论文部分内容阅读
摘要：档案管理工作是办公室管理工作中的核心工作，这项工作的质量和效率对办公室整体工作的进行有着直接影响。在当前的发展形势下，以往的档案管理工作模式已经无法跟上时代发展的脚步，要将现代化的信息技术应用到档案工作中，实现档案的信息化建设，才能提高档案管理工作的质量和效率。在此基础上，要对办公室档案管理工作的模式进行创新，对档案信息资料进行有效的管理，这样才能提高办公室档案资料的应用效率，推动各项工作的有效开展。
关键词：档案管理；办公室；工作效率
引言：
在许多单位中，各个部门之间的分工日渐明确，办公室档案管理工作越来越显得重要，因此，档案的规范管理成为了办公室管理的新方向。办公室档案管理的目的一是为了保持档案的完整性，二是在使用时方便检索。档案管理人员的主要工作就是做好档案管理。目前，信息的发展速度非常快，导致信息环境存在多边形，为了有效进行办公室档案管理，要充分利用现代信息技术，实行办公室档案的电子化管理。
一、当下办公室档案管理工作的存在问题
1、档案管理意识薄弱
当下办公室档案管理工作人员，一般都是兼任，既不是科班出身，也没有接受过系统的培训，使他们对档案管理工作的重要性缺乏正确的认识，工作开展停留在浅层状态，甚至经常出现档案收集不齐全、整理不规范等现象。
2、档案管理方法落后
近年来，随着多项科学技术的发展和完善，数字化、信息化办公已经成为一种趋势。针对档案管理方面，也有多种计算机管理系统问世。能够有效提高效率，减少失误。但是多数单位还是沿用了传统的管理方式，不仅效率低下，而且必不可避免地会发生错误。
3、档案管理制度不完善
科学、完善的制度，是保证一项事业长期稳定发展的根本。但是由于在重视程度方面有限，多数单位并未建立起一套管理制度，由此导致了档案的安全得不到有效保障，一旦档案数量较多，也容易出现杂乱无序的现象。
4、档案管理人员素质有限
前文中提到，多数单位的办公室档案管理者，并不是专业的管理人员，多是一般工作人员兼任这项工作，因为缺乏相应的专业知识和技能，导致了工作效率低、工作失误的产生等。而且有些工作人员很多时候已经意识到了某些方面的不足，但是由于不具备专业知识和技能，所以也难以有所作为，颇有几分有心无力之感。
二、办公室档案管理工作的改进对策
办公室的相关档案管理有着十分重要的作用，它同办公室中进行各项工作都有着直接性的关联，办公室的实际档案管理效率直接影响了整个相关单位的工效果，所以需要对于办公室的相关档案管理进一步加强。
1、加强对档案管理的重视
档案管理工作是办公室中的主要工作之一，其对办公室的运营和发展有着很大的影响，各項工作的进行也有着密切的关系。档案工作对整个单位的发展也会造成一定的影响，做好档案管理工作对单位的发展有着重要意义。相关单位一定要重视该项工作，对档案管理工作有一个正确的理解，并将这项工作纳入日常管理工作中，让工作人员体会到单位对该项工作的重视，并且在开展这项工作过程中，要实施奖惩制度，对于工作中表现优秀的员工要给予一定的奖励，对工作中表现比较差的工作人员也要采取适当的惩罚措施，培养员工的责任意识，激发员工的工作热情，这样就可以让工作人员积极的完成档案管理工作，在这一过程中还可以激发员工的潜能，有效提高了档案工作的效率，促进各项工作可以顺利进行。
2、建立管理制度
科学、完善管理制度的制定，能够保证各项工作都有相应的标准和依据。因此需要在单位分管领导的牵头下，逐步制定出符合本单位实际特点的档案管理制度。并在该制度中体现出一定的指导性，让工作人员能够依照制度规定进行适当的处理。比如在档案存放中，较为重要的档案应该放在较高的楼层，并对门窗进行加固。在档案的日常管理中，根据档案机密程度和时间的推移，对档案进行相应的升高和降低密级、解密处理等。并将一些失去保密意义的文件重新整理，做好记录。在此基础上，将责任落实到人，纳入个人绩效考核范围，逐渐形成科学、有序、具有责任意识的办公室档案管理工作新局面。
3、培养优秀队伍
许多单位的办公室档案管理人员都是身兼数职，这就无法保证工作人员的专业水平，想要提升办公室档案的管理水平，就需要对工作人员进行专业技术的培训，建立一个优秀档案管理队伍。可以结合单位的实际发展情况，对工作人员采取针对性的培训措施。首先要增强工作人员的责任意识，在培训的过程中，让员工了解到办公室档案管理工作对单位发展的重要意义，对各项工作顺利开展的影响，提升对该项功工作的认识，这样在实际工作中，就可以积极的投入进去，保证自身工作的质量。其次，要提高工作人员的管理水平。单位领导人员可以聘请专业档案管理教授，或者大学专业教师，来为工作人员进行培训和讲解，要让工作人员在培训的过程中可以对档案工作目前的发展形式、应用的知识和技能有一个全面的了解，并且在实际工作的过程中，可以将相关知识和技能熟练应用到办公室档案管理工作中。在刚开始培训时，要对全体员工进行集中培训，一段时间后，结合工作人员的工作情况，进行定期的针对性培训，使工作人员在培训的过程中完善自身的不足。单位还需要建立一个完善的培训制度，对员工进行规范化管理，让工作人员可以及时掌握各项技术。
4、推进数字化进程
首先是制定办公室档案数字化建设工作计划，包含人、财、物等多个方面，并定期进行检查和监督，确保各项工作的开展落实到位。同时强化档案信息资源产生过程中的主体责任意识，按照谁生产、谁负责的原则，全面加快数字化建设。其次是建立双套归案制度。要将电子档案和纸质档案通过光盘、网上输入等方式，实现电子化归档，努力健全检索机制，提升档案的查准率和查全率。在此基础上，还应该加快资源共享机制的建设，将档案管理系统和网上办公系统相融合，可以使一些档案自动生成、整理和归档，方便业务部门的查询和调用。
结语：
近年来，伴随着各单位对档案管理工作的不断重视，办公室档案管理工作水平也有了明显的提升，越是在这种良好的发展势头下，越应该主动进行更加深入的思考，以百尺竿头，更进一步。本文正是本着这一目的，分析了普遍存在的问题，并提出了相应的建议，希望能够起到抛砖引玉之用。也相信在所有人的共同努力下，办公室档案管理工作一定会沿着更加科学、规划、高效的方向发展。
参考文献：
[1]刘志刚.论如何改进办公室档案管理工作提高工作效率[J].企业文化旬刊，2015（3）.
[2]丁玲.试论如何改进办公室档案管理工作[J].城市建设理论研究：电子版，2016（15）.
关键词：档案管理；办公室；工作效率
引言：
在许多单位中，各个部门之间的分工日渐明确，办公室档案管理工作越来越显得重要，因此，档案的规范管理成为了办公室管理的新方向。办公室档案管理的目的一是为了保持档案的完整性，二是在使用时方便检索。档案管理人员的主要工作就是做好档案管理。目前，信息的发展速度非常快，导致信息环境存在多边形，为了有效进行办公室档案管理，要充分利用现代信息技术，实行办公室档案的电子化管理。
一、当下办公室档案管理工作的存在问题
1、档案管理意识薄弱
当下办公室档案管理工作人员，一般都是兼任，既不是科班出身，也没有接受过系统的培训，使他们对档案管理工作的重要性缺乏正确的认识，工作开展停留在浅层状态，甚至经常出现档案收集不齐全、整理不规范等现象。
2、档案管理方法落后
近年来，随着多项科学技术的发展和完善，数字化、信息化办公已经成为一种趋势。针对档案管理方面，也有多种计算机管理系统问世。能够有效提高效率，减少失误。但是多数单位还是沿用了传统的管理方式，不仅效率低下，而且必不可避免地会发生错误。
3、档案管理制度不完善
科学、完善的制度，是保证一项事业长期稳定发展的根本。但是由于在重视程度方面有限，多数单位并未建立起一套管理制度，由此导致了档案的安全得不到有效保障，一旦档案数量较多，也容易出现杂乱无序的现象。
4、档案管理人员素质有限
前文中提到，多数单位的办公室档案管理者，并不是专业的管理人员，多是一般工作人员兼任这项工作，因为缺乏相应的专业知识和技能，导致了工作效率低、工作失误的产生等。而且有些工作人员很多时候已经意识到了某些方面的不足，但是由于不具备专业知识和技能，所以也难以有所作为，颇有几分有心无力之感。
二、办公室档案管理工作的改进对策
办公室的相关档案管理有着十分重要的作用，它同办公室中进行各项工作都有着直接性的关联，办公室的实际档案管理效率直接影响了整个相关单位的工效果，所以需要对于办公室的相关档案管理进一步加强。
1、加强对档案管理的重视
档案管理工作是办公室中的主要工作之一，其对办公室的运营和发展有着很大的影响，各項工作的进行也有着密切的关系。档案工作对整个单位的发展也会造成一定的影响，做好档案管理工作对单位的发展有着重要意义。相关单位一定要重视该项工作，对档案管理工作有一个正确的理解，并将这项工作纳入日常管理工作中，让工作人员体会到单位对该项工作的重视，并且在开展这项工作过程中，要实施奖惩制度，对于工作中表现优秀的员工要给予一定的奖励，对工作中表现比较差的工作人员也要采取适当的惩罚措施，培养员工的责任意识，激发员工的工作热情，这样就可以让工作人员积极的完成档案管理工作，在这一过程中还可以激发员工的潜能，有效提高了档案工作的效率，促进各项工作可以顺利进行。
2、建立管理制度
科学、完善管理制度的制定，能够保证各项工作都有相应的标准和依据。因此需要在单位分管领导的牵头下，逐步制定出符合本单位实际特点的档案管理制度。并在该制度中体现出一定的指导性，让工作人员能够依照制度规定进行适当的处理。比如在档案存放中，较为重要的档案应该放在较高的楼层，并对门窗进行加固。在档案的日常管理中，根据档案机密程度和时间的推移，对档案进行相应的升高和降低密级、解密处理等。并将一些失去保密意义的文件重新整理，做好记录。在此基础上，将责任落实到人，纳入个人绩效考核范围，逐渐形成科学、有序、具有责任意识的办公室档案管理工作新局面。
3、培养优秀队伍
许多单位的办公室档案管理人员都是身兼数职，这就无法保证工作人员的专业水平，想要提升办公室档案的管理水平，就需要对工作人员进行专业技术的培训，建立一个优秀档案管理队伍。可以结合单位的实际发展情况，对工作人员采取针对性的培训措施。首先要增强工作人员的责任意识，在培训的过程中，让员工了解到办公室档案管理工作对单位发展的重要意义，对各项工作顺利开展的影响，提升对该项功工作的认识，这样在实际工作中，就可以积极的投入进去，保证自身工作的质量。其次，要提高工作人员的管理水平。单位领导人员可以聘请专业档案管理教授，或者大学专业教师，来为工作人员进行培训和讲解，要让工作人员在培训的过程中可以对档案工作目前的发展形式、应用的知识和技能有一个全面的了解，并且在实际工作的过程中，可以将相关知识和技能熟练应用到办公室档案管理工作中。在刚开始培训时，要对全体员工进行集中培训，一段时间后，结合工作人员的工作情况，进行定期的针对性培训，使工作人员在培训的过程中完善自身的不足。单位还需要建立一个完善的培训制度，对员工进行规范化管理，让工作人员可以及时掌握各项技术。
4、推进数字化进程
首先是制定办公室档案数字化建设工作计划，包含人、财、物等多个方面，并定期进行检查和监督，确保各项工作的开展落实到位。同时强化档案信息资源产生过程中的主体责任意识，按照谁生产、谁负责的原则，全面加快数字化建设。其次是建立双套归案制度。要将电子档案和纸质档案通过光盘、网上输入等方式，实现电子化归档，努力健全检索机制，提升档案的查准率和查全率。在此基础上，还应该加快资源共享机制的建设，将档案管理系统和网上办公系统相融合，可以使一些档案自动生成、整理和归档，方便业务部门的查询和调用。
结语：
近年来，伴随着各单位对档案管理工作的不断重视，办公室档案管理工作水平也有了明显的提升，越是在这种良好的发展势头下，越应该主动进行更加深入的思考，以百尺竿头，更进一步。本文正是本着这一目的，分析了普遍存在的问题，并提出了相应的建议，希望能够起到抛砖引玉之用。也相信在所有人的共同努力下，办公室档案管理工作一定会沿着更加科学、规划、高效的方向发展。
参考文献：
[1]刘志刚.论如何改进办公室档案管理工作提高工作效率[J].企业文化旬刊，2015（3）.
[2]丁玲.试论如何改进办公室档案管理工作[J].城市建设理论研究：电子版，2016（15）.