再好的规划蓝图,也需要精心的经营,才能实现预期的目标,而系统实施也需要发挥当年曹将军“惨淡经营”的精神,兢兢业业,以保障实施的效果。2005年6月,系统实施正式开始。项目实施严格按照正航软件ckey实施方法论进行,ckey实施方法论是正航软件16年,6万家用户实施服务经验总结出来的快速、标准的ERP实施循环。ckey实施方法论遵循服务专业化、文档标准化、流程标准化、时效标准化的实施规范,提高实施控制力度,加快实施进程。
  正航软件选中的是用户信息化建设的核心环节——采购。因为,正航软件以及用户管理层一致认为。在现今市场竞争激烈的今天,要开源,首先必须节流,而采购时企业资金流出的出口,因此,中小企业首先必须规范采购管理。因此,通过用户领导层的强力支持下,项目实施从控制采购权限开始,设置每一个采购员的采购物料范围和支付权限,同时规定超过限额的审批层次和权限,以规范采购管理。这些首先获得了各个部门负责人的认可,因为软件的试运行理顺了采购流程,加快了采购速度,同时降低了采购过程所产生的成本。
  其次,系统得试运行也获得了采购部门员工的认可。通过产品结构和物料清单,定义了每个物料的期量标准,把销、产、供这企业的三项主要业务信息集成起来,同步地将生产计划和采购计划一次生成。如果需求有了变化,不需半个小时,就能把上千种物料的计划重新编排。通过ERP物料分类查询,对每一类物料,按需用的频度,规定优选原则,以简化采购物料的品种规格、保持一定批量,争取优惠。采购计划员提高了工作效率,也增加了准确性,从忙忙碌碌的事务中彻底得到了解放。
  有了采购部门的示范效应,其他部分的实施工作也得以顺利展开了,尽管前期延误了一定的时间,但还是在预定的时间内,顺利完成整个项目的实施工作,并正式上线。而系统的上线也为用户带来了预期的变化:实现了业务部、生产部、采购部的规范交接,加强了价格及数量的审核控制。建立起完整的库存管理体系,使信息真正成为企业的资源,有力支持管理层决策。
  意匠工艺美术有限公司的信息化系统建设正如企业的精神一样,“构思巧妙”的系统规划、“惨淡经营”的系统实施,而后才能产生“意料之中”的应用效果,而这正是靠前期充分的沟通和调研,以及后期实施人员的智慧和经验,才创造了别具“意匠”的ERP之路。
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